Cómo importar las transacciones de Cloudbeds PMS en tu cuenta de Quickbooks

Una vez que hayas iniciado sesión en tu cuenta de Cloudbeds PMS:

1. Desde el Menú , ve a Informes clásicos y haz clic en Informes financieros
2. Selecciona Contabilidad de pagos
3. Selecciona el/los Tipo(s) de pago que deseas exportar
4. Elige el intervalo de fecha de pago
5. Si no deseas exportar Transacciones asociadas, elimina todas las opciones de este menú.
6. Selecciona el estado de la reserva (en este ejemplo, no estamos considerando las reservas Canceladas y No-Show).
7. Haz clic en Aplicar para generar el informe
8. Luego, haz clic en Exportar a  -> Excel
   
   Puedes filtrar las transacciones según sus necesidades.

Antes de importar el archivo, asegúrate de que se cumplan todos los requisitos a continuación.

En primer lugar, debes separar la 'fecha' de la 'hora'; de lo contrario, Quickbooks no aceptará el archivo:

1. Eliminar el 'TOTAL GENERAL' en la parte inferior de la hoja
2. Añadir una nueva columna
3. Seleccionar todos los datos de la columna 'Fecha/Hora'
   Ten en cuenta que las celdas unificadas no son aceptadas

4. En el menú de Excel, haz clic en Datos -> Texto en columnas

5. Selecciona Ancho fijo y haz clic en Siguiente
6. Haz clic en Siguiente nuevamente
7. Selecciona la opción Fecha y elige DMY (Día / Mes / Año)
   Haz clic en Finalizar

Ahora, tienes los datos en columnas separadas. Renómbralas como "Fecha" y "Hora", como se muestra a continuación.

Ahora, tu hoja está lista para ser importada. Ve y guárdala como CSV (delimitado por comas).

Inicia sesión en tu cuenta de Quickbooks:

1. Ve a la pestaña Banca
2. Bajo el menú desplegable Actualizar, selecciona Subir archivo

3. Haz clic en Examinar y sube el archivo correcto

4. Selecciona una cuenta para subir el archivo (debes elegir tu cuenta bancaria)
5. Para cada campo de la cuenta bancaria, elige un campo de Quickbooks:

• • Fecha -  Selecciona la columna correspondiente en la hoja de Excel
  • Elige el formato de fecha (dd/mm/aaaa)
  • Descripción - Puedes elegir cualquier tipo de descripción; puede ser el número de habitación/nombre del huésped, ID de la reserva, etc.

(Consejo: el ID de la reserva le ayudará a encontrar la transacción fácilmente en el futuro)

• • Cantidad - Esta opción corresponde a la columna 'Crédito' en tu hoja de Excel
  • Elige 1 o 2 columnas (depende de tu cuenta bancaria)

6. Haz clic en Siguiente
7. Si Quickbooks no muestra ninguna Alerta, haz clic en Siguiente para confirmar

Una vez que hayas subido el archivo correctamente, Quickbooks te redirigirá al Panel principal

En esta pantalla, podrás ver todas las transacciones subidas en la pestaña 'Para revisión'