```html
Este artículo explica cómo exportar información financiera desde Cloudbeds PMS y cómo importarla a tu cuenta de QuickBooks.
Recuerda que QuickBooks tiene sus propias tarifas para registrar una cuenta. Comunícate con el equipo de soporte de QuickBooks para obtener más información.
Paso 1: Exportar transacciones desde Cloudbeds PMS
Una vez que hayas iniciado sesión en tu cuenta de Cloudbeds PMS:
- En el Menú principal
, haz clic en Informes
- En la barra Buscar informes, escribe Libro mayor de pagos o desplázate hasta la sección Finanzas
- Haz clic en Informe del libro mayor de pagos. El informe se abrirá en una pestaña nueva.
- Selecciona los Tipos de pago que deseas exportar
- Elige el intervalo de Fecha de pago
- Si no deseas exportar las Transacciones asociadas, elimina todas las opciones de este menú.
- Selecciona el estado de la reserva. En este ejemplo, no se tienen en cuenta las reservas Canceladas ni las marcadas como No presentado.
- Haz clic en Aplicar para generar el informe
- Luego, haz clic en Exportar a -> Excel
Puedes filtrar las transacciones según tus necesidades.
Las transacciones anuladas, que aparecen en rojo en el informe, se mostrarán en tu cuenta de QuickBooks en la columna Gastado.
Paso 2: Ajustar la hoja de Excel
Antes de importar el archivo, asegúrate de cumplir todos los requisitos que se indican a continuación.
Primero, debes separar la fecha de la hora. De lo contrario, QuickBooks no aceptará el archivo:
- Elimina el “TOTAL GENERAL” de la parte inferior de la hoja
- Agrega una columna nueva
- Selecciona todos los datos de la columna “Fecha/Hora”
Ten en cuenta que no se aceptan celdas combinadas
- En el menú de Excel, haz clic en Datos -> Texto en columnas
- Selecciona Ancho fijo y haz clic en Siguiente
- Vuelve a hacer clic en Siguiente
- Selecciona la opción Fecha y elige DMA (Día/Mes/Año)
Haz clic en Finalizar
Ahora los datos se encuentran en columnas separadas. Cambia el nombre de las columnas a “Fecha” y “Hora”, como se muestra a continuación.
Paso 3: Guardar la hoja de Excel
La hoja ya está lista para importarse. Guárdala en formato CSV delimitado por comas.
Paso 4: Importar el archivo a QuickBooks
Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks:
- Ve a la pestaña Transacciones bancarias
- En el menú desplegable Actualizar, selecciona Cargar archivo
- Haz clic en Examinar y carga el archivo correcto
Nota: La hoja debe tener formato CSV y estar delimitada por comas.
- Selecciona la cuenta en la que deseas cargar el archivo. Debes elegir tu cuenta bancaria.
- Para cada campo de la cuenta bancaria, elige un campo de QuickBooks:
- Fecha: selecciona la columna correspondiente de la hoja de Excel
- Elige el formato de fecha (dd/mm/aaaa)
- Descripción: puedes elegir cualquier tipo de descripción, como el número de habitación, el nombre del huésped o el ID de la reserva.
(Consejo: el ID de la reserva te ayudará a encontrar fácilmente la transacción en el futuro)
- Importe: esta opción corresponde a la columna “Crédito” de la hoja de Excel
- Elige 1 o 2 columnas, según tu cuenta bancaria
- Haz clic en Siguiente
- Si QuickBooks no muestra ninguna alerta, haz clic en Siguiente para confirmar
Una vez que el archivo se haya cargado correctamente, QuickBooks te redirigirá al Panel de control
En esta pantalla, podrás ver todas las transacciones cargadas en la pestaña “Para revisar”
Las transacciones anuladas aparecerán en la columna Gastado y no en la columna Recibido de tu cuenta de QuickBooks.
```
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.