Cómo habilitar el reglamento de protección de datos (GDPR) en myfrontdesk

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En myfrontdesk, puede habilitar el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) para fortalecer la protección y la seguridad de los datos personales de sus huéspedes.

Para más información sobre cómo habilitar la función del reglamento de protección de datos y lo que ello controla, continúe leyendo este artículo.

En nuestra base de conocimiento encontrará información adicional sobre el GDPR, los términos y condiciones de Cloudbeds y nuestras políticas de privacidad.

Cómo habilitar el reglamento de seguridad de datos (GDPR)

1. En myfrontdesk, diríjase a «Configuraciones generales de la propiedad» en el menú desplegable «Configuración de la propiedad».

2. Diríjase a «Otras configuraciones» y habilite el interruptor de «Habilitar la funcionalidad de cumplimiento GDPR».

Luego de habilitarlo, verá las herramientas de cumplimiento al GDPR, como extracción de datos del huésped, anonimato y si el huésped acepta o no recibir correos de mercadeo (más información a continuación).

Usted es el único responsable de cumplir a cabalidad la legislación y normatividad del GDPR.

¿El GDPR habilita cuáles herramientas?

Las siguientes herramientas se habilitan al activar la funcionalidad del GDPR:

  1. Extracción de datos del huésped
  2. Anonimizar datos del huésped
  3. Suscripción a correos de mercadeo
  4. Monitoreo de la configuración del GDPR
Extracción de la información del huésped

Esta opción se encuentra en la sección «Perfil de huésped», al abrir el perfil de cualquier huésped.

1. Diríjase a la sección «Perfil de huésped».
2. Pinche en el perfil de un huésped.
3. Pinche en el botón «Acciones de privacidad» y seleccione «Extracción de datos del huésped».

En futuras actualizaciones, se agregará la función de exportar la información del huésped en formato .csv.

La información de exportar crea y le permite descargar un archivo XML (similar a la opción de exportar reservas). Incluye la siguiente información.

  1. Detalles del huésped:
    1. Nombre
    2. Apellido
    3. Correo electrónico
    4. Teléfono
    5. Móvil
    6. Fecha de nacimiento
    7. Género
    8. Dirección 1
    9. Dirección 2
    10. Ciudad
    11. País
    12. Provincia o estado
    13. Código postal
    14. Toda la información de las casillas personalizables
    15. Tipo de documento
    16. Número de documento
    17. Fecha de emisión del documento
    18. País expedidor del documento
    19. Fecha de caducidad del documento
    20. Todas las casillas personalizables
  2. Historial
  3. Notas (tanto activas como archivadas)
  4. Documentos
  5. Todas las reservas
  6. Página de muestra del huésped
Cómo anonimizar los datos del huésped

Esta opción se encuentra en la sección «Perfil del huésped», al abrir el perfil de cualquier huésped.

1. Diríjase a la sección «Perfil del huésped».
2. Pinche en el perfil de un huésped.
3. Pinche en «Acciones de privacidad» y luego en «Anonimizar datos del huésped».

La opción de anonimizar los datos del huésped elimina del sistema toda la información que podría identificar al huésped.

  1. Información del huésped:
  2. Fotografía del huésped
  3. Teléfono
  4. Móvil
  5. Fecha de nacimiento
  6. Dirección 1
  7. Dirección 2
  8. Todas las casillas personalizables de PII
  9. Número de documento
  10. Fecha de emisión del documento
  11. Fecha de caducidad del documento
  12. Notas *en caso de haber
  13. Documentos
    1. Todas las imágenes y los documentos cargados, aparte de las tarjetas de registro y las facturas.

IMPORTANTE:

  • Esta acción NO SE PUEDE DESHACER.
  • La opción de «Anonimizar los datos del huésped» sólo se verá cuando:
    • El huésped no tenga reservas internas, pendientes ni confirmadas
    • Su balance pendiente sea cero (0)
    • La información del huésped no haya sido anonimizada anteriormente
  • Las facturas no se actualizarán ni se eliminarán del sistema.
Cómo suscribirse a correos de mercadeo

El uso de la función de GDPR habilita las siguientes herramientas de suscripción a correos de mercadeo:

1) Configuración de mybookings: opción de suscribirse

En la sección de «Configuraciones de mybookings», se encuentra la sección que permite a la propiedad configurar si desea que la opción de suscribirse o no a correos de mercadeo se vea en el motor de reservas.

Si selecciona «si», podrá ingresar el texto personalizado donde invitará a sus huéspedes a suscribirse a sus correos de mercadeo.

Los huéspedes podrán suscribirse o no a los correos de mercadeo al hacer una reserva en mybookings:

2) Plantillas de correos electrónicos: tipo de mercadeo o no

Si lo desea, podrá definir cuáles de sus plantillas de correo electrónico son de mercadeo.

  • Los correos que no son de mercadeo se enviarán a todos sus huéspedes.
  • Los correos de mercadeo se enviarán sólo a los huéspedes que elijan suscribirse.

De manera predeterminada, todas las plantillas se crearán como no de mercadeo al habilitar la función de GDPR.

Si DESHABILITA la función de GDPR, todos los correos electrónicos se enviarán a todos sus huéspedes. Ello incluye correos de mercadeo.

3) Pestaña de huéspedes: quiénes han optado por recibir correos de mercadeo

Se puede repasar cuáles huéspedes han aceptado recibir correos de mercadeo en la pestaña «Perfil del huésped».

  • La propiedad NO PUEDE suscribir a sus huéspedes a sus correos de mercadeo. Los huéspedes sólo pueden suscribirse a los correos de mercadeo al hacer una reserva en mybookings o al pinchar en esa opción en un correo.
  • Tanto la propiedad como los huéspedes pueden retirar al huésped de la lista de correos de mercadeo. La propiedad puede retirar al huésped de la lista en la pestaña «Perfil del huésped». Los huéspedes pueden retirarse desde mybookings durante el proceso de reservas o pinchando en el enlace en un correo electrónico.

De manera predeterminada, los huéspedes no recibirán correos de mercadeo, a menos que acepten recibirlos.

4) Cómo enviar correos de mercadeo desde la reserva

Si el huésped no ha aceptado recibir correos de mercadeo y usted desea enviarle una plantilla de mercadeo desde la reserva, el sistema generará una alerta donde se le preguntará si desea retirar el correo electrónico del huésped de la lista o enviarle el correo de igual manera.

5) Página de suscripción del huésped

En la sección de «Configuración de alta de suscripción de huéspedes», la propiedad podrá personalizar el texto y sugerir a sus huéspedes suscribirse a sus correos de mercadeo. Pinchar en «Vista previa» en la sección de suscripción lo dirigirá a una página web con URL constante donde podrá enviar correos electrónicos a sus huéspedes invitándoles a suscribirse a:

Suscripción a notificaciones de marketing (para propiedades con GDPR habilitado)

Cómo monitorear los cambios al GDPR en myfrontdesk

Encontrará historiales relacionados a GDPR en la sección «Historial de actividades» para verificar quién y cuándo se habilitó o deshabilitó la función de GDPR.

También encontrará el historial de anonimato de sus huéspedes y quiénes se han suscrito a sus correos de mercadeo.

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