Activación de los ajustes de cumplimiento de seguridad (GDPR) en Cloudbeds PMS

Cómo activar la Configuración de cumplimiento de seguridad (RGPD)

1. Cuenta
2. Configuración
3. Sistema
4. Desplázate hacia abajo hasta PREFERENCIAS VARIAS y activa el interruptor de Funcionalidad de cumplimiento del RGPD.
   

¿Qué herramientas se activan con el RGPD?

Las siguientes herramientas se activan con la configuración del RGPD:

1. Extracción de datos de huéspedes
2. Anonimización de huéspedes
3. Aceptación de marketing
4. Seguimiento de los cambios en la configuración del RGPD

Extracción de datos de huéspedes

Esta opción se encuentra en la sección Huéspedes al abrir la página de cualquier huésped específico.

1. Menú
2. Huéspedes
3. Haz clic en el huésped
4. Acciones de privacidad
5. Extracción de datos de huéspedes
   

El botón de extracción de datos genera y permite descargar un archivo XML, similar a Exportación de reservas, que incluye los datos del huésped indicados a continuación.

1.  
   1. Nombre
   2. Apellido
   3. Correo electrónico
   4. Teléfono
   5. Teléfono celular
   6. Fecha de nacimiento
   7. Género
   8. Dirección 1
   9. Dirección 2
   10. Ciudad
   11. País
   12. Provincia/estado
   13. Código postal
   14. Todos los campos personalizados de información adicional
   15. Tipo de documento del huésped
   16. Número de documento
   17. Fecha de emisión del documento
   18. País emisor del documento
   19. Fecha de vencimiento del documento
   20. Todos los campos personalizados: Historial, Notas, tanto activas como archivadas, Documentos, Todas las reservas y Vista previa de la página del huésped.

Anonimización de huéspedes

Esta opción se encuentra en la sección Huéspedes al abrir la página de cualquier huésped específico.

1. Menú
2. Huéspedes
3. Haz clic en el huésped
4. Acciones de privacidad
5. Anonimizar huésped
   
    

Anonimizar los datos del huésped eliminará del sistema toda la información de identificación personal de ese huésped.

1. Datos del huésped:
   • Nombre -> se reemplazará por “Anónimo”
   • Apellido -> se reemplazará por “Anónimo”
   • Correo electrónico -> se reemplazará por “anónimo-primeros 10 caracteres del valor anterior del correo@example.com”
2. Foto del huésped
3. Teléfono
4. Teléfono celular
5. Fecha de nacimiento
6. Dirección 1
7. Dirección 2
8. Todos los campos personalizados de información de identificación personal
9. Número de documento
10. Fecha de emisión del documento
11. Fecha de vencimiento del documento
12. Notas, si las hay
13. Documentos, todas las imágenes y documentos cargados, excepto las tarjetas de registro y facturas.

Aceptación de marketing

Cuando la funcionalidad del RGPD está activada, se habilitan las siguientes herramientas relacionadas con la aceptación de marketing:

1) PÁGINA DE CONFIGURACIÓN DEL MOTOR DE RESERVAS: OPCIÓN DE ACEPTAR O RECHAZAR

Una sección de la página de configuración del motor de reservas permitirá al establecimiento definir si desea mostrar la opción de aceptar o rechazar comunicaciones de marketing en el motor de reservas.

Si seleccionas Sí, podrás ingresar el texto personalizado de aceptación para sugerir a los huéspedes que acepten recibir correos electrónicos de marketing:

Los huéspedes podrán aceptar o rechazar los correos electrónicos de marketing durante la reserva en el motor de reservas:

2) PLANTILLA DE CORREO ELECTRÓNICO: TIPO DE MARKETING O NO MARKETING

Puedes definir cuáles de tus plantillas de correo electrónico, si las hay, corresponden al tipo de marketing o no marketing.

• Los correos electrónicos no relacionados con marketing se enviarán a todos los huéspedes.
• Los correos electrónicos de marketing solo se enviarán a los huéspedes que hayan dado su consentimiento.
  

3) PESTAÑA HUÉSPEDES: QUIÉNES HAN ACEPTADO O RECHAZADO LOS CORREOS ELECTRÓNICOS DE MARKETING

El estado de aceptación o rechazo de marketing refleja si un huésped ha dado su consentimiento para recibir comunicaciones de marketing y promociones de un establecimiento específico.

Esta información de consentimiento está disponible dentro del contexto de una reserva.

Para ver el consentimiento de marketing de un huésped:

1. Abre una reserva.
2. Ve a la pestaña Huésped.
3. Haz clic en Editar en los datos del huésped.

El interruptor “El huésped acepta recibir contenido de marketing y promocional enviado por el establecimiento” aparece en la parte superior de la sección de datos del huésped.

El interruptor de aceptación de marketing es informativo:

• Los huéspedes deben proporcionar su consentimiento por sí mismos durante el proceso de reserva, por ejemplo, mediante el motor de reservas o canales externos compatibles.
• Los usuarios del establecimiento no pueden aceptar comunicaciones de marketing en nombre de los huéspedes.
• Los usuarios del establecimiento pueden desactivar el interruptor únicamente a solicitud del huésped.

De forma predeterminada, todos los huéspedes existentes están configurados para rechazar las comunicaciones de marketing.

4) ENVIAR CORREOS ELECTRÓNICOS DE MARKETING DESDE UNA RESERVA

Si el huésped ha rechazado las comunicaciones de marketing y deseas enviarle una plantilla de marketing desde una reserva, el sistema te avisará para que elimines al destinatario o envíes el correo electrónico de todos modos.

5) PÁGINA DE ACEPTACIÓN DEL HUÉSPED

Estará disponible una nueva página de Configuración de aceptación del huésped y el establecimiento podrá personalizar el texto para sugerir a los huéspedes que acepten recibir correos electrónicos de marketing. Al hacer clic en Vista previa en la sección Página de aceptación, se te redirigirá a una página con una URL permanente que puedes enviar a los huéspedes para sugerirles que acepten recibirlos.

Seguimiento de cambios en la configuración del RGPD en Cloudbeds PMS

Puedes consultar quién activó o desactivó el RGPD y cuándo lo hizo en la página Registro de actividad. Allí también encontrarás registros que hacen seguimiento a la anonimización de huéspedes y a la aceptación o rechazo de los huéspedes.

Enmascaramiento automático de los datos del huésped

Independientemente de la función de anonimización del RGPD descrita en este artículo, Cloudbeds ahora oculta automáticamente los datos personales de los huéspedes, incluidos el correo electrónico, teléfono, dirección, número de documento de identificación y fecha de nacimiento, en las vistas de reservas y listas de huéspedes como medida de seguridad integrada. Esta función se aplica a todos los establecimientos y no requiere ninguna acción para activarse.
A diferencia de la anonimización del RGPD, esta función no altera ni elimina permanentemente los datos del huésped; solo afecta la forma en que se muestran los campos en las listas. Los datos completos siguen siendo accesibles al abrir la reserva o el registro individual del huésped.
Para obtener todos los detalles, consulta: Protege tu cuenta con datos de huéspedes ocultos