Activación de los ajustes de cumplimiento de seguridad (GDPR) en Cloudbeds PMS

  • Puedes habilitar la Configuración de cumplimiento de seguridad (GDPR), que tiene como objetivo fortalecer la seguridad y protección de los datos personales.

  • Consulta este artículo para aprender cómo habilitar la Configuración de Cumplimiento de Seguridad y qué controlan.

  • Aquí puedes encontrar información adicional sobre GDPR y leer los Términos de Servicio y Condiciones de privacidad de Cloudbeds.

Cómo habilitar la configuración de cumplimiento de seguridad (GDPR)

  1. Ve a Cuenta Ícono de menú de cuenta.png
  2. Configuración Ícono de configuración.png
  3. Sistema Ícono azul de configuración.png
  4. Ve hacia abajo hasta CONFIGURACIÓN ADICIONAL y activa el interruptor para Funcionalidad de cumplimiento de GDPR.

  • Una vez habilitado, tu propiedad contará con herramientas para cumplir con el GDPR, como Extracción de datos de huéspedes, Anonimización y aceptación de Marketing.
  • Serás el único responsable de cumplir con la legislación y regulaciones del GDPR.

¿Qué herramientas se habilitan con el GDPR?

Las siguientes herramientas se habilitan con la configuración de GDPR:

  1. Extracción de datos de huéspedes
  2. Anonimización de huéspedes
  3. Aceptación de Marketing
  4. Seguimiento de cambios en la configuración de GDPR

Extracción de Datos de Huéspedes

Esta opción se puede encontrar en la sección de Huéspedes al abrir la página de un huésped específico.

  1. Menú Ícono de menú principal.png
  2. Huéspedes Ícono de huéspedes.png
  3. Haz clic en el huésped
  4. Acciones de privacidad
  5. Extraer datos del huésped

El botón de extracción de datos crea y te permite descargar un archivo XML (similar a la Exportación de Reservas) que incluye los detalles del huésped mencionados a continuación.

    1. Nombre
    2. Apellido
    3. Correo electrónico
    4. Teléfono
    5. Teléfono celular
    6. Fecha de nacimiento
    7. Género
    8. Dirección 1
    9. Dirección 2
    10. Ciudad
    11. País
    12. Provincia / Estado
    13. Código postal
    14. Todos los Campos de Información Adicional Personalizados
    15. Tipo de Documento del Huésped
    16. Número de Documento
    17. Fecha de Emisión del Documento
    18. País Emisor del Documento
    19. Fecha de Vencimiento del Documento
    20. Todos los campos personalizados: Historial, Notas (activas y archivadas), Documentos, Todas las Reservas, Maqueta de la Página del Huésped.

Anonimización de Huéspedes

Esta opción se puede encontrar en la sección de 'Huéspedes' al abrir la página de un huésped específico.

  1. Menú Ícono de menú principal.png
  2. Huéspedes Ícono de huéspedes.png
  3. Clic en el huésped
  4. Acciones de privacidad
  5. Anonimizar los datos del huésped

  • Esta acción NO SE PUEDE DESHACER.
  • No puedes anonimizar huéspedes que aún estén registrados, pendientes de confirmación o confirmados.
  • El saldo pendiente de cada huésped debe ser cero.
  • Cada usuario debe tener habilitada la autorización de Anonimizar Huéspedes para su rol. Por defecto, está deshabilitada para los usuarios.
  • Las facturas no se actualizarán ni se eliminarán.

La anonimización de los datos de los huéspedes eliminará toda la información de carácter personal de este huésped del sistema.

  1. Detalles del huésped:
    • Nombre -> será reemplazado por "Anonimizado"
    • Apellido -> será reemplazado por "Anonimizado"
    • Correo electrónico -> será reemplazado por "anónimo-primeros 10 símbolos del valor del antiguo correo@example.com"
  2. Foto del huésped
  3. Teléfono
  4. Teléfono celular
  5. Fecha de nacimiento
  6. Dirección 1
  7. Dirección 2
  8. Todos los campos personalizados de Información de carácter personal
  9. Número de documento
  10. Fecha de emisión del documento
  11. Fecha de vencimiento del documento
  12. Notas (si las hay)
  13. Documentos (todas las imágenes y documentos cargados, excepto las Tarjetas de Registro y Facturas)

Consentimiento para Marketing

Con la funcionalidad de GDPR habilitada, las siguientes herramientas relacionadas con el consentimiento para marketing están disponibles:

1) PÁGINA DE CONFIGURACIÓN DEL MOTOR DE RESERVAS: OPCIÓN DE CONSENTIMIENTO

Una sección en la página de configuración del Motor de Reservas permitirá a la propiedad configurar si deseas que la opción de consentimiento para marketing aparezca en el motor de reservas.

Si se seleccionas sí, podrás añadir el texto personalizado de consentimiento para los huéspedes sugiriendo que opten por recibir correos electrónicos de marketing:

Los huéspedes podrán optar por recibir o no correos electrónicos de marketing durante la reserva en el Motor de Reservas:

2) PLANTILLA DE CORREO: TIPO DE MARKETING/NO PROMOCIONAL

Puedes definir cuáles de sus plantillas de correo electrónico (si las hay) son de tipo marketing/no promocional.

  • Los correos no promocionales se enviarán a todos los huéspedes.
  • Los correos de marketing se enviarán solo a los huéspedes que hayan optado por recibirlos.
  • De forma predeterminada, todas las plantillas se establecerán como no promocionales una vez que se habilite el GDPR.
  • Si la configuración de GDPR está DESHABILITADA, todos los correos, tanto de marketing como no promocionales, se enviarán a todos los huéspedes.

3) PESTAÑA DE HUÉSPEDES: QUIÉN HA OPTADO POR RECIBIR/NO RECIBIR CORREOS DE MARKETING

Puedes verificar qué huéspedes han optado por recibir o no recibir correos de marketing en la pestaña Huéspedes.

  • La propiedad no puede optar manualmente a los huéspedes para recibir correos de marketing. Los huéspedes solo pueden optar por recibir correos de marketing durante el proceso de reserva en el Motor de Reservas o a través de un correo electrónico de consentimiento enviado por correo electrónico.
  • Tanto la propiedad como los huéspedes pueden optar por no recibir correos de marketing. La propiedad puede excluir al huésped de los correos de marketing en la pestaña Huéspedes. Los huéspedes pueden optar por no recibirlos en el Motor de Reservas o siguiendo un enlace de correo electrónico único durante el proceso de reserva.

De forma predeterminada, todos los huéspedes existentes se establecen como 'opt-out':

4) ENVÍO DE CORREOS DE MARKETING DESDE LA RESERVA

Si el huésped ha optado por no recibirlos y deseas enviarle una plantilla de marketing desde una reserva, el sistema te alertará para eliminar al destinatario o enviar el correo electrónico de todos modos.

5) PÁGINA DE CONSENTIMIENTO DE HUÉSPEDES

Una nueva página de Configuración de  consentimiento de huéspedes estará disponible, y la propiedad podrá personalizar el texto para sugerir que los huéspedes opten por recibir correos de marketing. Hacer clic en Vista previa en la sección de Página de consentimiento redirigirá a una página con una URL constante que se puede enviar a los huéspedes para sugerirles que opten por recibirlos.

Consulta este artículo para obtener más detalles: Marketing Opt-In (para propiedades con GDPR habilitado)

Seguimiento de cambios en la configuración de GDPR en Cloudbeds PMS

Puedes verificar quién habilitó o deshabilitó GDPR y cuándo en la página de Historial de actividad. Aquí también puedes encontrar registros de anonimización de huéspedes y de aceptación/rechazo de huéspedes.

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