Activación de los ajustes de cumplimiento de seguridad (GDPR) en Cloudbeds PMS

Cómo habilitar la Configuración de cumplimiento de seguridad (GDPR)

1. Cuenta
2. Configuración
3. Sistema
4. Desplázate hacia abajo hasta PREFERENCIAS VARIAS y activa el interruptor de Funcionalidad de cumplimiento del GDPR.
   

¿Qué herramientas se habilitan con el GDPR?

Las siguientes herramientas se habilitan con la configuración de GDPR:

1. Extracción de datos del huésped
2. Anonimización del huésped
3. Suscripción de marketing
4. Registro de cambios en la configuración de GDPR

Extracción de datos del huésped

Esta opción se encuentra en la sección Huéspedes al abrir la página de cualquier huésped específico.

1. Menú
2. Huéspedes
3. Haz clic en el huésped
4. Acciones de privacidad
5. Extracción de datos del huésped
   

El botón de extracción de datos crea y te permite descargar un archivo XML (similar a la Exportación de reservas) que incluye los datos del huésped que se detallan a continuación.

1.  
   1. Nombre
   2. Apellido
   3. Correo electrónico
   4. Teléfono
   5. Teléfono celular
   6. Fecha de nacimiento
   7. Género
   8. Dirección 1
   9. Dirección 2
   10. Ciudad
   11. País
   12. Provincia/Estado
   13. Código postal/ZIP
   14. Todos los campos personalizados de información adicional
   15. Tipo de documento del huésped
   16. Número de documento
   17. Fecha de emisión del documento
   18. País emisor del documento
   19. Fecha de vencimiento del documento
   20. Todos los campos personalizados: Historial, Notas (activas y archivadas), Documentos, Todas las reservas, Maqueta de la página de huésped.

Anonimización del huésped

Esta opción se encuentra en la sección 'Huéspedes' al abrir la página de cualquier huésped específico.

1. Menú
2. Huéspedes
3. Haz clic en el huésped
4. Acciones de privacidad
5. Anonimizar huésped
   
    

Anonimizar los datos del huésped eliminará toda la información personal identificable de este huésped del sistema.

1. Datos del huésped:
   • Nombre -> se reemplazará por “Anonimizado”
   • Apellido -> se reemplazará por “Anonimizado”
   • Correo electrónico -> se reemplazará por “anonimizado-primeros 10 símbolos del valor anterior del correo value@example.com”
2. Foto del huésped
3. Teléfono
4. Teléfono celular
5. Fecha de nacimiento
6. Dirección 1
7. Dirección 2
8. Todos los campos personalizados de IIP
9. Número de documento
10. Fecha de emisión del documento
11. Fecha de vencimiento del documento
12. Notas (si las hay)
13. Documentos (todas las imágenes y documentos cargados, excepto Tarjetas de registro y Facturas)

Suscripción de marketing

Con la funcionalidad de GDPR habilitada, estarán disponibles las siguientes herramientas relacionadas con la suscripción de marketing:

1) PÁGINA DE CONFIGURACIÓN DEL MOTOR DE RESERVAS: OPCIÓN DE SUSCRIPCIÓN/CANCELACIÓN

Una sección en la página de configuración del motor de reservas permitirá a la propiedad configurar si quieres que la opción de suscripción/cancelación de marketing se muestre en el motor de reservas.

Si se selecciona Sí, podrás ingresar el texto de suscripción personalizado para los huéspedes, sugiriendo que se suscriban a correos electrónicos de marketing:

Los huéspedes podrán suscribirse/cancelar su suscripción a correos electrónicos de marketing durante la reserva en el Motor de reservas:

2) PLANTILLA DE CORREO ELECTRÓNICO: TIPO MARKETING/NO MARKETING

Puedes definir cuáles de tus plantillas de correo electrónico (si las hay) son de tipo marketing/no marketing.

• Los correos electrónicos no de marketing se enviarán a todos los huéspedes.
• Los correos electrónicos de marketing se enviarán solo a los huéspedes que se hayan suscrito.
  

3) PESTAÑA HUÉSPED: QUIÉN SE SUSCRIBIÓ/CANCELÓ LA SUSCRIPCIÓN A CORREOS DE MARKETING

El estado de suscripción/cancelación de marketing refleja si un huésped ha dado su consentimiento para recibir comunicaciones de marketing y promocionales para una propiedad específica.

Esta información de consentimiento está disponible en el contexto de una reserva.

Para ver el consentimiento de marketing de un huésped:

1. Abre una reserva.
2. Ve a la pestaña Huésped.
3. Haz clic en Editar en los datos del huésped.

El interruptor “El huésped se suscribe a contenido de marketing y promocional enviado por la propiedad” aparece en la parte superior de la sección de datos del huésped.

El interruptor de suscripción de marketing es solo informativo:

• Los huéspedes deben dar su consentimiento por su cuenta durante el proceso de reserva (por ejemplo, a través del Motor de reservas o canales externos compatibles).
• Los usuarios de la propiedad no pueden suscribir a los huéspedes.
• Los usuarios de la propiedad pueden desactivar el interruptor solo a solicitud del huésped.

De forma predeterminada, todos los huéspedes existentes se configuran como no suscritos a las comunicaciones de marketing.

4) ENVIAR CORREO ELECTRÓNICO DE MARKETING DESDE UNA RESERVA

Si el huésped no está suscrito y quieres enviarle una plantilla de marketing desde una reserva, el sistema te avisará que quites al destinatario o que envíes el correo de todos modos.

5) PÁGINA DE SUSCRIPCIÓN DEL HUÉSPED

Estará disponible una nueva página de Configuración de suscripción del huésped, y la propiedad podrá personalizar el texto para sugerir que los huéspedes se suscriban a correos electrónicos de marketing. Al hacer clic en Vista previa en la sección Página de suscripción, se redirigirá a una página con una URL constante que se puede enviar a los huéspedes para sugerirles que se suscriban.

Registrar cambios en la configuración de GDPR en Cloudbeds PMS

Puedes ver quién habilitó o deshabilitó el GDPR y cuándo en la página Registro de actividad. Ahí también puedes encontrar registros que hacen seguimiento de la anonimización de huéspedes y de la suscripción/cancelación de suscripción de huéspedes.