Paso 2. Cómo configurar la distribución

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Uno de los pasos más importantes del proceso de configuración es la conexión a los canales de distribución. La distribución anuncia su propiedad en numerosas OTA (agencias de viaje en línea, por sus siglas en inglés) ante miles de posibles huéspedes y clientes.

Advertencia: Todas sus tarifas y categorías de habitación deben configurarse en myfrontdesk antes de avanzar luego de este punto.

  • Este paso le ayuda a configurar sus conexiones activas en los canales de distribución.
  • Si aún no ha configurado su conexión a un canal, deberá registrarse o abrir una cuenta en esa OTA primero. Para más información o ayuda adicional, véase este artículo.
  • Si aún no tiene una cuenta de myallocator, por favor espere a que su instructor de implementación le habilite la configuración de distribución.
  • Antes de empezar, conviene asegurarse que la información de tarifas y disponibilidad agregada a su calendario sea 100% correcta.
Paso 1. Diríjase a la sección de distribución

Es tan sencillo como pinchar en «Configuración» (icono de engranaje) y luego en la sección de «Canales de distribución». (Si no puede acceder a esta sección, solicite a su instructor de implementación que la habilite.)

Si ya tiene una cuenta de myallocator

Conviene cerciorarse sin asomo de duda que la configuración en su cuenta de myfrontdesk sea idéntica a la de su cuenta de myallocator. La información incluye el número de alojamientos y habitaciones.

Notas:

  • Las reservas recibidas en myallocator pueden ser importadas a myfrontdesk por su instructor de implementación luego de incluir la información en las secciones obligatorias. Este proceso incluye reservas presentas y pasadas hasta hace dos (2) años.
  • Si selecciona importar la información de myallocator, asegúrese de no agregar esas reservas de manera manual a myfrontdesk. De agregarse de manera manual, se crearán reservas duplicadas y sobre reservas falsas.
Si está cambiando de proveedor de PMS y además tiene una cuenta de myallocator
  • Recuerde: Todas las reservas directas creadas en su anterior sistema de su PMS (sistema de gestión de propiedades, por sus siglas en inglés) (incluyendo las reservas creadas por teléfono, motor de reservas en línea, reservas directas o correo electrónico) deberán transferirse de manera manual. Algunos PMS permiten exportar sus anteriores reservas como archivos de CSV o Excel, a modo de referencia.
  • Se debe desconectar su cuenta de myallocator de su PMS actual, pero continuará conectándose a myfrontdesk. Si myallocator se conecta a ambos sistemas al mismo tiempo, puede generar comportamiento inesperado como disponibilidad incorrecta y que los precios o las reservas enviados a los canales no migren a la plataforma indicada, por lo que se crearán sobre reservas.
  • Luego de conectar ambas cuentas, myfrontdesk anulará el funcionamiento de myallocator. En adelante, myfrontdesk será el único sistema en los que se realizarán los cambios y su plataforma continuará conectada.
  • Sus credenciales (nombre de usuario y contraseña) se cambiarán en el proceso y no podrá acceder a myallocator. Pero ello no debe ser motivo de preocupación, dado que gestionará todo desde myfrontdesk.

Luego de finalizar los anteriores pasos, continúe con el siguiente.

Si aún no tiene una cuenta de myallocator

Asegúrese que las categorías de habitaciones, tarifas, disponibilidad y demás información ha sido ingresada en su totalidad a myfrontdesk. Espere a que su instructor de implementación le confirme que está listo y le crearemos una cuenta de myallocator.

Cuando esté listo para conectarse

Diríjase a la pestaña de activación de myallocator y pinche en el interruptor para habilitarlo.

La habilitación de myallocator activa su cuenta de myfrontdesk y lo conecta en modo «en vivo».

Si desea que nuestro equipo de soporte repase su configuración antes de este paso, conviene contactarlos antes de habilitar su cuenta.

Paso 2. Seleccione su configuración de distribución

Nuestra recomendación para la mayoría de propiedades es seleccionar «Última habitación disponible (opción recomendada)».

Pero si prefiere reservar ciertas habitaciones como dormitorio de su personal o si le parece mejor alquilarlas de manera exclusiva con mybookings, seleccione «Asignación por propiedad». Si selecciona esta opción, deberá configurar la asignación en cada uno de sus canales conectados.

Paso 3. Configurar sus canales

1) Seleccione su configuración de distribución

Ahora que ha habilitado la configuración de distribución en su cuenta de myfrontdesk, ha llegado el momento de conectar sus canales.

Nota: Ciertos canales incluyen requisitos específicos de activación para el administrador de canales. Contamos con estupendos artículos que lo dirigirán durante el proceso de activar canales como Booking.com, Expedia y Hostelworld.

Para iniciar la configuración de sus canales, diríjase a la sección «Canales».

2) Seleccione un canal

El proceso de activación de los canales varía bastante, pero en la mayoría se requiere ingresar sus credenciales (nombre de usuario y contraseña). En este artículo repasaremos el proceso de activación de LateRooms, que es bastante común. Ciertos canales, como Booking.com o Expedia, requieren contacto personal, mientras que otros usan un proceso de aprobación.

Para empezar, pinche en la barra «Sin configuración». Ello lo dirige a la casilla de ingreso de credenciales. Ingrese la información requerida (puede tratarse de un número de usuario y contraseña o de un número de identificación (ID); ello depende de cada canal.

3) Mapee sus habitaciones

El proceso de mapear habitaciones es uno de los más importantes para asegurar una experiencia positiva en la distribución del canal. Por favor, preste especial atención a la siguiente información.

Cabe recordar que:

  • Se deben mapear todas las habitaciones de cada OTA a una categoría correspondiente en myfrontdesk. De lo contrario, se deben deshabilitar o eliminar esas categorías del anuncio. Las categorías de habitación que no se mapeen entre los canales de distribución y myfrontdesk nunca actualizarán su disponibilidad, lo que podría generar exceso de reservas.
  • Recomendamos encarecidamente mapear sólo una categoría de habitación en su canal a una categoría de habitación en myfrontdesk.
  • No recomendamos mapear varias habitaciones individuales de myfrontdesk a una categoría de habitación en los canales. Ello es incompatible con la mayoría de OTA y es muy probable que se generen exceso de reservas. Para más información, véase nuestra Guía del mapeado de los canales de distribución.
  • Sus habitaciones de myfrontdesk se ven junto a una lista desplegable de las habitaciones configuradas en ese canal. Seleccione la categoría de habitación más adecuada en la OTA para configurarla con la categoría creada en myfrontdesk.

4) Agregue la diferencia entre tarifas en los canales necesarios

Si desea que su tarifa predeterminada en ciertos canales sea distinta a la determinada en el calendario, ingrese ese monto adicional aquí. Cabe recordar que puede ser mayor o menor. También puede seleccionar entre agregar un monto fijo o un porcentaje. Pinche en Siguiente [Next] para continuar.

5) Confirmación y pasos adicionales

Luego de llegar a la pantalla de confirmación y de seleccionar «Configuración finalizada» [Setup Complete], ha terminado de mapear el canal en myfrontdesk. Recuerde que ciertos canales requieren de pasos adicionales antes de completar el proceso.

Veamos un ejemplo: en el caso de Booking.com, conviene volver a repasar su extranet (Extranet → Cuenta → Administrador de canales) y confirmar el último paso del proceso de activación.

No olvide que:

  • Si ha tenido una cuenta de myallocator en el pasado, desde ese momento en adelante, myfrontdesk será el sistema en que debe realizar los cambios. Su plataforma estará conectada y en modo «en vivo».
  • Sus credenciales (nombre de usuario y contraseña) de myallocator se cambiarán en el proceso y no podrá ingresar a esa plataforma. Pero no tiene de qué preocuparse, puesto que dirigirá todo el proceso desde myfrontdesk. No intente cambiar su contraseña de myallocator, pues puede generar conflictos entre ambos sistemas y causar errores de disponibilidad, precios y exceso de reservas.
  • Mantenga actualizada sus credenciales de acceso a la extranet de sus distintos canales de distribución en la sección de canales de myfrontdesk. Cambiarlas sin actualizarlas en myfrontdesk puede generar errores de conexión. Es posible que ello resulte en errores de sincronización automática y que las reservas no se importen.
  • Myfrontdesk no cambia las divisas en la extranet de cada canal. Asegúrese a ciencia cierta que la configuración de divisas en la extranet de cada portal de Internet de sus canales sea idéntica a la establecido en myfrontdesk en la sección «Moneda». Para más información, véase: Cómo crear tasas personalizadas de conversión en las OTA.
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