Lightspeed Restaurant POS - Guía de conexión

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Lightspeed Restaurant es un sistema ePOS (o punto de venta electrónico, por sus siglas en inglés) basado en la nube que permite administrar y monitorear el desempeño del personal y prestar servicios adicionales a clientes.

«¿Cuál es nuestro camino al éxito? Una ePOS que permite crear un menú personalizado con imágenes y modificadores, actualizar el plan de piso en tiempo real y administrar integraciones, personal y programas de lealtad. Todo en un mismo lugar. De esa manera, podrá concentrar sus esfuerzos en hacer de su restaurante una experiencia única.»

Conviene recordar que Lightspeed POS solo funciona en dispositivos iOS (Apple).

Empecemos
  1. Regístrese en Lightspeed Restaurant y configure su bar o restaurante en la aplicación. Asegúrese de crear un inventario y actualizar sus precios.
  2. Habilite un tipo de pago llamado Add to Room [Añadir a habitación], tal como se ve en la captura de pantalla.

3. Cuando esté listo para usar Lightspeed, contacte a nuestro equipo de soporte para establecer la conexión entre su cuenta de myfrontdesk de Cloudbeds y Lightspeed.

  • Por favor envíe al equipo de soporte de Cloudbeds la dirección de correo electrónico que usó para registrarse en Lightsped.

4. Una vez establecida la conexión, lo contactaremos. El proceso suele tomar de uno a dos (1-2) días.

Cómo probar la conexión

Para asegurarse que su cuenta de Lightspeed esté conectada y funcione debidamente, siga los siguientes pasos en Lightspeed:

  1. Agregue cargos a una mesa y continúe a la sección Pagar.
  2. Seleccione Agregar a habitación como medio de pago.
  3. En la siguiente pantalla [del buscador], presione la barra espaciadora.
    • De esa manera, buscará entre las reservas internas de su cuenta.
  4. Deberá aparecer una lista de reservas.
    • En caso de que no aparezcan reservas en la lista, asegúrese de tener reservas internas en su calendario de myfrontdesk.
    • Si aún no ve ninguna información, contacte a nuestro equipo de soporte.
Funcionalidad

La conexión es bastante sencilla. Use Lightspeed como de costumbre, pero ahora podrá agregar la factura a la cuenta o folio del huésped en su propiedad. Para ello, siga estos pasos:

  1. Seleccione o presione la mesa que desea cerrar.
  2. Seleccione Ver orden.
  3. Seleccione Agregar a habitación.
  4. Busque el nombre del huésped o de la habitación.
    • Si desea ver toda la lista, presione la barra espaciadora en la casilla de búsqueda.
  5. Seleccione el huésped indicado.

Importante: De momento, Lightspeed no permite deshacer esta acción, así que deberá tener mucho cuidado al seleccionar la habitación.

Así es como se ve en el folio del huésped.

Limitaciones actuales
  1. Para anular o eliminar un cargo agregado por Lightspeed, deberá anular o eliminarlo desde la aplicación de Lightspeed. También puede ajustar o agregar cargos en el folio o la cuenta. Para más información sobre este tema, véase ¿Cómo configura Lightspeed los ajustes o las anulaciones? en la sección de Preguntas frecuentes de este artículo.
  2. No se puede agregar facturas a las cuentas internas (o Cuenta Casa), sino sólo a las reservas internas [o In-House].
  3. Su inventario de Lightspeed no se sincroniza con el inventario de Cloubeds.
  4. De momento, sólo se puede enviar cuentas abiertas (o facturas sin pagar) a myfrontdesk de Cloudbeds. Si el huésped paga la factura en el restaurante o bar, no se podrá guardar el registro de la cuenta en el folio del huésped.
  5. Para separar y cargar una cuenta a varios folios, se debe separar en Lightspeed antes de cargarla a las habitaciones.
  6. El sistema no permite recibir propinas. Para dar con soluciones alternativas, véase ¿Qué hace Lightspeed con la información de las propinas? en la sección de Preguntas frecuentes de este artículo.
Divisas, idiomas y países

Para mayor información sobre la disponibilidad de Lightspeed en su país, idioma o divisa, por favor contacte al departamento de ventas de Lightspeed.

Preguntas frecuentes
¿Si tengo dos cuentas de Cloudbeds en dos ubicaciones distintas, puedo usar sólo una cuenta de Lightspeed? ¿O necesito dos cuentas de Lightspeed?

De momento, la integración requiere de una cuenta de Lightspeed por cada cuenta o ubicación de Cloudbeds.

¿Cuál es el proceso para anular o cancelar los cargos enviados a una habitación?
  • Si el cargo es cancelado en Lightspeed, será anulado automáticamente en Cloudbeds.
  • Si el cargo es anulado en Cloudbeds, no se anulará de manera automática en Lightspeed. Para más información, contacte a Lightspeed.
¿Myfrontdesk permite el uso de cobro total? (En otras palabras, cuando las transacciones se pagan en el POS o punto de venta y en el cobro a la habitación)

No, esta acción no se puede realizar por ahora. Las únicas transacciones que se sincronizan son las de Cargar a habitación. Las transacciones que se pagan en el bar o restaurante no serán enviadas al folio de reservas de myfrontdesk.

¿La integración de Cloudbeds y Lightspeed permite el uso de distintas cuentas?

No.

No se pueden configurar cuentas de una a varias o de varias a varias. El restaurante de Lightspeed y la propiedad de myfrontdesk deberán estar conectadas una a una.

¿Cómo se configura la recaudación o los ingresos? (Vía piso + categoría o cuenta múltiple)
  • La categorización de piso aún no existe en myfrontdesk y no permite configurar cuentas múltiples.
  • La segmentación debe ser por categoría de artículo. El siguiente es un ejemplo de cómo se ven las transacciones en los reportes de myfrontdesk:

Nota: El inventario de Lightspeed y myfrontdesk no se sincroniza de manera automática.

¿Lightspeed permite actualizar los cargos a las habitaciones? Por ejemplo, ¿agregar propinas o anular pagos?
  • Lightspeed no permite la configuración de propinas.
  • Los recibos que incluyen pagos no podrán ser enviados a myfrontdesk, por lo que no podrá anular los pagos realizados en la plataforma.
¿Qué hace Lightspeed con la información de las propinas?
  • De momento, no está configurado en la plataforma, pero existen soluciones alternativas, como:
    • Agregar cargos de artículos estándar en Lightspeed, los cuales se incluirán en el folio como cargos de Lightspeed, o
    • Crear el artículo Propinas en myfrontdesk y agregar las propinas de manera manual al folio del huésped.
¿La integración de Lightspeed y Cloudbeds funciona con un liteserver?

¡Si! Para mayor información, contacte a Lightspeed. 

Un LiteServer es un hardware o dispositivo que permite a Lightspeed (y otras aplicaciones) funcionar sin conexión a Internet. Actualiza una base de datos local y crea continuamente una copia de seguridad en los servidores de Lightspeed. Para más información, véase este artículo (en inglés).

¿Cómo configura Lightspeed los ajustes y las anulaciones?
  • De momento, no se pueden realizar ajustes. Eso será una mejora futura por parte de Lightsped.
  • Las anulaciones se pueden realizar en la aplicación de Lightspeed. De anularse el cargo en Lightspeed, también se anulará de manera automática en myfrontdesk.

Recuerde que:

  • Los artículos anulados en el folio de myfrontdesk eliminan el artículo del folio y sólo continuará siendo visible en el Reporte de Transacciones.
  • Las anulaciones realizadas en la aplicación de Lightspeed funcionan de manera distinta a myfrontdesk. La anulación continuará viéndose reflejada en el folio, tal como se indica en la anterior captura de pantalla.
  • Los artículos agregados a Lightspeed no se pueden anular directamente desde el folio de myfrontdesk. Se emplea este método para mantener la mayor consistencia posible entre los registros del POS y el PMS.
¿Cómo se ven los productos de Lightspeed en el folio de myfrontdesk?

Cada producto se agrega de manera individual al folio.

¿Qué pasa si se cambia el nombre de un producto en Lightspeed?

Myfrontdesk usa el nombre original del producto para mantener un registro histórico del mismo.

Cuando se requiera cambiar el nombre de un producto, recomendamos crear uno nuevo.

Para más información sobre cómo crear productos, véase: Vista general de productos y servicios.

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