Lightspeed Restaurant POS - Guía de conexión

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Lightspeed Restaurant es un sistema ePOS [punto de venta electrónico, por sus siglas en inglés] de conexión a Internet que permite administrar y monitorear el desempeño del personal y prestar servicios adicionales a clientes.

«¿Cuál es nuestro camino al éxito? Una ePOS que permite crear un menú personalizado con imágenes y modificadores, actualizar el plan de piso en tiempo real y administrar integraciones, personal y programas de lealtad. Todo en un mismo lugar. De esa manera, podrá concentrar sus esfuerzos en hacer de su restaurante una experiencia única.»

Conviene recordar que Lightspeed POS solo funciona en dispositivos iOS (Apple).

Empecemos
  1. Regístrese en Lightspeed Restaurant y configure su bar o restaurante en la aplicación. Asegúrese de crear un inventario y actualizar sus precios.
  2. Habilite un tipo de pago llamado Add to Room [Añadir a habitación], tal como se ve en la captura de pantalla.

3. Cuando esté listo para usar Lightspeed, contacte a nuestro equipo de soporte para establecer la conexión entre su cuenta de myfrontdesk de Cloudbeds y Lightspeed.

  • Por favor envíe la dirección de correo electrónico que usó para registrarse en Lightsped.

4. Una vez establecida la conexión, lo contactaremos. El proceso suele tomar de uno a dos (1-2) días hábiles.

Cómo probar la conexión

Para asegurarse que su cuenta de Lightspeed esté conectada y funcione debidamente, siga los siguientes pasos en Lightspeed:

  1. Agregue cargos a una mesa y continúe a la sección Pagar.
  2. Seleccione Agregar a habitación como medio de pago.
  3. En la siguiente pantalla [del buscador], presione la barra espaciadora.
    • De esa manera buscará entre las reservas internas de su cuenta.
  4. Deberá aparecer una lista de reservas.
    • En caso de que no aparezcan reservas en la lista, asegúrese de tener reservas internas en su calendario de myfrontdesk.
    • Si aún no ve ninguna información, contacte a nuestro equipo de soporte.
Funcionalidad

La conexión es bastante sencilla. Use Lightspeed como de costumbre, pero ahora podrá agregar la factura a la cuenta o folio del huésped en su propiedad. Para ello, siga estos pasos:

  1. Seleccione o presione la mesa que desea cerrar.
  2. Seleccione Ver orden.
  3. Seleccione Agregar a habitación.
  4. Busque el nombre del huésped o de la habitación.
    • Si desea ver toda la lista, presione la barra espaciadora en la casilla de buscar.
  5. Seleccione el huésped que busca.

Importante: De momento, Lightspeed no permite deshacer esta acción, así que deberá tener mucho cuidado al seleccionar la habitación.

Así es como se verá en el folio del huésped.

Limitaciones actuales
  1. Para anular o eliminar un cargo agregado por Lightspeed, deberá hacerlo desde la aplicación de Lightspeed. Además, podrá ajustar o agregar cargos en el folio o la cuenta. Para más información sobre este tema, véase ¿Cómo configura Lightspeed los ajustes o las anulaciones? en la sección de Preguntas frecuentes de este artículo.
  2. No podrá agregar facturas a las cuentas internas (Cuenta Casa), sino sólo a las reservas internas o cuenta casa [In-House].
  3. Su inventario de Lightspeed no sincroniza con el inventario de Cloubeds.
  4. De momento, sólo podrá enviar cuentas abiertas (o facturas sin pagar) a myfrontdesk de Cloudbeds. Si el huésped paga la factura en el restaurante o bar, no se podrá guardar el registro de la cuenta en el folio del huésped.
  5. Para cargar una cuenta a varios folios deberá separarla en Lightspeed antes de cargarla a las habitaciones.
Divisas, idiomas y países

Para mayor información sobre la disponibilidad de Lightspeed en su país, idioma o divisa, por favor contacte al departamento de ventas de Lightspeed.

Preguntas frecuentes
¿Si tengo dos cuentas de Cloudbeds en dos ubicaciones distintas, puedo usar sólo una cuenta de Lightspeed? ¿O necesito dos cuentas de Lightspeed?

De momento, la integración requiere de una cuenta de Lightspeed por cada cuenta o ubicación de Cloudbeds.

¿Cuál es el proceso para anular o cancelar los cargos enviados a una habitación?
  • Si el cargo es cancelado en Lightspeed, será anulado automáticamente en Cloudbeds.
  • Si el cargo es anulado en Cloudbeds, no se anulará de manera automática en Lightspeed. Para mayor información, contacte a Lightspeed.
¿Myfrontdesk permite el uso de cobro total? (En otras palabras, cuando las transacciones se pagan en el POS o punto de venta y en el cobro a la habitación)

No, esta acción no se puede realizar por ahora. Las únicas transacciones que se sincronizan son las de Cargar a habitación. Las transacciones que se pagan en el bar o restaurante no serán enviadas al folio de reservas de myfrontdesk.

¿La integración de Cloudbeds y Lightspeed permite el uso de distintas cuentas?

No.

No se pueden configurar cuentas de una a varias o de varias a varias. El restaurante de Lightspeed y la propiedad de myfrontdesk deberán estar conectadas una a una.

¿Cómo se configura la recaudación o los ingresos? (Vía piso + categoría o cuenta múltiple)
  • La categorización de piso aún no existe en myfrontdesk y no permite configurar cuentas múltiples.
  • La segmentación sería por categoría de artículo. El siguiente es un ejemplo de cómo se ven las transacciones en los reportes de myfrontdesk:

Nota: El inventario de Lightspeed y myfrontdesk no sincroniza de manera automática.

¿Lightspeed permite la configuración de actualizaciones a los cargos por habitación? Por ejemplo, ¿agregar propina o anular pago?
  • Lightspeed no permite la configuración de propinas.
  • Los recibos que incluyen pagos no podrán ser enviados a myfrontdesk, por lo que no podrá anular pagos en la plataforma.
¿Qué hace Lightspeed con la información de las propinas?
  • De momento, no está configurado en la plataforma, pero puede manejarse de otras maneras, como:
    • Agregando cargos de artículos estándar en Lightspeed, los cuales se incluirán en el folio como cargos de Lightspeed, o
    • Creando el artículo Propinas en myfrontdesk e ingresando las propinas de manera manual al folio del huésped.
¿La integración de Lightspeed y Cloudbeds funciona con un liteserver?

¡Si! Para mayor información, contacte a Lightspeed. 

Un LiteServer es un hardware o dispositivo que permite a Lightspeed (y otras aplicaciones) funcionar sin conexión a Internet. Actualiza una base de datos local y crea continuamente una copia de seguridad en los servidores de Lightspeed. Para más información, véase este artículo (en inglés).

¿Cómo configura Lightspeed los ajustes o las anulaciones?
  • De momento, no se pueden realizar ajustes. Eso será una mejora futura por parte de Lightsped.
  • Las anulaciones se pueden realizar en la aplicación de Lightspeed. De anularse el cargo en Lightspeed, también se anulará de manera automática en myfrontdesk.

Cabe recordar que:

  • Los artículos anulados en el folio de myfrontdesk eliminan el artículo del folio y sólo continuará siendo visible en el Reporte de Transacciones.
  • Las anulaciones realizadas en la aplicación de Lightspeed funcionan de manera distinta a myfrontdesk. La anulación continuará viéndose reflejada en el folio, tal como se indica en la anterior captura de pantalla.
  • Los artículos agregados en Lightspeed no se pueden anular directamente desde el folio de myfrontdesk. Se emplea este método para mantener la mayor consistencia posible entre los registros del POS y el PMS.
¿Cómo se ven los productos de Lightspeed en el folio de myfrontdesk?

Cada producto se incluye de manera individual dentro del folio.

¿Qué sucede si se cambia el nombre de un producto en Lightspeed?

Myfrontdesk usa el nombre original del producto para mantener un registro histórico del mismo.

Cuando se requiera cambiar el nombre de un producto, recomendamos crear uno nuevo.

Para más información sobre cómo crear un producto, véase: Vista general de productos y servicios.

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