Gestiona tu Libro mayor de depósitos en contabilidad.

La contabilidad sigue siendo una función de prueba, por lo que espere cambios ocasionales y restablecimientos de datos mientras trabajamos para perfeccionarla. Tus comentarios son cruciales para dar forma a su forma final, ¡gracias por tu paciencia y apoyo!
Esta función se encuentra actualmente en fase piloto y está prevista para un lanzamiento más amplio pronto. Aunque anticipamos que estará disponible para todos los usuarios para finales de este trimestre, los plazos están sujetos a cambios.

Completa este formulario para participar en la fase piloto.

Contenido

• Resumen del Libro mayor de depósitos
• Acceda a la página de depósitos
• El Libro mayor de depósitos y Reservas directas
• Gestione los depósitos dentro del folio de la reserva
• Realice el check-out de una reserva que tiene un depósito pendiente

Resumen del Libro mayor de depósitos

La página del Libro mayor de depósitos proporciona una forma estructurada de manejar los pagos previos al check-in al dirigirlos automáticamente a una cuenta de responsabilidad dedicada. Esto asegura que los depósitos anticipados se separen de los ingresos hasta que se proporcionen los servicios.

• Asegura el cumplimiento con las mejores prácticas contables al categorizar los pagos anticipados como responsabilidades.
• Proporciona una mejor visibilidad de los depósitos anticipados totales, evitando la clasificación errónea como ingresos.
• Permite la transferencia manual de depósitos del Libro mayor de depósitos al folio del huésped al hacer el check-in.
• Admite métodos flexibles de aplicación de depósitos:
  • Al hacer el check-in: Transferir todos los depósitos inmediatamente.
  • Por noche: Aplicar depósitos de forma incremental durante cada auditoría nocturna.
  • Al hacer el check-out: Mover depósitos al final de la estadía.
• En la página de depósitos, encontrará todos los pagos en todos los folios de reserva considerados depósitos. Esto le brinda una instantánea de su responsabilidad total de depósitos anticipados pendientes en hoteles.
• Cada transacción incluye un enlace a la reserva con la que está asociada, junto con detalles de la reserva, como estado y fechas de check-in y check-out.

Accede a la página de depósitos

1. Accede a la página de Contabilidad en el menú principal, 
2. Ve a la primera pestaña: Depósitos

3. Puedes activar/desactivar la opción para mostrar depósitos consumidos/anulados:

   • Puedes activar esto para ver el historial de un depósito movido del libro mayor al resumen de cuenta (folio) de una reserva.
   • Si solo deseas ver los depósitos que están actualmente activos en el Libro de Depósitos, puedes desactivar esto y obtener una vista simple de 'estado actual'.
4. Puedes filtrar el libro de depósitos por las siguientes opciones:
   1. Fecha de transacción
   2. Estado de la transacción
   3. Estado de la reserva
   4. Usuario
   5. Fecha de llegada
   6. Fecha de salida

El Libro de depósitos y reservas directas

Cuando se reserva y paga una reserva, ya sea en su totalidad o parcialmente a través del motor de reservas, esos pagos se clasifican automáticamente como Depósitos y aparecen en el Libro de Depósitos. De manera similar, al crear una reserva directa dentro del sistema, también se registrará en el Libro de Depósitos si realizas un pago al crearla.

Consulta a continuación cómo asegurarte de que el pago se clasifique como un depósito al crear una reserva directa desde cero:

1. Crear la reserva con una fuente directa
2. Haz clic para añadir pago
3. Asigna el pago al folio correspondiente
4. Rellena los detalles del pago
5. Marca la casilla "Marcar como depósito"

Después de añadir este pago, no lo verás contabilizado directamente en el folio de la reserva cuando la vuelvas a abrir. Sin embargo, verás un saldo en los Depósitosen la parte superior derecha de la reserva:

Gestiona los Depósitos dentro del folio de la reserva

Cada reserva tiene un botón de Depósito en la parte superior derecha que indica el saldo de depósito de esa reserva.

• Cuando la reserva se registra, o durante la estadía, puedes llevar esos pagos al Libro mayor de huéspedes para mostrarlos como ingresos.

  • Opcionalmente, todos los depósitos pueden ser trasladados al Libro mayor de huéspedes al hacer el check-out.
  • Sin embargo, una reserva no puede ser llevada a un estado terminal (salida, no show o cancelada) dejando un saldopendiente en el Libro mayor de depósitos. Esto garantiza que todos los depósitos estén contabilizados. Consulta la sección Realizar el check-out de una reserva que tiene un depósito pendiente.
  • Los depósitos reembolsables pueden ser devueltos, y los depósitos no reembolsables pueden ser contabilizados como ingresos ganados.

Puedes seguir los siguientes pasos para gestionar los depósitos dentro de la reserva:

1. Haz clic en el botón de Depósitos para mostrar los detalles del depósito para esa reserva específica
2. Puedes filtrar las transacciones de depósitos para ocultar los depósitos ya consumidos/anulados o para ver solo los depósitos anulados
3. Puedes hacer clic para consumir cualquiera de los elementos del depósito:
   • Cuando consumes un depósito, se transferirá del Libro mayor de depósitos y se contabilizará en el Libro mayor de huéspedes (Resumen de cuenta).
4. Revisa el mensaje de advertencia y selecciona si deseas continuar

Cuando regreses al resumen de cuenta de la reserva, verás que el depósito se agregó a las transacciones y el saldopendiente del depósito es cero, lo que significa que no hay más cantidad que se deba cobrar como depósito para esa reserva:

Realizar el check-out de una reserva que tiene un depósito pendiente

Cuando intentes hacer el check-out, cancelar o hacer no-show a una reserva (es decir, llevarla a un estado terminal), si tienes un depósito pendiente, se te pedirá que lo consumas.

No podrás establecer el estado de la reserva como un estado terminal hasta que los depósitos de esa reserva hayan sido anulados. Sigue los siguientes pasos:

1. Mueve la reserva al estado de hospedado
2. Haz clic para confirmar el check-in
3. Se te mostrarán los depósitos restantes y opcionalmente puedes consumirlos. Sigue los pasos en Gestionar los depósitos dentro del resumen de cuenta de la reserva para anular el saldo del depósito.
4. Mueve la reserva de nuevo al estado de salida (o no-show, cancelada).

Si necesitas anular o reembolsar un depósito en lugar de consumirlo y contabilizarlo en el Libro mayor de huéspedes antes del check-out, puedes hacerlo en la página principal del Libro mayor de depósitos.

1. Ve a la página principal del Libro mayor de depósitos
2. Encuentra la transacción que necesitas anular o reembolsar
3. Haz clic en el botón de la línea de la transacción
4. Haz clic para anular o reembolsar el pago