Gestiona tu Libro mayor de depósitos en contabilidad.

Contenido

• Descripción general del Libro Mayor de Depósitos
• Acceder a la página de Depósitos
• El Libro Mayor de Depósitos y Reservas Directas
• Gestionar los Depósitos dentro del folio de la reserva
• Hacer checkout de una reserva que tiene un depósito pendiente

Descripción general del Libro Mayor de Depósitos

La página del Libro Mayor de Depósitos ofrece una forma estructurada de manejar los pagos previos al check-in al dirigirlos automáticamente a una cuenta de pasivo dedicada. Esto garantiza que los depósitos anticipados se mantengan separados de los ingresos hasta que los servicios sean prestados.

• Garantiza el cumplimiento de las mejores prácticas contables al categorizar los pagos anticipados como pasivos.

• Ofrece mejor visibilidad del total de depósitos anticipados, evitando una clasificación incorrecta como ingresos.

• Permite la transferencia manual de depósitos desde el Libro Mayor de Depósitos al folio del huésped durante el check-in.

• Admite métodos flexibles de aplicación de depósitos:

  • Transferir todos los depósitos inmediatamente en el check-in.

  • Consumir en el check-in* automáticamente cuando la reserva se convierte en in-house. 

• En la página de Depósitos encontrarás todos los pagos de todos los folios de reservas considerados como depósitos. Esto te brinda una vista clara del pasivo total por depósitos anticipados de tu propiedad.

• Cada transacción incluye un enlace a la reserva asociada, junto con detalles como estado y fechas de check-in y check-out.

• *Consumo Automático de Depósitos: 

  • Puedes habilitar la función de consumo automático en los ajustes de depósitos de Pagos, que consume automáticamente todos los depósitos recolectados tan pronto como una reserva cambia a In-house o Checked-out. Esto elimina la necesidad de que el personal transfiera depósitos manualmente y reduce el riesgo de errores.

  • Si el estado de la reserva vuelve a Confirmada o Confirmación Pendiente, los depósitos permanecerán en el folio y no serán devueltos al Libro Mayor de Depósitos.

Acceder a la página de Depósitos

1. Accede a la página de Contabilidad en el menú principal , 
2. Ve a la primera pestaña: Depósitos
3. Puedes activar/desactivar la opción para mostrar depósitos consumidos/anulados:
   • Puedes activarla para ver el historial de un depósito movido fuera del libro mayor hacia el folio del huésped.
   • Si deseas mostrar solo los depósitos que están actualmente activos en el Libro Mayor de Depósitos, puedes desactivar esta opción y obtener una vista más simple del estado actual.
4. Puedes filtrar el libro mayor de depósitos por las siguientes opciones:
   1. Fecha de transacción
   2. Estado de transacción
   3. Estado de la reserva
   4. Usuario
   5. Fecha de check-in
   6. Fecha de check-out

El Libro Mayor de Depósitos y Reservas Directas

Cuando una reserva se realiza y se paga, ya sea totalmente o parcialmente, a través del motor de reservas, esos pagos se clasifican automáticamente como Depósitos y aparecen en el Libro Mayor de Depósitos. De igual forma, al crear una reserva directa dentro del sistema, también se registrará en el Libro Mayor de Depósitos si realizas un pago durante su creación.

Además, el sistema te permite marcar cualquier pago como Depósito después de que la reserva ha sido creada, lo que permite gestionar depósitos de seguridad cobrados a la llegada del huésped.

Consulta a continuación cómo asegurarte de que el pago se clasifique como depósito al crear una reserva directa desde cero:

1. Crear la reserva con una fuente directa
2. Haz clic para agregar un pago
3. Asigna el pago al folio correspondiente 
4. Completa los detalles del pago
5. Marca la casilla "Mark as deposit"

Después de agregar este pago, no lo verás registrado directamente en el folio de la reserva al volver a abrirlo. Sin embargo, verás un saldo en el botón de Depósitos en la parte superior derecha de la reserva:

Gestionar los Depósitos dentro del folio de la reserva

Cada reserva tiene un botón de Depósitos en la parte superior derecha que indica el saldo de depósito de esa reserva. 

• Cuando la reserva está checked in o durante la estancia, puedes llevar esos pagos al Libro Mayor del Huésped (Guest Ledger) para que aparezcan como ingresos.
  • Opcionalmente, todos los depósitos pueden moverse al Guest Ledger durante el checkout.
  • Sin embargo, una reserva no puede ser llevada a un estado terminal (checked out, no-show o cancelada) mientras quede un saldo pendiente en el Libro Mayor de Depósitos. Esto garantiza que todos los depósitos estén conciliados. Consulta la sección Hacer checkout de una reserva que tiene un depósito pendiente.
  • Los depósitos reembolsables pueden devolverse y los depósitos no reembolsables pueden registrarse como ingresos obtenidos.
  • Si tu propiedad tiene habilitada la automatización de consumo en el check-in, este proceso ocurrirá automáticamente cuando la reserva pase a estado In-house. El consumo manual sigue siendo posible si la automatización no está habilitada.

Sigue los siguientes pasos para gestionar los depósitos dentro de la reserva:

1. Haz clic en el botón de Depósitos para mostrar los detalles del depósito para esa reserva.
2. Puedes filtrar las transacciones de depósito para ocultar depósitos ya consumidos/anulados o ver solo los anulados.
3. Puedes hacer clic en consumir en cualquiera de los depósitos:
   • Al consumir un depósito, se transferirá fuera del Libro Mayor de Depósitos y se registrará en el Guest Ledger (Folio).
4. Revisa la advertencia y selecciona si deseas continuar 

Al volver al folio de la reserva, verás que el depósito se agregó a las transacciones y que el saldo restante es cero, lo cual significa que no queda ningún monto pendiente como depósito para esa reserva:

Hacer checkout de una reserva que tiene un depósito pendiente

Siempre que intentes hacer checkout, cancelar o marcar como no-show una reserva (es decir, llevarla a un estado terminal), si queda un depósito pendiente, se te pedirá consumirlo.

No podrás cambiar el estado de la reserva a un estado terminal hasta que los depósitos para esa reserva hayan sido puestos en cero. Sigue los siguientes pasos:

1. Mover la reserva al estado In-house
2. Haz clic para confirmar el check-in
3. Se te mostrarán los depósitos pendientes y podrás opcionalmente consumirlos. Sigue los pasos en Gestionar los Depósitos dentro del folio de la reserva para poner el saldo de depósitos en cero.
4. Lleva nuevamente la reserva al estado checked-out (o no-show, cancelada).

Si necesitas anular o reembolsar un depósito en lugar de consumirlo y registrarlo como ingreso antes del checkout, puedes hacerlo en la página principal del Libro Mayor de Depósitos.

1. Ve a la página principal del Libro Mayor de Depósitos
2. Busca la transacción que necesitas anular o reembolsar
3. Haz clic en el botón de la línea de la transacción
4. Haz clic en anular o reembolsar el pago