La mayoría de los informes solo muestran transacciones contabilizadas; estas son transacciones registradas en el folio de la reserva como finalizadas (no pendientes) y asociadas con la fecha de estadía pasada o actual. Esto se aplica una vez que una reserva se marca como 'Hospedado' o el huésped ha sido registrado.
Para asegurar que los informes reflejen con precisión la información de tus reservas, recomendamos que revises regularmente las reservas de entrada y salida como parte de tus operaciones rutinarias.
¿Cuándo ejecutar informes de auditoría nocturna?
Las Transacciones generadas por el sistema se registran automáticamente con una marca de tiempo de "día actual, 11:59 PM." Sin embargo, estas transacciones solo aparecen en los informes después de las 2:00 AM del día siguiente. Por esta razón, el momento ideal para ejecutar informes de uditaoría nocturna es después de las 2:00 AM del día siguiente a las transacciones.
Ejemplos de Transacciones generadas por el sistema:
- Las tarifas de las habitaciones se añaden automáticamente al crear una reserva.
- Los impuestos y tasas se aplican a las reservas automáticamente.
- Los productos se añaden automáticamente a las reservas durante la creación de la reserva.
Transacciones añadidas manualmente, por otro lado, se registran con la marca de tiempo especificada por el usuario. Estas transacciones aparecerán en los informes basados en la marca de tiempo definida por el usuario.
Ejemplos de Transacciones añadidas manualmente:
- Las tarifas de las habitaciones se ingresan manualmente.
- Los pagos se añaden manualmente o se programan para una fecha específica.
- Los impuestos o tasas se ingresan manualmente.
- Los depósitos en efectivo se registran manualmente.
Al entender esta distinción, puedes asegurarte de que tus informes reflejen con precisión todas las transacciones y funcionen de manera óptima para obtener información completa.
¿Quién puede ejecutar la auditoría nocturna?
El sistema tiene permiso para “Ejecutar auditoría nocturna”, lo que asegura que solo el personal autorizado pueda activar el proceso. Este permiso está deshabilitado por defecto para todos los usuarios, excepto para los titulares de la propiedad y los administradores.
Consulta este artículo para editar los permisos de rol para tus usuarios: Privilegios de rol
¿Cómo ejecutar una auditoría nocturna?
1. Auditoría automática
Configura la hora estándar para la auditoría nocturna en la sección Preferencias de auditoría nocturna en la Configuración general del sistema. Si el proceso no ha sido activado manualmente, el sistema lo ejecutará automáticamente a la hora especificada.
Evaluar:
Ve a cuenta -> Configuración
-> Sistema -> Preferencias
2. Auditoría Manual
Al seleccionar ejecutar la Auditoría nocturna se activarán todas las acciones en el procedimiento de Auditoría nocturna. Esto funciona en conjunto con la hora estándar para ejecutar la Auditoría nocturna, por lo que la Auditoría nocturna se ejecuta solo una vez cada noche.
Este botón abrirá un modal para confirmar que deseas activar el proceso de Auditoría nocturna.
Dado que la Auditoría nocturna solo puede ejecutarse una vez al día, verás el siguiente mensaje si intentas ejecutar la Auditoría nocturna por segunda vez:
"La auditoría nocturna del (fecha) inició correctamente a las (hora) por (usuario).”
Recibirás el mismo mensaje si intentas ejecutar la Auditoría nocturna antes de la medianoche (00:00):
Haz clic en el botón Ver Informes en el mensaje anterior para ver los informes de la Auditoría nocturna. Alternativamente, puedes acceder a ellos manualmente siguiendo las instrucciones: Informes útiles para la auditoría nocturna.
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