Información general
Después de aprender cómo crear, editar y eliminar perfiles de grupo, el siguiente paso es dominar su gestión.
- Bajo la pestaña de Reservas en el perfil del grupo, puedes verificar, editar o desvincular rápidamente las reservas que pertenecen al Grupo.
- Bajo las pestañas de Resúmenes de cuenta y Tarjetas de crédito, puedes añadir pagos como registros, agregar detalles de tarjetas de crédito y autorizar cobros y reembolsos.
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Cómo gestionar perfiles de grupo
Vincular y desvincular reservas
Una vez que hayas creado un Perfil del grupo, puedes vincular tus reservas existentes al grupo o importar rápidamente reservas utilizando la Herramienta de Importación Rápida Manual.
Cómo vincular reservas existentes a un Grupo
- Desde la pestaña de Reservas del perfil de Grupo deseado, haga clic en +Añadir reserva y seleccione Adjuntar reserva existente.
- (Opcional) Selecciona el Bloqueo de asignación en el que te gustaría añadir la reserva
- Escribe el número de reserva o nombre del huésped y selecciona la reserva de la lista desplegable.
Si asignas una reserva a un Bloqueo de asignación, debe haber disponibilidad en el bloqueo de asignación para las fechas correspondientes y el tipo de alojamiento. De lo contrario, recibirás un error:
- La reserva se añadirá a la lista. PuedeS añadir tantas reservas como sea necesario. Cuando hayaS terminado, haZ clic en Añadir reservas.
- La reserva aparecerá en la lista bajo la pestaña de Reservas, y los números del encabezado del Perfil del Grupo se recalcularán.
PuedeS rutar automáticamente las transacciones al Folio del Grupo al vincular la reserva. SigUE los pasos descritos en el artículo Folios de Grupo.
Cómo desvincular una reserva de un Grupo
- Ve a la pestaña de Reservas del perfil de Grupo deseado.
- Haz clic en el ícono de engranaje de la reserva deseada y selecciona Desvincular reserva.
No se puede desvincular una reserva de un Grupo cuando las transacciones ruteadas han sido contabilizadas en el Folio del Grupo.
Solo es posible desvincular una reserva de un Grupo cuando las transacciones ruteadas aún están pendientes de ser contabilizadas; desvincular la reserva desruteará todas las transacciones ruteadas pendientes.
Desvincular reservas versus la función Permitir sobreventas
- Al desvincular una reserva creada con el tipo de asignación Bloqueo, presta atención a la disponibilidad en el Inventario Restante. Una vez que la reserva se desvincula, el bloqueo de asignación seguirá reservado para el grupo, y el sistema utilizará la disponibilidad de su inventario para acomodar esta reserva.
- Más información sobre Bloqueos de asignación.
Si la disponibilidad en el inventario es "0" o menos, sucederá lo siguiente:
- Si la configuración Permitir sobreventas está deshabilitada, NO podrá desvincular la reserva del Grupo.
- Si Permitir sobreventas está habilitado, puedes desvincular la reserva del Grupo. En este caso, la disponibilidad en el Inventario Restante se volverá negativa (si la Cantidad asignada para la venta está configurada para ser menor o mayor que el Inventario Restante, el sistema tendrá en cuenta la Cantidad asignada para la venta).
Ejemplo:
Tienes 1 tipo de habitación con 5 habitaciones disponibles:
- 3 se agregan al bloqueo de asignación del grupo (tipo de asignación: bloqueo).
- Tu inventario general restante es de 2.
Creaste una reserva con 3 habitaciones de este bloqueo de asignación y decidiste desvincularlo del grupo (esta reserva ahora requerirá 3 habitaciones de tu inventario restante).
Debido a que solo tenía 2 habitaciones en el inventario restante, y la reserva desvinculada ocupó 3 habitaciones, tu disponibilidad es ahora -1.
Cuando tu disponibilidad es negativa, el sistema enviará 0 disponibilidad a tus canales (OTAs), y no podrá crear una reserva directa; esto es para evitar sobreventas no deseadas.
Soluciones:
- Puedes aumentar la Cantidad asignada para la venta añadiendo más disponibilidad para acomodar la reserva desvinculada y crear o recibir reservas de OTAs. Por favor, ten en cuenta y toma una nota adecuada de tu disponibilidad real para evitar sobreventas no deseadas.
- Puedes cambiar el tipo de asignación a Basado en la disponibilidad. El sistema liberará el Bloqueo de Asignación del Grupo y calculará la disponibilidad para la reserva desvinculada a partir de tu Cantidad asignada para la venta.
Crear e importar reservas
Cómo crear una nueva reserva en un Grupo
- Desde la pestaña de Reservas del perfil de Grupo deseado, haga clic en +Añadir reserva y seleccione Crear y añadir nueva reserva.
- Serás redirigido a la página de Nueva reserva, donde debes seleccionar el Bloqueo de asignación para añadir la reserva, lo que definirá la disponibilidad mostrada después de hacer clic en Buscar.
Selecciona las fechas de llegada y salida adecuadas para que el Bloqueo de asignación aparezca en el menú desplegable y para que la disponibilidad correcta se muestre en la página después de hacer clic en Buscar.
El campo para seleccionar el Bloqueo de asignación también está disponible en la página de Reservas cuando se accede desde fuera de los Grupos, siempre que haya habilitado su módulo de Grupos.
- Continua con la creación de la reserva siguiendo el proceso habitual:
- Una vez creada la reserva, se añadirá automáticamente al perfil del Grupo (y al Bloqueo de asignación seleccionado). Haz clic en el nombre del Perfil del grupo para encontrarlo en la pestaña de Reservas.
En el calendario, para las reservas que se realizan dentro de un Perfil de grupo o un Bloqueo de asignación, el sistema mostrará el signo más "+" junto a los nombres y el ícono de "3 personas" junto al nombre de la reserva cuando hagas clic en ella para abrir los detalles del nombre del perfil del grupo junto al ícono. En este pop-up, tiene:
- Un enlace para Ver perfil del grupo
- Un enlace para Ver Bloqueo de asignación (si la reserva también está en un Bloqueo de asignación)
Cómo importar reservas en un Grupo
Transfiere rápidamente reservas de un sistema anterior al PMS de Cloudbeds siguiendo los pasos descritos en este artículo.
Acciones masivas del perfil del grupo
- Desde la pestaña de Reservas del perfil del grupo deseado, selecciona las reservas en las que deseas realizar la acción masiva.
- Haz clic en Acción masiva y selecciona la acción. Tienes estas opciones:
- Llegada
- Salida
- Añadir Pago
- Eliminar Reservas
- Desvincular Reserva
La acción de Añadir pago agregará la transacción de pago a las reservas y la enrutará automáticamente al folio del grupo si el ruteo está establecido para ese tipo de transacción.
La acción de Eliminar reservas no es equivalente a desvincularlas del grupo. Esta acción eliminará las reservas del PMS de Cloudbeds y no se puede deshacer. Todos los datos relacionados con la reserva serán borrados del sistema.
- El sistema abrirá una caja en el lado derecho de tu pantalla para que verifiques los detalles o completes los campos obligatorios (si es aplicable). Confirma la acción haciendo clic en el botón azul.
Enviar mensajes a los huéspedes en un grupo
Enviar mensajes personalizados o plantillas de correo a los huéspedes desde el Perfil del grupo y rastrear todos los intercambios de mensajes con los clientes.
Los usuarios deben enviar todos los mensajes manualmente, ya que la función de programación de correos electrónicos no está disponible actualmente para el módulo de Grupos.
Sigue estos pasos para acceder a la función de composición de mensajes:
- En la página del Perfil del grupo deseado, haz clic en el botón Acciones
- Haz clic en Componer mensaje
- Completa los campos en la ventana de Componer mensaje; se te preguntará si deseas enviar un correo electrónico desde una plantilla existente o crear un nuevo mensaje.
- Haz clic en Enviar
Cómo enviar correos electrónicos desde una plantilla existente
Consulta el siguiente artículo para aprender cómo crear una Plantilla de Correo.
- Selecciona la plantilla de correo electrónico deseada: algunos campos se completarán automáticamente, ya que provienen de la plantilla seleccionada.
- Las plantillas predeterminadas (creadas por el sistema) como confirmación de reserva, pendiente de confirmación, reserva cancelada, folio de reserva, factura de reserva, factura de grupo y folio de grupo) no se mostrarán en este menú desplegable.
- Ten en cuenta que cambiar el mensaje o los campos autocompletados de una plantilla seleccionada no afectará a la existente.
- Si es necesario, puedes enviar el mensaje en un idioma diferente.
Cómo redactar un mensaje personalizado
La función Redactar mensaje funciona de manera casi idéntica a la página de detalles de la reserva, excepto por el campo Enviar a.
- Si tienes información de contacto en el Perfil del grupo, el sistema te permitirá elegir el correo electrónico deseado de un menú desplegable.
- Si tienes información de contacto en el Perfil del grupo, el sistema te permitirá elegir el correo electrónico deseado de un menú desplegable.
Más información sobre los campos de la ventana de Mensaje Personalizado aquí.
Cómo rastrear mensajes de correo electrónico
Cuando los usuarios envían un correo electrónico redactado, es posible ver entradas de registro en los siguientes registros:
- Página de Registro de entrega de correos electrónicos
- Página de Historial de actividad - filtra el registro utilizando los criterios especificados:
Transacciones con tarjeta de crédito en perfiles de grupo
Si Procesamiento de pagos está habilitado, puedes añadir la tarjeta de crédito y procesar la autorización, cargo o reembolso en la pestaña de Tarjetas de crédito. Las transacciones se mostrarán en el Resumen de cuenta del grupo.
Si enlazas reservas con tarjetas de crédito al Perfil del grupo, sus tarjetas de crédito NO se importarán a la pestaña de Tarjetas de crédito en el Perfil del grupo.
Si necesitas cobrar la tarjeta asociada con una de las reservas enlazadas, deberás añadir la tarjeta de crédito nuevamente en la pestaña de Tarjetas de crédito en el Perfil del grupo y luego continuar con el cargo.
Cómo añadir una tarjeta de crédito a un perfil de grupo
Bajo la pestaña de Tarjetas de crédito, puedes añadir la tarjeta de crédito y luego seleccionar esta tarjeta como método de pago al añadir un cargo o reembolso al Folio del grupo.
Para añadir una tarjeta de crédito:
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña de Tarjetas de crédito
- Haz clic en +Añadir tarjeta
- Ingresa los detalles de la tarjeta de crédito.
- Haz clic en Guardar
- Verás la tarjeta de crédito en el Perfil del grupo.
El sistema almacena permanentemente la información de la tarjeta de crédito para grupos. Puedes utilizar esta información para cobrar a grupos frecuentes si regresan con frecuencia a tu propiedad.
Aprende sobre los tiempos de retención de datos para reservas regulares (no de grupo): ¿Cuánto tiempo se guardan los datos de la tarjeta de crédito?
Cómo añadir un pago con tarjeta de crédito como un registro a un Grupo
Una vez que se añade la tarjeta de crédito, puedes seleccionarla como método de pago al añadir un pago o reembolso al folio del perfil del grupo como un registro (sin cobrar a la tarjeta).
- En el perfil del grupo, abre la pestaña Folios
- Haz clic en AÑADIR/REEMBOLSAR PAGO y elige Añadir Pago
- Selecciona el Folio
- Añade el Monto
- En Tipo de Pago, elige la tarjeta de crédito
- En Cobrar Pago, elige Registrar pago anterior (No cobrar)
- Marca o desmarca la casilla Publicar con la fecha y hora actuales
Si esta casilla está marcada, la fecha y hora actuales de la transacción se publicarán al hacer clic en el botón Continuar. Puedes desmarcarla si estás añadiendo una transacción para algún momento en el pasado o futuro.
- Deja Notas (si es necesario)
- Haz clic en Continuar. Verás la transacción en el Folio del Grupo.
La casilla Asignar Pago está marcada por defecto (si esta funcionalidad está habilitada). Obtén más información sobre la asignación de pagos aquí.
Autorización de la tarjeta de crédito, cargos y reembolsos para Grupos
Necesitas la función de Procesamiento de pagos para realizar las acciones a continuación.
Cómo autorizar tarjetas desde la pestaña de Tarjetas de crédito
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña de Tarjetas de crédito
- Haz clic en Autorizar
- Ingresa el Monto de autorización
- Haz clic en Autorizar
- Aparecerá el Total autorizado, junto con las opciones de seguimiento de Autorizar (más), Capturar o Anular (liberar un monto autorizado).
Más información sobre tarjetas de crédito autorizadas, Capturar fondos y Anular autorizaciones existentes aquí.
Cómo cobrar desde la pestaña de Resumen de cuenta
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña de Resumen de cuenta
- Haz clic en AÑADIR/REEMBOLSO DE PAGO y elige Añadir pago
- Selecciona el Resumen de cuenta
- Ingresa el Monto
- En Tipo de pago, elige la tarjeta de crédito
- En Recoger pago, elige Cobrar
- Deja Notas (cuando sea necesario)
- Haz clic en Continuar. Verás la transacción en el Resumen de cuenta del grupo.
Cómo hacer un reembolso desde la pestaña de folios
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña de folios
- Haz clic en AÑADIR/REEMBOLSO DE PAGO y elige Reembolso de pago
- En Tipo de pago, elige la tarjeta de crédito
- Selecciona el folio
- En Tipo de reembolso, elige Reembolso de pasarela de pagos
- Selecciona la transacción a reembolsar (si hubo varios cargos en una misma tarjeta)
- Ingresa el Monto del reembolso y la Fecha
- Deja Notas (si es necesario)
- Haz clic en Continuar
Verás la transacción en el Folio del grupo.
Más información sobre reembolsos: Reembolsos de Pasarela de Pagos - Preguntas frecuentes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo extender las fechas de reserva del grupo si los Bloqueos de asignación han sido liberados?
Una vez que un bloqueo de asignación ha sido liberado, los cambios en las fechas de reserva ya no son posibles.
Estas son las soluciones sugeridas:
- Opción A:
-
- Crear un nuevo bloqueo de asignación con los nuevos intervalos.
- Crear una nueva reserva bajo el nuevo bloqueo de asignación para las fechas adicionales.
- Opción B:
-
- Desvincular la reserva existente del Perfil del grupo.
- Hacer los cambios en la reserva.
- Volver a vincular la reserva al Perfil del grupo, dejando el campo de Bloqueo de asignación como "Nada seleccionado".
Este proceso funcionará mientras tengas disponibilidad fuera del bloqueo de asignación para el tipo de habitación reservada. Si agregaste todas las habitaciones para el tipo de habitación a su bloqueo de asignación, es posible que aún puedas realizar estos pasos, pero tendrás que habilitar temporalmente las sobreventas en tu Matriz de disponibilidad.
Consulta Permitir sobreventas (Matriz de disponibilidad) para obtener más información.
¿Cómo puedo modificar el tipo de habitación o unidad de una reserva de grupo?
Si deseas mantener el mismo tipo de habitación pero cambiar la unidad, ve a Reserva > Alojamientos > Editar Reserva > Columna de Asignación > Selecciona la unidad deseada.
También puedes arrastrar y soltar la reserva a través del calendario. Ambas opciones funcionan si la opción "unidad específica del bloque" no está seleccionada al crear el bloqueo de asignación.
Si añadiste unidades específicas al crear el Bloqueo de Asignación, asegúrate de que la nueva unidad a la que estás asignando la habitación también esté incluida en dicho Bloqueo de Asignación. Si no lo está, edita el bloque e incluye la nueva unidad antes de realizar el cambio de reserva.
La opción de edición no funcionará si deseas cambiar el tipo de habitación. En lugar de mostrar todas las categorías de habitaciones disponibles (imagen A), el sistema solo mostrará los Tipos de Alojamiento incluidos en el Bloqueo de Asignación, si están disponibles (imagen B).
También, al ir a la reserva en el Calendario, arrástrala y suéltala en el tipo de habitación deseado, y confirma el nuevo cargo o anulación, es posible que recibas un mensaje diciendo que no hay disponibilidad, aunque la haya. Esto puede ocurrir porque el bloqueo de asignación no incluye ese tipo de alojamiento o unidad específica.
Las soluciones serían:
- Opción A
Primero, edita el Bloqueo de Asignación para incluir el tipo de alojamiento o unidad y luego mueve la reserva existente a la habitación deseada.
Esta opción funcionará si el inventario aún no se ha liberado. No funcionará una vez que liberes el inventario porque, en este momento, la función de grupo no puede añadir habitaciones una vez que se libera el inventario.
- Opción B
-
- Desvincula la reserva del Perfil del Grupo.
- Realiza los cambios en la reserva.
- Vuelve a vincular la reserva al Perfil del Grupo, dejando el campo de Bloqueo de Asignación como "Nada Seleccionado".
La opción B también te permite enlazar reservas existentes a un grupo en los siguientes escenarios:
-
- Cuando el bloqueo de asignación ha sido liberado,
- Si el huésped no reservó utilizando la URL de Reserva de Grupo y tiene fechas de estadía fuera del bloqueo de asignación,
- Si el huésped reservó una habitación que no está incluida en el bloqueo de asignación pero es un huésped del grupo.
Este proceso funcionará mientras tengas disponibilidad fuera del bloqueo de asignación para el tipo de habitación reservada. Si añadiste todas las habitaciones para el tipo de habitación a tu bloqueo de asignación, es posible que aún puedas seguir estos pasos, pero tendrás que habilitar temporalmente las sobreventas en tu Matriz de Disponibilidad.
Consulta Permitir sobreventas (Matriz de Disponibilidad) para obtener más información.
¿Cómo puedo importar listas de habitaciones en un Perfil del grupo?
En la industria de la hotelería, las propiedades enfrentan desafíos únicos al gestionar reservas de grupos de agencias de viajes y organizadores de eventos. A menudo, las reservas generadas por estas agencias no se transfieren automáticamente a los Sistemas de gestión de propiedades, lo que requiere crear manualmente cada reserva recibida en listas diarias proporcionadas por organizadores de eventos y agentes de viajes, lo que puede ser consumidor de tiempo y propenso a errores.
Cloudbeds PMS simplifica este proceso con su Herramienta de importación rápida, que te permite añadir reservas manualmente o cargarlas en masa desde un archivo CSV.
Para encontrar la herramienta, ve al Menú principal , selecciona Reservas
y haz clic en Opciones para importar reservas
.
Para utilizarlo, consulta las instrucciones paso a paso aquí.
Consulta este artículo para aprender cómo acceder y utilizar los Informes de Grupo dedicados.
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