Preguntas frecuentes sobre los servicios de mensajería de Cloudbeds Guest Experience

Cuando el Acortamiento de enlaces está habilitado en Cloudbeds Guest Experience, cada URL incluida en un mensaje de Cloudbeds Guest Experience se convierte automáticamente en un enlace acortado.

Esto incluye:

• Enlaces del Portal del huésped insertados usando la etiqueta de combinación Guest Portal Link en los mensajes automatizados
• Cualquier URL completa escrita directamente en una plantilla de mensaje
• Enlaces enviados en mensajes automatizados o manuales

De forma predeterminada, los enlaces se acortan usando el dominio cb.whstl.io. Si configuras un subdominio personalizado en la configuración, el sistema utilizará tu enlace corto personalizado en su lugar.

La URL original permanece sin cambios en tu plantilla de mensaje. El enlace se acorta automáticamente en el momento en que se envía el mensaje.

Esto se aplica en los canales de mensajería compatibles, incluidos SMS, WhatsApp y correo electrónico, lo que ayuda a mantener los mensajes concisos y más fáciles de leer para los huéspedes.

Cómo habilitar el Acortamiento de enlaces

1. Ve a Empresa > Servicios de mensajería.
2. Activa el interruptor de Acortamiento de enlaces.
3. Opcional: Haz clic en Editar configuración para configurar un subdominio personalizado que te pertenezca.
4. Haz clic en Guardar.

Una vez habilitado, no se requiere ninguna configuración adicional dentro de tus plantillas de mensajes o automatizaciones. Todas las URL se acortarán automáticamente cuando se entreguen los mensajes.

Nota: Si el Acortamiento de enlaces está desactivado, los mensajes se enviarán con la URL completa original. Activar la función no cambia de forma retroactiva los mensajes enviados anteriormente. Práctica recomendada: Cloudbeds recomienda usar la función integrada de Acortamiento de enlaces en lugar de acortadores de terceros porque mejora la entregabilidad y permite gestionar los enlaces directamente dentro de la plataforma.

Agregar hipervínculos es una solicitud común, pero no es posible agregar hipervínculos a un mensaje de texto (SMS) como sí se puede hacer en un correo electrónico.

Puedes agregar enlace(s) a un texto (SMS), y Cloudbeds Guest Experience convertirá automáticamente la URL en un enlace que permitirá al destinatario del mensaje hacer clic y acceder a la página vinculada.

Soluciones alternativas:

• Guarda los enlaces o enlaces acortados como Variables de empresa para que tu equipo los utilice en otro momento.
• Usa un acortador de enlaces (no muy recomendado para evitar bloqueos por spam); utiliza acortadores como Bitly para reducir la longitud de la URL. Esto te permite enviar el mensaje con un enlace acortado, lo que te permite extender tu mensaje más allá de los límites de caracteres.

Todos los SMS enviados desde Cloudbeds Guest Experience contendrán un enlace a cb.whstl.io. Este enlace nos pertenece y es legítimo, así que no te preocupes por intentos de phishing.

Importante: envío de enlaces en mensajes de Guest Experience (Error 5100)

Por razones de seguridad, Cloudbeds Guest Experience puede bloquear mensajes que contengan enlaces externos. Cuando esto sucede, es posible que el mensaje no se envíe y aparezca el Error 5100.

Este requisito de aprobación también puede afectar el contenido externo utilizado en mensajes de correo electrónico, como imágenes alojadas. Si estás agregando un logotipo o banner a un correo automatizado, asegúrate de que la URL de la imagen use un dominio aprobado antes de probar el mensaje.

Si encuentras el Error 5100, contacta a Soporte de Cloudbeds o a tu Onboarding Coach y comparte el enlace que estás intentando enviar.

Nuestro equipo revisará la solicitud y te ayudará con los próximos pasos.

Sí. Los mensajes automatizados enviados por correo electrónico pueden usar formato HTML, por lo que puedes agregar una imagen externa, como el logotipo del hotel.

Importante:

• Esto aplica solo a mensajes de correo electrónico. SMS y WhatsApp no muestran imágenes HTML en línea.
• La imagen debe estar alojada en una URL HTTPS segura.
• Antes de que la imagen se muestre en los correos de Guest Experience, el dominio que aloja la imagen debe estar aprobado.
• Si el dominio aún no está aprobado, contacta a Soporte de Cloudbeds o a tu CSM y comparte la URL o el dominio de la imagen para que se revise.
• Algunos clientes de correo electrónico bloquean las imágenes remotas de forma predeterminada, por lo que los destinatarios pueden necesitar hacer clic en Mostrar imágenes o Cargar imágenes antes de que aparezca el logotipo.

Práctica recomendada:

• Usa una URL de imagen HTTPS de acceso público.
• Agrega texto alternativo a la imagen.
• Envíate un correo de prueba antes de habilitar la automatización para los huéspedes.

Booking.com ha implementado esta medida de seguridad para prevenir de forma proactiva que los ciberdelincuentes exploten su plataforma de mensajería para hacerse pasar por clientes y enviar enlaces de pago fraudulentos a los huéspedes.

En la sección de seguridad de mensajería de Booking.com dentro de la extranet, los clientes pueden seleccionar qué direcciones de correo electrónico y enlaces pueden llegar a sus huéspedes.

Estas configuraciones de seguridad de mensajería te permiten:

• Especificar qué direcciones de correo electrónico usas para comunicarte con tus huéspedes. Los correos enviados desde direcciones no registradas no llegarán a tus huéspedes.
• Especificar qué enlaces aprobados se pueden compartir con tus huéspedes en los mensajes. También puedes elegir bloquear por completo que cualquier enlace llegue a tus huéspedes. Eliminaremos cualquier enlace no registrado de los mensajes enviados a tus huéspedes.

Estas configuraciones están disponibles para quienes tienen derechos de acceso de administrador en su cuenta de extranet.

Para solucionar este problema, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en la extranet
2. Haz clic en Propiedad y luego en Preferencias de mensajería
3. Haz clic en Configuración de seguridad
4. Completa la autenticación de dos factores
5. Haz clic en Agregar un enlace e ingresa una URL específica (como www.example.com/xyz.html) o un dominio completo (como example.com)
6. Para agregar más enlaces, haz clic en +
7. Haz clic en Agregar dominio

Incluye en la lista blanca de esta página los siguientes enlaces:

Enlaces de Cloudbeds Guest Experience:

• https://cb.whstl.io/
• https://link.cloudbeds.com/

Nota: Cloudbeds usaba anteriormente el dominio link.cloudbeds.com. Los enlaces de Guest Experience ahora usan links.cloudbeds.com.

Si usas acortamiento de URL, agrega también a la lista blanca:

• [subdominio].[hotel].com (reemplaza los corchetes con el nombre real de tu subdominio en la configuración de acortamiento de enlaces).

Solución de problemas de errores de mensajes

Si un mensaje falla con el Error 5100 antes de llegar a Booking.com, el enlace fue bloqueado internamente por Cloudbeds porque el dominio no está incluido en la lista de Enlaces aprobados de la propiedad.

Si ves el Error 5100 y el mensaje no llega a Booking.com, verifica que los dominios requeridos estén en la lista blanca. Si el problema continúa, contacta a Soporte de Cloudbeds para recibir ayuda.

1. Accede a la página de Empresa
2. Ve a Servicios de mensajería
3. Activa el interruptor junto al banner de Acortamiento de enlaces
4. Haz clic en editar configuración
5. Agrega tu dominio personalizado
6. Haz clic en actualizar

Los dominios de acortamiento de enlaces también deben estar aprobados

Si usas un acortador de enlaces (por ejemplo, bit.ly, t.ly, rebrand.ly), asegúrate de que el dominio raíz esté agregado a Enlaces aprobados.

Las URL acortadas suelen redirigir a través de dominios adicionales, lo que puede activar el Error 5100 si algún dominio de la cadena de redirección no está aprobado.

Para evitar fallos, asegúrate de que cualquier dominio usado en enlaces acortados esté permitido. Si los mensajes no se envían y ves el Error 5100, contacta a Soporte de Cloudbeds para recibir ayuda.

Cada cuenta (propiedad) de Cloudbeds Guest Experience tiene su propia dirección de correo electrónico entrante única generada por el sistema (…@whistle.cloudbeds.com). Cuando una propiedad configura reglas de reenvío desde su buzón público hacia esta dirección, todos los mensajes de los huéspedes se entregan en esa cuenta específica de Cloudbeds Guest Experience de la propiedad.

Las respuestas de los huéspedes se envían de vuelta a la misma dirección de correo electrónico “De” que recibieron (la dirección única de Cloudbeds Guest Experience de la propiedad). Esto garantiza que las respuestas se enruten únicamente a la cuenta correcta de la propiedad.

No. Las conversaciones de los huéspedes permanecen completamente separadas por propiedad. No existe intercambio automático ni consolidación de mensajes entre propiedades.

En esa configuración no estándar, todas las conversaciones se fusionarían en una sola cuenta. Esto no se recomienda. Cada propiedad debe usar su propia dirección de correo electrónico de Cloudbeds Guest Experience para mantener la comunicación correctamente separada.

Para mejorar la llegada a la bandeja de entrada en correos de Hotmail/Outlook, las propiedades deben seguir estas prácticas recomendadas:

Enviar desde un dominio autenticado

• Usa un dominio alojado por Cloudbeds (por ejemplo, noreply@yourhotel.com) como dirección de envío.
• Coloca la dirección de Hotmail en el campo Reply-To para que los huéspedes la vean al responder. 

Publicar registros de autenticación: Asegúrate de que los registros SPF, DKIM y DMARC estén configurados para evitar el filtrado como spam.

Mantener listas de correo limpias: Incluye solo contactos suscritos y elimina regularmente los rebotes permanentes o las direcciones inactivas.

Evitar contenido que active filtros de spam: Evita el uso de MAYÚSCULAS, lenguaje excesivamente promocional o acortadores de URL en los asuntos y en el cuerpo del mensaje.

Probar las campañas antes de enviarlas: Envía mensajes de prueba a cuentas de Hotmail/Outlook, Gmail y Apple Mail para verificar si llegan a la carpeta de correo no deseado.

Supervisar los registros de entrega: Revisa el Registro de entrega de correo electrónico para identificar rápidamente los mensajes marcados como spam o bloqueados.

Solución provisional opcional: Si no es posible una migración completa a un dominio de marca, envía correos desde ...@whistle.cloudbeds.com con la dirección de Hotmail en Reply-To.

Para configurarlo:

• Ve a Configuración de la empresa → pestaña Correo electrónico → Send-From = dominio autenticado → Reply-To = dirección de Hotmail → Guardar → Verificar la bandeja de entrada de Hotmail.

Estos pasos garantizan que los correos se envíen desde un dominio de confianza mientras los huéspedes pueden responder a su conocida dirección de Hotmail, lo que reduce la probabilidad de que los correos lleguen a la carpeta de correo no deseado.

No. Los correos enviados desde Cloudbeds Guest Experience se entregan usando el servicio de correo de Cloudbeds Guest Experience, ya sea desde un correo saliente personalizado verificado o desde la dirección de correo electrónico entrante de la propiedad. Debido a que estos mensajes se envían fuera de Gmail o Outlook, no aparecen automáticamente en tu bandeja de entrada ni en la carpeta Enviados. Solo los correos que llegan a la dirección de correo electrónico entrante de Cloudbeds Guest Experience se convierten en Chats de huéspedes.

Si quieres una copia de tus mensajes enviados en Gmail o Outlook, debes agregarte manualmente en CCO al responder en Cloudbeds Guest Experience.

Para centralizar las comunicaciones con los huéspedes en Cloudbeds Guest Experience, debes reenviar los correos desde el buzón habitual de tu propiedad (por ejemplo, Gmail, Outlook) a la dirección de correo electrónico entrante de Cloudbeds Guest Experience. Así es como puedes hacerlo:

1. Encuentra tu dirección de correo electrónico entrante de Cloudbeds Guest Experience: Inicia sesión en Cloudbeds Guest Experience, ve a Correo electrónico / Servicios de mensajería y copia el correo entrante (por ejemplo, property-123@inbound.whistle.cloudbeds.com).
2. Configura el reenvío de correos: En tu buzón habitual, crea una regla para reenviar todos o ciertos mensajes entrantes al correo entrante de Cloudbeds Guest Experience, y luego activa la regla.
3. Verifica el reenvío si es necesario: Algunos proveedores de correo electrónico pueden enviar un código o enlace de confirmación a Cloudbeds Guest Experience; sigue las instrucciones para completar la verificación.
4. Prueba la configuración: Envía un correo de prueba a la dirección principal de tu propiedad y confirma que aparezca en Cloudbeds Guest Experience como un Chat de huésped.

Ten en cuenta las limitaciones: Solo los correos que llegan a la dirección entrante de Cloudbeds Guest Experience aparecen en Guest Chat. Los filtros, las reglas de spam o los retrasos de tu proveedor de correo pueden afectar la entrega.

Esta configuración garantiza que todos los mensajes de los huéspedes de múltiples canales estén accesibles en una sola bandeja de entrada unificada dentro de Cloudbeds Guest Experience, lo que ayuda a tu equipo a responder con rapidez y mantenerse organizado.