Este reporte resulta crucial para las actividades de cada día. Es probable que lo genere 2 o 3 veces al día. Ello le permitirá asegurarse que:
- No se registre la salida de huéspedes con saldo pendiente
- Se ajusten las cancelaciones y ausencias (No Show)
- No se registre la llegada de huéspedes sin pagos realizados o sin el debido formulario de pago
1. Seleccione el reporte de Saldos
- Inicie sesión en su cuenta myfrontdesk y seleccione la pestaña Reportes.
- Haga clic en Reportes de actividad diaria.
- Haga clic en Saldos.
2. Aplique los filtros
Para generar el informe, aplique los siguientes filtros:
- Filtre la información por número de la reserva.
- Seleccione el tipo de saldo.
- Saldos positivos = los huéspedes deben dinero al alojamiento
- Saldos negativos = los huéspedes pagaron de más o han pagado por cargos futuros
- Saldo cero = los huéspedes ya realizaron el pago y el saldo pendiente es cero - La opción de transacciones futuras le permite filtrar sólo reservas pasadas y presentes, excluyendo futuras reservas.
- Estado de la reserva le permite ver sólo las reservas con el estado seleccionado.
- Fuente de reservas le permite filtrar las reservas por cada fuente.
- Fecha de llegada: le permite filtrar las reservas por fecha de llegada.
- Fecha de salida: le permite mostrar las reservas por fecha de salida.
- También puede enviar el reporte por correo electrónico o exportarlo a formato PDF o XLS (Excel).
- Haga clic en APLICAR para generar el reporte.
Cómo filtrar por reservas que ya registraron su salida
Esta lista debería estar siempre vacía: si hay huéspedes que registraron su salida sin haber pagado por su estadía, se debe reclamar el pago o (en el peor de los casos) ajustar el revenue.
3. Cómo usar el reporte de saldos
Después de aplicar los filtros, se incluye la siguiente información en el reporte:
- Número de cuenta o número de reserva
- Nombre del huésped
- Apellido del huésped
- Fecha de la reserva
- Fecha de llegada
- Fecha de salida
- Tarjeta de crédito registrada en la reserva (si se realizó un pago, verá el tipo de tarjeta de crédito usada)
- Estado de la reserva (hospedado, No Show, checked-out y demás)
- Fuente u origen de la reserva
- Total de la reserva (el precio total de la reserva)
- Pagos
- Saldo
-El saldo negativo se marca en color rojo = el huésped ha pagado demasiado o ha pagado por cargos futuros
-El saldo por vencer o positivo se marca en color negro = el huésped le debe dinero a la propiedad - Notas adjuntas a la reserva
- Total de las reservas (sólo en esa página)
Total de las reservas (todas las páginas)
Después de generar el reporte, puede ordenarlo a su gusto haciendo clic en el icono de dos flechas situado en cada una de las hileras.
También puede acceder directamente a cada reserva haciendo clic en el número de reserva correspondiente.
Preguntas frecuentes
El reporte de saldos no incluye el estado de las reservas. Sólo compara la cantidad de créditos y débitos de cada reserva.
Por lo general, luego de cancelarse una reserva, se indica que no se ha realizado el pago, por lo que aún tiene balance pendiente. Algunos puntos importantes a considerar son:
- el saldo pendiente no se elimina (vuelve a cero) al cancelarse una reserva
- es un comportamiento conocido y aceptable del sistema. En este caso, puesto que no se aplicó la tarifa, el saldo no requiere de ajustes
- por favor, no aplique ajustes al saldo pendiente, sino que use los filtros para excluir del reporte las reservas canceladas:
Para aplicar una tarifa de cancelación a las reservas, véase el siguiente artículo: Revenue de habitación - Cómo agregar y configurarlo.
