Plataforma del huésped - Configura el check-in digital para huéspedes

La Plataforma del huésped ahora tiene una sección dedicada para configurar el proceso electrónico de check-in digital para los huéspedes. Esta guía explica la configuración y las funciones del check-in digital.

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Lo que debes saber antes de empezar

  • Los huéspedes deben acercarse a la recepción para recibir las llaves físicas. El check-in digital obtiene toda la información necesaria de antemano para realizar el check-in.
  • Las propiedades deben cambiar manualmente el estado de los huéspedes a Hospedado en el PMS de Cloudbeds.
  • Los huéspedes pueden volver a realizar el proceso de check-in, de no haberlo completado.
  • El proceso dejará de estar disponible cuando se cambia el estado del huésped a Hospedado en el PMS de Cloudbeds.
  • Los huéspedes pueden ver el número de habitaciones que han reservado en el Resumen de la reserva.
  • Reservas múltiples:
    • Los huéspedes con reservas múltiples verán cada una de manera dinámica en la página principal de la Plataforma del huésped.
    • Cuando se hace clic en una reserva, se inicia el proceso de check-in para esa reserva específica.
    • Los mensajes enviados a este tipo de reservas dirigen a los huéspedes al mismo destino para agilizar la comunicación.

Cómo configurar el proceso de check-in digital

Accede a la configuración del check-in digital
  1. Haz clic en la sección Empresa.
  2. Haz clic en Plataforma del huésped.
  3. Selecciona la Plataforma del huésped que vas a configurar o crea una nueva.
  1. Abre la página de Check-in digital en el menú de Configuración a la izquierda.
Paso 1. Configura las secciones del check-in digital

En la sección de Check-in digital encontrarás las secciones a incluir en la Plataforma del huésped. Estas secciones son los pasos que los huéspedes deben seguir en la aplicación para completar el proceso de check-in digital.

  1. Información del huésped principal
  2. Huéspedes adicionales
  3. Acuerdo de registro
  4. Identificación personal
  5. Identificación con foto
  6. Paso de pago
  7. Confirmación

Opciones de configuración

Configura cada sección según los siguientes ajustes:

  1. Agrega una Descripción de cada paso para tus huéspedes.
  2. Si los necesitas, puedes agregar más campos.
  3. Habilita o deshabilita los campos que los huéspedes verán en la aplicación.
  4. Indica si los campos son obligatorios marcando la casilla Obligatorio.
  5. Verás una vista previa de cómo se verá esta sección en la aplicación.
  6. Haz clic en Guardar para mantener los cambios.
1. Información del huésped principal 
  • La información que los huéspedes agreguen o editen aquí se verá reflejada en el PMS de Cloudbeds.
  • Las casillas de nombre, apellido y correo electrónico son requisitos obligatorios.
  • Las solicitudes de último minuto se agregan a las Notas de la reserva.
  • Los campos del huésped principal se rellenan con los campos personalizados en el PMS de Cloudbeds. Recuerda que no se pueden agregar nuevos campos en Whistle.
2. Huéspedes adicionales

Al igual que en la información del huésped principal, la información de los huéspedes adicionales se rellena en el PMS de Cloudbeds. Los campos obligatorios son nombre, apellido y correo electrónico.

  • Solo se puede agregar el número de huéspedes adicionales que coincidan con la reserva.
  • Los huéspedes secundarios solo pueden ver y actualizar su información.
3. Acuerdo de registro 

Puedes seleccionar los Registros digitales a incluir en el proceso del check-in digital. Para más información sobre cómo configurar Registros digitales, haz clic aquí.

4. Identificación personal 

Puedes elegir si los huéspedes deben tomarse una foto para completar el proceso de check-in.

Las fotos que se toman los huéspedes (o selfies) se guardan en el PMS de Cloudbeds, en Documentos del huésped y en Documentos de la reserva.

5. Identificación con foto

Puedes elegir si los huéspedes deben tomar una foto de su documento (como licencia de conducción o pasaporte).

Las imágenes se guardan en el PMS de Cloudbeds, en Documentos del huésped y Documentos de la reserva.

6. Paso de pago

Si usas Cloudbeds Payments, puedes permitir a tus huéspedes agregar una tarjeta de crédito a su reserva.

Recuerda que esto es sólo para obtener los datos de la tarjeta de crédito de los huéspedes, y no para procesar pagos.

6.1 Cómo añadir excepciones al paso de pago

El proceso de check-in digital te brinda la flexibilidad de agregar excepciones al paso de pago

Por lo general, los huéspedes pasan por el proceso habitual de pago a menos que cumplan cierto criterio de excepción. Por ejemplo, el paso de pago puede ser obligatorio para todos los huéspedes, pero ser opcional o estar oculto para los huéspedes de Airbnb. Veamos cómo agregar excepciones.

Al crear el proceso de check-in digital:

  1. En el paso de pago, haz clic en Añadir nueva excepción de pago.
  1. Escribe el nombre de la excepción.
  2. Selecciona el nombre del campo que será la información base para determinar si el huésped cumple con el criterio de la excepción.
  3. Selecciona la condición de esta excepción.
  4. Escribe el valor.
  5. Selecciona si en ese caso el paso de pago será:
    1. Obligatorio
    2. Opcional
    3. Escondido
  6. Haz clic en Guardar.

En el siguiente ejemplo, el nombre de la fuente (Airbnb) es el criterio de la excepción. La condición es que coincida exactamente con el valor escrito (Airbnb). En dado caso, el paso del pago estará oculto.

7. Confirmación

Puedes modificar la imagen y el mensaje que verán los huéspedes al completar el proceso de check-in.

Paso 2. Configura el botón de check-in en la página de inicio

En la configuración de la Página principal, debes configurar cuándo la opción de iniciar el proceso de check-in será visible a tus huéspedes, dependiendo de tus preferencias de la fecha de llegada.

En la Plataforma del huésped:

  1. Selecciona Página principal.
  2. Activa la opción de Check-in.
  3. Selecciona cuándo los huéspedes podrán acceder al proceso de check-in.

Las opciones incluyen:

  • Llega hoy
  • Día antes de la llegada
  • X días antes de la llegada (puedes añadir el número de días)

La opción de iniciar el proceso de check-in sólo será visible a los huéspedes autenticados en el período de tiempo especificado.

  • Si el huésped no está autenticado, no verá la opción de iniciar el proceso.
  • Si está autenticado, pero no cumple el período de tiempo especificado, el botón se verá de color gris con el siguiente mensaje.

Este componente también muestra la lista de reservas para los huéspedes que tienen más de una reserva al mismo tiempo.

La configuración del check-in digital está lista.

Información adicional

Cómo identificar cuando el huésped ha completado el proceso de check-in digital
En una conversación

Se mostrará una notificación en la actividad de conversación cuando el huésped completa el proceso previo al check-in.

En el estado de la reserva

En la sección de reservas de Whistle for Cloudbeds, verás una columna de Check-in. Si el huésped ha completado el proceso de check-in, indicará que ha sido completado 1/1.

En el panel principal del PMS de Cloudbeds

El panel principal del PMS de Cloudbeds muestra los siguientes iconos del estado del check-in:

  • Verde: el huésped ha completado el proceso de check-in.
  • Amarillo: el huésped ha realizado parte del proceso.
Cómo configurar el activador del check-in digital en los mensajes automatizados

Está disponible un evento de check-in digital en los mensajes automatizados que envía un mensaje o genera una acción cuando el huésped completa el proceso de check-in.

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