La página de la aplicación para huéspedes ahora cuenta con una sección dedicada de Check-In Digital para configurar un proceso de check-in digital electrónico para los huéspedes. Esta guía te guiará a través de la configuración y funcionalidades de la función de check-in digital.
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Cosas a tener en cuenta antes de comenzar
- Los huéspedes aún deberán visitar la Recepción para la emisión de llaves físicas. El check-in digital recopilará con anticipación toda la información necesaria para el check-in.
- Las Propiedades deben seguir marcando a los huéspedes como registrados dentro del PMS de Cloudbeds si no utilizas la función de Limpieza para habilitar el check-in automático.
- Los huéspedes pueden volver a iniciar el flujo de check-in si está incompleto.
- El flujo se vuelve no disponible después de que un huésped es marcado como registrado en el PMS de Cloudbeds.
- Los huéspedes ven el número total de alojamientos en la vista de Resumen de Reservas.
-
Reservas múltiples:
- Los huéspedes con reservas múltiples verán cada una mostrada dinámicamente en la página principal de la aplicación para huéspedes al acceder.
- Hacer clic en una reserva inicia el flujo de check-in para esa reserva específica.
- La mensajería de múltiples reservas envía a los huéspedes al mismo destino para una comunicación simplificada.
Configurar el flujo de check-in digital
- Accede a la Configuración de Check-in Digital
- Paso 1 - Configurar los pasos de check-in
- Paso 2 - Configurar el botón de check-in en la página de inicio
- Paso 3 - Configurar el check-in automático
- Información Adicional
Acceder a la Configuración de Check-in Digital
html
- Ir a la página de la Empresa
- Abrir la sección de la aplicación para huéspedes
- Hacer clic en la aplicación para huéspedes a configurar o
añadir una nueva
- Abrir la configuración de Check-in Digital en el menú de configuración del lado izquierdo:
Paso 1- Establecer los pasos de check-in
En la página de Check-in Digital, encontrarás los pasos para incluir en la Aplicación para Huéspedes. Estas secciones son los pasos que un huésped seguirá en la aplicación para completar el flujo de check-in digital electrónico.
- Detalles del huésped principal
- Huéspedes adicionales
- Acuerdo de registro
- Verificación de identidad
- Ventas adicionales
- Paso de pago
- Confirmación
Opciones de Configuración
Configurar cada sección de acuerdo a la configuración a continuación:
- Descripción del paso para tu huésped
- Añadir más campos requeridos, si se desea
- Activar/desactivar el campo mostrado en la aplicación
- Indicar si este es un campo obligatorio marcando la casilla requerido.
- Marcar la opción de vista previa para ver cómo se verá la sección en la aplicación
- Añadir traducciones a tu página de Check-In Digital
- Siempre hacer clic en guardar para todas las actualizaciones.
Consulta a continuación para obtener más información sobre cada paso a añadir.
1 - Detalles del huésped principal
- La información que los huéspedes añaden o editan aquí se actualizará/reflejará en Cloudbeds PMS.
- Nombre, Apellido, Correo electrónico serán requisitos obligatorios.
- Las Solicitudes de Último Minuto se actualizan en Notas de Reserva.
- Los campos del huésped principal se extraen de las casillas personalizadas en Cloudbeds PMS; no se pueden añadir nuevos campos dentro de Whistle.
2 - Huéspedes adicionales
Similar a los detalles del huésped principal, la información de los huéspedes adicionales se actualiza en Cloudbeds PMS. Los campos obligatorios incluyen Nombre, Apellido y Correo electrónico.
- Solo se pueden añadir el número de huéspedes adicionales que coincida con la reserva.
- Los huéspedes secundarios solo pueden ver/actualizar sus detalles.
3 - Acuerdo de Registro
Puedes seleccionar qué Registros Digitales incluir en el flujo de registro digital. Para aprender cómo configurar los Registros Digitales, haz clic aquí.
4 - Verificación de Identidad
Puedes verificar la identidad y documentos de tus huéspedes con dos opciones: Automática o manual.
Automática Manual
- Usando biometría y bases de datos de documentos, Stripe analiza las selfies y documentos de los huéspedes para determinar su validez o marcarlos como fraudulentos.
- Este es un método de pago y los costos por verificación se debitarán en tu sistema de caja de crédito. Una vez que habilites esta opción, se te pedirá que aceptes los términos de precio por verificación.
- La verificación se suspende si alcanzas -20 créditos; se reanuda cuando aumentas los créditos a una cantidad positiva en la caja de crédito.
- Puedes usar un modo de prueba para pruebas internas, si deseas probar el flujo sin incurrir en costos:
Si optas por la verificación manual, puedes elegir si los huéspedes deben tomar una auto identificación y/o imágenes de su documento (por ejemplo, Licencia de Conducir, Pasaporte).
- La propiedad es responsable de verificar los documentos.
- Las imágenes se almacenan en Cloudbeds PMS en Documentos de Huéspedes y Documentos de Reserva.
Una vez que los huéspedes alcancen el paso de verificación de identidad, tienen que:
- Aceptar las condiciones de verificación de Stripe
- Tomar una foto de su documento
- Hacerse un selfie
- Enviar la verificación.
- Si la verificación de un huésped falla, se le permitirán un máximo de dos (2) intentos. Cada intento se cobrará de la caja de crédito.
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Los detalles de la reserva mostrarán ✅ verificado o ⚠️ error, junto con la razón del error.
Encuentra los códigos de error y su significado a continuación:
- abandoned - El usuario comenzó la verificación pero no la envió.
- consent_declined - El usuario rechazó ser verificado por Stripe. Consulta con tu asesor legal para ver si tienes la obligación de ofrecer un medio alternativo, no biométrico, para verificar, como a través de una revisión manual.
- country_not_supported - Stripe no verifica usuarios del país proporcionado.
- device_not_supported - El dispositivo del usuario no tenía cámara o rechazó otorgar permiso a Stripe para acceder a ella.
- document_expired - El documento de identidad proporcionado ha caducado.
- document_type_not_supported - El documento de identidad proporcionado no es uno de los tipos de documento permitidos en la sesión.
- document_unverified_other - Stripe no pudo verificar el documento de identidad proporcionado. Consulta la lista de tipos de documento admitidos.
- id_number_insufficient_document_data - El documento proporcionado no contenía suficientes datos para hacer coincidir con el número de identificación.
- id_number_mismatch - La información proporcionada no pudo ser contrastada con las bases de datos globales.
- id_number_unverified_other - La información proporcionada no pudo ser verificada. Consulta la lista de números de identificación admitidos.
- selfie_document_missing_photo - El documento de identidad proporcionado no contenía una foto de un rostro.
- selfie_face_mismatch - La imagen del rostro capturada no coincidía con el rostro del documento.
- selfie_manipulated - La imagen del rostro capturada fue manipulada.
- selfie_unverified_other - Stripe no pudo verificar el selfie proporcionado.
- under_supported_age - Stripe no verifica usuarios menores de edad legal.
5 - Ventas adicionales
Puedes habilitar Ventas adicionales para mostrar productos y servicios en la Aplicación para Huéspedes durante el flujo de llegada.
El huésped puede omitir este paso, la compra no es obligatoria.
Todas las configuraciones de Ventas adicionales se realizan directamente en la función de Ventas adicionales.
6- Paso de pago
Si tienes Pagos de Cloudbeds, puedes optar por permitir a los huéspedes añadir una tarjeta de crédito a su reserva.
Esto es solo para la recopilación de tarjetas de crédito, no para el procesamiento de pagos.
Añadir excepciones al paso de pago
En el flujo de check-in digital, tienes la flexibilidad de añadir excepciones al paso de pago.
Normalmente, todos los huéspedes pasan por el proceso de pago regular a menos que cumplan ciertos criterios de excepción. Por ejemplo, el paso de pago puede ser obligatorio para todos los huéspedes, pero ser opcional o estar oculto solo para los huéspedes de Airbnb. Consulta a continuación cómo añadir excepciones:
Mientras creas el flujo de check-in digital,
- En el paso de pago, haz clic en Añadir nuevas excepciones
- Crear el nombre de la excepción
- Seleccionar el nombre del campo que será la información base para saber si el huésped cumple con ese criterio
- Seleccionar la condición de esta excepción
- Escribir el valor
- Seleccionar si en ese caso el paso de pago será:
- Requerido
- Opcional
- Oculto
- Guardar
En este ejemplo, el nombre de la fuente (Airbnb) es el criterio de coincidencia; la condición es si coincide exactamente con el valor escrito (Airbnb). En ese caso, el paso de pago debería estar "oculto".
6 - Confirmación
Puedes configurar la imagen y el mensaje que los huéspedes ven al completar el flujo de llegada.
Paso 2 - Configurar el botón de check-in en la página de inicio
En la configuración de la página de inicio, es necesario establecer cuándo el botón de Check-In será visible para los huéspedes según las preferencias de la fecha de llegada.
En la página de la aplicación para huéspedes,
- Abrir las secciones de la página de inicio
- Habilitar el botón de check-in
- Seleccionar cuándo el botón será visible para los huéspedes
Las opciones incluyen:
- Día de llegada
- Día antes de la llegada
- X días antes de la llegada (insertar número de días)
El botón de Check-In se mostrará únicamente para los huéspedes autenticados dentro de la ventana especificada.
- Si no están autenticados, el botón no se mostrará.
- Si están autenticados pero fuera de la ventana, el botón aparecerá en gris con un mensaje correspondiente.
El componente también muestra una lista de reservas para huéspedes con más de una reserva activa.
Paso 3 - Configurar el check-in automático
Dentro del flujo de Check-In Digital, hay una opción para hacer el check-in automático de los huéspedes en Cloudbeds PMS si utilizas la función de Housekeeping. Sigue los pasos a continuación para habilitarlo:
En las opciones de las secciones de la Página de Inicio,
- Activar el interruptor para marcar al huésped como registrado al completar el Check-In Digital y seleccionar la opción de check-in que prefieras:
- Habilita esta opción si deseas permitir al huésped registrarse tan pronto como la habitación esté lista en la fecha de llegada, o
- Habilita esta opción si deseas permitir al huésped registrarse tan pronto como la habitación esté lista, pero no antes de cierta hora (am/pm).
También puedes añadir un mensaje automatizado para enviar un mensaje al huésped informándole que el flujo de check-in está completo y que se registrará tan pronto como la habitación esté lista.
Información Adicional
Identificar cuándo el huésped ha completado el check-in digital
En una conversación: Se mostrará una notificación en la actividad de la conversación cuando el huésped haya completado los pasos previos al check-in: En el Estado de la Reserva: En la página de reservas de Whistle for Cloudbeds, se añadirá una columna para Check-in. Si un huésped completó el flujo de check-in, indicará 1/1 completado.
En el Panel Principal de Cloudbeds PMS: El panel principal de Cloudbeds PMS mostrará los siguientes íconos de estado de check-in:
- Verde - check-in digital completo
- Amarillo - parcialmente completado.
Configurar el disparador de Check-In Digital en Mensajes Automatizados
Un evento de check-in digital está disponible en los mensajes automatizados para activar un mensaje y/o acción cuando el huésped haya completado el flujo de check-in.
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