La página del Portal del Huésped incluye una sección específica de check-in digital para configurar un proceso de check-in electrónico para los huéspedes. Esta guía te explicará la configuración y las funcionalidades de la función de check-in digital.
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Aspectos a tener en cuenta antes de empezar
- Los huéspedes seguirán teniendo que ir a recepción para la entrega de llaves físicas. El check-in digital recoge por adelantado toda la información necesaria para el check-in.
- Las propiedades deben seguir marcando a los huéspedes como registrados (check-in) dentro de Cloudbeds PMS si no usan la función de Limpieza para habilitar el check-in automático.
- Los huéspedes pueden retomar el flujo de check-in si lo dejaron incompleto.
- El flujo se vuelve no disponible después de marcar al huésped como con check-in realizado en Cloudbeds PMS.
- Los huéspedes ven el número total de alojamientos en la vista de resumen de reservación.
-
Reservaciones múltiples:
- Los huéspedes con varias reservaciones verán cada una de ellas de forma dinámica en la página principal del Portal del Huésped.
- Al hacer clic en una reservación, se inicia el flujo de check-in para esa reservación específica.
- Los mensajes para reservaciones múltiples envían a los huéspedes al mismo destino para una comunicación simplificada.
Configurar el flujo de check-in digital
- Acceder a la configuración del check-in digital
- Paso 1 – Configurar los pasos de check-in
- Paso 2 – Configurar el botón de check-in en la página de inicio
- Paso 3 – Configurar el check-in automático
- Información adicional
Acceder a la configuración del check-in digital
- Ve a la página de Configuración de la empresa
- Abre la sección del Portal del Huésped
- Haz clic en el Portal del Huésped que quieras configurar o
crea uno nuevo
- Abre la configuración de check-in digital en el menú de configuración del lado izquierdo:
Paso 1 – Configurar los pasos de check-in
En la página de check-in digital encontrarás pasos que puedes incluir en el Portal del Huésped. Estas secciones son los pasos que el huésped seguirá en la aplicación para completar el flujo de check-in digital.
- Datos del huésped principal
- Huéspedes adicionales
- Acuerdo de registro
- Verificación de identidad
- Ventas adicionales (Upsells)
- Paso de pago
- Confirmación
Opciones de configuración
Configura cada sección según los siguientes ajustes:
- Descripción del paso para el huésped
- Añadir más campos obligatorios, si lo deseas
- Activar o desactivar el campo que se mostrará en la aplicación
- Indicar si se trata de un campo obligatorio marcando la casilla requerido.
- Activar la opción de vista previa para ver cómo se mostrará la sección en la aplicación.
- Añadir traducciones a la página de check-in digital
- Siempre haz clic en guardar para aplicar las actualizaciones.
A continuación encontrarás más información sobre cada paso que se puede añadir.
1 – Datos del huésped principal
- La información que los huéspedes añadan o editen aquí se actualizará y se reflejará en Cloudbeds PMS.
- Nombre, apellido y correo electrónico serán requisitos obligatorios.
- Las solicitudes de último minuto se actualizan en las notas de la reservación.
- Los campos del huésped principal se toman de los campos personalizados en Cloudbeds PMS; no se pueden añadir campos nuevos desde Cloudbeds Guest Experience.
2 – Huéspedes adicionales
De forma similar a los datos del huésped principal, la información de los huéspedes adicionales se actualiza en Cloudbeds PMS. Los campos obligatorios incluyen nombre, apellido y correo electrónico.
- Solo se puede añadir el número de huéspedes adicionales que coincida con la ocupación de la reservación.
- Los huéspedes secundarios solo pueden ver y actualizar sus propios datos.
Las Propiedades que utilizan Experiencia del huésped (GX) en países con requisitos gubernamentales de informes de huéspedes pueden recopilar la información requerida directamente durante el flujo de llegada digital. Esto permite a los huéspedes proporcionar datos obligatorios antes de su llegada.
Para más detalles sobre la disponibilidad, el comportamiento de aplicación y la configuración, consulta Requisitos de los huéspedes en la llegada digital.
3 – Acuerdo de registro
Puedes seleccionar qué registros digitales quieres incluir en el flujo de check-in digital y hacer que sean campos obligatorios para completar el check-in.
Para aprender a configurar los registros digitales (documentos que se envían a tus huéspedes por enlace para recopilar sus firmas digitales), haz clic aquí.
4 – Verificación de identidad
Puedes elegir verificar la identidad y los documentos de tus huéspedes con dos opciones: automática o manual.
Si no necesitas verificar la identidad para ciertas fuentes (como Airbnb, que ya verifica la identidad del huésped en su sitio), puedes añadir esa fuente al cuadro de excepciones para que los huéspedes omitan este paso:
AutomáticaManual
La verificación de identidad automática (IDV) se realiza mediante la integración con Stripe Identity.
- Usando biometría y bases de datos de documentos, Stripe analiza las selfies y los documentos del huésped para determinar si son válidos o fraudulentos.
- Es un método de pago por uso y los costos por verificación se descuentan de tu sistema de créditos. Cuando habilitas esta opción, debes aceptar las condiciones de precios por verificación.
- La verificación se suspende si alcanzas -20 créditos; se reanuda cuando vuelves a tener un saldo positivo en el sistema de créditos.
- Puedes usar un modo de prueba para pruebas internas, si quieres ensayar el flujo sin generar costos:
-
Si eliges la verificación manual, puedes definir si los huéspedes deben tomar una foto de sí mismos y/o imágenes de su documento (por ejemplo, licencia de conducir o pasaporte).
- La propiedad es responsable de verificar los documentos.
- Las imágenes se guardan en Cloudbeds PMS en documentos del huésped y documentos de la reservación.
Cuando los huéspedes llegan al paso de verificación de identidad, deben:
- Aceptar las condiciones de verificación de Stripe
- Tomar una foto de su documento
- Tomar una selfie
- Enviar la verificación.
- Si falla la verificación de un huésped, se permiten como máximo dos (2) reintentos. Cada intento se descontará del sistema de créditos.
.
El intento de verificación de identidad del huésped aparece en la barra lateral derecha y en el perfil del huésped en Cloudbeds Guest Experience.
Los detalles de la reservación mostrarán ✅ verificado o ⚠️ error, junto con el motivo del error.
A continuación encontrarás los códigos de error y su significado:
-
abandoned– El usuario inició la verificación, pero no la envió. -
consent_declined– El usuario rechazó ser verificado por Stripe. Consulta con tu equipo legal si debes ofrecer un método alternativo no biométrico, como una revisión manual. -
country_not_supported– Stripe no puede verificar usuarios del país proporcionado. -
device_not_supported– El dispositivo del usuario no tiene cámara o el usuario no permitió a Stripe usarla. -
document_expired– El documento de identidad proporcionado está vencido. -
document_type_not_supported– El documento de identidad no corresponde a uno de los tipos permitidos en la sesión. -
document_unverified_other– Stripe no pudo verificar el documento de identidad proporcionado. -
id_number_insufficient_document_data– El documento proporcionado no contiene suficientes datos para comparar con el número de identificación. -
id_number_mismatch– La información proporcionada no coincide con las bases de datos globales. -
id_number_unverified_other– La información proporcionada no pudo verificarse. -
selfie_document_missing_photo– El documento de identidad no tiene foto de rostro. -
selfie_face_mismatch– La imagen del rostro capturada no coincide con la foto del documento. -
selfie_manipulated– La imagen del rostro capturada fue manipulada. -
selfie_unverified_other– Stripe no pudo verificar la selfie proporcionada. -
under_supported_age– Stripe no verifica usuarios menores de edad según la normativa.
5 – Ventas adicionales (Upsells)
Puedes habilitar Upsells para mostrar productos y servicios en el Portal del Huésped durante el flujo de check-in.
El huésped puede omitir este paso; no es obligatorio comprar.
Toda la configuración de Upsells se gestiona directamente en la función de Upsells.
6 – Paso de pago
Si tienes Cloudbeds Payments, puedes permitir que los huéspedes añadan una tarjeta de crédito a su reservación.
Esto es solo para almacenar la tarjeta de crédito, no para procesar pagos.
Añadir excepciones al paso de pago
En el flujo de check-in digital, tienes la flexibilidad de añadir excepciones al paso de pago. En general, todos los huéspedes pasan por el proceso de pago estándar, a menos que cumplan con ciertos criterios de excepción. Por ejemplo:
- El paso de pago puede ser obligatorio para todos los huéspedes, pero opcional u oculto para huéspedes de Airbnb.
- También puedes requerir pagos para reservaciones de Hotel Collect, pero no para Channel Collect. A continuación se explica cómo añadir excepciones:
Al crear el flujo de check-in digital,
- En el paso de pago, haz clic en Añadir nuevas excepciones
- Crea el nombre de la excepción
- Selecciona el nombre del campo que será la base para determinar si el huésped cumple con ese criterio
- Selecciona la condición de la excepción
- Escribe el valor
- Elige si, en ese caso, el paso de pago será:
- Obligatorio
- Opcional
- Oculto
- Guardar
En este ejemplo, el nombre de la fuente (Airbnb) es el criterio de coincidencia; la condición es que coincida exactamente con el valor escrito (Airbnb). En ese caso, el paso de pago se debe “ocultar”.
7 – Confirmación
Puedes configurar la imagen y el mensaje que los huéspedes verán al completar el flujo de check-in.
Paso 2 – Configurar el botón de check-in en la página de inicio
En la configuración de la página de inicio, debes definir cuándo el botón de check-in será visible para los huéspedes, según las preferencias de fecha de llegada.
En la página del Portal del Huésped,
- Abre las secciones de la página de inicio
- Activa el botón de check-in
- Selecciona cuándo será visible el botón para los huéspedes
Las opciones incluyen:
- Día de llegada
- Día anterior a la llegada
- X días antes de la llegada (indica el número de días)
El botón de check-in se mostrará únicamente para huéspedes autenticados dentro de la ventana de tiempo especificada.
- Si el huésped no está autenticado, el botón no se muestra.
- Si está autenticado pero fuera de la ventana de tiempo, el botón aparecerá en gris con un mensaje correspondiente.
El componente también muestra una lista de reservaciones para huéspedes con más de una reservación activa.
Paso 3 – Configurar el check-in automático
Dentro del flujo de check-in digital, existe una opción para marcar automáticamente a los huéspedes con check-in realizado en Cloudbeds PMS si utilizas la función de limpieza (Housekeeping). Sigue los pasos a continuación para activarla:
En las opciones de las secciones de la página de inicio,
- Activa el interruptor para marcar al huésped con check-in al completar el check-in digital y selecciona la opción de check-in que prefieras:
- Activa esta opción si quieres permitir que el huésped haga check-in tan pronto como la habitación esté lista en la fecha de llegada; o
- Activa esta opción si quieres permitir que el huésped haga check-in tan pronto como la habitación esté lista, pero no antes de una hora específica (am/pm).
También puedes añadir un mensaje automatizado para informar al huésped que el flujo de check-in está completo y que se registrará su check-in en cuanto la habitación esté lista.
Información adicional
Identificar cuándo el huésped ha completado el check-in digital
En una conversación: se mostrará una notificación en la actividad de la conversación cuando el huésped haya completado los pasos de pre check-in: En el estado de la reservación: en la página de reservaciones de Cloudbeds Guest Experience, se añadirá una columna para el check-in. Si el huésped completó el flujo de check-in, se mostrará 1/1 hecho.
En el panel de Cloudbeds PMS: el panel de Cloudbeds PMS mostrará los siguientes iconos de estado de check-in:
- Verde: check-in digital completo
- Amarillo: completado parcialmente
Configurar el disparador de check-in digital en mensajes automatizados
Existe un evento de check-in digital en los mensajes automatizados, que puedes usar para enviar un mensaje y/o ejecutar una acción cuando el huésped termine el flujo de check-in.
Cómo el check-in digital actualiza el estado de la reservación en Cloudbeds
Cuando tu propiedad utiliza el flujo de check-in digital de Cloudbeds, el PMS puede actualizar automáticamente el estado de la reservación según el estado de limpieza de la habitación y la configuración de check-in automático.
- Check-in automático → el estado cambia a “En casa (In-House)”.
- La reservación cambiará automáticamente a En casa (In-House) solo cuando se cumplan todas estas condiciones:
- La fecha de llegada es hoy
- La habitación está marcada como desocupada y limpia (Vacant & Clean) en el módulo de limpieza
- La estancia anterior en esa habitación ya está con check-out realizado
- La propiedad está usando el módulo de Cloudbeds Housekeeping
- El check-in automático está activado en la configuración del check-in digital
Si alguna condición no se cumple, el huésped puede completar el check-in digital, pero el estado de la reservación no se actualizará automáticamente. En ese caso, el personal debe actualizar el estado manualmente.
Cómo el self check-out digital actualiza el estado de la reservación
Cuando un huésped completa el flujo de self check-out digital, Cloudbeds actualiza automáticamente el estado de la reservación a “Con check-out realizado”.
- Este cambio de estado también activa cualquier automatización configurada para el evento “check-out realizado” (como mensajes posteriores a la estancia o encuestas).
- No existe dependencia de limpieza para que se actualice el estado de self check-out.
- Cuando el estado de la reservación cambia automáticamente a En casa (In-House) o con check-out realizado, Cloudbeds Automations dispara los mensajes o tareas configuradas para esos tipos de evento.
- Si el self check-out digital no actualizó el estado a “con check-out realizado”, verifica que el huésped haya completado todo el flujo de check-out. Si lo hizo y el estado sigue sin actualizarse, cambia el estado manualmente en el PMS.
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