| Objetivo | Configurar y comprender la experiencia de check-in digital en el Portal del huésped, incluida la forma en que los huéspedes pueden escanear un documento de identidad para completar sus datos. |
| Ideal para | Propietarios, administradores, gerentes y equipos de recepción que utilizan Experiencia del huésped de Cloudbeds. |
| Úsalo cuando | Estés configurando el check-in digital o necesites comprender el flujo de auto check-in del huésped y la experiencia de escaneo de documentos. |
| Requisitos | Experiencia del huésped de Cloudbeds y la función Check-in digital en el Portal del huésped. |
| Resultado esperado | Los huéspedes pueden completar el check-in digital y, al ingresar los datos de identidad, escanear un documento compatible para que los campos disponibles se completen automáticamente y puedan revisarlos. |
| Limitaciones | El escaneo de documentos completa la información del huésped, pero no reemplaza el paso independiente de Verificación de identidad. Los huéspedes deben revisar y corregir cualquier información marcada antes de continuar. |
La página Portal del huésped cuenta con una sección específica de Check-in digital para configurar un proceso electrónico de check-in digital para los huéspedes. Esta guía te mostrará las configuraciones y funcionalidades de la función de check-in digital.
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Aspectos que debes tener en cuenta antes de comenzar
- Los huéspedes todavía deberán acudir a la recepción para recibir las llaves físicas. El check-in digital recopilará con anticipación toda la información necesaria para el check-in.
-
Las propiedades deben seguir marcando a los huéspedes como registrados en Cloudbeds PMS si no utilizan la función
Limpiezapara activar el
check-in automático.
- Los huéspedes pueden volver al flujo de check-in si no lo completaron.
- El flujo deja de estar disponible después de que un huésped sea marcado como registrado en Cloudbeds PMS.
- Los huéspedes ven el número total de alojamientos en la vista Resumen de la reserva.
- El escáner de documentos está disponible para propiedades que tienen Experiencia del huésped de Cloudbeds y utilizan la función Check-in digital en el Portal del huésped.
- El escaneo de documentos ayuda a los huéspedes a ingresar información de identidad, pero es independiente de la Verificación de identidad. Si la Verificación de identidad está incluida en el flujo, los huéspedes deberán completar igualmente ese paso.
-
Varias reservas:
- Los huéspedes con varias reservas verán cada una de ellas de forma dinámica en la página principal del Portal del huésped al acceder.
- Al hacer clic en una reserva, se inicia el flujo de check-in para esa reserva específica.
- La mensajería para varias reservas dirige a los huéspedes al mismo destino para simplificar la comunicación.
Configurar el flujo de Check-in digital
- Acceder a la configuración del Check-in digital
- Paso 1: Configurar los pasos del check-in
- Paso 2: Configurar el botón de check-in en la página de inicio
- Paso 3: Configurar el check-in automático
- Información adicional
Acceder a la configuración del Check-in digital
- Ve a la página Configuración de la empresa
.
- Abre la sección Portal del huésped.
- Haz clic en el Portal del huésped que quieres configurar o
crea uno nuevo.
- Abre la configuración de Check-in digital en el menú de configuración del lado izquierdo:
Paso 1: Configurar los pasos del check-in
En la página Check-in digital, encontrarás pasos que puedes incluir en el Portal del huésped. Estas secciones son los pasos que seguirá el huésped en la aplicación para completar el flujo electrónico de check-in digital.
- Datos del huésped principal
- Huéspedes adicionales
- Acuerdo de registro
- Verificación de identidad
- Ventas adicionales
- Paso de pago
- Confirmación
Opciones de configuración
Configura cada sección de acuerdo con las siguientes opciones:
- Descripción del paso para el huésped.
- Agrega más campos obligatorios, si lo deseas.
- Activa o desactiva el campo que se muestra en la aplicación.
- Indica si se trata de un campo obligatorio marcando la casilla Obligatorio.
- Revisa la opción Vista previa para ver cómo se mostrará la sección en la aplicación.
- Agrega traducciones a tu página de Check-in digital.
- Haz siempre clic en Guardar para conservar todos los cambios.
Consulta a continuación más información sobre cada paso que puedes agregar.
1 - Datos del huésped principal
- La información que los huéspedes agreguen o editen aquí se actualizará/reflejará en Cloudbeds PMS.
- Nombre, Apellido y Correo electrónico serán campos obligatorios.
- Las solicitudes de último minuto se actualizan en las Notas de la reserva.
- Los campos del huésped principal se obtienen de los campos personalizados de Cloudbeds PMS; no se pueden agregar nuevos campos desde Experiencia del huésped de Cloudbeds.
Escanear un documento de identidad para completar los datos del huésped
Durante el check-in digital, los huéspedes pueden escanear un documento de identidad compatible en lugar de ingresar manualmente los campos de identidad disponibles. El escáner lee el documento y completa los datos correspondientes del huésped para que pueda revisarlos.
Los huéspedes pueden escanear los siguientes tipos de documentos:
- Pasaporte
- Documento nacional de identidad
- Licencia de conducir
Para escanear un documento, el huésped:
- Selecciona la opción para escanear un documento de identidad.
- Elige el tipo de documento.
- Usa la cámara del dispositivo para tomar una foto clara del documento.
- Revisa la información completada a partir del escaneo.
- Corrige cualquier campo marcado para revisión y luego continúa con el flujo de Check-in digital.
Revisar la información escaneada antes de continuar
Si el escáner tiene poca confianza en un valor, el campo se marca para que el huésped pueda revisarlo y editarlo. Si no se puede usar la foto, se le pedirá al huésped que tome otra.
La siguiente pantalla muestra dónde inicia el huésped el escaneo del documento durante el Check-in digital.
MARCADOR DE POSICIÓN PARA CAPTURA DE PANTALLA: Opción del Portal del huésped para escanear un pasaporte, documento nacional de identidad o licencia de conducir.
Después del escaneo, el huésped revisa la información completada a partir del documento y verifica cualquier campo que requiera atención.
MARCADOR DE POSICIÓN PARA CAPTURA DE PANTALLA: Datos del huésped completados automáticamente a partir del documento escaneado, incluido un campo con poca confianza marcado para revisión.
Si no se puede leer la imagen, el Portal del huésped le pide al huésped que tome otra foto antes de continuar.
MARCADOR DE POSICIÓN PARA CAPTURA DE PANTALLA: Mensaje para volver a tomar la foto que aparece cuando no se puede usar la imagen del documento.
2 - Huéspedes adicionales
Al igual que con los datos del huésped principal, la información de los huéspedes adicionales se actualiza en Cloudbeds PMS. Los campos obligatorios incluyen Nombre, Apellido y Correo electrónico.
- Solo se puede agregar la cantidad de huéspedes adicionales que coincida con la reserva.
- Los huéspedes secundarios solo pueden ver/actualizar sus propios datos.
Las propiedades que utilizan Experiencia del huésped (GX) en países con requisitos gubernamentales de registro de huéspedes pueden recopilar la información obligatoria directamente durante el flujo de Check-in digital. Esto permite que los huéspedes proporcionen los datos obligatorios antes de su llegada.
Para obtener información sobre disponibilidad, comportamiento de aplicación y configuración, consulta Requisitos de los huéspedes en el Check-in digital.
3 - Acuerdo de registro
Puedes seleccionar qué Registros digitales incluir en el flujo de check-in digital y hacer que sean obligatorios para el check-in desde esta sección.
Para saber cómo configurar los Registros digitales (documentos que se envían electrónicamente a tus huéspedes mediante un enlace y permiten recopilar sus firmas digitales), haz clic aquí.
4 - Verificación de identidad
La Verificación de identidad es independiente del escáner de documentos utilizado para completar los datos del huésped. El escáner extrae la información para que el huésped la revise, mientras que la Verificación de identidad comprueba la identidad o los documentos del huésped como parte de este paso configurado.
Puedes verificar la identidad y los documentos de tus huéspedes mediante dos opciones: automática o manual.
Si no necesitas verificar la identidad para determinadas fuentes (como Airbnb, que ya verifica la identidad del huésped en su sitio web), puedes agregar la fuente al cuadro de excepciones para que los huéspedes omitan este paso:
Automática Manual
La Verificación de identidad (IDV) automática se realiza mediante la integración con Stripe Identity.
- Mediante biometría y bases de datos de documentos, Stripe analiza las selfies y los documentos del huésped para determinar su validez o marcarlos como fraudulentos.
- Este es un método de pago y los costos por verificación se descontarán de tu sistema de créditos. Una vez que actives esta opción, deberás aceptar las condiciones de precio por verificación.
- Cada intento de verificación de identidad exitoso cuesta a la propiedad 1.50 créditos por verificación.
- Las verificaciones fallidas o incompletas no se cobran.
- La verificación se suspende si llegas a -20 créditos; se reanuda cuando aumentas los créditos hasta alcanzar un saldo positivo.
- Puedes usar un modo de prueba para pruebas internas si quieres probar el flujo sin incurrir en costos:
-
Si optas por la verificación manual, puedes elegir si los huéspedes deben tomarse una foto de sí mismos y/o imágenes de su documento (por ejemplo, licencia de conducir o pasaporte).
- La propiedad es responsable de verificar los documentos.
- Las imágenes se almacenan en Cloudbeds PMS en Documentos del huésped y Documentos de la reserva.
Una vez que los huéspedes llegan al paso de verificación de identidad, deben:
- Aceptar las condiciones de verificación de Stripe.
- Tomar una foto de su documento.
- Tomarse una selfie.
- Enviar la verificación.
- Si la verificación de un huésped falla, podrá realizar un máximo de dos (2) reintentos. Cada intento se cobrará del saldo de créditos.
.
El intento de verificación de identidad del huésped aparece en la barra lateral derecha/perfil del huésped en Experiencia del huésped de Cloudbeds.
Los detalles de la reserva mostrarán ✅ verificado o ⚠️ error, junto con el motivo del error.
Consulta a continuación los códigos de error y su significado:
- abandoned - El usuario inició la verificación, pero no la envió.
- consent_declined - El usuario rechazó ser verificado por Stripe. Consulta con tu asesor legal para determinar si tienes la obligación de ofrecer un método de verificación alternativo y no biométrico, como una revisión manual.
- country_not_supported - Stripe no verifica usuarios del país proporcionado.
- device_not_supported - El dispositivo del usuario no tenía cámara o el usuario rechazó conceder a Stripe permiso para acceder a ella.
- document_expired - El documento de identidad proporcionado está vencido.
- document_type_not_supported - El documento de identidad proporcionado no es uno de los tipos de documentos permitidos para la sesión.
- document_unverified_other - Stripe no pudo verificar el documento de identidad proporcionado. Consulta la lista de tipos de documentos compatibles.
- id_number_insufficient_document_data - El documento proporcionado no contenía suficientes datos para compararlos con el número de identificación.
- id_number_mismatch - La información proporcionada no pudo coincidir con las bases de datos globales.
- id_number_unverified_other - No se pudo verificar la información proporcionada. Consulta la lista de números de identificación compatibles.
- selfie_document_missing_photo - El documento de identidad proporcionado no contenía una fotografía del rostro.
- selfie_face_mismatch - La imagen del rostro capturada no coincidió con el rostro del documento.
- selfie_manipulated - La imagen del rostro capturada fue manipulada.
- selfie_unverified_other - Stripe no pudo verificar la selfie proporcionada.
- under_supported_age - Stripe no verifica usuarios menores de la mayoría de edad.
5 - Ventas adicionales
Puedes activar las Ventas adicionales para mostrar productos y servicios en el Portal del huésped durante el flujo de check-in.
Las ventas adicionales siempre son opcionales. Los huéspedes pueden omitir este paso durante el Check-in digital y no existe ninguna configuración que permita hacer obligatoria una compra o selección de venta adicional antes de continuar.
Todas las configuraciones de Ventas adicionales se realizan directamente desde la función Ventas adicionales.
6 - Paso de pago
Si tienes Cloudbeds Payments, puedes permitir que los huéspedes agreguen una tarjeta de crédito a su reserva.
Esto sirve únicamente para recopilar los datos de la tarjeta de crédito, no para procesar pagos.
Agregar excepciones al paso de pago
En el flujo de check-in digital, puedes agregar excepciones al paso de pago. Normalmente, todos los huéspedes pasan por el proceso de pago habitual, salvo que cumplan determinados criterios de excepción. Por ejemplo:
- El paso de pago puede ser obligatorio para todos los huéspedes, pero opcional u oculto únicamente para huéspedes de Airbnb.
- También puedes requerir pagos para reservas de Hotel Collect, pero no para reservas de Channel Collect. Consulta a continuación cómo agregar excepciones:
Al crear el flujo de check-in digital,
- En el paso de pago, haz clic en Agregar nuevas excepciones.
- Crea el nombre de la excepción.
- Selecciona el nombre del campo que se utilizará como información base para determinar si el huésped cumple ese criterio.
- Selecciona la condición de esta excepción.
- Ingresa el valor.
- Selecciona si, en ese caso, el paso de pago será:
- Obligatorio
- Opcional
- Oculto
- Guardar
En este ejemplo, el nombre de la fuente (Airbnb) es el criterio de coincidencia; la condición consiste en que coincida exactamente con el valor ingresado (Airbnb). En ese caso, el paso de pago debe estar "oculto".
7 - Confirmación
Puedes configurar la imagen y el mensaje que ven los huéspedes al completar el flujo de check-in.
Paso 2: Configurar el botón de check-in en la página de inicio
En la configuración de la página de inicio, debes definir cuándo el botón Check-in será visible para los huéspedes según las preferencias de fecha de llegada.
En la página Portal del huésped,
- Abre las secciones de la página de inicio.
- Activa el botón Check-in.
- Selecciona cuándo será visible el botón para los huéspedes.
Las opciones incluyen:
- Día de llegada
- Día anterior a la llegada
- X días antes de la llegada (ingresa la cantidad de días)
El botón Check-in solo se mostrará a los huéspedes autenticados dentro del período especificado.
- Si el huésped no está autenticado, el botón no aparecerá.
- Si está autenticado, pero fuera del período definido, el botón aparecerá deshabilitado con el mensaje correspondiente.
El componente también muestra una lista de reservas para los huéspedes con más de una reserva activa.
Paso 3: Configurar el check-in automático
Dentro del flujo de Check-in digital, existe una opción para registrar automáticamente a los huéspedes en Cloudbeds PMS si utilizas la función Limpieza. Sigue los pasos a continuación para activarla:
En las opciones de las secciones de la Página de inicio,
- Activa el interruptor para marcar al huésped como registrado al completar el Check-in digital y selecciona la opción de check-in que prefieras:
- Activa esta opción si quieres permitir que el huésped haga check-in en cuanto la habitación esté lista en la fecha de llegada, o
- Activa esta opción si quieres permitir que el huésped haga check-in en cuanto la habitación esté lista, pero no antes de una hora determinada (a. m./p. m.).
También puedes agregar un mensaje automatizado para informar al huésped que el flujo de check-in se ha completado y que se realizará su check-in en cuanto la habitación esté lista.
Información adicional
Identificar cuándo el huésped ha completado el check-in digital
En una conversación: Se mostrará una notificación en la actividad de la conversación cuando el huésped haya completado los pasos previos del check-in: En el estado de la reserva: En la página de reservas de Experiencia del huésped de Cloudbeds, se agregará una columna para Check-in. Si un huésped completó el flujo de check-in, indicará 1/1 completado.
En el panel de Cloudbeds PMS: El panel de Cloudbeds PMS mostrará los siguientes iconos de estado del check-in:
- Verde - check-in digital completado
- Amarillo - completado parcialmente.
Configurar el activador del Check-in digital en Mensajes automatizados
En los mensajes automatizados está disponible un evento de check-in digital para activar un mensaje y/o acción cuando el huésped haya completado el flujo de check-in.
Cómo actualiza el Check-in digital el estado de la reserva en Cloudbeds
Cuando tu propiedad utiliza el flujo de check-in digital de Cloudbeds, el PMS puede actualizar automáticamente el estado de la reserva según el estado de limpieza de la habitación y la configuración de Check-in automático.
- Check-in automático → El estado cambia a “En la propiedad”.
- La reserva cambiará automáticamente a En la propiedad solo cuando se cumplan todas las siguientes condiciones:
- La fecha de llegada es hoy.
- La habitación está marcada como Vacante y limpia en el módulo Limpieza.
- La estadía anterior en esa habitación ya realizó el check-out.
- Tu propiedad utiliza el módulo Limpieza de Cloudbeds.
- El Check-in automático está activado en la configuración del check-in digital.
Si alguna de las condiciones no se cumple, el huésped podrá completar igualmente el check-in digital, pero el estado de la reserva no se actualizará automáticamente. En este caso, el personal deberá actualizar el estado manualmente.
Cómo actualiza el auto check-out digital el estado de la reserva
Cuando un huésped completa el flujo de auto check-out digital, Cloudbeds actualiza automáticamente el estado de la reserva a Salida realizada.
- Este cambio de estado también activa cualquier automatización configurada para el tipo de evento “Salida realizada” (como mensajes posteriores a la estadía o encuestas).
- No existe ninguna dependencia de Limpieza para la actualización del estado mediante el auto check-out.
- Cuando el estado de una reserva cambia automáticamente a En la propiedad o Salida realizada, las Automatizaciones de Cloudbeds activarán cualquier mensaje o tarea configurados para estos tipos de eventos.
- Si el auto check-out digital no actualizó el estado a Salida realizada, verifica que el huésped haya completado todo el flujo de check-out. Si lo completó y el estado sigue sin actualizarse, cambia el estado manualmente en el PMS.
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