Configuración del procesamiento de pagos

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El presente artículo repasa el funcionamiento y la configuración del procesamiento de pago.

Véase en este artículo preguntas frecuentes sobre el procesamiento de pagos: Generalidades y preguntas frecuentes del procesamiento de pagos.

¿Qué es el procesamiento de pagos y cómo lo uso?
  • El procesamiento de pagos automatiza las transacciones de pago entre usted y sus huéspedes. Le permite procesar, verificar y aceptar o declinar transacciones de tarjetas de crédito en representación del mercader (entidad bancaria) usando conexiones seguras de Internet. Existen numerosos procesadores de pagos (también conocidos como pasarelas de pago) que se conectan y transfieren fondos directamente a su cuenta bancaria.

    Para verificar la legitimidad de las tarjetas de crédito de sus huéspedes y realizar los pagos de manera inmediata a través de Cloudbeds, deberá registrarse con una de las empresas de procesadores de pagos que actualmente integramos. Pinche aquí para repasar la lista.
  • El procesamiento de pagos es una función opcional. Si desea probarla, contacte a nuestro equipo de soporte o a su representante comercial.
Cómo habilitar el procesamiento de pagos y las acciones automáticas o programadas
Paso 1. Habilite el procesamiento de pagos

Para habilitar el procesamiento de pagos, deberá dirigirse a «Opciones de pago» en la sección «Configuración de la propiedad» del menú «Configuración». En la pestaña «Tarjetas de crédito» verá una sección para habilitar o deshabilitar el procesamiento de pagos.

El procesamiento de pagos es una función opcional de Cloudbeds. Si desea probarla, contacte a nuestro equipo de soporte a support@cloudbeds.com o a su representante comercial.

Mueva el interruptor en la sección «Conectar a la pasarela de pagos» para habilitar el procesamiento de pagos y seleccione el modo EN VIVO (o LIVE).

Paso 2. Conecte su pasarela de pagos

Verá un menú desplegable con la lista de pasarelas de pagos y las casillas de autenticación. Seleccione la pasarela de pagos que desea usar.

Las casillas de autenticación requeridas son distintas para cada pasarela de pagos. Esta información se encuentra en la configuración de la cuenta de su pasarela de pagos y puede solicitarla al equipo de soporte de la pasarela de pagos.

Por ejemplo, Maxipago requiere de número de Mercader, clave de Mercader y procesador.

Al ingresar las credenciales requeridas, verá la notificación «Pasarela de pagos verificada». Ello sólo indica que las credenciales cumplen con los requerimientos, pero que aún deberá probar la pasarela de pagos para asegurarse que la conexión esté activa.

Paso 3. Seleccione las acciones predeterminadas (procesamiento automático y programado)

Luego de ingresar la información requerida y verificar la cuenta, verá una serie de opciones que le permitirán configurar las acciones predeterminadas de reservas directas (a través de mybookings). Si usa myallocator para conectarse a Booking.com, CTrip, Agoda o Expedia, verá una opción adicional para configurar las acciones predeterminadas de esos canales.

Las siguientes opciones se encuentran disponibles:

1. No hacer nada. Prefiero procesar los cargos más tarde

  • La selección de esta opción permite obtener la información de tarjetas de crédito para su uso futuro. No realiza más acciones además de obtener y guardar la información de tarjetas de crédito.

2. Pre-autorizar el montante del depósito en la tarjeta, pero no procesar la captura de la transacción

  • La selección de esta opción permite a Cloudbeds enviar la transacción a su procesador para obtener autorización. De ser aprobado, la transacción se guardará en Transacciones sin confirmar con el estado Autorizado o Esperando registro.
  • La autorización retiene los fondos en la entidad bancaria del huésped. Luego de aprobarse la transacción, se iniciará la transferencia de fondos.
  • Esta opción es útil al reservar habitaciones para fechas futuras. Se puede autorizar la transacción para confirmar que los fondos se encuentran disponibles y luego procesarla. De esa manera, se recibirán los fondos cuando llegue el huésped.

Cabe recordar: el período de autorización en myfrontdesk es de siete (7) días como máximo. Las autorizaciones que no se cobren en los siguientes siete días serán anuladas y no se incluirá su información en el registro.

3. Procesar el cargo de la tarjeta de crédito por el valor del depósito de la reserva

  • La selección de esta opción automatiza el proceso de pagos. Las transacciones son enviadas a su procesador y, luego de ser autorizadas, se guardan en Transacciones sin aprobar con el estado Registrado y esperando pago. La transacción se completará en su siguiente lote de transferencias.

¿Desea que esta acción se realice inmediatamente después de recibir la reserva o la pospone hasta más cerca de la fecha de llegada?

  • Puede seleccionar entre realizar esta acción de inmediato o posponerla hasta una fecha más cercana a la llegada del huésped.

Cabe recordar que las tarjetas de crédito virtuales de canales de terceros pueden incluir requisitos específicos de procesamiento. Por favor, confirme la política del canal de tarjetas de crédito virtuales antes de configurar su método de procesamiento de pagos.

Veamos algunos ejemplos:

  • Algunas tarjetas virtuales sólo se pueden cargar el día de la salida del huésped por el monto exacto que indique el canal.
  • Se debe cobrar la tarjeta virtual de Booking.com durante los siguientes seis (6) meses de la salida del huésped. De lo contrario, deberá escribir al gerente comercial de Booking.com para solicitar un nuevo número de tarjeta virtual.

Si elige la opción de «Posponer hasta que se acerque la fecha de llegada», deberá tener en cuenta que el monto programado no afectará el saldo pendiente del huésped hasta que se realice el pago correspondiente (véase el campo  «Monto pagado» debajo de la ventana de «Saldo pendiente»).

Esto se debe a que no existe una garantía de que el pago se vaya a realizar correctamente. Lo anterior puede deberse a un inconveniente durante la autorización de la tarjeta de crédito o un fallo en la transacción a causa de errores en el procesamiento del pago.

Paso 4. Requisitos de la dirección de facturación

En ocasiones, conviene incluir la dirección de cobro o facturación de la tarjeta de crédito al procesamiento de pagos. En la medida de lo posible, myfrontdesk guarda la dirección de facturación de las tarjetas de crédito de los huéspedes.

Esta función sólo aplica a reservas directas.

Si un canal o OTA envía información de la tarjeta de crédito a myfrontdesk, se incluirá en su cuenta la información que nos ha sido enviada. No podemos exigir a un canal o OTA incluir la dirección de facturación de tarjetas de crédito en sus reservas.

Para más información sobre la anexión automática de direcciones de facturación de tarjetas de crédito, contacte al gerente comercial de su canal o OTA.

Al configurar pagos de tarjeta de crédito, podrá escoger entre las siguientes opciones opcionales:

  • Requerir dirección de facturación al crear una reserva utilizando el motor de reservas
  • Requerir dirección de facturación al crear una reserva desde dentro de la aplicación
  • Requerir dirección de facturación al agregar un pago a una reserva existente
  • Usar datos del huésped como detalles de facturación, cuando esta información no esté disponible 

Si no desea usar esta opción, puede dejar todas las casillas en blanco. No se requerirá información de facturación.

¿Qué significa «usar datos del huésped como detalles de facturación, cuando la información no esté disponible»?

Al indicar en la pasarela de pago que solicite información adicional de las tarjetas de crédito, el sistema incluirá la información básica de la tarjeta al obtener reservas de OTA. El resto de la información se incluirá de lo provisto por el huésped a mybookings.

Si no puede habilitar esta función, contacte a nuestro equipo de soporte y ellos le ayudarán.

Configuración de la tarjeta de crédito

Cuando el huésped paga con una tarjeta de crédito, usted podrá seleccionar las casillas a mostrar y cuáles casillas serán de uso obligatorio. Esto sólo aplica a reservas directas (motor de reservas).

Dependiendo de la pasarela de pagos que elija, se mostrarán distintas opciones.

Acciones manuales de tarjetas de crédito
1. Al crear una reserva

Al crear una reserva, podrá seleccionar las acciones que desee. Al crear la reserva de manera directa, podrá seleccionar entre tres opciones.

  1. Crear reserva (sin incluir tarjeta de crédito)
  2. Crear y procesar pago (cobra a la tarjeta de crédito)
  3. Guardar y autorizar la tarjeta (autoriza el monto de la tarjeta de crédito, pero no lo cobra)
2. Autorizar una tarjeta de crédito

Para autorizar una tarjeta de crédito:

  1. En la sección de información de la reserva, pinche en la pestaña «Tarjeta de crédito».
  2. Pinche en «Añadir tarjeta» en la sección izquierda si aún no se ha importado la información.
  3. Ingrese la información de la tarjeta de crédito.
  4. Autorice la tarjeta de crédito e ingrese el monto a debitar.

Cabe recordar: el período de autorización en myfrontdesk es de siete (7) días como máximo. Las autorizaciones que no se cobren en los siguientes siete días serán anuladas y no se incluirá su información en el registro.

3. Acciones de tarjetas de crédito autorizadas

Luego de autorizar una tarjeta de crédito, verá tres opciones:

1. Autorizar

  • La autorización de tarjetas de crédito que ya han sido autorizadas anulará la antigua autorización y creará una nueva por el monto a debitar.

2. Registrar (o capturar)

  • Registra los fondos a debitar de la autorización existente. Se verá una casilla para incluir el monto a debitar, que puede ser igual o menor al monto autorizado.
  • De ingresarse un monto menor, se anulará el monto restante. De ingresarse un monto mayor al autorizado, la transacción se cancelará.

3. Anular

  • Anulará la autorización existente y el monto a debitar autorizado.
4. Agregar pago (debitar de la tarjeta)

Se puede debitar la tarjeta del huésped directamente desde la reserva. Para más información, véase: Procesamiento del pago a través de una pasarela de pagos.

5. Añadir reembolsos (o reembolsar monto debitado)

Se pueden reembolsar los montos debitados de la reserva en la pasarela de pagos de myfrontdesk. Para más información, véase: Cómo procesar reembolsos en la pasarela de pagos.

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