Cómo configurar el procesamiento de pagos en el PMS de Cloudbeds

El procesamiento de pagos (también conocido como pasarela de pago) automatiza las transacciones de pago entre usted y sus huéspedes y permite que las propiedades procesen, verifiquen, acepten o rechacen transacciones con tarjeta de crédito en nombre del comerciante a través de conexiones de Internet seguras. 

Si utiliza Cloudbeds Payments, consulte Cloudbeds Payments – Todo lo que debe saber.

Antes de empezar

  • Para verificar la legitimidad de las tarjetas de crédito de sus huéspedes y cobrar los pagos de inmediato a través del PMS de Cloudbeds, deberá registrarse en alguna de las empresas de procesamiento de pagos integradas con Cloudbeds.
  • Lista de pasarelas de pago que se conectan y transfieren fondos directamente a su cuenta bancaria: Pasarelas de procesamiento de pagos aceptadas actualmente.
  • Las terminales solo se pueden conectar al PMS de Cloudbeds si tiene activado Cloudbeds Payments.

Configuración del procesamiento de pagos

Paso 1. Active el procesamiento de pagos
  1. Haga clic en Configuración (icono de engranaje).
  2. En el menú Configuración de la propiedad, seleccione Opciones de pago.
  3. Mueva el interruptor debajo de la sección Conectar pasarela de pago para habilitar el procesamiento de pagos.
  4. Seleccione el modo ACTIVO.

El interruptor ACTIVO / PRUEBA solo se muestra al conectarse por primera vez a la pasarela de pago.

Mientras se encuentra en PRUEBA, puede cambiarlo a ACTIVO. Sin embargo, una vez que se haya marcado como ACTIVO, no podrá volver a cambiarlo a PRUEBA.

Luego de actualizar esta página, ese interruptor desaparecerá.

Paso 2. Conecte su pasarela de pagos

Debajo se mostrará un menú desplegable con una lista de pasarelas de pago (junto con los campos de autenticación). Seleccione su pasarela de pago.

Los campos de autenticación requeridos son diferentes para cada pasarela de pago. Esta información se encuentra en la configuración de la cuenta de su pasarela de pagos y puede solicitarla al equipo de soporte de la pasarela de pagos.

Ejemplo: Maxipago requiere el número de identificación, la clave de Mercader y el procesador.

 

Si las credenciales ingresadas no cumplen con los requisitos de las casillas, se le mostrará el siguiente error. Asegúrese de ingresar las credenciales correctas.

Si las credenciales ingresadas cumplen con los requisitos de las casillas, verá la pasarela como verificada. Esto indica que las credenciales cumplen con las casillas de información requerida, pero aún debe probarse la pasarela de pago para asegurarse que la conexión esta habilitada.

Paso 3. Requisitos de la dirección de facturación

En ocasiones, conviene incluir la dirección de facturación de la tarjeta de crédito por motivos de procesamiento de pagos. En la medida de lo posible, Cloudbeds guarda la dirección de facturación de las tarjetas de crédito de sus huéspedes.

Esta función solo aplica a reservas directas.

Si un canal o agencia de viajes en línea (OTA, por sus siglas en inglés) envía información de la tarjeta de crédito al PMS de Cloudbeds, se incluirá la información que se nos envía. No podemos exigir a un canal u OTA incluir la dirección de facturación de tarjetas de crédito en sus reservas.

Comuníquese con el Account Manager del canal correspondiente si desea que las direcciones de facturación de la tarjeta de crédito se envíen automáticamente desde el canal al PMS de Cloudbeds.

Al configurar los pagos con tarjeta de crédito, tendrá las siguientes selecciones opcionales para elegir:

Si lo desea, puede dejar todas las opciones sin marcar y dejar la dirección de facturación como no obligatoria.

La opción de usar datos del huésped como detalles de facturación cuando la información no esté disponible significa que, si se configura la pasarela de pago para solicitar información adicional de las tarjetas de crédito en el PMS de Cloudbeds, el sistema agregará la información general de las tarjetas al recibir las reservas de la OTA, mientras que el resto de la información será tomada de lo proporcionado por el huésped.

Si no tiene esta opción disponible, contacte a nuestro equipo de soporte.

Configuración de las tarjetas de crédito

Cuando se pagan alojamientos con tarjetas de crédito, puede seleccionar las casillas a mostrar y cuáles casillas son de uso obligatorio. Esto solo aplica a reservas directas (mediante el Motor de reserva de Cloudbeds).

La lista variará de acuerdo con la pasarela seleccionada.

 

Paso 4. Métodos de procesamiento (automáticos y programados)

Luego de ingresar la información requerida y de verificar la cuenta, verá una serie de opciones que le permitirán configurar las acciones por defecto de las reservas directas (mediante el Motor de reservas de Cloudbeds). 

Si usa el Channel Manager de Cloudbeds para conectarse a Booking.com, Agoda o Expedia, verá una opción adicional para configurar las acciones por defecto en esos canales.

  1. No hacer nada. Yo procesaré los pagos más adelante.
    • Esta opción permite obtener información de tarjetas de crédito para uso futuro. No realiza ninguna otra acción, además de obtener y guardar la información de tarjetas de crédito.
  2. Autorizar la tarjeta de crédito por el monto del depósito, pero no cobrar el pago.
    • Esta opción permite a Cloudbeds enviar la transacción a su procesador para recibir autorización. De ser aprobada, la transacción se guardará en Transacciones sin confirmar con el estado Autorizado o esperando registro.
    • La autorización retiene los fondos en la entidad bancaria del huésped. Luego de aprobarse la transacción, se iniciará su transferencia de fondos.
    • Esta opción es útil al reservar habitaciones para fechas futuras. Se puede autorizar la transacción para confirmar que los fondos se encuentran disponibles y luego procesarla. De esa manera, se reciben los fondos cuando llega el huésped a la propiedad.

El período de autorización es de siete (7) días, como máximo. Las autorizaciones que no se cobren en los siguientes siete días serán anuladas de manera automática y no se mostrarán en su información.

  1. Procesar el pago por el monto del depósito.
    • Con este tipo de transacción, el proceso es completamente automático. 
    • La transacción se envía a su procesador para su autorización y, si se aprueba, se coloca en sus Transacciones sin liquidar con el estado Capturado pendiente de liquidación.
    • La transacción se liquidará en su próximo lote.
  2. ¿Quiere realizar esta acción inmediatamente después de recibir cada reserva o posponerla hasta una fecha más cercana a la llegada del huésped?
    • Puede seleccionar si desea realizar esta acción de inmediato o posponerla hasta que esté más cerca de la fecha de llegada.

Las tarjetas de crédito virtuales de los canales (OTA) pueden incluir requisitos específicos de procesamiento. Por favor, confirme las políticas del canal que proporciona las tarjetas de crédito virtuales antes de configurar un método de procesamiento de pagos. Algunas tarjetas virtuales solo permiten efectuar cobros un día después de la llegada o el día de la salida por el monto exacto enviado por la OTA.

Ejemplos:

Si elige la opción Posponer hasta una fecha cercana a la llegada del huésped, el pago programado no afectará el saldo adeudado del huésped hasta que el pago se registre (Monto pagado en la ventana de Saldo pendiente). El pago programado no se mostrará en el folio.

¿Por qué? No hay garantía de que el pago se registre; por ejemplo, si no se pudo autorizar la tarjeta de crédito o la transacción podría fallar debido a errores en el procesamiento del pago.

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