Información general
Nuestra herramienta de importación rápida es la forma perfecta de agilizar tu experiencia de configuración de Cloudbeds PMS para transferir reservas de un sistema anterior rápidamente. Sigue los siguientes pasos a continuación para añadir (importar) las reservas de tu propiedad con la Herramienta de Importación Rápida directamente desde tu cuenta de Cloudbeds.
Este artículo explica el proceso de importación de reservas utilizando la Herramienta de Importación Rápida en Cloudbeds PMS.
Más información sobre las opciones de importación de reservas en Cloudbeds PMSaquí.
Paso 1 - Acceder a las Opciones de Importe de Reservas
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El Titular de la propiedad tiene acceso a la página de Reservas de forma estándar. El resto de los usuarios pueden recibir la autorización para acceder a esta opción en la página de Roles. Más información: Funciones y Permisos.
Paso 2 - Añadir o subir lista de habitaciones de grupo
Añadir reservas
Cómo importar reservas en Cloudbeds rellenando la información de la reserva en los campos:
- Selecciona Perfil del grupo y Bloqueo de asignación (aplicable si la función de Grupos está habilitada).
- Marca o desmarca la casilla de Usar tarifas del sistema.
Opción "Usar las tarifas del sistema"
Marcar o desmarcar la casilla , que se utiliza principalmente para cargar listas de habitaciones pero también se puede usar para reservas regulares.
- Si importas reservas a un Perfil de grupo y NO seleccionas un Bloqueo de asignación pero marcas la opción "Usar tarifas del sistema", el sistema utilizará la Tarifa base.
- Si importas reservas a un Perfil de grupo, seleccionas un Bloqueo de asignación y marcas la opción "Usar tarifas del sistema", el sistema utilizará la Tarifa del Bloqueo de asignación (que estableciste al crear el bloqueo).
La función Usar tarifas del sistema para Perfiles de grupo está disponible para todas las propiedades con el módulo de Gestión de Grupos habilitado.
- Rellenar todos los campos obligatorios (marcados con un asterisco rojo) y otros campos según sea necesario.
- Seleccionar otras columnas para mostrar. Todos los campos obligatorios están seleccionados de forma predeterminada.
Selecciona las columnas de Tipo de pago y Monto pagado y rellenar los campos ahorrará tiempo en lugar de volver a cada reserva y registrar manualmente el monto del depósito en el folio del huésped.
- Tipo de pago: Selecciona esta columna si se realizó un depósito para la reserva o si se ha pagado en su totalidad.
- Monto pagado: Esta columna estará disponible para seleccionar si previamente seleccionaste el Tipo de pago.
Consideraciones sobre los campos:
- Asegúrate de completar todos los campos obligatorios. Desplázate hacia la derecha para ver todas las columnas.
- Cuando se selecciona alguna fuente de terceros (por ejemplo, OTA) en la columna Fuente, la columna ID de reserva de la fuente se vuelve obligatoria. Esto garantiza que el Channel Manager de Cloudbeds actualice la reserva correctamente si se realiza una modificación/cancelación. Si no necesitas el ID de reserva de la fuente para recibir futuras modificaciones del canal, puedes escribir cualquier número.
- Para más información, consulta:Cómo hacer cambios en reservas de OTA importadas manualmente a Cloudbeds PMS.
- Por cumplimiento de PCI y razones de seguridad financiera, no puedes añadir detalles de tarjeta de crédito (TC) a través de este formulario. Cualquier detalle de TC deberá añadirse en la página de resumen de la reserva. Consulta: Añadir detalles de tarjeta de crédito a la reserva.
- Si la tarifa de la habitación para cada noche difiere, haz clic en el icono de lápiz (editar) en el campo Tarifa total de la habitación para modificar la tarifa de cada fecha. Guarda los cambios.
- Haz clic en el botón de (+) para añadir más habitaciones o en el botón (x) para eliminar la habitación.
Habitaciones compartidas en dormitorios: Al importar una reserva con múltiples camas en dormitorios, haz clic en el botón (+)para añadir más camas. Cada cama en el dormitorio se reserva como una línea separada, y el número de adultos por cama es "1" (por defecto).
- Haz clic en Añadir reserva para añadir más reservas.
- Una vez hecho, verifica toda la información y haz clic en Guardar para completar la importación manual.
- Verás un pop-up en la esquina izquierda de la pantalla indicando que la reserva se ha importado correctamente:
Errores al importar
- Si recibes el mensaje en la imagen a continuación, verifica y corrige todos los campos marcados en rojo. Recuerda desplazarte de izquierda a derecha para ver todas las columnas.
- Si el problema está relacionado con el bloqueo de asignación, verás un ícono de interrogación al que puedes hacer clic para obtener más detalles sobre el error.
Subir lista de habitaciones de grupo
La función de Subir lista de habitaciones de grupo para Perfiles de grupo está disponible para todas las propiedades con el módulo de Gestión de grupos habilitado.
Esta herramienta te permite importar múltiples reservas a la vez en un Perfil de grupo utilizando un archivo CSV. Simplifica el proceso de manejar reservas de agencias de viajes y organizadores de eventos al permitirle cargar listas de huéspedes prellenadas en masa, con la opción de aplicar tarifas del sistema o personalizadas.
Para aprender cómo utilizar esta función paso a paso, visite la sección de Crear e importar reservas en el artículo de Perfil del grupo.
Preguntas frecuentes
¿Por qué algunos detalles de mi reserva (como el número de teléfono) no se importaron a pesar de estar en mi archivo CSV?
La Herramienta de Importación Rápida solo importa datos de las columnas que son visibles en la página de importación. Si incluyes datos en tu archivo CSV, como los números de teléfono de los huéspedes, pero no seleccionas la columna correspondiente en Seleccionar columnas (etiquetada como Columnas a mostrar), esa información no se cargará en el sistema.
Para asegurarte de que se importen todos los campos deseados, sigue estos pasos antes de subir tu CSV:
- Prepara tu archivo CSV utilizando la plantilla estándar de lista de habitaciones, que se puede descargar a través del botón 'Subir lista de habitaciones de grupo' mencionado anteriormente en este artículo.
- Rellena todos los campos obligatorios marcados con un asterisco, y cualquier información adicional de los huéspedes que desees cargar, como Teléfono o Tipo de Pago.
- En la página de la Herramienta de Importación Rápida, ve al menú desplegable Seleccionar columnas en el lado derecho de la tabla.
- Marca las casillas de los campos adicionales que coincidan con las columnas de tu CSV (por ejemplo, Teléfono, Dirección, Tipo de Pago, etc.).
Una vez seleccionadas, estas columnas aparecerán en la tabla, asegurando que los datos de tu archivo se mapeen correctamente y se carguen en los campos correspondientes en el PMS de Cloudbeds.
- Finalmente, haz clic en Seleccionar CSV, elige tu archivo y completa la carga haciendo clic en Subir y luego en Guardar.
Incluso si un campo está completado en el archivo CSV, se ignorará durante el proceso de importacióna menos que la columna correspondiente esté seleccionada previamente.
Errores de "Encabezados o Columnas Faltantes"
Si encuentras un mensaje de error sobre "encabezados o columnas faltantes" al subir tu archivo de Excel, es probable que no estés utilizando la plantilla oficial del sistema de Cloudbeds.
Para asegurar una importación sin problemas, siempre utiliza la plantilla CSV de Cloudbeds. Esta plantilla contiene todos los encabezados y columnas necesarios para una carga exitosa.
Cómo obtener la plantilla oficial de Cloudbeds:
- Ve a la pantalla de Importación de Reservas en Cloudbeds.
- Haz clic en "Subir lista de habitaciones de grupo".
- Aparecerá un pop-up que te permitirá descargar la plantilla CSV correcta.
- Usar esta plantilla oficial te ayudará a evitar errores e importar eficientemente tus reservas.
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