Cómo cancelar reservas

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Cómo cancelar reservas directamente en myfrontdesk
  1. Diríjase a la reserva y cambie su estado a «Cancelado».

2. Seleccione la manera de proceder con la cancelación (si desea enviar o no un correo electrónico al huésped).

Podrá editar el correo electrónico de la cancelación en la sección «Plantillas de correo electrónico».

3. Luego de confirmar la cancelación

  • La reserva se eliminará del calendario.
  • Todas las transacciones pendientes (los cargos programados para futuras fechas) serán eliminadas del folio, PERO continuarán reflejándose en el balance pendiente.

IMPORTANTE:

  • El monto de transacciones pendientes (tarifas de habitación) que sigan en el balance pendiente no afectarán los reportes de ingresos.
  • El monto de transacciones pendientes (tarifas de habitación) que sigan en el balance pendiente se seguirán mostrando al exportar reservas a guardar y en el reporte del balance de cuenta.
  • Si se registraron transacciones en la reserva, quedarán en el folio y en el balance pendiente. Incluyen cargos (o débitos) realizados antes de la fecha actual mientras que la reserva se cambiará al estado «interno».

Podrá verificar la fecha de cancelación al mover el ratón del ordenador hacia la casilla «# de cancelación» en los detalles de la reserva.

Cómo restar el balance pendiente de reservas canceladas

Aunque el número de transacciones pendientes en el balance a debitar no afecta los reportes de ingresos, ciertas propiedades prefieren dejarlo en cero para que el personal de la propiedad sepa que el huésped no debe pagar por su estadía luego de cancelarla.

Para dejar en cero el balance pendiente, deberá:

1) Dirigirse a la reserva y cambiar su estado a confirmado

2) Dirigirse a la sección «Acomodación» y pinchar en «Editar precio»

3) Cambiar el valor a 0.00 en todas las fechas y pinchar en «Guardar cambios»

4) Cambiar el estado otra vez a «Cancelado». El balance pendiente ahora será 0.00.

Cómo agregar una tarifa de cancelación / ingresos de cancelación

Algunas propiedades cobran a sus huéspedes una tarifa de cancelación. ¿Cómo realizar esa acción en myfrontdesk?

1. Informe a sus huéspedes de la tarifa de cancelación
  • En el caso de huéspedes que reservan a través de los canales, agregue las políticas de cancelación a los OTA.
  • En el caso de huéspedes que hacen reservas directas (a través de myfrontdesk y mybookings), agregue las políticas de cancelación en myfrontdesk. Se mostrarán en mybookings y se enviarán correos electrónicos predeterminados de myfrontdesk a los huéspedes.

IMPORTANTE: La Política de Cancelación se presenta sólo a modo de información para los huéspedes y no se cobra de manera automática. Todos los cargos deben agregarse de manera manual.

2. Agregue el cargo de la cancelación

Hay dos (2) maneras de agregar el cargo de una cancelación:

  • Ingresos manuales de cancelación (recomendado)
  • Tarifa de cancelación

Los ingresos de cancelación se consideran ingresos por habitación o RevPar en los reportes, mientras que la tarifa de cancelación se considera un artículo separado y no se incluye en los ingresos o RevPar.

Opción A. Cómo agregar ingresos de cancelación
  1. Diríjase al folio de reserva y pinche en «Agregar o ajustar cargos» → «Agregar ingresos por habitación».

2. Seleccione el tipo de ingreso: «Cancelación», y rellene toda la información necesaria. También puede agregar una tarifa o comisión a este cargo.

3. El cargo se verá reflejado en el folio y cambiará el balance pendiente.

Opción B. Cómo agregar una tarifa de cancelación

1. Deberá crear una tarifa en la sección «Tarifas y tasas» y nombrarlo tarifa de cancelación.

2. En el folio de reservas, pinche en «Agregar ajuste de cargo» → «Agregar tarifa o comisión exclusiva».

3. Seleccione «Tarifa de cancelación» e ingrese el monto de la tarifa.

4. La tarifa se agregará al folio en la columna a debitar y cambiará el balance pendiente.

Cómo cancelar las reservas hechas en OTA

Dependiendo de la fuente de reserva, podrá variar el proceso de la cancelación. Por favor, repase el siguiente artículo para más información sobre cancelar reservas en OTA:

Cancelación y modificación de reservas realizadas en OTA

Cómo cancelar reservas para cuentas que sólo usan «mybookings»

En caso de que no use la suscripción completa de Cloudbeds (myfrontdesk + mybookings + myallocator) y sólo use mybookings (junto a myallocator, dependiendo de su suscripción), el proceso de cancelación será distinto.

En este caso, se aplicarán restricciones, y no podrá cambiar el estado de la reserva a «cancelado». Si recibe una solicitud de cancelación de una reserva importada a través de su portal de Internet, tendrá dos (2) opciones:

Opción A: Agregar una habitación a la disponibilidad
  1. Diríjase a la Matriz de Disponibilidad.
  2. Encuentre el período de la reserva existente y agregue otra habitación como disponible. Digamos que su disponibilidad es 0, deberá cambiarla a 1. Si su disponibilidad es 2, deberá cambiarla a 3.
  3. Asegúrese que la información es correcta y guarde la información.

Si no usa ningún PMS, se recomienda crear un proceso interno para casos similares, de manera que su personal de recepción sepa que la reserva fue cancelada.

Nota: Dado que está agregando una habitación adicional, se presentará un falso exceso de reservas, porque está afirmando que hay más habitaciones disponibles que las registradas en su inventario total. Debido a ello, si selecciona la opción 1, deberá permitir el exceso de reservas. Pinche aquí para más información sobre «permitir exceso de reservas».

Opción B: Cómo eliminar la reserva

ADVERTENCIA: Al eliminar una reserva, perderá toda la información de ese huésped en su base de datos y esta acción NO PODRÁ cambiarse (la información no será recuperada).

Si no se siente seguro de trabajar con exceso de reservas, esta es la opción más recomendada.

  1. Encuentre la reserva en la sección de «Reservas».
  2. Repase todos los detalles de la reserva para eliminar la reserva correcta.
  3. Pinche en la «X» y elimine la reserva.
¿Si he conectado una pasarela de pagos y cancelo la reserva en myfrontdesk, se reembolsará el pago de manera automática?

El procesamiento de pagos es una función adicional de Cloudbeds. Para más información, diríjase a este artículo: Generalidades del procesamiento de pagos.

No. La cancelación de una reserva no afecta las transacciones registradas en el folio. En otras palabras, las transacciones registradas seguirán viéndose allí. Si desea hacer un reembolso, deberá hacerlo de manera manual.

El siguiente artículo describe el proceso de hacer un reembolso: Cómo procesar reembolsos en la pasarela de pagos.

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