Reportes – Reporte de auditoría nocturna

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Una de las preguntas más comunes del sector hotelero es cómo generar un reporte al terminar el día que registre todas las actividades que se han llevado a cabo ese día.

Este artículo repasa:

  • Cuándo los usuarios de myfrontdesk pueden generar reportes de auditoría nocturna
  • Cuándo los reportes de myfrontdesk resultan útiles para las auditorías nocturnas
¿Cuándo se deben generar reportes de auditoría nocturna?

La mayoría de reportes sólo reflejan las transacciones registradas: las transacciones que se registran en el folio de reservas como publicadas (no pendientes). En otras palabras, que indican la fecha de estadías pasadas o presentes. (*Una vez que la reserva cambia a «In-House» [interna] o que el huésped haya completado el check-in).

Para que los reportes incluyan de manera adecuada la información de las reservas, le recomendamos revisar diariamente los check-in y check-out (registros y salidas) de las reservas de sus huéspedes.

1) Las transacciones realizadas de manera automática por el sistema se registrarán en los reportes con la marca de hora «día actual, 11:59 pm».

Pero esas transacciones sólo se verán reflejadas en los reportes del día siguiente a las 2:00 am. Por eso se recomienda realizar reportes de auditorías nocturnas luego de las 2:00 de la mañana del día siguiente.

Veamos algunos ejemplos: Tarifas de los cuartos incluidas en reservas (que no se crean de manera manual, sino por el sistema), tarifas e impuestos aplicados de manera automática a reservas y artículos agregados a la reserva al momento de crearla.

2) Las transacciones agregadas de manera manual por el usuario se publicarán en los reportes con la marca de hora configurada por el usuario.

Veamos algunos ejemplos: tarifas de habitación modificadas de manera manual, pagos agregados de manera manual o programados para una fecha específica, impuestos agregados de manera manual y pagos en efectivo.

Cuáles reportes son útiles para las auditorías nocturnas

Luego de procesar las transacciones del día anterior (después de las 2:00 de la mañana), se pueden crear reportes financieros para reflejar las actividades realizadas el día anterior.

Algunos de los reportes que querrán generar son:

Reporte de transacciones

Este reporte es similar a la Agenda de registros. Guarda todos los registros y pagos hechos a sus reservas, folios y cuentas internas (o de las personas hospedadas). Los ajustes, las anulaciones y los reembolsos también se incluyen en este reporte.

Puede usar los filtros disponibles para clasificar las transacciones por fecha, usuario y descripción (tipo de transacción). (Tenga en cuenta que sólo aplica para fechas anteriores al día del reporte.)

Cabe recordar que puede seleccionar todas las transacciones bajo descripción y organizarlas por tipos de transacción (Grupo por descripción). Si dirige una propiedad grande con varios usuarios que hacen varios registros al día, le recomendamos filtrar pocos tipos de transacciones a la vez. Este reporte será de gran utilidad para su auditor o administrador del turno de noche al comparar todos los registros de un usuario para un día específico.

Reporte diario

Este reporte es similar al Reporte de gerencia. Reúne estadísticas diarias para cualquier fecha a reportar. Este reporte se centra en el desempeño de la propiedad con relación a los ingresos por habitación generados en la fecha de reportes, reservas contabilizadas y pronóstico de producción para los siguientes catorce (14) días.

Tenga en cuenta que myfrontdesk generará este reporte de manera automática para la fecha de reporte actual luego de realizarse el proceso de auditoría nocturna del sistema (después de las 2:00 de la mañana del día siguiente y después de registrar las tarifas, impuestos y comisiones).

Reporte de ajustes

Este reporte es de utilidad para visualizar los ajustes o descuentos realizados durante el día.

Es importante que su auditor o administrador del turno de noche estudie detenidamente cada ajuste, porque cada uno de ellos representa una sustracción de los ingresos publicados en el sistema. Por favor asegúrese de usar los filtros disponibles. Recuerde que puede filtrar por fecha, usuario y descripción (de la transacción).

Reporte de contabilidad

Este reporte es similar al de Reservas por cobrar. Usted podrá filtrar las reservas por tipo de pago, fecha de pago, transacciones asociadas y fechas de estadía.

Reporte de impuestos

Este reporte resume todos los cobros de impuestos y tarifas publicados en la fecha, en el mes o en el año del reporte.

Cabe añadir que este reporte sólo incluye los impuestos y las tarifas publicados de manera automática por el sistema o por el usuario a un folio o cuenta de huésped hospedado. Los impuestos y las tarifas de reservas cuyo estado ha cambiado de «Confirmado» a «Cancelado» o «Sin presentarse» no se incluirán en el reporte.

Para que este reporte use de manera correcta la información de las reservas, le recomendamos procesar los registros y salidas (check-in y check-out) de sus reservas todos los días. Los impuestos y tarifas suelen basarse en los servicios prestados durante la estadía del huésped.

Reporte diario de actividad

Este reporte es similar de Balance de saldos de huéspedes. Permite al usuario o administrador filtrar las reservas por fecha de llegada o salida y ver todas las reservas con cuentas pendientes o por cobrar.

En otras palabras, permite al administrador verificar cuáles huéspedes han pagado sus cuentas y cuáles aún tienen cuentas importantes sin cobrar. Ciertas propiedades podrían solicitar a huéspedes con importantes cuentas sin cobrar que se pongan al día o que presten garantías adicionales (por lo general, incrementando el cupo de su tarjeta de crédito o realizando un depósito en efectivo).

Uno de los usos más comunes de este reporte es monitorear las cuentas de los huéspedes y evitar que se acumulen al punto de que el huésped no pueda cancelar o pagarla al momento de su salida (o check-out).

Consolidado de caja

Este reporte se genera al cerrar la «Caja menor». Refleja todas las transacciones en efectivo (pagos y reembolsos) hechas a la caja menor.

Ciertas propiedades cuentan con un buzón de seguridad o autorizan depósitos en efecto. Este reporte permite conciliar los montos en efectivo retirados de la caja menor y guardados en la caja fuerte o depositados en el banco.

Reporte de notas

Algunas propiedades usan nuestra función de Notas para notificar a otros usuarios de detalles de reservas o instrucciones de pago. Puede filtrar el reporte por reservas o notas de huéspedes, o por fechas de llegada y salida o estado de la reserva.

Este reporte es de utilidad para notificar a otros usuarios de información importante o proveer instrucciones de un huésped o reserva particular.

Consejos:

  • Veamos el ejemplo de una nota de reserva: COA 2RB SUP@1000.-/RM/NT. Se traduce en «pagará en efectivo al llegar, 2 personas, habitación y comida en la habitación superior a las 1000, por habitación y por noche».
  • Algunos hoteles también usan este reporte para repasar o llevar control de sus tarifas. Permite abrir todas las reservas internas y verificar la tarifa con las notas de la reserva. Este proceso puede ser realizado por el auditor o administrador del turno de noche antes de la auditoría nocturna (para que el personal del hotel no tenga que ajustar manualmente las tarifas de las habitaciones).
Reporte de conciliación de pagos

Es un reporte fácil de usar y de gran utilidad. Permite repasar con brevedad todos los pagos realizados por un usuario.

Cabe recordar que también permite filtrar por usuario.

Reporte de conciliación de usuarios

Los usuarios o personal del hotel pueden imprimir y adjuntar este reporte al Reporte de caja menor al terminar su turno. Muestra el resumen de todas las transacciones y pagos registrados durante el turno.

Reporte de revenue o ingresos diarios

Este reporte es similar al Reporte de gerencia o Reporte de balance de comprobación (reúne aspectos de los dos).

Permite repasar los ingresos generados en una fecha, mes o año específicos. El reporte incluye las fuentes de todos sus ingresos.

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