| Objetivo | Autorizar la tarjeta de crédito de un huésped mediante una pasarela de pagos conectada a Cloudbeds PMS y, posteriormente, capturar, anular o revisar la autorización. |
| Dirigido a | Personal de recepción, administradores del establecimiento y empleados que gestionan los pagos de reservas y las autorizaciones de tarjetas de crédito. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando necesites retener temporalmente un importe en la tarjeta de un huésped y capturarlo o liberar la retención más adelante. |
| Requisitos | El procesamiento de pagos debe estar configurado en Cloudbeds PMS y la pasarela de pagos conectada debe admitir autorizaciones de tarjetas de crédito. |
| Resultado esperado | El importe seleccionado queda autorizado en la tarjeta del huésped y puede capturarse o anularse posteriormente desde la reserva. |
| Limitaciones | Cloudbeds PMS no permite aumentar el importe de una autorización existente. Para cambiarlo, anula la autorización actual y crea una nueva. |
Introducción
Una autorización de tarjeta de crédito retiene temporalmente fondos sin cobrarle de inmediato al huésped. Posteriormente, puedes capturar el importe autorizado como pago o anular la autorización para liberar la retención.
Esta guía explica cómo añadir una tarjeta a una reserva, autorizar un importe, gestionar una autorización existente y consultar los registros de las transacciones relacionadas. Antes de comenzar, confirma que el procesamiento de pagos esté configurado en Cloudbeds PMS.
Si utilizas Cloudbeds Payments para autorizar cargos adicionales, consulta Cloudbeds Payments: Cómo autorizar cargos adicionales.
Contenido
- Consideraciones importantes
- Añadir y autorizar una tarjeta de crédito
- Período de autorización
- Gestionar una autorización existente
- Consultar los registros de autorizaciones y capturas
Consideraciones importantes
Cambios en el importe autorizado
- No se admiten autorizaciones incrementales. No puedes añadir un importe a una autorización existente.
- Si necesitas cambiar el importe, anula la autorización y vuelve a autorizar la tarjeta. Anula la autorización existente y crea una nueva por el importe total actualizado.
- Confirma que haya fondos disponibles antes de volver a autorizar. Después de anular la retención original, es posible que la tarjeta no tenga fondos suficientes para la nueva autorización. El nuevo intento podría fallar y la retención anterior ya no estaría disponible.
Añadir y autorizar una tarjeta de crédito
Antes de autorizar un importe, debes guardar una tarjeta en la reserva. Si utilizas una pasarela de pagos externa compatible, introduce los datos manualmente. Los establecimientos que usan Cloudbeds Payments también pueden tokenizar una tarjeta mediante un terminal conectado.
Opción A: Introducir los datos de la tarjeta manualmente
- Abre la reserva y selecciona la pestaña Tarjetas de crédito.
- Selecciona +AÑADIR.
- Introduce los datos de la tarjeta.
Opción B: Añadir una tarjeta con un terminal de Cloudbeds Payments
Un terminal de Cloudbeds Payments no puede crear una autorización directamente. Úsalo para tokenizar y guardar la tarjeta en la reserva sin cobrarle al huésped. Después de guardar la tarjeta, crea la autorización desde Cloudbeds PMS.
- Abre la reserva y selecciona la pestaña Tarjetas de crédito.
- Selecciona +AÑADIR y, luego, Añadir con la terminal.
- Selecciona el lector de tarjetas conectado y pide al huésped que deslice, inserte o acerque su tarjeta.
- Selecciona Guardar. La tarjeta se tokeniza y se guarda en la reserva sin generar un cargo.
Funcionamiento del terminal: El terminal únicamente guarda la tarjeta tokenizada. La retención comienza cuando autorizas la tarjeta en Cloudbeds PMS, no cuando la añades mediante el terminal.
Autorizar la tarjeta guardada
Una vez guardada la tarjeta en la reserva, completa la autorización:
- Selecciona la tarjeta que quieres autorizar. Este paso es necesario si la reserva tiene varias tarjetas guardadas.
- Selecciona AUTORIZAR.
- Introduce el importe que quieres autorizar y selecciona AUTORIZAR.
Período de autorización
El vencimiento de una autorización depende de la pasarela de pagos conectada y de la región de la transacción. Si planeas retener un depósito para una reserva con fecha de llegada futura, confirma cuánto tiempo permanecerá activa la retención. La pasarela de pagos determina durante cuánto tiempo permanece bloqueado el importe autorizado en la tarjeta.
| Región o método de pago | Duración de la retención |
|---|---|
| Cloudbeds Payments, Tailandia | 5 días |
| Cloudbeds Payments, Stripe México | 7 días |
| Cloudbeds Payments, Stripe (otros países) | 30 días |
| Otras pasarelas de pagos | Varía; confírmalo con la pasarela de pagos |
Qué sucede cuando vence una autorización
- La pasarela de pagos anula automáticamente la autorización.
- El importe autorizado deja de estar retenido en la tarjeta del huésped.
- Las opciones para capturar o anular la autorización dejan de estar disponibles en Cloudbeds PMS.
Estadías prolongadas: Si la fecha de llegada de la reserva es lejana o la estadía es larga, vuelve a autorizar la tarjeta más cerca de la llegada para que la retención permanezca activa durante el período necesario. Ten en cuenta el momento de la autorización en la política de pagos o depósitos del establecimiento.
Inicio del período de autorización: Si añades una tarjeta mediante un terminal de Cloudbeds Payments, el período de autorización comienza cuando creas la autorización en Cloudbeds PMS. No comienza cuando tokenizas la tarjeta en el terminal.
Gestionar una autorización existente
Después de autorizar una tarjeta, la reserva muestra opciones para capturar o anular la autorización.
Capturar una autorización
Usa Capturar para cobrar fondos de una autorización existente.
- Introduce un importe igual o inferior al autorizado.
- Si capturas un importe inferior al autorizado, se anula el importe restante. Si introduces un importe superior al autorizado, la transacción fallará.
Anular una autorización
Usa Anular para cancelar la autorización y solicitar que se liberen los fondos retenidos.
- Cloudbeds envía la solicitud de anulación cuando seleccionas esta opción.
- La entidad financiera del huésped puede tardar hasta 14 días en volver a poner los fondos a su disposición.
Consultar los registros de autorizaciones y capturas
Los registros de la tarjeta muestran la fecha y hora, el tipo de transacción, el identificador de la transacción o del pago y el importe relacionados con las autorizaciones y capturas.
- Abre la pestaña Tarjetas de crédito de la reserva.
- Selecciona Registros.
- La pasarela de pagos genera el ID de transacción para identificar una operación financiera que implica un movimiento de fondos.
- Usa el identificador como referencia para buscar la transacción en el portal de la pasarela de pagos.
- Según la pasarela, el Informe de procesamiento de pagos puede mostrar un ID de pago en su lugar. Muchas pasarelas no generan un ID de transacción para las autorizaciones porque todavía no se han movido fondos.
Siguiente paso
Después de autorizar, capturar o anular la tarjeta, consulta el Informe de procesamiento de pagos si necesitas conciliar la transacción o encontrar su referencia en la pasarela de pagos.
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