Cómo crear una nueva reserva usando la opción de vista dividida

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Por defecto, al agregar una nueva reserva a myfrontdesk, el sistema anuncia la disponibilidad de cada categoría de habitación en las fechas seleccionadas usando la vista simple.

Pero en ocasiones, puede no haber suficiente disponibilidad continua en una categoría de habitación y se debe asignar al huésped habitaciones de distintas categorías durante su estadía.

El presente artículo repasa cómo crear una nueva reserva usando la opción de vista dividida. Ello permite crear reservas divididas en varias categorías de habitación.

Empecemos

Se pueden crear nuevas reservas desde distintas secciones de myfrontdesk:

1. Desde el Panel principal

2. Desde el Calendario (haciendo clic en [+] o directamente en las casillas del calendario)

3. Desde la sección Reservas

4. Desde la sección Perfil de huésped, haciendo clic en el nombre de cualquiera de los perfiles

Paso 1. Cómo buscar disponibilidad

Luego de hacer clic en Nueva reserva, puede buscar disponibilidad en fechas específicas y agregar alojamientos:

  1. Seleccione la Fuente de la reserva. Si ha establecido una cantidad limitada de disponibilidad para fuentes específicas, como Portal de Internet, su búsqueda se mantendrá dentro de esos parámetros.

La selección de Terceros o fuentes externas permite crear reservas para fechas sin tarifas o disponibilidad. Ello se debe a que los requisitos de búsqueda difieren entre las fuentes externas y las fuentes directas o primarias.

Al crear reservas de manera manual de OTA (como Booking.com o Expedia), el sistema solicitará el ID de la fuente de la reserva o el número de confirmación de la fuente externa. Asegúrese de agregar el ID de reserva correcto. Esa información facilita la comunicación entre myfrontdesk y el channel manager (myallocator) y es la única que permite modificaciones o cancelaciones.

  1. Seleccione las fechas de llegada y salida.
  2. De ser necesario, agregue un código de promoción: aplica de inmediato un descuento, de tener un paquete con código promocional creado en la sección Tarifas especiales y paquetes.
  3. Cambie la vista a Vista dividida para crear una reserva dividida en varias categorías de habitación.
  4. Seleccione entre mostrar la tarifa base, las tarifas derivadas y paquetes o las tarifas promocionales (planes de tarifas con códigos de promoción) de las habitaciones disponibles.
  5. Seleccione las habitaciones: puede buscar la disponibilidad en ciertas categorías de habitación.
  6. Haga clic en Buscar para mostrar la disponibilidad dentro de los parámetros establecidos.
  7. En esta sección verá todas las categorías de habitación y su disponibilidad. El icono rojo indica que esa categoría de habitación no está disponible en la fecha seleccionada. El sistema no le permitirá seleccionar esa habitación.
  1. Seleccione las fechas y categorías de habitación que aplican a la estadía.
  2. Luego de seleccionar las fechas y categorías de habitación, se verán en la sección Reserva, que presenta un breve resumen de las fechas, las categorías de habitación y los precios seleccionados.
  3. De ser necesario, se puede hacer clic en Editar para modificar la tarifa de las habitaciones.
  4. El icono de bandera indica que esa reserva tiene alojamientos divididos y que los huéspedes deberán cambiarse en alguna fecha de habitación.
  5. Seleccione el número de adultos, niños y habitaciones.
  6. Haga clic en Agregar para continuar al siguiente paso.

Veamos un ejemplo: en el siguiente escenario, su huésped se alojará en su propiedad del 30 de diciembre al 1 de enero. Pero, no hay disponibilidad continua en una categoría de habitación durante las fechas seleccionadas. El huésped está dispuesto a alojarse en varias categorías de habitación durante su estadía, por lo que, en este caso, la vista dividida aplica a la perfección. Puede alojar al huésped en la habitación Cabaña Rústica el 30 de diciembre, en el Dormitorio Común el 31, y volver a la Cabaña Rústica el 1 de enero.

  • Se pueden crear reservas en varias categorías de habitación, pero no se pueden dejar espacios (o fechas sin reservar) en las fechas seleccionadas.
  • El sistema generará un mensaje de error si se seleccionan varias categorías de habitación en la misma fecha.

Si el huésped quiere varios intervalos en la misma reserva, como:

  • Llegar el 1 de enero  salir el 2 de enero
  • Volver a llegar el 4 de enero  salir el 5 de enero

El sistema no le permitirá crear una reserva usando la vista dividida con espacios entre las fechas seleccionadas, tal como se ve en la siguiente captura de pantalla. En dado caso, por favor agregue una nueva reserva para la segunda fecha seleccionada.

DEMO - El Bolsón - Reservas - Google Chrome
  1. En la sección Habitaciones se puede repasar las habitaciones seleccionadas.
  2. También se presenta un resumen de precios, que incluye: Sub-total, impuestos y tarifas, Monto total, Depósito sugerido (en caso de aplicar) y Saldo pendiente.
  3. Haga clic en Detalles de la reserva para continuar al siguiente paso.
Paso 2. Cómo agregar la información del huésped

En esta sección se agrega la información del huésped principal. Si la reserva es para un grupo, se debe agregar la información de los huéspedes adicionales en la siguiente pantalla.

Las únicas casillas obligatorias son:

  • Nombre
  • Apellido
  • Correo electrónico (de no tener el correo del huésped, se puede agregar información temporal, como email@email.com y actualizarla después)
  • País

La información en esas casillas es obligatoria y no se puede eliminar o volver opcional.

  1. Agregue la hora estimada de llegada del huésped (opcional).
  2. Agregue la información del huésped principal:
  • Nombre*
  • Apellido*
  • Correo electrónico*
  • Teléfono
  • Celular
  • Fecha de nacimiento
  • Género
  • Número de identificación fiscal del huésped
  • Nombre de la empresa
  • Número de identificación fiscal de la empresa

Si el huésped ya se ha hospedado en su propiedad, puede empezar a escribir su nombre o correo electrónico y el sistema le sugerirá opciones para completar de manera automática la información (esta opción sólo está disponible para Cloudbeds Plus o un plan igual o superior).

  1. Agregue la dirección del huésped:
  • Dirección 1
  • Dirección 2
  • Ciudad
  • País*
  • Estado
  • Código postal
  1. Agregue la información del documento del huésped:
  • Tipo de documento (sólo se puede seleccionar las opciones en el menú desplegable. En el futuro se agregarán otros tipos de documentos)
  • Número del documento
  • Fecha de emisión del documento
  • País expedidor del documento
  • Fecha de caducidad del documento
  1. Tome una foto del huésped, si tiene cámara web, o suba una foto del huésped.
  2. Haga clic en Huéspedes para agregar varios huéspedes a la misma reserva.
  3. Haga clic en Adicionales para agregar productos o servicios adicionales a la reserva.
  4. Haga clic en Confirmar y pagar para agregar un pago a la reserva y confirmarla.

Información de huéspedes adicionales

La información de los huéspedes adicionales sólo se verá si asigna uno o más huéspedes adicionales a esa categoría de habitación.

Puede agregar información de varios huéspedes alojados en su propiedad.

1. Seleccione la habitación agregada previamente a la reserva
2. Asigne la habitación al huésped (opcional)
3. Haga clic en Huésped 2 para agregar la información de los huéspedes adicionales repitiendo los anteriores pasos

Si prefiere que el sistema agregue de manera automática la misma información que el huésped principal a los demás huéspedes, deje las casillas de su información en blanco.

Paso 3. Pantalla de confirmación y pago
  1. Resumen de reserva: Muestra toda la información del huésped.
  2. Resumen de alojamientos: Muestra las habitaciones o alojamientos seleccionados.

El icono de bandera indica que esa reserva tiene alojamientos divididos y que los huéspedes deberán cambiarse en alguna fecha de habitación.

  1. Información del pago: Muestra las tarifas de las habitaciones, los impuestos, el monto total y el depósito sugerido (en caso de aplicar). En la información de pago, se verá el tipo de pago seleccionado.
  2. Seleccione entre Darle check-in al huésped una vez completada la reserva o no al terminar el proceso de reserva. Si no se ha asignado al huésped una habitación en la sección Información del huésped, se verá una ventana emergente en la que podrá asignar una habitación.
  3. Haga clic en Huéspedes para volver al paso anterior.
  4. Haga clic en Confirmar reserva para finalizar el proceso. Una ventana emergente le preguntará si desea enviar un correo electrónico al huésped antes de continuar y podrá elegir entre Enviar y continuar o No enviar.

La reserva ha sido creada. ¡Eso es todo!

  • Las banderas indican que esa reserva tiene alojamientos divididos.
  • Si la reserva es para un grupo que se alojará en varias habitaciones, digamos, una (1) categoría de habitación para toda la estadía y otra categoría de habitación dividida (en otras palabras, los huéspedes alojados en esas habitaciones deberán cambiar de habitación durante su estadía), podrá diferenciarlos por el signo menos (-) o al mover el ratón sobre el ID de la reserva.
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