Plantillas de correos electrónicos

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En la página de «E-mails personalizados», usted podrá crear y personalizar plantillas de correos electrónicos para enviar a sus huéspedes.

Además, desde la página llamada «Programación de los E-mails», usted podrá programar el envío de estos correos electrónicos basándose en criterios específicos.

Limitaciones actuales

  • Tome en cuenta que, al tratarse de HTML, los emojis no son compatibles con las plantillas de correo electrónico. Debido a esto, el agregarlas puede cortar su texto. La solución a este inconveniente se proveerá en las siguientes actualizaciones. Hasta entonces, por favor, evite agregar emojis a las plantillas.
  • Las plantillas de correo electrónico predeterminadas no se pueden desactivar, eliminar ni programar.
  • Las MetaEtiquetas no funcionan en las plantillas de correo electrónico personalizadas (creadas por el usuario).
  • La función de agregar direcciones de correo electrónico en los campos CC y BCC de las plantillas se encuentra temporalmente restringida por motivos de seguridad.
Correos electrónicos creados por defecto en myfrontdesk

IMPORTANTE: Se puede editar las plantillas de correo electrónico (para más información, diríjase a la sección «Cómo editar las plantillas de correo electrónico»), pero no se pueden desactivar, eliminar ni programar.

Si necesita programar un determinado tipo de correo electrónico, deberá crear una plantilla de correo electrónico personalizada y programarla para la fecha deseada.

Una vez que haya configurado su cuenta en myfrontdesk, se crearán 5 plantillas de correo electrónico de manera predeterminada. Pinche en el tipo de plantilla que prefiera para ver en cuáles ocasiones conviene enviarlas por correo electrónico.

1. Factura de una reserva

La factura de una reserva es el texto que se envía al huésped junto con el documento adjunto en formato PDF. Esta se puede enviar directamente desde la página de la reserva:

Aquí se muestra un ejemplo de lo que recibirá el huésped:

2. Resumen de cuenta de una reserva

De manera predeterminada, el resumen o folio de una reserva contiene una MetaEtiqueta que completa de forma automática cierta información sobre la reserva. Por ejemplo: tasas, depósito y subtotal, entre otros.

Este Resumen de Cuenta se puede enviar directamente desde la página de la reserva:

A continuación se muestra la plantilla de un Resumen de Cuenta en myfrontdesk y en un correo electrónico que ya fue enviado:

3. Reserva confirmada

Este correo electrónico se puede enviar:

- al cambiar el estado principal de una reserva a «Confirmado»

-al crear una reserva (en el último paso)

- para las reservas en mybookings, podrá decidir si desea enviar un correo electrónico de confirmación automáticamente en la página de Configuraciones

El correo electrónico no se enviará automáticamente al huésped si la reserva proviene de una OTA (que en este caso haya sido importada de myallocator)

4. Reserva cancelada

Se le consultará si desea enviar este correo electrónico cuando se cambie el estado de la reserva a cancelada:

El correo electrónico no se enviará automáticamente al huésped si este cancela la reserva desde su respectiva OTA y luego esta cancelación se envía a myfrontdesk desde myallocator

5. Confirmación pendiente

Este correo electrónico se enviará cuando se cree una nueva reserva directa y tenga seleccionada esta opción en la página de Políticas, Términos y Condiciones:

Cómo crear plantillas personalizadas de correo electrónico

También puede crear sus propias plantillas de correo electrónico y utilizar las MetaEtiquetas para completar datos automáticamente. Los correos electrónicos personalizados se pueden enviar manualmente desde la pestaña de la reserva y también se pueden programar. Obtenga más información sobre cómo programar un correo electrónico específico en nuestra Base de conocimientos.

Tenga en cuenta que las MetaEtiquetas que completan automáticamente las tarifas de reserva no funcionan en las plantillas personalizadas

Para crear una plantilla para sus correos electrónicos, usted deberá:

1. Hacer clic en Configuración (icono de engranaje)
2. Ingresar a «E-mails personalizados» dentro de la sección llamada «Configuración de E-mail»
3. Hacer clic en + CREAR PLANTILLA

En la misma página también podrá:

  1. Habilitar / deshabilitar una plantilla de correo electrónico
  2. Editar una plantilla existente
  3. Eliminar una plantilla
Cómo editar las plantillas para e-mails

Puede personalizar cualquier plantilla de correo electrónico modificando los siguientes ajustes:

1. Nombre de la plantilla: especifique el nombre de la plantilla aquí. Esto se utiliza para determinar la función de la plantilla. El nombre que le asigne no será visible públicamente.

2. Selección del idioma de la plantilla: puede seleccionar el idioma del menú desplegable e ingresar un texto para que los invitados de países específicos reciban el texto en su idioma correspondiente.

También puede optar por auto completar todos los idiomas:

  • La opción de auto completar llenará todos los idiomas con el texto que agregó a la plantilla en el idioma predeterminado de su sistema (si utiliza myfrontdesk en inglés, todos los textos de las plantillas serán reemplazados por la versión en inglés; si usa el sistema en español, todos los textos de las plantillas serán reemplazados por texto en español, entre otros).
  • Para editar o agregar texto a una plantilla después de que todos los idiomas se hayan completado automáticamente, deberá desmarcar la opción de auto completar y editar la plantilla necesaria.
  • Cuando habilite la opción de auto completar nuevamente, todos los idiomas se autocompletarán con la información ingresada en la plantilla en inglés.

3. Enviar desde: es la dirección de correo electrónico desde la cual se enviará la plantilla.
4. Responder a: es la dirección de correo electrónico que se completará en el campo «Para» cuando se haga clic sobre el botón «Responder» en el correo electrónico.
5. Lista de CC: corresponde a lista de todas las direcciones de correo electrónico a las que quiere enviar una copia. Separe cada dirección de correo electrónico con una coma.
6. Lista de BCC: se refiere a la lista de todas las direcciones de correo electrónico que a las que desea enviar una copia oculta. Separe cada dirección de correo electrónico con una coma. 

Por favor, tome en cuenta lo siguiente:

  • Las direcciones de CC y BCC no pueden ser idénticas
  • El espacio para direcciones CC/BCC no está limitado por la cantidad de direcciones de correo electrónico (elementos separados por comas), sino por la cantidad de símbolos y caracteres en el campo de la lista para CC / BCC. El número máximo de símbolos es 255. Por ejemplo, si el correo electrónico es corto, como prueba@prueba.com, podrá ingresar hasta 14-15 direcciones de correo electrónico

7. Marketing (solamente para las propiedades en las que el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos se encuentra habilitado): si la Configuración de Cumplimiento de Seguridad se encuentra habilitada, cada plantilla tendrá un botón de selección obligatorio que especificará si el correo electrónico está relacionado con marketing. Las plantillas que correspondan a información de marketing se enviarán solamente a los huéspedes que han optado por recibir este tipo de información.

8. Asunto: es el texto que aparecerá como el asunto del correo electrónico. Para agregar contenido dinámico como el nombre del invitado o el número de teléfono, use la opción «INSERTAR CÓDIGO».
9. Adjuntos: le permite adjuntar los archivos que se enviarán cada vez que use esta plantilla de correo electrónico.
10. Diseño: seleccione una plantilla para aplicar un diseño específico a su correo electrónico.

 

11. La opción de editar y personalizar la plantilla cuenta con una nueva interfaz. Aquí puede agregar un texto personalizado e incluir un encabezado, pie de página y códigos/ MetaEtiquetas (para obtener más información, consulte la sección a continuación).

Uso y comprensión de las MetaEtiquetas

Cualquier sección entre paréntesis cuadrados (por ejemplo, [hotel name]) se conoce como una MetaEtiqueta. Las MetaEtiquetas son accesos directos que se completan de forma dinámica. No es necesario que se preocupe por la definición complicada de una MetaEtiqueta, lo importante es que las hemos incorporado para ahorrarle trabajo. Así es como funcionan:

Suponiendo que desea incorporar el nombre de su empresa dentro de una plantilla de correo electrónico, puede optar por escribirlo cada vez que quiera incorporarlo o puede usar la MetaEtiqueta [hotel name]. Cuando su huésped vea el correo electrónico, el nombre completo de su hotel aparecerá en cualquier lugar donde haya utilizado esa MetaEtiqueta. También tenemos MetaEtiquetas que agregarán automáticamente números de confirmación, números de cancelación y más. Para obtener una lista completa de las etiquetas disponibles, consulte este enlace.

NOTA: No recomendamos cambiar las MetaEtiquetas predeterminadas, pero siéntase en libertad de agregar algunas nuevas según las necesidades de su propiedad.

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