Cómo gestionar y utilizar la herramienta de facturación

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La factura es un documento emitido al cliente en el cual se describen todas las transacciones asociadas con una reserva, incluyendo tarifas de habitaciones, pagos, ajustes y productos adicionales vendidos. Generar una factura es útil para mostrar al huésped el monto adeudado, junto con un desglose de todos los cargos.

Configuración general de la herramienta de facturación

Paso 1. Diríjase hasta configuración de la herramienta de facturación:

1) Haga clic en el icono de «Configuración» ubicado en la esquina superior derecha.

2) Seleccione la pestaña llamada «Configuración de factura»

 

Paso 2. En la página de «Configuración de facturación», usted podrá establecer la forma en la que se generan las facturas para los huéspedes.

En la pantalla de configuración, usted podrá observar los siguientes campos:

1) ¿Desea que la factura se genere en función del país de donde sea el cliente?

2) Si seleccionó «No» en la pregunta anterior, o si los idiomas para el país del huésped no están disponibles, seleccione el idioma en el que desea mostrar la factura.

*Si desea que sus facturas se generen en un idioma en específico, seleccione «No» en la opción anterior y elija el idioma en el que desea generar las facturas.

Actualmente, se admiten los siguientes idiomas:

3) Título
Este es el nombre que se le da a la factura. Aparecerá cuando descargue la factura en formato PDF o la envíe por correo electrónico. Deberá editar este campo en caso de que quiera asignarle otro nombre que no sea «Factura».

4) Prefijo
Seleccione cualquier número o letra que desee que aparezca antes del número de factura generado secuencialmente. Ejemplo: FAC-1001.

5) Número de inicio de control
Es el número de la primera factura que se genera. Todas las facturas generadas después serán secuenciales, continuando desde este número. Si ingresa el número 1, su primer número de factura será 1, seguido de 2, y así sucesivamente. Si ingresa 1001, su primer número de factura será 1001, seguido de 1002.

6) Sufijo
Seleccione cualquier número o letras que le gustaría después del número de factura generado secuencialmente. Ejemplo: 1001-POST.

7) Código tributario
Si desea que el número de identificación fiscal aparezca en la factura, agréguelo a continuación. Puede agregar hasta dos códigos tributarios.

 

8) Logotipo

Esta opción le permite agregar el logotipo de su propiedad a las facturas. El tamaño recomendado es 100 píxeles de alto y 100 píxeles de ancho.

9) ¿Desea que las facturas se generen inmediatamente cuando se crea una nueva reserva, o las generará manualmente cuando lo necesite? (más información en las secciones a continuación)

Generar una factura siempre que se crea una nueva reserva

Si se selecciona esta opción, cada vez que se crea una nueva reserva dentro de la aplicación (esto incluye las reservas creadas manualmente desde la aplicación, así como todas las reservas entrantes de los canales integrados), la factura se generará inmediatamente . Esto significa que no necesita generar una factura manualmente cada vez que realiza una reserva. La fecha de vencimiento predeterminada comenzará a contar desde el día en que se creó la reserva.

Generar la factura manualmente

Si se selecciona esta opción, no se creará una factura hasta que navegue hasta la reserva y genere una factura manualmente. Con esta opción, podrá elegir cuáles reservas tendrán una factura y mantener el número consecutibo en función de la fecha y hora en la que se genere la factura. La fecha de vencimiento comenzará a contar desde el día en que se genere la factura, no el día en que se creó la reserva.

En la siguiente sección, podrá obtener más información sobre cómo crear una factura a partir una reserva.

10) Fecha de vencimiento estándar

Esto se refiere a la cantidad de días que el huésped tiene disponibles para pagar la factura desde el momento en que esta se genera. Si la factura se genera de inmediato luego de realizar la reserva, a partir de ese momento empezarán a contar los días para hacer el pago. Si seleccionó la opción de generar la factura manualmente, contarán los días después de generar la factura. Si no desea mostrar una fecha de vencimiento en la factura, deje este campo en blanco.

11) Mostrar la columna del número de habitación en la factura

 

12) Mostrar datos específicos de impuestos en la factura

Si esta opción se encuentra habilitada y la propiedad tiene distintos tipos de impuestos, en la factura aparecerá un desglose del total de cada tipo de impuesto.

13) Utilizar facturas compactas

Si deja esta casilla sin marcar, generará las facturas de forma similar a un folio. Cada transacción (incluyendo los precios por habitación por noche y los impuestos) aparecerán como un elemento individual. Si marca esta casilla, todas las transacciones del mismo tipo serán consolidadas en una categoría general.

14) Mostrar el nombre legal de la empresa en la factura

El nombre legal o la razón social de la empresa se incluirá debajo del nombre de la propiedad y encima de la dirección cuando el usuario envíe o imprima la factura.

15) Texto personalizado

Si tiene algún texto adicional para agregar a la factura, como instrucciones sobre cómo realizar un pago y / o cualquier política adicional, puede agregarlas a continuación.

Después de haber llenado toda la información que le gustaría incluir en la factura, haga clic en el botón de GUARDAR y seleccione el botón de VISTA PREVIA PDF ubicado en la esquina superior derecha. Al pulsar sobre este botón, descargará una vista previa en formato PDF de cómo se verán sus facturas de ahora en adelante.

¿Cómo puedo generar una factura desde la reserva?

Para generar la factura desde la reserva, usted deberá seguir estos pasos:

1) Entre a la reserva

2) Haga clic en el botón de «Acciones» y seleccione «Generar factura»

3) Seleccione el folio para el cual desea generar la factura

Puede obtener más información acerca de cómo crear varias facturas basadas en diferentes folios en este artículo:  ¿Puedo generar una factura para cada huésped?

4) Puede acceder la lista de todas las facturas creadas para esa reserva haciendo clic en la pestaña «Documentos»
5) Seleccione «Facturas» en el lado izquierdo de la pantalla:

¿Puedo crear una factura para cada uno de los huéspedes?

Para obtener más información sobre este tema, visite el siguiente artículo: ¿Puedo generar una factura para cada huésped?

¿Dónde puedo encontrar y descargar las facturas?

1. Puede abrir una factura desde la reserva donde esta fue generada.

Diríjase a Detalles de la reserva > Documentos > Facturas

2. También, puedes buscar la(s) factura(s) en la página llamada «Reporte de Facturas». Usted puede abrir (y luego, descargar) la(s) factura(s) desde este reporte.

Para descargar una factura, deberá hacer clic sobre ella. Se abrirá en una nueva pestaña, y desde esa pestaña podrá descargar la factura como se muestra a continuación:

Tarifa de cancelación dentro de las facturas en formato PDF

Dependiendo de sus políticas de cancelación para un canal en particular, un huésped puede incurrir en una tarifa de cancelación (por ejemplo, por cancelar dentro de las 72 horas previas a la llegada).

La tarifa de cancelación se mostrará en las facturas en formato PDF. Esta tarifa no se incluye en ningún cálculo realizado dentro de myfrontdesk, es decir, que es solo para fines informativos.

Tenga en cuenta que si se cancela una reserva y la tarifa se presenta como un valor igual a cero, la incluiremos en la reserva. Esto solo significa que la reserva se canceló, pero de acuerdo a su política para ese canal, no se emitió ninguna tarifa de cancelación para el huésped.

Esta función solo está disponible para reservas provenientes de agencias de viaje en línea y solo para aquellas agencias que nos envían esta información.

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