Cómo agregar un cargo a una reserva sólo como registro (sin usar pasarelas de pago)

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En el presente artículo repasamos cómo agregar un pago a un reserva sólo como registro (sin cobrar una tarjeta de crédito). Este proceso permite hacer seguimiento al salo del huésped y generar reportes precisos.

IMPORTANTE: los pasos descritos a continuación no procesan pagos a la tarjeta de crédito del huésped.

Para hacer cargos a la tarjeta de crédito agregada a una reserva, debe conectar una pasarela de pagos a myfrontdesk. Para más información sobre el procesamiento de pagos en las pasarelas de pagos, véase: Generalidades y preguntas frecuentes del procesamiento de pagos.

O bien, puede realizar cargos a las tarjetas de crédito mediante sistemas externos (como POS (o punto de pago), terminal o banca en línea).

Cómo agregar un cargo a una reserva

1. Diríjase a la reserva correspondiente y haga clic en Resumen de cuenta.
2. Abra el folio en el que desea agregar el registro de pago.
3. Haga clic en Agregar pago/reembolso y seleccione la opción Añadir pago.

En la nueva ventana, ingrese la información del cargo:

4. Asignar a: elija el huésped al que se le asignará el pago. Es de utilidad cuando hay varios huéspedes en la misma reserva.

5. Seleccionar folio: seleccione el folio al que se agregará el cargo.

6. Monto: por defecto, el monto del cargo se agrega con el saldo adeudado, pero se puede editar. Si el monto ingresado es mayor que el saldo adeudado, aparecerá una notificación donde se le solicitará confirmar la acción.

7. Método de pago: seleccione el método de pago (efectivo, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, PayPal y demás medios de pago personalizados).

8. Publicar con fecha y hora actual: por defecto, la casilla estará marcada para publicar la transacción con la fecha y hora actual. Si se desmarca la casilla, podrá agregar la transacción con una fecha pasada o futura.

  • Si selecciona una fecha futura, la transacción se agregará al folio como pendiente.
  • Los pagos en efectivo siempre se agregan con la fecha actual.

9. Ingresar y almacenar los detalles de la tarjeta: esta opción solo se muestra si la tarjeta de crédito ha sido seleccionada previamente como el medio de pago. Si se marca, podrá ingresar los detalles de la tarjeta de crédito, los cuales se guardarán en la pestaña Tarjetas de crédito de la reserva.

Para más información sobre la información que se guarda de las tarjetas de crédito, véase: Cómo ver la información de tarjetas de crédito: todo lo que debe saber.

10. Tipo de tarjeta: seleccione el tipo de tarjeta de crédito o débito. Esta opción solo se mostrará al  seleccionar la opción de tarjeta de crédito como medio de pago para esa transacción.

11. Notas: de ser necesario, agregue una nota.

12. Asignar pago: si ha habilitado esta función, se marcará esta opción por defecto para asignar el pago a la categoría indicada.

Para más información sobre la asignación de pagos, véase: Asignación de pagos.

13. Continuar: haga clic para agregar el pago.

Cómo se ve el pago en el folio

Si ha elegido la fecha actual o una fecha pasada al agregar el pago, la transacción se verá como contabilizada en el folio seleccionado:

Si ha seleccionado una fecha futura para el pago, se verá como pendiente en el folio.

  1. El monto pagado solo se acreditará en la fecha seleccionada. A la vez, el saldo adeudado se actualizará según corresponda.
  2. Para ver dicho pago, deberá incluir la opción Pendiente al filtro Transacciones pendientes.
  3. La transacción pendiente se verá de color gris.
  4. El monto total que se muestra en el folio incluye el pago pendiente.
Preguntas frecuentes
He agregado el pago de un huésped a través de myfrontdesk, pero aún no recibo el dinero. ¿Por qué?

En myfrontdesk se puede agregar un pago de 2 maneras:

  • Como registro (el pago se agregará como una nota en el folio, pero el sistema no puede cobrar la tarjeta del huésped).
  • Como cargo real (myfrontdesk procesa el pago a través de la pasarela de pagos conectada).

El proceso descrito en este artículo no procesa el pago, solamente agrega un registro del pago al folio del huésped. Haga clic aquí para más información sobre el procesamiento de pagos reales a través de una pasarela de pagos.

Si no tengo una pasarela de pagos conectada a myfrontdesk, ¿cómo realizo los cobros?

Deberá cobrar la tarjeta de crédito del huésped mediante un sistema externo (POS, terminal o banca en línea). Si ha guardado la información de la tarjeta de crédito al agregar el pago como registro, puede usarla para procesar el pago a través del sistema externo.

¿Es posible editar el pago que se agregó?

No, si el pago se agregó por error o con información incorrecta, consulte la siguiente solución.

Si el pago se agregó hace menos de 24 horas

Cancele el pago haciendo clic en el icono de engranaje que se encuentra al final de la línea de la transacción. Haga clic en Anular transacción y agregue un nuevo pago.

Si el pago se agregó hace más de 24 horas
  1. Pago en efectivo: no se puede anular después de 24 horas. En su lugar, puede reembolsar el monto cobrado y agregar un nuevo pago con la información correcta. Para más información sobre cómo hacer reembolsos, haga clic aquí.
  2. Otro tipos de pago: haga clic en el ícono de engranaje al final de la línea de la transacción para anular el pago y agregar uno nuevo. (Recuerde que el usuario debe estar autorizado para anular pagos después de 24 horas.)
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