| Objetivo | Crear y gestionar cuentas internas para transacciones que no están vinculadas a una habitación, un huésped o una reserva específicos. |
| Ideal para | Equipos de recepción, gerentes generales, administradores y titulares de la propiedad que gestionan transacciones no asociadas a reservas. |
| Úsalo cuando | Necesites registrar o gestionar transacciones que no pertenecen a una reserva, como las compras de clientes sin reserva previa. |
| Requisitos | Acceso de titular de la propiedad o de administrador, o una función con la autorización Cuentas internas. |
| Resultado esperado | Puedes crear y mantener cuentas internas, y usarlas para gestionar las transacciones correspondientes por separado de los folios de las reservas. |
| Limitaciones | Las cuentas internas no se pueden eliminar ni están pensadas para cuentas por pagar o gastos de proveedores. Además, las tarjetas de crédito guardadas no se pueden quitar de una cuenta interna. |
Introducción
Las Cuentas internas te permiten registrar transacciones de productos o servicios que no están vinculados a una habitación, un huésped o una reserva específicos. Una vez creada una cuenta interna, puedes usarla para registrar pagos, reembolsos, ajustes, impuestos y productos, según corresponda.
Por ejemplo, supongamos que tu propiedad tiene un bar que atiende tanto a huéspedes del hotel como a clientes que no se hospedan en ella. Si un cliente sin reserva previa compra un producto que no se puede añadir a una reserva, puedes registrar la transacción en una cuenta interna.
Índice
- A quién afecta y cómo
- Acceder a Cuentas internas
- Antes de gestionar las cuentas internas
- Gestionar cuentas internas
A quién afecta y cómo
El acceso a Cuentas internas depende de la función del usuario. Usa la siguiente información para saber si es necesario configurar permisos adicionales.
| Usuario | Acceso a Cuentas internas | Qué significa para el usuario |
|---|---|---|
| Titulares de la propiedad y administradores | Pueden acceder a Cuentas internas. | No necesitan ninguna autorización adicional de Cuentas internas en su función. |
| Otros usuarios de la propiedad | Necesitan tener habilitada la autorización Cuentas internas en su función. | Si Cuentas internas no está disponible, pídele a un administrador de la propiedad que revise los permisos de la función del usuario. |
Acceder a Cuentas internas
Los titulares de la propiedad y los administradores pueden acceder a Cuentas internas. Los demás usuarios necesitan tener habilitada la autorización Cuentas internas en su función. Esta autorización controla el acceso a la opción Cuentas internas del menú, así como a sus pantallas, acciones e informes relacionados.
Si Cuentas internas no aparece para un usuario, pídele a un administrador de la propiedad que confirme que la función de ese usuario incluye la autorización Cuentas internas. Los administradores de la propiedad pueden consultar Cómo añadir, editar y eliminar funciones para ver cómo abrir una función y actualizar sus permisos.
Para acceder a Cuentas internas:
- Abre el Menú principal
- Haz clic en Cuentas internas
Antes de gestionar las cuentas internas
Usa una cuenta interna cuando la transacción no deba vincularse a una habitación, un huésped o una reserva específicos. Revisa estas restricciones antes de crear o usar una:
- Las cuentas internas no se pueden eliminar. Cuando ya no necesites una cuenta, ciérrala.
- Las cuentas internas no están pensadas para cuentas por pagar ni pagos a proveedores. No las uses para registrar gastos como facturas de servicios públicos o salarios del personal.
- Las tarjetas de crédito guardadas no se pueden quitar de una cuenta interna.
- Si tienes conectado el Pasarelas de procesamiento de pagos aceptadas actualmente, puedes realizar cobros o reembolsos en la tarjeta de crédito utilizada para una compra añadida a la cuenta interna, cuando corresponda.
Gestionar cuentas internas
Despliega la sección que corresponda a la tarea que quieres realizar con las cuentas internas.
Crear una cuenta interna
Abre el Menú principal y selecciona Cuentas internas
. Luego:
- Haz clic en + Nueva cuenta interna.
- Ingresa el Nombre de la cuenta interna.
- Selecciona Disponible solo para mí si quieres que solo tú puedas ver la cuenta. Si seleccionas esta opción, los demás usuarios no podrán ver esa cuenta interna.
- Haz clic en Añadir cuenta interna.
- Comprueba que la nueva cuenta interna aparezca en la lista de Cuentas internas.
Editar el nombre de una cuenta interna
Abre el Menú principal y selecciona Cuentas internas
. Luego:
- Busca la cuenta a la que quieres cambiarle el nombre y haz clic en el ícono de lápiz Editar.
- Edita el Nombre de la cuenta interna.
- Haz clic en Guardar.
Abrir o cerrar una cuenta interna
Las cuentas internas no se pueden eliminar. Cierra una cuenta cuando ya no necesites mantenerla abierta para usarla.
Abre el Menú principal y selecciona Cuentas internas
. Luego:
- Haz clic en el nombre de la cuenta interna que quieres gestionar.
- Haz clic en el menú Estado y selecciona Abierta o Cerrada.
Buscar y filtrar cuentas internas
Abre el Menú principal y selecciona Cuentas internas
.
Usa los filtros de la página principal de Cuentas internas para acotar la lista de cuentas. Puedes buscar por nombre de cuenta y filtrar por estado o fecha de creación.
Usa el filtro Estado para mostrar las cuentas con estado Abierta, Cerrada o ambos y, luego, haz clic en Aplicar.
Añadir, anular o reembolsar pagos
Las cuentas internas pueden incluir pagos y reembolsos cuando sea necesario para las transacciones registradas en la cuenta.
Para ver el procedimiento completo de pagos, consulta Cuentas internas - Cómo añadir o reembolsar pagos.
Añadir productos y ajustar cargos
Puedes añadir productos a una cuenta interna y hacer los ajustes de cargos que correspondan según la transacción que necesites registrar.
Consulta Cuentas internas - Cómo añadir o ajustar cargos para ver el procedimiento completo.
Para configurar los productos que se pueden añadir, consulta Todo lo que debes saber de Productos.
Usar cuentas internas con Poster POS
Si tu propiedad usa la integración con Poster POS, las transacciones se pueden registrar desde Poster en las cuentas internas de Cloudbeds PMS.
Para ver las instrucciones de conexión, consulta la Guía de conexión de Poster POS.
Cómo aparecen las transacciones de Poster en las cuentas internas
- Los pedidos que no están asignados a un huésped se envían a una cuenta interna.
- Cuando se cierra un pedido en Poster, este aparece en la cuenta interna. Cuando se cierra el turno en Poster, Poster cierra la cuenta interna.
- Si tu propiedad usa turnos de caja, Poster crea una cuenta interna por turno para cada ubicación configurada en Poster.
- Si no se usan turnos de caja, Poster separa las ventas por día calendario.
Ejemplo
Supongamos que tu cuenta de Poster tiene dos ubicaciones: My Coffee House y My Awesome Bar. Si los turnos de caja están habilitados, Poster crea cuentas internas independientes para los turnos de cada ubicación.
Ver las ventas de Poster por punto de venta o ubicación
Para revisar en Cloudbeds las ventas de Poster por punto de venta o ubicación, abre las cuentas internas creadas por Poster:
- Cuando los turnos de caja están habilitados, se crean cuentas internas independientes para cada turno y ubicación de Poster. Usa el nombre y la ubicación de la cuenta interna para identificar las transacciones relacionadas.
- Cuando no se usan turnos de caja, Poster separa las ventas por día calendario en lugar de por turno.
- Cloudbeds no ofrece un informe específico de ventas por punto de venta de Poster. Revisa la actividad de cada punto de venta en las cuentas internas creadas por Poster.
Limitación del procesamiento de pagos
Si hay un procesador de pagos conectado a Cloudbeds PMS, Poster tiene una limitación al registrar transacciones pagadas con tarjeta de crédito: registra tanto el débito como el crédito en la cuenta interna, lo que puede generar un pago duplicado.
Para evitar pagos duplicados cuando el cliente paga con tarjeta de crédito, anula el crédito registrado por Poster y añade el pago mediante el procesamiento de pagos de Cloudbeds.
Ejemplo:
- Un cliente que no se hospeda en la propiedad pide un producto.
- El empleado de la propiedad cierra el pedido en Poster POS y selecciona tarjeta de crédito como tipo de pago. Poster añade tanto el débito como el crédito a la cuenta interna.
- Si el cliente paga con tarjeta de crédito, cóbrale mediante el procesamiento de pagos de Cloudbeds y anula el crédito registrado por Poster.
Consulta Cómo anular transacciones para ver el procedimiento de anulación en las cuentas internas.
Artículos relacionados
Ahora que sabes cómo crear y gestionar cuentas internas, consulta estos recursos para ver en detalle los procedimientos de transacciones que podrías necesitar después de crear una cuenta:
Comentarios
Se debería poder emitir facturas de los productos contratados de las cuentas internas.
Hola Jaime Pelegrí,
¡Muchas gracias por tu aporte!
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