Módulo de caja – Todo lo que debe saber

Seguir

Esta función requiere contar con el plan Cloudbeds Plus, o bien, uno superior o equivalente a este.

En este artículo podrá encontrar una descripción de la función de la caja e instrucciones sobre cómo utilizarla entre varios usuarios.

Por favor, tenga en cuenta que la caja (o caja chica) solo se utiliza para pagos en efectivo. Las transacciones realizadas con tarjetas de crédito y otros métodos de pago no se incluirán en los movimientos de la caja.

Tutorial en video sobre cómo utilizar la caja

El video a continuación le mostrará cómo usar la función de la caja para su efectivo.

Cómo crear una caja

 

1. Haga clic en el icono la caja que se ubica en la esquina superior derecha del panel.

2. Seleccione una opción para «Crear / cambiar caja».

3. Haga clic en + CAJA CHICA.

4. Asígnele un nombre a la caja y agregue el saldo inicial (cantidad de efectivo en la caja al comienzo del turno).

5. Finalmente, pinche en GUARDAR CAJA.

Cómo agregar un pago en efectivo a una reserva

Para agregar un pago en efectivo a la reserva, siga los pasos a continuación:

  1. Diríjase a la pestaña de «Reservas».
  2. Encuentre la reserva que necesite y selecciónela.
  3. En la página de la reserva, haga clic en «Resumen de Cuenta».

4. Haga clic en el botón «Agregar / reembolsar pago» y seleccione la opción «Añadir pago».

Ahora podrá añadir la información de pago. 

Una vez que el uso de la caja se encuentre habilitado, podrá observar 3 opciones:

  • Añadir a la caja actual
  • Abrir caja
  • Proceder sin caja

Esto evitará la aparición de ventanas emergentes y agilizará el proceso cuando otro usuario abra la caja.

Tenga en cuenta que, si ya abrió una caja utilizando su usuario, no se le mostrará la pantalla a continuación. El sistema reconoce al usuario que registra la transacción y contabiliza automáticamente el efectivo en la caja correspondiente.

Si su caja no se encuentra abierta, verá el siguiente mensaje de alerta:

Una vez que haya incluido toda la información necesaria, haga clic en «Continuar» y el pago será añadido a la reserva. Este pago se verá reflejado en las transacciones de la reserva.

Cómo administrar la caja

Si tiene una caja abierta, habrá tres opciones disponibles cuando el usuario haga clic icono ubicado en la esquina superior derecha:

1. Cerrar caja

2. Crear / cambiar caja

3. Accesar caja abierta

Cerrar la caja

La caja se puede cerrar en cualquier momento. Para cerrarla, debe seleccionar la opción de « Cerrar caja». Esta opción solo estará disponible cuando tenga una caja abierta.

Si el usuario decide cerrar una caja, deberá seguir los pasos a continuación:

1. Ingrese el saldo de la caja: este es el monto de efectivo que se encuentra actualmente en la caja. Este saldo debe contarse antes de realizar cualquier retiro al finalizar del turno del usuario.

2. Complete el campo de «Retiros»: aquí deberá ingresar la cantidad que está retirando de la caja. Esta cantidad se eliminará del saldo inicial la próxima vez que se abra esta caja.

3. El saldo final del turno será igual al saldo inicial correspondiente a la próxima vez que se abra esta caja.

4. Consulte el resumen de la caja antes de continuar:

Cód. Turno = número del reporte de caja

También tiene la opción de imprimir el reporte, cerrar la caja y cerrar y salir.

Recibirá un correo electrónico con un resumen del cierre de la caja una vez que este se haya realizado. Este correo electrónico se enviará a los usuarios que hayan sido añadidos como destinatarios en las preferencias de notificación del sistema:

Para obtener más información sobre las preferencias de las notificaciones del sistema, consulte este artículo: Preferencias de las notificaciones del sistema.

Este correo electrónico contiene información útil, como:

1. El nombre de usuario, núm. de turno, la hora y la fecha en que el turno comenzó y terminó.

2. Las transacciones agregadas durante el turno y los montos correspondientes.

3. Si hace clic en el botón de View Report [Ver reporte] en la parte inferior, el sistema lo redirigirá al reporte de la caja en myfrontdesk.

Después de cerrar una caja, siempre puede consultar un Reporte de la caja para verificar los detalles de cualquiera de sus cajas cerradas.

Además, cuando el usuario cierra sesión, el sistema le preguntará si la caja debe cerrarse o no:

El usuario puede elegir entre las siguientes opciones:

  • Salir sin cerrar la caja: la caja permanecerá abierta cuando el usuario vuelva a iniciar sesión.
  • Cerrar caja: si se elige esta opción, el sistema le mostrará los mismos pasos para cerrar la caja que se muestran anteriormente.
Crear / cambiar caja

Para crear o modificar las cajas, haga clic sobre la opción que se muestra a continuación:

Con esta opción, usted podrá:

1. Añadir una nueva caja

2. Editar la caja

3. Eliminar la caja

4. Activar / desactivar una de las cajas

Acceder a la caja abierta

Al pinchar sobre esta opción, usted podrá gestionar la caja que se encuentra abierta.  Allí podrá:

1. Seleccionar la caja que necesita administrar

2. Acceder al resumen de la caja seleccionada

 

3. Filtrar las transacciones en la caja por número de cuenta, número de reserva, número de habitación y nombre. También puede agruparlas por fecha, habitación, nombre del huésped y número de reserva.

4. Agregar y eliminar efectivo: si hace clic y elige cualquiera de estas dos opciones, podrá ingresar el monto de efectivo que está agregando o retirando y dejar una nota para esta acción. Esta acción no estará vinculada con ninguna reserva.

5. Observar las transacciones de la caja y su saldo total como se muestra a continuación.

Uso de cajas para varios usuarios

La funcionalidad de la caja refleja las cajas de efectivo reales que se encuentran en la propiedad. Por lo tanto, para administrar sus cajas correctamente (cuando tiene varios usuarios), le recomendamos que abra un número de cajas en el sistema que sea igual a la cantidad de cajas físicas que tiene en su propiedad. Dicho esto, cada usuario administrará su propia caja por separado.

Para que diferentes usuarios puedan utilizar el módulo de la caja, deberá crear una para cada usuario.

Si el usuario ya se creó en el sistema, consulte la sección llamada «Cómo crear una caja» de este artículo.

Si ,el usuario aún no se ha creado, consulte el artículo llamado «Agregar un nuevo usuario y crear los papeles/roles de usuario» para obtener más información sobre cómo crear un usuario.

Analice los siguientes escenarios que demuestran cómo funciona la caja cuando la utilizan varios usuarios:

Escenario 1:

- Papel del usuario: Administrador

- Caja: el usuario no tiene una caja abierta

- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo

- Resultado: el usuario podrá agregar el pago a la caja que se encuentra abierta actualmente por otro usuario (de haber alguna)

Escenario 2: 

- Papel del usuario: Administrador

-Caja: el usuario tiene una caja abierta

- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo

- Resultado: el usuario podrá agregar transacciones en efectivo solo a la caja creada bajo su usuario.  No es posible agregar el pago en efectivo a otra que se encuentre abierta pero haya sido creada por un usuario diferente

Escenario 3:

- Usuario: Propietario

- Caja: el usuario tiene (o no) una caja abierta

- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo en una reserva

- Resultado: solo el propietario podrá elegir entre todas las cajas abiertas actualmente en el sistema

¿El efectivo agregado a la caja se cuenta como un ingreso?
  • Cuando el personal de la recepción abre la caja e ingresa el saldo de apertura de la caja, esta información no afectará el informe de la transacción debido a que este saldo ya se encontraba en el sistema desde el cierre anterior. Dependiendo de cómo su propiedad configure la caja, es mejor que el monto asignado para el saldo inicial y el saldo final sea el mismo.
  • Si agrega efectivo o retira efectivo de la caja, tenga en cuenta que esas transacciones aparecerán como pagos y afectarán el total de pagos del día. Esta es la razón por la cual es mejor hacer que el personal abra las cajas con el saldo inicial físicamente dentro de ellas.
Have more questions? Enviar una solicitud

Comentarios

Tecnología de Zendesk