Cancelación/Modificación de reservas realizadas en OTAs

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Para reservas recibidas a través de los canales Hostelworld/Hostelbookers, Tripadvisor Instant Booking y Coliving:

A partir de mayo del 2019, todas las reservas recibidas a través de los siguientes canales: Hostelworld/Hostelbookers, Tripadvisor Instant Booking y Coliving, ahora pueden ser canceladas dentro de myfrontdesk y la cancelación será enviada directamente al canal. El cambio de estado de la reserva a No presentación o las modificaciones hechas a la reserva NO serán reenviadas a estos canales.

Para reservas recibidas a través de todos los demás canales conectados (Expedia, Booking.com, etc.):

Estas reservas deben cancelarse/marcarse como no presentación/modificar dentro de la extranet de la OTA primero y luego dentro de myfrontdesk.
Las reservas creadas a través de los canales OTA generalmente cumplen con el acuerdo entre usted y esa OTA específica (proceso de cancelación/no presentación específico del canal, tarifas específicas del canal u otros pagos relacionados con cancelaciones/modificaciones/no presentaciones).

Para obtener información detallada sobre cada escenario, por favor consulte las siguientes secciones:

Cancelación de reservas de Hostelworld, Tripadvisor, and Coliving solamente

Todas las reservas recibidas a través de los siguientes canales: Hostelworld/Hostelbookers, Tripadvisor Instant Booking y Coliving, pueden ser canceladas dentro de myfrontdesk y la cancelación se enviará directamente al canal.

  • Esta funcionalidad no es aplicable para modificaciones/no presentaciones.
  • Cancelará la reserva sin importar el tipo de plan tarifario

Tenga en cuenta:

  • Esto no incluye las reservas que fueron ingresadas manualmente en myfrontdesk. Aquellas reservas deben manejarse manualmente en la extranet del canal.
  • Actualmente, solo los siguientes canales soportan esta función: Hostelworld/Hostelbookers, Tripadvisor IB y Coliving.
  • Para todos los demás canales, consulte la siguiente sección de este artículo: Cancelación/No-show de reservas de todos los demás canales conectados
  1. Ingrese a su cuenta myfrontdesk y busque la reserva que desea cancelar.
  2. Cambie el estado de la reserva de confirmado a cancelado.
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3. Se mostrará un mensaje emergente para aclarar qué acción debe realizar el usuario dependiendo del canal de procedencia de la reserva.

Si se trata de una reserva de Hostelworld, Tripadvisor Instant Booking o Coliving, se mostrará la siguiente advertencia.

Si no está seguro de si la reserva se creó manualmente o se recibió del canal, tenga en cuenta que la ventana emergente CANCELAR RESERVACIÓN se mostrará SOLO para las reservas recibidas de los canales. Si intentó cancelar una reserva y NO visualizó esta ventana emergente, vaya a la extranet del canal para cancelar la reserva deseada.

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4. Seleccione cómo proceder con la cancelación (si desea enviar un correo electrónico al huésped).

Se mostrará el siguiente mensaje de advertencia: Haga clic en Sí solo si está seguro de cancelar la reserva

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Si intenta cambiar el estado de cancelado a confirmado en myfrontdesk para un canal que soporte las cancelaciones a través de API, tenga en cuenta que esta acción no cambiará el estado de la reserva en el canal. Se mostrará el siguiente mensaje de advertencia.

En tal caso, visite la extranet del canal para modificar esta reserva con el fin de actualizar myfrontdesk.

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Cancelación/No-Show de reservas de todos los demás canales conectados

Problema:

Un escenario común que vemos es que un usuario de myfrontdesk cancelará la reserva en
myfrontdesk, pensando que también se ha cancelado en el canal, lo que no es el caso. Más tarde, el huésped, propiedad o canal cancelará la reserva oficialmente en el canal y recibiremos una
actualización. La actualización solo confirmará que la reserva ha sido cancelada, pero cuando
ocurra esta cancelación en el canal, se abrirá la disponibilidad a través de ajustes automáticos.
Myfrontdesk anulará esta información, pero es posible que se produzca una sobreventa a medida
que esas actualizaciones estén ocurriendo.

Solución:

Asegúrese de cancelar las reservas de OTAs que ingresaron en myfrontdesk en el extranet de ese
canal o solicite al huésped que cancele su reserva.

Nota: Esto no incluye las reservas de las OTAs que creó manualmente sin ingresar su ID de canal;
estas reservas deben cancelarse en el sistema.

¿La cancelación de una reserva en una OTA también la cancela en myfrontdesk?

Algunos canales (como booking.com, Agoda y Expedia) soportan el envío de actualizaciones sobre
cancelaciones a myallocator. Esto permite que myfrontdesk muestre la reserva como "cancelada"
dentro de nuestro sistema una vez que ha sido cambiada dentro de la extranet de la OTA.

Para los canales que no soportan el envío de cancelaciones a myfrontdesk, debe cancelar la reserva
en el extranet y luego marcar la reserva como cancelada en myfrontdesk para abrir la
disponibilidad.

Consulte este artículo para verificar qué canales soportan el envío de cancelaciones a myfrontdesk: Channel Features

Modificando una reserva de un canal

Problema:

El huésped reservó la habitación A en el canal. El huésped decide quedarse en la habitación B pero
no modifica la reserva a través del canal, en su lugar se contacta con el propietario y el cambio se realiza solo en myfrontdesk. Si el huésped irá al canal y agregará el desayuno a su reserva, el canal enviará una actualización a myfrontdesk que lo trasladará de nuevo a la habitación A.

Solución:

Asegúrese de modificar las reservas de OTAs que ingresaron a través de myfrontdesk en el extranet de ese canal o solicite al huésped que modifique su reserva.

IMPORTANTE:

Las reservas que están marcadas como ¨Hospedado” en myfrontdesk no se modificarán
automáticamente si la modificación proviene del canal. Esto está diseñado para garantizar que el
huésped que ya ha realizado el check-in no se 'moverá' a otra habitación. En este caso, la propiedad recibirá un correo electrónico sobre la modificación que se debe gestionar manualmente (el correo
electrónico se activará en el Registro de entrega de correo electrónico).

¿La modificación de una reserva en una OTA también la modifica en myfrontdesk?

Algunos canales (como booking.com, Agoda y Expedia) permiten enviar actualizaciones a
myfrontdesk. Esto permite que myfrontdesk actualice la reserva automáticamente.

Para los canales que no soportan el envío de modificaciones a myfrontdesk, debe modificar la
reserva en el extranet y luego realizar las modificaciones en myfrontdesk manualmente.

Consulte este artículo para verificar qué canales soportan el envío de modificaciones a myfrontdesk: Channel Features

Realizando cambios en reservas de OTAs importadas a myfrontdesk manualmente

Puede haber reservas que se hicieron originalmente en OTAs pero se importaron manualmente en
myfrontdesk por diferentes motivos: la reserva se realizó antes de conectarse a myfrontdesk o la
reserva se realizó antes de conectar el canal a myfrontdesk.

Los cambios en estas reservas también se deben hacer en el extranet, sin embargo estas cambios
serán aplicados automáticamente en myfrontdesk solo si:

1) el ID de OTA de la reserva en myfrontdesk coincide con el ID de reserva en el canal;

2) el cambio (enviando modificación, cancelación a myfrontdesk) es soportado por el canal;;

3)* específicamente para modificaciones: la modificación se aplicará si la reserva no tiene el estado "Hospedado"

¿Qué sucederá si se recibe una modificación para una reserva importada manualmente que no tiene una ID de reserva de origen (válida)?

En este caso, el sistema creará un duplicado de la reserva con la modificación ya aplicada.

Por ejemplo,

1) un huésped ha reservado una habitación A antes de conectar el canal a myfrontdesk,

2) luego conecta el canal a myfrontdesk e importa la reserva con la habitación A manualmente

3) el huésped decide modificar la reserva en el extranet y permanecer en la habitación B.

Escenario 1: si no ha ingresado el ID de una reserva de origen válido para esta reserva en
myfrontdesk, myfrontdesk creará una reserva duplicada para el mismo huésped con la habitación B reservada. La reserva importada manualmente con la habitación A añadida también quedará en el sistema.

Myfrontdesk enviará un correo electrónico notificándole que no pudo reconocer la reserva en la
que se produjo la modificación y creó una nueva reserva.

Escenario 2: si ha ingresado un ID de reserva de origen válido al importar la reserva manualmente, la modificación se aplicará automáticamente y el huésped se trasladará a la habitación B.

¿Qué sucederá si la cancelación se realiza a la reserva importada manualmente pero que no tiene una ID de reserva de origen (válida)?

*si se produce una cancelación para una habitación que no está mapeada: el sistema creará una
nueva reserva cancelada. A partir de mayo de 2018, también enviaremos un correo electrónico
explicando por qué se creó una nueva reserva cancelada (porque no pudimos hacer coincidir la
cancelación importada del canal con ninguna reserva existente en el sistema).

*si se produce una cancelación de una habitación que no está mapeada no ocurrirá nada; no se
creará una nueva reserva cancelada y la reserva existente no se modificará.

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