PASO 2: Configurando la Distribución

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Conectarte con tus canales de distribución es uno de los pasos más importantes en el proceso de instalación. La distribución le permite a tu propiedad ser vista por miles de potenciales clientes, que visitan las numerosas OTA's (canales en línea) de las cuales estás conectado.

Usando el channel manager de Cloudbeds, myallocator, serás capaz de sincronizar el inventario de tus habitaciones con estos canales.

  • Como recordatario, este paso activará tus canales actuales y los activará con myfrontdesk.
  • Si aún no te has registrado en algún canal en particular, debes primero de crearte una cuenta con ese canal.
  • Si no tienes una cuenta con myallocator actualmente, NO solicites a tu canal la conexión con myallocator hasta que llegues a este paso y estés listo para estar conectado.

Antes de empezar, confirma que tus tarifas y disponibilidades en tu calendario estén 100% correctas.

 

Accede a la opción de Distribución de Canales

Clica en el botón de la tuerca (configuraciones) luego ingresa a la opción de Distribución de Canales

Si es que ya tienes una cuenta en myallocator

Asegúrate completamente que tus configuraciones en myfrontdesk calcen con las de myallocator. Esto incluye el número de habitaciones, moneda, zona horaria, etc.

Nota: cualquier reserva previamente recibida en myallocator puede ser importada automáticamente a myfrontdesk. Para esto debes de contactarte con nuestro equipo de soporte una vez hayas terminado de completar las secciones obligatorias.

  • Si has elegido hacer una importación de tus reservas de myallocator a myfrontdesk, asegúrate de no haber creado esas reservas manualmente en myfrontdesk, dado que esto ocacionaría reservas duplicadas que pueda que parezcan overbookings.
  • La contraseña para ver tarjetas de crédito en myallocator necesita estar actualizada antes de solicitar la importación de reservas. Si la contraseña no es la actual, los detalles de los pagos hechos con tarjetas de crédito no serán transferidos debido a los estándares de seguridad.

Si te gustaría tener los datos de los pagos hechos con tarjetas de crédito, de las reservas recibidas de booking.com y Expedia, asegúrate de configurar una contraseña para las tarjetas de crédito.

 

En caso cambies de proveedor de PMS y ya tienes una cuenta en myallocator

  • Recuerda: todas las reservas directas hechas en tu antiguo PMS (walk-ins, email. motor de reservas) deberán de ser transladadas manualmente a tu nuevo PMS (myfrontdesk). Algunos PMS ofrecen exportar las reservas pasadas mediante formato Excel o CSV.

 

  • Desconecta myallocator dentro de tu antiguo PMS. De no hacerlo así, puede causar que tanto myfrontdesk como tu antiguo PMS estén trabajando simultáneamente (actualizando tarifas y disponibilidades a la vez). Esto puede resultar en overbookings o enviar reservas al PMS incorrecto.

Una vez estos pasos estén listos, puedes seguir con los siguientes pasos.

Clica en "Conectar una cuenta Myallocator existente" e ingresa los datos de tu cuenta

Si es que todavía no tienes una cuenta en myallocator:

Asegúrate de que todas tus categorías de habitaciones, tarifas, disponibilidad y otra información haya sido correctamente ingresada dentro de myfrontdesk. Myfrontdesk creará una cuenta de myallocator por tí, basada en la información que hayas completado y configurado en tu sistema. Esta es tu última oportunidad para hacer una doble revisión de cualquier configuración antes de crear una cuenta en myallocator.

Nota: Con cualquier canal de distribución (OTA) que planeas conectar, No los actives con myllocator hasta que estés listo para ir live.

Clica en: "CREAR UNA CUENTA DE MYALLOCATOR"

 

 

Myfrontdesk generará una cuenta en myallocator basada en las configuraciones principales que has colocado en el sistema

Myfrontdesk generará una cuenta en myallocator  basada en las configuraciones principales que has colocado en el sistema

Elige tus configuraciones de Distribución

1. Para la mayoría de las propiedades, recomendamos escoger " Última Habitación Disponible".

De todas formas, si es que No quieres vender todas las habitaciones de todas tus categorías, ya sea porque son para tus staff o solo las quieres vender directamente, selecciona la opción "Asignación por Propiedad" y luego debes de indicar cuántas habitaciones de cada categoría quieres vender en los canales.

2. Luego selcciona para qué años quieres enviar tu disponibilidad. La mayoría de los canales acepta hasta dos años más del año presente. Cuando termines, no te olvides de clicar en "Guardar"

Configura tus Canales

Ahora que las opciones de distribución de myfrontdesk están activas, es tiempo de conectar tus canales!

Nota: Algunos canales piden pasos especiales para activarlos con un channel manager (en nuestro caso myallocator).

Para empezar a configurar tus canales, clica en la opción de "Canales".

Selecciona un Canal

El proceso para conectar un canal varía, pero para la mayoría deberás ingresar los credenciales. Vamos a conectar el canal de LateRooms, el cual es un proceso estándar. Algunos canales, como booking.com y Expedia, requieren que te contactes con ellos primero y otros tienen un proceso de aprobación.

Empieza clicando en el recuadro rojo que dice "Sin Configuración", el cual abrirá el campo para que coloques los credenciales del canal. Ingresa lo que te solicitan y luego clica en el botón azul que dice Next.

Mapea tus Habitaciones

Este es uno de los procesos más importantes para asegurar una experiencia positiva con el canal de distribución. Asegúrate de prestar bastante atención a la siguiente información.

Ten en Cuenta:

  • Todas las habitaciones en el canal deben de ser mapeadas con su habitación correspondiente en el sistema. Las habitaciones que queden sin mapearse, no recibirán actualizaciones y pueden ocacionar overbookings. Pueden haber más habitaciones en el sistema que en el canal, pero No pueden haber más habitaciones en el canal que en el sistema, esto puede ocacionar overbookings.
  • No recomendamos mapear varias habitaciones del canal a una sola del sistema o viceversa, esto puede ocacionar overbookings.

Las habitaciones del sistema (myfrontdesk) aparecerán en una columna izquierda y al frente aparecerá un menu para elegir la habitación correspondiente por cada habitación. Selecciona la habitación correspondiente del canal de la cual corresponde al sistema.

 

Adiciona una Tarifa Especial y/o Diferente al Canal

Si deseas que tu tarifa base en este canal sea diferente, tienes la opción aquí de aumentar o disminuir tus tarifas (ya sea en cantidad o porcentualmente), únicamente para este canal. Ten en cuenta que se toma como base tu Tarifa Base configurada en myfrontdesk. Luego clica en Next para continuar.

Adiciona una Tarifa Especial y/o Diferente al Canal

Confirmar y pasos adicionales

Una vez que veas en la pantalla que el cuadro rojo pasó a verde diciendo "Setup Complete" quiere decir que ya estás conectado con el canal. Algunos canales requieren pasos adicionales para completar la instalción.

Por ejemplo, LateRooms requiere que coloques un correo electrónico específico dentro de la extranet del canal, esto como destino para las confirmaciones de las reservas. Sin este paso adicional, las reservas de LateRooms no llegarían al sistema.

Si ya estás listo para estar Live...

Ingresa a la opción de Resumen (dentro de Distribución de Canales) y clica en Activar (de Disabled a Enabled).

Nota: al activar ya estarías conectado con myallocator (el channel manager), y ya se estarían enviando tus precios y disponibilidades a myallocator.

Si deseas que un miembro de nuestro equipo revise la configuración de tu cuenta y que todos los pasos estén correctos, favor contáctate con soporte antes de activar tu cuenta.

Algunas Puntos Para Tener en Cuenta

  • Si ya has tenido una cuenta en myallocator, asegúrate de únicamente modificar las configuraciones dentro de la pestaña de Distribución de Canales en myfrontdesk. Cambiar las configuraciones dentro de myallocator puede que genere problemas en las tarifas y disponibilidades.

 

  • Mantén tus credenciales de cada canal actualizadas en la sección de Canales de myfrontdesk. Cambiarlas sin actualizarlas en myfrontdesk puede traer errores en la conexión. En algunos canales no se actualizará la disponibilidad o las reservas no se recibirán.

 

  • Myfrontdesk no cambia el tipo de cambio dentro de la extranet del canal. Asegúrate que el tipo de cambio configurado en el canal sea el mismo que hayas colocado al momento de hacer el mapeo del canal dentro nuestro sistema.

 

Canales mapeados y listos? Asegúrate de dar una doble revisada antes de activar la conexión con myallocator.

Ahora que tu Distribución está conectada, es tiempo de ir al paso final, Ir Live!

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