Paso 1: Cómo agregar los aspectos básicos (carácter obligatorio)

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Ahora que estamos listos, ha llegado el momento de agregar los aspectos básicos. Si bien myfrontdesk ofrece numerosas opciones de personalización, esta sección repasa los de mayor relevancia para su propiedad.

Luego de completar este paso, podrá continuar al siguiente 2: cómo configurar sus canales de distribución. ¡Así que vamos a ello!

Cada sección de la Guía de configuración incluye breves videos formativos en numerosos idiomas.

1. Cómo acceder a la Guía de configuración

Luego de crear su contraseña con el enlace incluido en el primer correo electrónico que recibió, podrá acceder al perfil de su propiedad en https://www.cloudbeds.com/ o desde la página de inicio.

El siguiente paso consiste en responder una breve encuesta sobre su propiedad.

La encuesta incluye su divisa, huso horario, estado de su administrador de canal y PMS (sistema de gestión de propiedad, por sus siglas en inglés) y la manera en que determina sus tarifas. Al terminar, pinche en el botón verde «Iniciar configuración».

¡Bienvenido a la guía interactiva de inicio de su propiedad!

La sección interactiva de inicio lo guiará durante buena parte del proceso de configuración. Todas las secciones incluyen un tutorial detallado y ventanas emergentes con consejos y breves explicaciones de uso.

En el presente artículo destacaremos la configuración de las secciones requeridas para avanzar al siguiente paso.

Nota: Recuerde pinchar el botón azul «Guardar» en la esquina inferior derecha cada vez que termine de configurar una página o sección.

2. Configuración general de la propiedad

Preferencias de formato

1. Seleccione el idioma de su aplicación (de momento se encuentra disponible en inglés, español y portugués).

2. Confirme que su huso horario predeterminado es correcto. Si también usa una cuenta de myallocator, asegúrese que tenga el mismo huso horario.

Notas:
1.
Resulta muy importante incluir el huso horario correcto. De lo contrario, se podrían generar reservas con hora e incluso fecha de llegada errónea. Por favor, asegúrese que sea el correcto.
2. Si desea cambiar su huso horario, pero ya ha creado la contraseña para ver la información de tarjetas de crédito, contacte a nuestro equipo de soporte en support@cloudbeds.com.

3. Confirme su formato de divisa o moneda.

4. Seleccione el formato de fecha y hora de su aplicación.

5. Confirme su divisa predeterminada. Si usa una cuenta de myallocator, asegúrese de seleccionar la misma divisa en ambas aplicaciones y en sus canales de distribución.

Nota: El uso de distintas divisas puede causar diferencias en las tarifas y cobros equivocados a sus clientes.

Preferencias de automatización

1. Seleccione entre permitir o no exceso de reservas, incluso cuando su propiedad se encuentre llena. Recomendamos no activar esta función (está desactivada de manera predeterminada). Pero, de habilitarla, recuerde que incrementará de manera significativa el riesgo de exceso de reservas.

2. Seleccione entre activar o no la función automática de No Show (o ausencia). Su uso significa que el estado de todas las reservas que no se hayan registrado en su sistema a las 2:05 am (de su huso horario) del siguiente día hábil cambiará de manera automática a No Show y se volverá a anunciar la habitación reservada como disponible.

3. Seleccione entre activar o no la extensión automática de Check Out (o salida). Su uso significa que las reservas que no se hayan cambiado al estado checked out serán extendidas de manera automática por el sistema. Recomendamos no activar esta función.

4. Seleccione entre asignar o no de manera automática las reservas provenientes de las fuentes al primer alojamiento disponible.

5. Seleccione entre usar o no un país predeterminado para el huésped. Al activarse, la casilla de país en la información del huésped se llenará de manera automática con el país donde se encuentra la propiedad.

6. Seleccione entre permitir o no que la aplicación asigne el alojamiento de todas las reservas existentes.

7. Seleccione entre permitir o no reservas del mismo día a través de mybookings.

8. Seleccione la hora en la que ya no permitirá reservas del mismo día.

Otras configuraciones

1. Mostrar hora prevista de llegada: De habilitarse, se verá la hora estimada de llegada al crear una reserva, en la reserva misma, en el calendario y al configurar mybookings.

2. Habilitar la funcionalidad de cumplimiento GDPR: De habilitarse, las herramientas de cumplimiento de GDPR (Reglamento general de protección de datos, por sus siglas en inglés) estarán disponibles para su propiedad, como Extracción de datos, Anonimato y Participación de los programas de mercadeo. Recuerde que usted es el único responsable de cumplir la legislación de GDPR.

3. Habilitar la asignación de pagos: De habilitarse, la asignación de pagos significa que, al recibir un usuario un pago, se podrá especificar exactamente para qué es ese dinero.

4. Mostrar las salidas (Check-Out) en la lista de salidas del panel: De habilitarse, la propiedad podrá ver cuáles huéspedes han registrado su salida en la lista de salidas del tablero. De lo contrario, la propiedad sólo verá cuáles huéspedes aún no han registrado su salida.

5. Formato del nombre de los huéspedes en el calendario

6. Desayuno (distribución de canales): esta configuración sólo afecta las tarifas que se envían a los canales de distribución y no afecta las tarifas establecidas en mybookings. Para más información, véase: Como añadir la opción de desayuno incluido / no incluido a la distribución de canales.

3. Perfil de la propiedad

La sección de perfil general incluye la información general de su propiedad y lo que sus huéspedes verán en mybookings. Aquí repasaremos cada una de sus opciones.

  1. Asegúrese que su tipo de propiedad sea la indicada.
  2. Redacte una buena descripción de su propiedad. Recuerde que esta descripción se publicará en su página de mybookings, así que asegúrese que sea de lujo.
  3. Cargue algunas imágenes de su propiedad. Las imágenes se publicarán en su página de mybookings.
  4. Cabe recordar que esta información se encontrará disponible en su motor de reservas, por lo que a lo mejor no querrá que su nombre y apellido se usen a modo de contacto. También conviene asegurarse que el correo electrónico de su propiedad sea el correcto y que esté disponible para sus huéspedes, dado que las preguntas e inquietudes que ellos tengan serán enviadas a esa dirección de correo electrónico.
  5. Agregue la dirección de su propiedad y asegúrese que su ubicación esté definida de manera adecuada en el mapa.

Si la ubicación de su propiedad no se muestra de manera correcta en el mapa, arrastre el marcador a la ubicación correcta para actualizar sus coordenadas.

4. Categorías de alojamiento

Uno de los pasos más importantes al configurar su propiedad es crear de manera adecuada las categorías de alojamiento. Tiene un efecto en sus cuentas de myfrontdesk y mybookings y en el inventario y la distribución de sus canales de distribución. Si bien encontrará funciones adicionales de personalización en esa página, en el presente artículo repasaremos los pasos más básicos.

Recomendamos encarecidamente crear varias categorías de habitación (como «Dormitorio estándar» y «Dormitorio femenino») y no habitaciones separadas individuales (como «Dormitorio estándar 1»). La creación de habitaciones separadas individuales, en vez de categorías de habitación, volverá su inventario incompatible con la mayoría de canales de distribución. Para más información sobre la importancia de crear categorías de habitación, véase nuestra Guía del mapeado de los canales de distribución.

Para agregar una categoría:

  1. Pinche en el botón verde «Agregar nueva categoría».
  2. Nombre la nueva categoría de alojamiento.
    • Recuerde que los huéspedes podrán ver el nombre que use. Recomendamos el uso de títulos normales, como «Habitación doble estándar».
  3. Seleccione entre una habitación privada o una cama en un dormitorio compartido.
    • En caso de ser un dormitorio, deberá agregar el número de habitaciones, la ocupación del cuarto (o número de camas) y si está reservado para un género específico.
  4. Agregue una descripción de la habitación a modo informativo.
  5. Agregue los servicios o comodidades que incluye el alojamiento.
  6. Cargue imágenes de la habitación. Podrá seleccionar una imagen que se verá en mybookings.
  7. (Opcional) Denominación y organización de habitaciones y camas: Ingrese el nombre de la habitación de cada alojamiento individual. Esta información será de uso interno en el calendario y en la página de reserva, a menos que use la opción que se incluye a continuación.
  8. Guarde su información.

Nota:

  • Para cambiar el nombre de las habitaciones o camas individuales de una categoría de alojamiento, pinche en «Editar» en la última sección.
  • Si desea eliminar una categoría, deberá actualizar el número de unidades de habitaciones privadas o dormitorios compartidos. Al reducir el conteo del inventario, se eliminará la última categoría de la lista. Una vez eliminada, no podrá deshacer esta acción, así que sólo realícela si está seguro.
  • No se realizará ningún cambio en esta página hasta que pinche en el botón azul «Guardar».
5. Matriz de disponibilidad (configurar las tarifas base)

Luego de crear las categorías de alojamiento de su propiedad, deberá agregar sus tarifas. Esta sección le permite controlar con facilidad los precios que se anuncian para cada categoría de habitación, según la fecha de su reserva. En esta página puede incluir las tarifas base de cualquier fecha del año, incluyendo días específicos de la semana y agregar limitaciones a la estadía mínima y máxima. Estas son las tarifas estandarizadas de sus habitaciones y las únicas tarifas que se enviarán a sus canales de distribución.

Nota: Las tarifas por persona se usan para personalizar su motor de reservas mybookings y no se envían a sus canales de distribución. Con el fin de permitir un mayor nivel de flexibilidad, myfrontdesk envía la Mejor Tarifa Disponible estándar a todos sus canales. Ello permite una sincronización consistente con los OTA a los que se conecta.

¿Por qué una mayor disponibilidad significa más reservas?

La carga de numerosas habitaciones a «largo plazo» y de «último minuto» significa que será más visible a más posibles huéspedes, y ello indudablemente aumentará sus reservas. En algunos OTA, como Booking.com, su nivel de disponibilidad nos permite anunciar su propiedad en canales como Google, sin mencionar los miles de portales de Internet afiliados o de asociados «desde aerolíneas a portales de Internet que comparan precios». Ello nos permite anunciar su propiedad a una audiencia mayor y más internacional.

Además, la mayoría de viajeros o turistas prefieren reservar de antemano, por lo que su propiedad se anunciará en más búsquedas si prepara su disponibilidad durante un periodo más extenso de tiempo. Recomendamos crear un inventario futuro de 1 año a 16 meses y actualizar ese inventario de manera continua.

Para conocer más sobre nuestra Matriz de disponibilidad, véase Descripción general del Matriz de disponibilidad.

Para empezar, pinche en el botón verde «+ Rango de largo plazo».

Cómo agregar tarifas base

  1. Seleccione la habitación a la que desea establecer la tarifa base.
  2. Seleccione las fechas en las que desea establecer la tarifa. De no seleccionar un día en ese rango de fechas, no podrá alquilar su inventario durante ese periodo, a menos que incluya un rango de fechas distinto sólo para las fechas agregadas.
     *Si desea agregar varios rangos de fechas, pinche en «Añadir rango de fechas», aunque la tarifa base y las restricciones de estadía serán las mismas en todas las fechas en las que use esta opción.
  3. Seleccione «Tarifa» como configuración de intervalo.
  4. Ingrese la tarifa de la habitación.
  5. Pinche en «Añadir intervalo».

Puede establecer distintas configuraciones seleccionando las casillas del menú desplegable «Configuración del intervalo».

6. Impuestos y tasas

¿Sus tarifas incluyen impuestos y tasas? Si planea conectarse a los canales, deberá asegurarse que sus impuestos y tasas son consistentes en myfrontdesk y en todos los canales de distribución.

Si ha incluido los impuestos y las tasas al total del valor de las habitaciones agregadas, no tiene que usar esta opción.

  • Veamos un ejemplo. Digamos que usa una tarifa de 100 dólares y no incluye impuestos o tasas, el huésped pagará 100 dólares, puesto que los impuestos y las tasas están incluidos en el valor de la habitación.

Pero si no incluye los impuestos y las tarifas al total de la habitación, deberá rellenar esta información.

  • Veamos otro ejemplo. Digamos que determina una tarifa de 100 dólares y agrega un impuesto del 10%. El huésped pagará 110 dólares. Ello se debe a que los impuestos y las tasas no están agregados al valor ingresado por la habitación. El impuesto del 10% se agrega al valor de la habitación.

Para más información sobre esta sección, véase: Impuestos y tasas: todo lo que necesita saber.

7. Fuentes de reservas

Esta sección le permite habilitar y deshabilitar o crear las fuentes de las que recibirá las reservas. También puede agregar impuestos o tasas a fuentes específicas. Esos valores adicionales serán aplicados de manera automática a la reserva, una vez que llegue de la fuente seleccionada.

Para más información, véase: Agregar y editar fuentes de reserva principal y de terceros.

8. Políticas, términos y condiciones

Esta sección reúne detalles específicos sobre la manera en que desarrolla las operaciones diarias en su propiedad. Para más información, véase: Descripción de términos y condiciones.

9. Papeles de usuarios

En esta sección podrá crear usuarios que tendrán acceso a su cuenta de myfrontdesk.

Si desea administrar los permisos asociados a cada usuario agregado, deberá crear un «tipo» en la pestaña «Tipos de usuario». Luego de configurar cada función, podrá agregar los usuarios y seleccionar la función que desempeñarán.

Para más información sobre usuarios y sus funciones, véase: Agregar un nuevo usuario y crear los papeles/roles de usuario.

10. Seguridad (de las tarjetas de crédito)

Myfrontdesk le permite recibir y guardar la información de las tarjetas de crédito que usan sus huéspedes. Cloudbeds exige estrictos requerimientos de contraseñas para permitir la obtención y visualización de la información de las tarjetas de crédito de los huéspedes. Por este motivo, deberá establecer una contraseña individual para ver y acceder a la información de las tarjetas de crédito de las reservas de sus huéspedes.

Para más información, véase: Cómo ver la información de tarjetas de crédito: todo lo que debe saber.

11. Importar reservas

¡Ya casi terminamos! Este es el paso final del proceso de configuración. Luego continuaremos con el proceso de distribución. Ha llegado el momento de agregar todas las reservas actuales y futuras de su propiedad. Este requerimiento es de crucial importancia, pues crea la disponibilidad de su propiedad y evita el exceso de reservas. Podemos imaginarlo cómo ponerle las pilas a su propiedad.

En la mayoría de casos, recomendamos agregar las reservas de manera manual, pues permite una mayor comprensión del proceso de creación de reservas.

CABE RECORDAR QUE:

  • No se requiere importar las reservas pasadas, pero puede ser de utilidad para la creación de reportes y para generar una lista de huéspedes recurrentes.
  • ¿Desea agregar una reserva sin dar muchas vueltas? Sólo se requiere la siguiente información para crear una reserva:
  1. Fecha
  2. Categoría de alojamiento
  3. Nombre y apellido
  4. Correo electrónico: si su huésped no tiene o no desea agregar una dirección de correo electrónico, puede usar una dirección de correo temporal (como huesped@hombre.abcef).
  5. País de residencia del huésped
  6. Fuente: de dónde proviene la reserva
  7. Si desea que las reservas creadas anteriormente por las OTA se actualicen de manera automática con futuras modificaciones, deberá ingresar su número válido externo o reserva de la OTA.

Para importar reservas, cuenta con tres (3) opciones:

Opción 1 (recomendada): Importación rápida manual

La herramienta de importación rápida manual le permite importar todas las reservas que desee a la vez y sólo deberá rellenar las casillas seleccionadas.

Cómo agregar (importar) reservas usando la herramienta de importación rápida

Opción 2: Agregar reservas de manera manual

En caso de agregar unas pocas reservas al sistema (menos de cincuenta), sugerimos agregarlas de manera manual pinchando en «Añadir reserva». El botón se encuentra en parte superior derecha de las páginas de reservas, calendario y panel de control. Ello le permitirá familiarizarse con el proceso de creación de reservas y numerosas propiedades lo usan como ejercicio de formación para su personal.

Para más información sobre la creación de reservas, véase:

Opción 3: Servicio de importación pago de reservas

Este es un servicio pago. Si desea usarlo, por favor asegúrese de tener al menos 100 reservas a importar. Ese es el requerimiento mínimo.

Para más información sobre esta función, véase:

Servicio de importación de reservas - Todo lo que necesita saber

12. Programar una revisión

¡Estamos aquí para ayudarle!

Si desea que le ayudemos a repasar lo que ha configurado hasta el momento, seleccione la opción de programar una revisión y pinche en «Solicitar revisión». Nuestro equipo de soporte lo contactará con la mayor brevedad posible.

Seleccione entre una revisión remota con su instructor de implementación (mediante correo electrónico) o una llamada telefónica.

¡Eso es todo! Es momento de continuar al Paso 2: Distribución.

Ahora que ha configurado los aspectos más importantes de su propiedad, es momento de continuar al siguiente paso: Distribución.

 

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