PASO 1: Lo Básico (Información Obligatoria)

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Una vez este paso esté completo, ya puedes proceder a completar el paso 2 y comenzar a configurar tu distribución de canales. Comencemos!

1. Accesa a tu cuenta de myfrontdesk desde nuestro página web

Luego de haber configurado tu contraseña en el link que te pasaron en el primer email, puedes accesar siempre a tu cuente mediante estos pasos:

1. Ingresar a: www.cloudbeds.com

2. Clicar en Login

2. Luego, tendrás que responder algunas preguntas respecto a tu propiedad

Esto incluye el tipo de moneda, zona horaria, si actulamente estás usando un channel manager y/o un PMS, cómo tus tarifas están configuradas. Una vez listo, clica en el botón verde de "Comenzar Instalación"

2. Luego, tendrás que responder algunas preguntas respecto a tu propiedad

3. Bienvenido a la guía interactiva de configuración de tu propiedad

Esta sección interactiva de configuración para comenzar, te guiará en la mayor parte del proceso de configuración. Todas las páginas muestran un tutorial detallado, además tienen mensajes en donde aparece una rápida explicación.

Estaremos resaltando las configuraciones en las secciones requeridas que necesitarás completar para avanzar al siguiente paso.

NOTA: Recuerda clicar en el botón azul de "guardar" en la esquina inferior derecha, cada vez que termines de llenar una página.

 

4. Preferencias

1. Confirma que tu Zona Horaria sea la correcta. Si tienes una cuenta en myallocator, verifica que sea la misma que coloques aqui.

NOTA: zonas horarias diferentes pueden causar que las reservas se muestren con error para la hora del Check - In (hora de llegada) o hasta fecha incorrecta, esta configuración es bastante importante.

2. Confirma el tipo de moneda que usas. Si ya usas una cuenta en myallocator, asegúrate de que las monedas coincidan en ambos sistemas. Si la moneda no es la que quieres usar, por favor contáctate con un representante para que la cambie.

NOTA: monedas que no coincidan pueden causar discrepancias en los precios y/o hasta terminar en malentendidos para los cobros a los huéspedes.

3. Selecciona si es que deseas permitir sobreventas (overbookings) aún así tu propiedad esté full o llena. Recomendamos que dejes esta opción como inactiva, si la activas, ten en cuenta de que estás corriendo un riesgo alto de tener sobreventas.

4. Selecciona si es que deseas tener la opción de Extender Automáticamente la Fecha de Salida, si la activas, significa que las reservas que estén como In -House que no han sido cambiadas al estatus de Check - Out, el sistema las extenderá automáticamente.

5. Selecciona si es que deseas activar la opción de No Show Automático, si la activas, todas las reservas confirmadas que lleguen el dia de hoy y no están con el estatus de In - House, el sistema las colocará automáticamente como No Show al día siguiente a las 2:00 am.

6. Selecciona Auto Asignar Reserva, si es que quieres que el sistema asigne automáticamente una reserva a la habitación o cama que esté disponible, dada la categoría que le corresponde o el huésped haya elegido.

Recuerda clicar en el botón azul de Guardar que está en la esquina inferior derecha una vez termines.

 

5. Perfil de la Propiedad

La sección de Configuraciones Generales de la Propiedad incluye la información básica de tu propiedad y lo que los clientes verán en mybookings (motor de reservas). Vamos a describir estos pasos resumidamente, pero en nuestra base de conocimiento, hallarás información detallda.

1. Asegúrate de colocar el nombre correcto de tu propiedad, ya que este se verá en tus correos y motor de reservas.

2. Describe una descripción de tu propiedad, la que desees, esto aparecerá en tu motor de reservas.

3. Carga las imágenes que deseas, miestras más, mejor.

4. Te en cuenta que esta es la información que estará disponible en tu motor de reservas (mybookings), depende de ti si es que quieres colocar o no tu nombre en este campo.

6. Crea tus Habitaciones

Crear tus habitaciones correctamente es una función vital para el buen funcionamiento de tu propiedad. Esto afecta tanto a tu cuenta en myfrontdesk como a mybookings (motor de reservas), así también como al inventario de tus canals (OTAs).

Recomendamos altamente crear categorías diferentes siempre y cuando la habitación sea diferente y tenga un precio diferente (Ej: "Habitación Standar" o "Dormitorio Femenino") y no habitaciones individuales por separado ( Ej: Habitación Standar 1). Esto debido a que la mayoría de los canales no permiten tener varias categorías de habitaciones idénticas.

Para agregar una nueva categoría de habitación:

1. Clica en el botón verde de Agregar Nueva Categoría.

2. Coloca un nombre a esa nueva categoría.

- Recuerda que los huéspedes pueden ver ese nombre que has colocado. Recomendamos usar nombres normales como Habitación Doble Standar.

3. Selecciona si la habitación es privada o compartida.

- Si es una habitación compartida, debes de colocar el número de habitaciones, númer de camas y seleccionar el género (masculina, femenina, o mixta).

4. Agrega la descripción de la habitación para que sepa tu huésped.

5. Agrega las comodidades.

6. Carga las imágenes de las habitaciones.

7 Guarda.

NOTA:

-Para nombrar/diferenciar camas o habitaciones de una misma categoría, clica en el botón de editar nombre de habitación o cama.

- Para eliminar una habitación clica en la "X" al lado del nombre de cada categoría. Si ya tienes reservas aqui, estas solo hay que asignarles otra hahbitación, las reservas que están en las habitaciones eliminadas no se pierden.

- Todo cambio aqui no se completa si es que no clicas en el botón azul de Guardar.

 

 

 

7. Tarifas de Habitaciones

Una vez ya tengas tus categorías de habitaciones creadas, es tiempo de que crees tus tarifas. Esta sección te permite controlar rápidamente qué precios son mostrados para cada categoría de habitación en determinada fecha. En esta página quizás crees tarifas para cualquier periodo, incluyendo días específicos de la semana y mínimos y máximos de estadía que desees colocar. Estos son los precios estándars de tus habitaciones que enviamos y se reemplazan en los canales (OTAs).

NOTA: Precios por personas adicionales se muestran únicamente en el motor de reservas (mybookings) y reservas manuales, estos NO son enviados a los canales. Myfrontdesk únicamente envía precios BAR o estándars a los canales (OTAs).

Para empezar, clica en el botón ver de "Añadir Intervalo"

 

Cómo añadir un intervalo?

1. Selecciona el rango de fecha para el intervalo que quieres crear.

2. Si se aplica a tu caso, selecciona el mínimo de noches y/o máximas de estadía, de lo contrario lo puedes dejar en cero.

3. Cerrar a la Llegada/Salida, indica que deseas que solo los huéspedes lleguen en la fecha de inicio del intervalo o en la fecha de salida. Recomendamos esta opción para fechase especiales y cortas, de lo contrario, mantenerlo como No.

4. Selecciona los días a los cuales les quieras colocar una tarifa. Dejar un día en blanco dentro del rango de fecha, aparecerá ese día como no disponible. A menos que este día o días esté en otro intervalo de fecha.

5. Clica en el botón azul " Añadir Intervalo"

Una vez hayas añadido todas las tarifas para los intervalos que has creado, clica en el botón azul de Guardar, ubicado en la esquina inferior derecha.

 

8. Impuestos y Tasas

Están incluídos los impuestos o alguna tasa en tus tarifas? Si deseas conectarte con algún canal, verifica que tus impuestos y tasas sean consistentes tanto en el sistema de myfrontdesk como en todos los canales con los que trabajas.

 

Si todas los impuestos y tasas ya están incluídos en el total del precio de la habitación, entonces no es necesario que los crees.

  • Ejemplo: si ingresaste una tarifa de $100 y no has configurado ningún impuesto o tasa, el huésped pagará $100 debido a que todos los impuestos y tasas ya están incluídos.

Si tus impuestos y tasas no estaban incluídos en la tarifa final de la habitación, necesitarás llenar la opción de impuestos y tasas.

  • Ejemplo: si ingresaste una tarifa de $100 y configuraste un impuesto del 10%, el huésped pagará $110. Esto debido a que todos los impuestos y tasas no están incluídos en las tarifas que has ingresado. El impuesto del 10% ha sido adicionado a la tarifa.

9. Políticas, Términos y Codiciones

Estas son las informaciones que van a ser mostradas en tu motor de reservas y correos para reservas confirmadas, pendientes y canceladas; tales como políticas de cancelamiento, reglas de tu propiedad, hora de llegada y hora de salida.

10. Importando Reservas

Ya casi estás listo! este es el paso final del proceso de instalación antes de ir a Distribución (conexión con los canales). Ahora debes de ingresar en el sistema todas tus reservas, tanto presentes como futuras, de canales como directas. Este es un requisito obligatorio debido a que debes de enviar un calendario actualizado a los canales, en términos de precios y disponibilidades y así prevenir sobreventas u overbookings.

Para la mayoría de las propiedades recomendamos ingresar las reservas manualmente ya que ayuda a entender el sistema a manera de entrenamiento. Para hacerlo rápidamente solo llena los campos en donde hay un asterisco rojo, los demás campos no son obligatorios de llenar. Si para el campo de e-mail no tienes el email, puedes colocar un ficticio siempre y cuando cumpla el formato (nombre@abc.com).

Importar tus reservas pasadas no es obligatorio, sin embargo ayuda para comparar reportes pasados con los actuales y mantener la lista de los huéspedes pasados.

Hay dos opciones para importar reservas:

Opción 1: Añadir reservas manualmente:

Si tienes pocas reservas que ingresar al sistema (menos de 50 o por ahí), recomendamos que sean añadidas manualmente desde el botón de Nueva Reserva. Esto puede ser hecho de la pestaña de Reservas, Calendario y Panel. Haciéndolo de esta manera te ayudará a familiarizarte más con el sistema y de pasada entrenar a tu personal.

Opción 2: Importación Bulk:

Recomendamos esta opción si es que tienes muchas reservas que colocar en el sistema. Esta opción se encuntra en la pestaña de Reservas. Una vez dentro de esta opción colocas las reservas en línea, los campos con asterísco rojo son obligatorios, los otros campos si gustas los llenas.

 

Genial! ya completaste los pasos obligatorios para la instalación de tu propidad, ya puedes seguir adelante con el Paso 2: Distribución!

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