Paso 1: Añadiendo lo Básico (Información Obligatoria)

Seguir

Ahora que nos hemos preparado, es hora de comenzar a agregar lo básico. Si bien myfrontdesk tiene muchas opciones de personalización, esta sección cubre las más necesarias para su propiedad.

Una vez este paso esté completo, ya puedes proceder a completar el Paso 2 y comenzar a configurar tu distribución de canales. ¡Comencemos!

1. Accediendo a la Guía de Configuración

Luego de haber configurado tu contraseña en el enlace que le enviaron en el primer correo electrónico puedes acceder a tu cuenta desde https://www.cloudbeds.com o directamente desde la página de inicio de sesión.

Luego, tendrás que responder algunas preguntas respecto a tu propiedad

Esto incluye el tipo de moneda, zona horaria, si actualmente estás usando un channel manager y/o un PMS y cómo tus tarifas están configuradas. Una vez listo, haz clic en el botón verde de "Comenzar Configuración".

¡Bienvenidos a la guía interactiva de configuración de su propiedad!

La sección de introducción interactiva hace un gran trabajo de guiarlo durante la mayor parte del proceso de configuración. Todas las páginas cuentan con un tutorial detallado y también tienen herramientas de sugerencias sobre las que puede pasar el cursor para obtener una explicación rápida.

Destacaremos las configuraciones en las secciones requeridas que deberá completar para pasar a la siguiente etapa.

Nota: Recuerde hacer clic en el botón azul "Guardar" en la esquina inferior derecha cada vez que termine de completar una página.

2. Configuraciones Generales del Sistema

Preferencias de Formato

1. Seleccione su idioma de aplicación (inglés, español y portugués están disponibles)

2. Confirme que su Zona horaria predeterminada es correcta. Si tiene una cuenta de myallocator existente, asegúrese de que la configuración de la zona horaria coincida en cada plataforma.

Nota: Discrepancias de zona horaria pueden hacer que las reservas se muestren con la hora o fecha de entrada incorrecta, por lo que esta configuración es muy importante.

3. Confirme el formato de su moneda

4. Seleccione el formato de fecha y hora de su aplicación

5. Confirma tu moneda predeterminada Si tiene una cuenta de myallocator existente, asegúrese de que las configuraciones en cada aplicación coincidan entre sí y también las utilizadas en sus canales de distribución.

Nota: Inconsistencias en los formatos de las monedas pueden causar discrepancias en las tarifas y también dar lugar a cobros erroneos.

Preferencias de Automatización

1. Seleccione si desea permitir sobreventas (overbookings) incluso cuando su propiedad esté en plena ocupación. Recomendamos que configures esta opción como inactiva, si la activas, ten en cuenta de que estás corriendo un riesgo alto de tener sobreventas.

2. Seleccione si desea activar la función de Auto No Show, si está activa, significa que todas las reservas que no se les haya hecho el check-in en el sistema antes de las 2:05 a.m. (su zona horaria) el siguiente día el sistema cambiará a "No Show" automáticamente y pondrá en venta esa habitación nuevamente.

3. Seleccione si desea activar la opción de Extender Automáticamente la Fecha de Salida, si la activa, significa que las reservas que estén con estado "Hospedado" que no han sido cambiadas al estatus de "Checked-Out", el sistema las extenderá automáticamente. Le recomendamos que deje esta funcionalidad inactiva.

4. Seleccione si desea activar la opción de Auto Asignar Reserva, si es que quiere que el sistema asigne automáticamente una reserva a la primera habitación o cama que esté disponible, dada la categoría que le corresponde o el huésped haya elegido

5. Seleccione si desea usar el país predeterminado para el huésped. Cuando está funcionalidad esté activada, el campo "país" en los detalles de los huéspedes se auto-completará basandose en el país predeterminado de la propiedad

3. Perfil de la Propiedad

La sección de perfil general incluye la información básica de su propiedad y lo que los clientes verán en mybookings. Repasaremos brevemente cada una de las configuraciones.

  1. Asegúrate de que tu tipo de propiedad sea correcta
  2. Escriba una descripción de su propiedad, esto aparecerá en su página mybookings, ¡así que asegúrese de que esté bien!
  3. Suba algunas imágenes a su propiedad. Estos se usarán en su página mybookings.
  4. Tenga en cuenta que esta es la información que estará disponible en su motor de reservas, por lo que es posible que no desee que se incluya su nombre completo como contacto. También querrá asegurarse de que el correo electrónico de la propiedad sea preciso y accesible para los usuarios, ya que las consultas de los invitados se enviarán a la dirección de correo electrónico de la propiedad.
  5. Agregue la dirección de la propiedad y asegúrese de que la ubicación esté definida correctamente en el mapa

Si la ubicación de su propiedad no se muestra en la ubicación correcta en el mapa de arriba, arrastre el marcador a la ubicación correcta para actualizar las coordenadas.

4. Categorías de Habitaciones

La creación correcta de tipos de alojamiento es uno de los ajustes más importantes para su propiedad. Esto afecta tanto sus cuentas de myfrontdesk y de mybookings como el inventario y la disponibilidad de sus canales de distribución. Hay configuraciones de personalización adicionales disponibles en esta página, pero vamos a repasar solo los pasos básicos.

Recomendamos encarecidamente crear distintos tipos de habitaciones (por ejemplo, "Dormitorio estándar" o "Dormitorio para mujeres") y no habitaciones individuales separadas (por ejemplo, "Habitación estándar 1"). Crear habitaciones individuales separadas en lugar de tipos de habitación hará que su inventario sea incompatible con la mayoría de los canales de distribución. Para obtener más información acerca de por qué se recomienda la creación de tipos de habitación, lea nuestra Guía de Mapeo para los Canales de Distribución.

Para añadir nuevos tipos de habitaciones:

  1. Haga clic en el botón verde "Agregar Nueva Categoría" a continuación.
  2. Establezca el nuevo nombre de la categoría
    • Recuerde que los huéspedes verán los nombres que ingrese. Recomendamos utilizar títulos normales como "Habitación doble estándar".
  3. Seleccione si la habitación es privada o compartida.
    • Si se trata de un dormitorio, agregará el número de habitaciones, la ocupación de la habitación (número de camas) y, luego, si es para un género específico.
  4. Agregue una descripción de la habitación para sus huéspedes.
  5. Agregue las comodidades de la habitación. 
  6. Subir imágenes de las habitaciones. La imagen subida se mostrará en mybookings. 
  7. (Opcional) Denominación y organización de las habitaciones
    1. Ingrese el nombre de la habitación para cada alojamiento individual. Esta información será para uso interno en el calendario y en la página de reservas a menos que use la siguiente opción.
    2.  Si planea permitir que los huéspedes reserven alojamientos individuales dentro de un tipo de alojamiento específico en su motor de reservas, puede ingresar una descripción y cargar imágenes. Vaya a la configuración de mybookings para permitir a los huéspedes reservar alojamientos individuales. Tenga en cuenta que si utiliza esta opción, los números de habitación/nombre también aparecerán en el motor de reservas.
  8. Guardar

Nota:

  • Para cambiar el nombre de las habitaciones o camas individuales dentro de un tipo de alojamiento, haga clic en el botón "editar".
  • Para eliminar una habitación, usted actualizará la cantidad de unidades para habitaciones privadas. Al reducir el recuento de inventario, eliminará el alojamiento de la parte inferior. Una vez hecho esto, no se puede revertir, así que solo haz esto si estás seguro.
  • No se guardaran los cambios en esta página hasta que haga clic en el botón azul "Guardar".
5. Matríz de Disponibilidad (configurar tarifas base)

Una vez que se hayan creado sus tipos de alojamiento, es hora de agregar sus tarifas. Esta sección le permite controlar rápidamente qué precios se muestran para cada tipo de habitación en función de la fecha. En esta página, puede incluir las tarifas base para cualquier período, incluidos los días específicos de la semana y las restricciones de estadía mínima o máxima. Estas son las tarifas estándar para sus habitaciones y las únicas tarifas que se envían a sus canales de distribución.

Nota: Las tarifas por persona se utilizan para personalizar su motor mybookings y no se envían a sus canales de distribución. Para permitir el mayor nivel de flexibilidad, myfrontdesk envía la Mejor Tarifa Disponible estandar (BAR) en todos sus canales. Esto ayuda a asegurar una sincronización consistente con sus múltiples OTA.

Para comenzar, haga clic en el botón verde "+ RANGO DE LARGO PLAZO".

Cómo añadir Tarifas Base

  1. Seleccione lo(s) alojamiento(s) para el cual desea establecer la tarifa base
  2. Seleccione los días para los que quiere establecer una tarifa. Si no selecciona un día dentro de este rango, no podrá vender el inventario en esos días, a menos que haya un intervalo diferente solo para esos días.
     *para agregar varios períodos, haga clic en 'Agregar intervalo de fechas', aunque la tarifa base y las restricciones tienen que ser las mismas si usa esta opción
  3. Seleccione 'Tarifa base' como ajuste de intervalo
  4. Ingrese la tarifa de la habitación
  5. Haga clic en 'Agregar intervalo'

Puede configurar diferentes intervalos seleccionando 'Configuración de intervalo':

6. Impuestos y Tasas

¿Sus tarifas incluyen impuestos o tasas? Si planea conectarse a cualquier canal, querrá asegurarse de que sus impuestos y tasas sean coherentes en myfrontdesk y en todos los canales.

Si todos sus impuestos y tasas ya se incluyeron en las tarifas totales de la habitación que agregó, entonces no es necesario que complete esto.

  • Ejemplo: Si ingresa una tarifa de $ 100 y no configura ninguna, el huésped pagará $ 100 porque todos los impuestos y tasas están incluidos en la tarifa. 

Si sus impuestos y tasas no se incluyeron en las tarifas totales de la habitación que agregó, entonces deberá completar esto.

  • Ejemplo: Si ingresa una tarifa de $ 100 y establece un impuesto del 10%, el huésped pagará $ 110. Esto se debe a que todos los impuestos y tasas no están incluidos en las tarifas que ingresó. Su impuesto del 10% se ha agregado a la tarifa.

Para detalles sobre cómo completar esto, eche un vistazo a nuestro artículo sobre cómo crear impuestos y tasas.

7. Fuentes de Reservas

Habilite/deshabilite o cree las fuentes desde las cuales recibe las reservas. También puede configurar impuestos/tasas para el origen de la fuente específica, lo que significa que se aplicará automáticamente a la reserva una vez que provenga de la fuente seleccionada.

Obtenga más información en nuestra Base de Conocimientos: agregue y edite las fuentes de reserva directas y de terceros

8. Políticas

Estos son los detalles específicos de cómo maneja las operaciones diarias de su propiedad. Para los detalles sobre la configuración de esta sección, lea nuestra Descripción general de características de políticas.

9. Seguridad de la Tarjeta de Crédito

Myfrontdesk le permite recibir y almacenar detalles de tarjeta de crédito de los huéspedes. Cloudbeds aplica requisitos de contraseña estrictos al permitir la recuperación y visualización de los datos de las tarjetas de crédito de los clientes. Por estos motivos, debe establecer una contraseña de visualización de detalles de tarjeta de crédito por separado para acceder a la información de la tarjeta de crédito de sus reservas. 

Consulte este artículo para obtener información sobre cómo configurar la contraseña para ver la tarjeta de crédito.

10. Importar Reservas

¡Ya casi estás ahí! Este es el último paso en el proceso de configuración antes de pasar a la distribución de canales. Es hora de agregar todas las reservas actuales y futuras para su propiedad. Este es un requisito necesario, ya que es lo que crea la disponibilidad de su propiedad y ayuda a evitar las sobreventas. Piense que esto es como agregar las baterías.

Para la mayoría de las personas, recomendamos agregar reservas manualmente, ya que ayudarán a desarrollar una gran comprensión del proceso de creación de reservas.

A TENER EN CUENTA:

  • No es necesario importar tus reservas anteriores, pero puede ser útil para informar y mantener una lista de clientes pasada y repetitiva.
  • ¿Quiere terminar agregando una reserva rápidamente? Solo se requiere la siguiente información para crear una reserva:
  1. Fecha
  2. Tipo de Habitación
  3. Nombre y Apellido
  4. Dirección de correo electónico  - Si no tiene uno, puede ingresar cualquier otro correo electrónico (por ejemplo: "Guy@Dude.abcef" funcionaría)
  5. País de residencia del huésped
  6. Fuente - cómo fue la reserva hecha
  7. Si desea que las reservas creadas previamente en sus OTAs se actualicen automáticamente con posibles modificaciones futuras, deberá ingresar el ID original proveído por el canal donde se generó esa reserva.

Hay dos opciones para Importar Reservas:

Opción 1 (recomendada): Importación Manual Rápida

La herramienta de importación manual rápida permite importar rápidamente muchas reservas a la vez completando los campos seleccionados.

Añadiendo (Importando) Reservas usando la Herramienta de Importación Rápida

Opción 2: Añadir Reservas Manualmente

Si solo está agregando algunas reservas al sistema (menos de cincuenta), también sugerimos agregarlas manualmente haciendo clic en el botón "Nueva reserva". Esto también se puede hacer en la esquina superior derecha de la página de reservas, calendario y panel. Hacer esto le permitirá familiarizarse con la creación de reservas y muchas propiedades lo utilizan como ejercicio de capacitación para su personal.

11. Programar una Revisión

¡Estamos aquí para ayudarlo!

Si desea que revisemos lo que ha configurado hasta ahora, seleccione la opción de revisión y haga clic en el botón "Solicitar revisión": un miembro de nuestro equipo de implementación se pondrá en contacto con usted lo antes posible.

Puede seleccionar una revisión remota (por correo electrónico) o programar una llamada con su asesor de implementación.

¡Hecho! Tiempo de avanzar al Paso 2: Distribución

Ahora que ha configurado lo más importante de su propiedad, es hora de pasar a Paso 2: Distribución

 

Have more questions? Enviar una solicitud

Comentarios

Tecnología de Zendesk