Onboarding (configuración por cuenta propia) - Paso 1: agregue la información básica obligatoria

Este artículo explica cómo agregar su información básica al PMS de Cloudbeds como parte de su proceso de onboarding. Esto abarca las opciones de personalización más necesarias para su propiedad.

Empecemos

1. Acceda a su cuenta en el PMS de Cloudbeds por primera vez
  1. Con el enlace proporcionado por su representante de ventas, haga clic en Login para configurar su contraseña.

Luego de configurar su contraseña, podrá acceder mediante el sitio web de Cloudbeds website o la página de inicio de sesión.

  1. Responda las preguntas de configuración (país, huso horario, divisa),
  2. Haga clic en Continuar.

En caso de necesitar asistencia durante estos primeros pasos, comuníquese con nuestro equipo de soporte.

2. Acceda a la Guía de Configuración

La Guía de Configuración es un excelente recurso para guiarlo a través de la mayor parte del proceso de configuración. Navegue por todas las pestañas para completar la configuración de su propiedad.

  1. Haga clic en el icono de Cuenta.
  2. Vaya a Configuración.
  3. El sistema lo llevará directamente a la Guía de Configuración.
  • Haga clic en el botón Cerrar guía si desea completar la configuración de su propiedad en otro momento. 
  • Tenga en cuenta que la Guía de configuración aparecerá automáticamente cada vez que acceda a Configuración hasta que se complete el paso de Distribución para su cuenta.

Ingrese la información básica

Recuerde hacer clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha cada vez que termine de completar cada una de las siguientes páginas.

1. Perfil

La sección Perfil de la propiedad incluye la información básica de su propiedad y lo que los clientes verán en su motor de reservas. Haga clic en la pestaña Perfil para acceder a esta página y complete la información requerida.

Asegúrese de que la información de su perfil de propiedad sea correcta. Esta información se utiliza para establecer su conexión con Google Hotel Search. Obtenga más información aquí.

1.1. Información de contacto de la propiedad

  1. Asegúrese de que su tipo de propiedad sea correcto.
  2. Escriba el nombre de su propiedad. Este nombre aparecerá en su motor de reservas.
  3. Agregue el correo electrónico de contacto de su propiedad.
  4. Nombre y apellido de la persona de contacto de su propiedad. Tenga en cuenta que esta es la información que estará disponible en su motor de reservas, por lo que es posible que no desee que aparezca su nombre completo como contacto. También querrá asegurarse de que el correo electrónico de la propiedad sea preciso y accesible para los usuarios, ya que las consultas de los huéspedes se enviarán a la dirección de correo electrónico de la propiedad.
  5. Agregue el número de teléfono de su propiedad.
  6. Agregue la URL de su sitio web.

1.2. Dirección de la propiedad

  1. Agregue el país donde se encuentra su propiedad.
  2. Agregue detalles sobre la dirección.
  3. Incluya el estado/provincia.
  4. Agregue la dirección.
  5. Agregue la ciudad.
  6. Agregue el código postal (ZIP).
  7. Asegúrese de que la ubicación en el mapa sea correcta.
  • Si la ubicación de su propiedad no se muestra en la ubicación correcta en el mapa, arrastre el marcador a la ubicación correcta para actualizar las coordenadas. 
  • La URL del sitio web tiene un límite de 100 caracteres.

1.3. Fotos de la propiedad

  1. Agregue algunas fotos de la propiedad. Estas se utilizarán en su motor de reservas.
  2. Agregue una imagen de encabezado de impresión para que se muestre en el panel, el informe de limpieza y los resúmenes de cuenta. 
  3. Agregue la descripción de su propiedad.
  4. Haga clic en Guardar.
2. Habitaciones

Crear los tipos de alojamiento correctamente es una de las configuraciones más vitales para su propiedad. Haga clic en la pestaña Habitaciones para acceder a la página.

La información en la página de Habitaciones afecta tanto a sus cuentas del PMS y el motor de reservas de Cloudbeds como al inventario y disponibilidad de sus canales de distribución.

2.1. Agregue un nuevo tipo de habitación

  • Recomendamos encarecidamente crear distintos tipos de habitaciones (por ejemplo, dormitorio estándar o dormitorio para mujeres) y no habitaciones individuales separadas (ejemplo: dormitorio estándar 1).
  • Al crear habitaciones individuales separadas en lugar de tipos de habitaciones hará que su inventario sea incompatible con la mayoría de los canales de distribución. Para obtener más información y detalles, consulte: Guía del mapeado de los canales de distribución.
  1. En la página Habitaciones, haga clic en Nuevo tipo de alojamiento (habitación). 
  2. Asigne un nombre para el nuevo tipo de alojamiento (habitación).
    • Recuerde que los huéspedes verán los nombres que ingrese. Recomendamos usar títulos fáciles y simples como Habitación doble estándar, por ejemplo.
  3. Seleccione entre una habitación privada o un dormitorio compartido.
    • En caso de ser un dormitorio compartido, puede agregar la cantidad de dormitorios, la ocupación de cada uno (cantidad de camas) y si es para hombres, mujeres, etc.
  4.  Añada el número de unidades de este tipo, la ocupación máxima y el número de adultos y niños incluidos en la tarifa (solo para el motor de reservas).
  5. Agregue una descripción de la habitación para sus huéspedes.
  • Haga clic en el botón Editar para cambiar el nombre de habitaciones o camas individuales dentro de un tipo de alojamiento.
  • Al eliminar una habitación, actualizará el número de unidades para habitaciones privadas y/o el número de habitaciones de puerta. Al reducir el recuento de inventario, eliminará el alojamiento del fondo. Una vez hecho esto, no se puede revertir, así que solo hágalo si está seguro.
    Consulte cómo eliminar un tipo de alojamiento (habitación).
  1. Añada las comodidades del alojamiento.
  2. Seleccione imágenes de las habitaciones. La imagen destacada se mostrará en el motor de reservas. 
  3. Nombre y organización del alojamiento (opcional): ingrese el nombre de la habitación para cada alojamiento individual. Esta información será para uso interno en el calendario y la página de reservas, a menos que utilice la siguiente opción. 
  4. Haga clic en Guardar.
3. Impuestos y tasas

Ingrese todos los impuestos que cobra en esta página. Esto debe incluir cualquier impuesto sobre las ventas, estatal o federal, y cualquier otro impuesto que pueda cobrar además de una noche de habitación o un producto vendido.

  • Si todos sus impuestos y cargos se incluirán en las tarifas totales de la habitación, asígnelos como inclusivos en el PMS de Cloudbeds. Obtenga más información aquí
  • Ejemplo: si ingresa una tarifa de $100 y no configura ninguna tasa adicional, el huésped pagará $100 porque todos los impuestos y tasas están incluidos en la tarifa. 
  • Si sus impuestos y tarifas no se incluyeron en las tarifas totales de la habitación que agregó, deberá completar esto. Aprenda a crear impuestos y tasas.
  • Ejemplo: si ingresa una tarifa de $100 y configura un impuesto del 10 %, el huésped pagará $110. Esto se debe a que todos los impuestos y tasas no están incluidos en las tarifas que ingresó. Su impuesto del 10 % se ha agregado a la tarifa.
4. Fuentes

Cree, habilite o deshabilite las fuentes (fuentes principales y de terceros) de las que recibe las reservas. Configure el impuesto/tasa para una fuente específica, lo que significa que se aplicará automáticamente a la reserva una vez que provenga de la fuente seleccionada.

Obtenga más información sobre cómo agregar y editar fuentes de reserva principales y de terceros.

5. Políticas

Estos son los detalles específicos de cómo maneja las operaciones diarias de su propiedad.

Obtenga más información sobre las Políticas.

6. Tarifas

Una vez que haya creado sus tipos de habitaciones, es hora de agregar sus tarifas en la Matriz de disponibilidad. Esta sección le permite controlar rápidamente qué precios se muestran para cada tipo de habitación en función de la fecha. 

Incluya las tarifas base para cualquier período, incluidos los días específicos de la semana y las limitaciones de duración mínima o máxima de la estadía. Estas son las tarifas estándar para sus habitaciones.

Las tarifas por persona se utilizan para personalizar su motor de reservas y no se envían a sus canales de distribución. Para permitir el mayor nivel de flexibilidad, el PMS de Cloudbeds envía la mejor tarifa disponible estandarizada en todos sus canales. Esto ayuda a garantizar una sincronización constante con sus distintas OTA.

6.1. ¿Cómo me ayuda una mayor disponibilidad a obtener más reservas?

Cargar mucha disponibilidad (tanto a largo plazo como de última hora) significa que es más visible para más personas que reservan a nivel global y, por lo tanto, es más probable que obtenga reservas. 

Además, a los viajeros les gusta planificar con anticipación, por lo que aparecerá en más resultados de búsqueda si carga la disponibilidad más adelante. Recomendamos al menos 12 a 18 meses de inventario futuro y mantenerlo actualizado continuamente.

Obtenga más información sobre la disponibilidad.

6.1.1. Configure las tarifas base en la Matriz de disponiblidad
  1. En la pestaña Tarifas, haga clic en la opción +Intervalo a largo plazo.
  2. Seleccione los alojamientos (habitaciones) para establecer la tarifa base.
  3. Seleccione las fechas/días de la semana para establecer una tarifa. Si no selecciona un día dentro de este rango, no podrá vender inventario en esos días, a menos que haya un intervalo diferente solo para esos días agregados.
  4. Haga clic en +Fechas (opcional) para agregar varios períodos. Tenga en cuenta que la tarifa base y las restricciones deben ser las mismas si utiliza esta opción. 
  5. Seleccione la Tarifa base como configuración de intervalo
  6. Introduzca la Tarifa de la habitación
  7. Haga clic en Agregar intervalo.

Opcional: configure diferentes intervalos con parámetros específicos.

7. Importación de reservas

Información general

¡Ya casi terminamos! Este es el paso final del proceso de configuración. Luego continuaremos con el proceso de distribución. Ha llegado el momento de agregar todas las reservas actuales y futuras de su propiedad. Este requerimiento es de crucial importancia, pues crea la disponibilidad de su propiedad y evita el exceso de reservas. Podemos imaginarlo cómo encender el motor de su propiedad.

En la mayoría de casos, recomendamos agregar las reservas de manera manual, pues permite una mayor comprensión del proceso de creación de reservas.

Importante:

  • No es necesario importar las reservas pasadas, pero puede ser de utilidad para la creación de informes y para generar una lista de huéspedes recurrentes.
  • Solo se requiere la siguiente información para crear una reserva:
    1. Fecha
    2. Tipo de alojamiento (habitación)
    3. Nombre y apellido
    4. Correo electrónico: si su huésped no tiene o no desea agregar una dirección de correo electrónico, puede usar una dirección de correo temporal (como huesped@hombre.abcef)
    5. País de residencia del huésped
    6. Fuente: de dónde proviene la reserva
    7. Si desea que las reservas creadas anteriormente por las OTA se actualicen de manera automática con futuras modificaciones, deberá ingresar su número de identificación del servicio externo o número de reserva en la OTA.

Opciones para importar reservas

  • Las reservas de los siguientes canales se pueden importar al momento de conectar su propiedad al PMS de Cloudbeds:
    • Booking.com
    • Expedia
    • Airbnb
    • Goibibo
  • Recuerde informar a su onboarding coach si desea realizar esta acción después de conectar su propiedad.

Opción 2. Servicios de importación de reservas (servicio pago)

Para utilizar este servicio, asegúrese de tener al menos 100 reservas para importar (requisito mínimo).

Obtenga más información sobre el servicio de importación de reservas.

Opción 3. Añadir las reservas de forma manual

Si solo está agregando unas pocas reservas al sistema (menos de cincuenta), también le sugerimos que las agregue manualmente haciendo clic en el botón Añadir reserva. Esto también se puede hacer en la parte superior derecha de la página de Reservas, el Calendario y el Panel.

Hacer esto le permitirá familiarizarse con la creación de reservas y muchas propiedades lo utilizan como un ejercicio de capacitación para su personal.

Para obtener más información sobre cómo crear nuevas reservas, consulte este artículo:

El próximo paso: Distribución

Ahora que ha configurado la información básica de su propiedad, su onboarding coach le brindará asistencia para habilitar la Distribución. Recuerde revisar primero todas las secciones del Paso 1 antes de pasar al siguiente paso.

Regístrese en Cloudbeds University para acceder a todos los videos de capacitación.

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