Quickbooks - Todo lo que debes saber

Quickbooks es un programa en línea que te facilitará el seguimiento financiero de tu empresa, permitiéndote enfocarte en la imagen global.

Beneficios de la integración de Quickbooks

• Sincronización perfecta de tus ventas, impuestos y datos de pago directamente dentro de Cloudbeds, lo que elimina la necesidad de calcular e introducir manualmente los datos en tu plataforma contable.
• Los datos transaccionales de compensación se publican automáticamente mediante asientos contables en las cuentas por cobrar y en el libro mayor de depósitos.

Cosas a considerar sobre los asientos contables que se utilizan para sincronizar datos con Quickbooks:

• Para cada crédito, hay un débito compensatorio, y viceversa.
• Se incluye un saldo resumido de cada cuenta en la sincronización. Los datos transaccionales detallados no se incluyen en la sincronización.
• Los asientos contables solo contemplan datos de un solo día. Si se activa una sincronización después de varios días, se creará 1 asiento contable por cada día con datos transaccionales que no se hayan sincronizado con Quickbooks.

Método de primeras entradas/primeras salidas y saldo de la reserva utilizado para aplicar depósitos y cuentas por cobrar

• Las transacciones se procesarán en el orden en que se añadan al resumen de cuenta.
• El saldo de la reserva en el momento de la transacción contabilizada se utiliza para identificar si los depósitos o las cuentas por cobrar deben compensarse como resultado de la transacción.
• Ejemplo 1:
  • Se contabiliza un pago de $100 con Visa en una reserva con saldo de $0
  • Se acreditan $100 a Depósitos
• Ejemplo 2:
  • Se contabilizan $100 en ingresos por habitación en una reserva con saldo de -$100
  • Se debitan $100 de Depósitos
• Ejemplo 3:
  • Se contabilizan $100 en ingresos por habitación en una reserva con saldo de $0
  • Se debitan $100 de Cuentas por cobrar
• Ejemplo 4:
  • Se contabiliza un pago de $100 con Visa en una reserva con saldo de $100
  • Se acreditan $100 a Cuentas por cobrar

Informes útiles

1. Reservas de salidas con saldos pendientes (Cuenta externa): Este informe se puede encontrar en Cloudbeds Insights - Informes financieros. Proporciona una lista de todas las reservas con saldos pendientes y puede ayudar a crear la entrada inicial para cuentas por cobrar.
2. Informe del libro mayor de depósitos: Se puede encontrar en Cloudbeds Insights - Informes financieros. Este informe puede ayudar a crear la entrada inicial para depósitos al proporcionar una lista de todos los pagos realizados para futuras reservas.

Informes para comparar datos de usuarios de pagos de Cloudbeds

Para comparar datos, debes utilizar el nuevo Informe de desembolso (para verificar los desembolsos con detalles) y el Informe de transacciones (para verificar la sincronización con QuickBooks).

• El desembolso y el depósito en la cuenta bancaria del cliente son diferentes del Libro mayor de depósitos que estamos sincronizando con Quickbooks. El desembolso a la cuenta bancaria ocurre cuando una transacción se liquida por parte del emisor de tarjetas de crédito y se deposita realmente, lo que a menudo sucede días después de que ocurra la transacción real.

Para abrir el Informe de Desembolso, ve a Menú > Informes > Informes de Cloudbeds > Pagos > Informe de desembolso (Payout report).

• El Libro mayor de depósitos que estamos sincronizando con Quickbooks tiene en cuenta cuándo se contabilizaron los ingresos, impuestos, tasas y pagos en la reserva. Según el saldo de la reserva, una transacción aumentará o disminuirá el depósito o aumentará o reducirá las cuentas por cobrar.

Por esta razón, recomendamos que utilice el Informe de Transacciones en lugar del Informe de Desembolso para verificar la sincronización con QuickBooks.

Cómo funciona la integración

• Obtendrás acceso a una nueva página de Contabilidad en el PMS de Cloudbeds.
• La lista de tus cuentas de Quickbooks estará disponible para que puedas seleccionar dónde quieres que Cloudbeds realice asientos contables.
• Las siguientes áreas de configuración estarán disponibles: Productos y Servicios, Reservas, Impuestos y Tasas, Pagos, Cuentas por cobrar y Depósito Anticipado.
• Tu Cloudbeds PMS se sincronizará con Quickbooks: esto procesará todas las transacciones que se hayan contabilizado en Cloudbeds desde la última sincronización y realizará asientos contables en las cuentas de Quickbooks que se hayan configurado.