Cómo ver la información de tarjetas de crédito: todo lo que debe saber

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Debido a la necesidad de medidas de seguridad, Cloudbeds ha implementado un sistema que protege la información de tarjetas de crédito de terceros. Ello quiere decir que, para ver la información de las tarjetas de crédito de los huéspedes, todo usuario debe contar con autorización y una contraseña especial.

Este artículo repasa cómo acceder a la información de las tarjetas de crédito de los huéspedes y el proceso de designar quién puede acceder la información.

PARA LAS PROPIEDADES QUE USAN STRIPE O PAYU COMO PASARELAS DE PAGO: 

  • Por favor recuerde que la información de las tarjetas de crédito se guardan en la pasarela de pagos y no permiten a los usuarios acceder a ella.
  • Al cambiar de pasarela de pago, todo cambio de reservas «internas» o futuras debe hacerse en la anterior pasarela de pagos.
    Por ejemplo, si tienes una reserva que se pagó a través de PayU, aunque se hagan cambios a la conexión de Stripe, todos los cargos relacionados a la anterior reserva se harán desde la anterior pasarela de pagos (o PayU) y viceversa.
¿Durante cuánto tiempo se guarda la información de las tarjetas de crédito?
  • En caso de reservas confirmadas: el sistema eliminará la información de las tarjetas de crédito catorce (14) días después de la fecha de salida del huésped.
  • En caso de reservas canceladas o no-show (el huésped no llega): el sistema eliminará los detalles de la tarjeta de crédito treinta (30) días después de la fecha de cancelación o no-show.
  • Cabe recordar que, por motivos de seguridad, si usa Stripe como pasarela de pagos, Stripe determinará que los detalles de la tarjeta de crédito son protegidas por Stripe y no pueden ser vistos por los usuarios de myfrontdesk. Para más información, diríjase a este artículo.
Cómo configurar las contraseñas y la visualización de las tarjetas de crédito
  1. El dueño de la propiedad está autorizado para ver la información de las tarjetas de crédito de manera predeterminada. Sólo debe crear una contraseña en la página «Perfiles de usuario».
  2. Los usuarios y el personal de la propiedad deben ser autorizados por el dueño de la propiedad para ver la información de las tarjetas de crédito. Esas personas recibirán un correo electrónico con un enlace donde podrán configurar la contraseña para ver las tarjetas de crédito.
  3. Los usuarios de asociaciones deben ser autorizados para ver la información de las tarjetas de crédito por parte del dueño de la propiedad en cada cuenta de la asociación POR SEPARADO. Podrán crear una contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito para cada cuenta usando el enlace que se envía por correo electrónico.
  4. El dueño de la asociación debe ser autorizado para ver la información de tarjetas de crédito por parte del dueño de la propiedad en cada cuenta de la asociación POR SEPARADO. Podrá crear una contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito para cada cuenta usando el enlace enviado por correo electrónico.

El equipo de soporte de Cloudbeds NO PUEDE autorizar ni crear contraseñas para ver la información de las tarjetas de crédito.

1. Instrucciones para el dueño de la propiedad
1.1 Cómo crear la contraseña para ver las tarjetas de crédito

El dueño de la propiedad está autorizado de manera predeterminada para ver la información de las tarjetas de crédito. Sólo tiene que crear una contraseña en la página «Perfiles de usuario».

  1. Pinche en el ícono de usuario y luego en «Perfil de usuario».
  2. Pinche en «Tarjeta de crédito para restablecer la contraseña de visualización».
  3. Pinche en CONFIRMAR y se le enviará un correo electrónico con un enlace para cambiar la contraseña.
  4. Pinche en OK.
  5. Diríjase a su correo electrónico y siga las instrucciones del correo «Cambio de contraseña para ver las tarjetas de crédito».
1.2 Cómo autorizar ver tarjetas de crédito al personal de la propiedad

El resto del personal de la propiedad, incluyendo administradores y usuarios de asociaciones, deben ser autorizados por el dueño de la propiedad para ver la información de las tarjetas de crédito. A continuación, se repasa la manera en que el dueño de una propiedad puede autorizar al personal ver la información de las tarjetas de crédito.

Nota:

  • SÓLO el dueño de la propiedad puede especificar quién tiene autorización de ver las tarjetas de crédito. Ningún otro usuario de la plataforma de Cloudbeds puede designar permisos (ni siquiera el equipo de soporte de Cloudbeds).
  • Usuarios de asociaciones: el dueño de la propiedad de cada cuenta separada en un grupo debe designar a cada usuario de asociación permisos para ver las tarjetas de crédito POR SEPARADO.
    Si un grupo de asociación reúne cinco (5) propiedades, los usuarios de la asociación deberán crear una contraseña distinta para cada una de las cinco propiedades.

1. Diríjase a la página «Seguridad».

2. Seleccione los usuarios a quienes quiere autorizar para ver las tarjetas de crédito.

3. Pinche en «Acciones».

4. Pinche en «Otorgar acceso para acceder a las tarjetas de crédito».

Para autorizar a un usuario especifico, también puede mover el interruptor en la columna «Accesos» y pinchar en GUARDAR cuando la opción se vea de color verde.

5. Verá una advertencia y la lista de usuarios a quienes ha autorizado ver la información de las tarjetas de crédito. Pinche en CONFIRMAR.

6. Esos usuarios recibirán un correo electrónico con un enlace para crear la contraseña que les permitirá ver la información de tarjetas de crédito.

7. Si el usuario no recibe el correo electrónico o no lo encuentra, usted podrá volver a enviarlo al seleccionar el usuario → pinchar en «Acciones» → pinchar en «Volver a enviar el correo electrónico con la contraseña para ver tarjetas de crédito».

Podrá ver quién ha creado una contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito en la columna «Estado de la contraseña de la tarjeta de crédito».

Para autorizar a administradores y usuarios de asociaciones:

El dueño de cada propiedad en un grupo deberá autorizar POR SEPARADO a los usuarios de la asociación ver la información de las tarjetas de crédito (el dueño de la propiedad de la cuenta A debe entrar al sistema y autorizar al usuario de la asociación; luego el dueño de la propiedad de la cuenta B debe entrar al sistema y autorizar al mismo usuario de la asociación).

Si una asociación reúne cinco (5) propiedades, los usuarios de la asociación deberán crear una contraseña distinta para ver la información de las tarjetas de crédito para cada una de las cinco propiedades.

1.3 Cómo retirar la autorización de ver información de tarjetas de crédito
  1. Diríjase a la página «Seguridad».
  2. Cambie el interruptor en la columna «Acceso» para que el color cambie de verde a gris.
  3. Pinche en APLICAR.
  4. Lea la advertencia en la pantalla emergente para asegurarse que los usuarios indicados aún tengan acceso.
  5. Pinche en Confirmar.
2. Instrucciones para el personal de la propiedad
2.1 Personal autorizado para ver información de tarjetas de crédito

Para ver la información de las tarjetas de crédito, el usuario debe ser autorizado por el dueño de la propiedad (véase la sección anterior, sobre autorizar al personal de la propiedad a ver la información de tarjetas de crédito).

Una vez que el dueño autorice al personal de la propiedad a ver la información de las tarjetas de crédito, el sistema de Cloudbeds enviará un correo electrónico a esa persona con un enlace para crear la contraseña que le permitirá ver la información de las tarjetas de crédito.

1. Cómo crear la contraseña para ver tarjetas de crédito
  1. Ingrese su contraseña aquí.
  2. Confirme la contraseña.
  3. Pinche en Confirmar.

Luego de crear la contraseña, el sistema lo dirigirá de vuelta a la aplicación.

2. Cómo ver la información de tarjetas de crédito del huésped
  1. Pinche en la pestaña «Tarjetas de crédito» de la reserva.
  2. Pinche en Mostrar detalles de la tarjeta.
  3. Ingrese la contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito.
  4. Pinche en Confirmar.

Esta página está protegida por reCAPTCHA. ¿Qué es reCAPTCHA? Una tecnología creada por Google que se emplea en miles de portales de Internet de todo el mundo y que usan las instituciones financieras y empresas más grandes del mundo para guardar información de carácter sensible.

Si el usuario es autorizado para ver la información de tarjetas de crédito, pero aún no ha creado su contraseña, el sistema le indicará el siguiente error: «Debe crear una contraseña para ver las tarjetas de crédito».

2.2 Personal no autorizado que desea ver tarjetas de crédito

Si personal no autorizado pincha en ver detalles de las tarjetas de crédito, deberán solicitar a personal autorizado ingresar sus credenciales (correo electrónico, contraseña de su cuenta y contraseña para ver las tarjetas de crédito) para ver toda la información de las tarjetas de crédito. Este proceso se llama «anulación administrativa».

  1. Solicite a personal autorizado ingresar su correo electrónico de Cloudbeds.
  2. El personal autorizado deberá ingresar su contraseña de Cloudbeds (no la contraseña para ver la información de tarjetas de crédito).
  3. El personal autorizado deberá ingresar su contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito.
  4. Si intenta acceder desde un dispositivo que no reconoce el sistema, el personal autorizado (el usuario que ingresó la contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito) deberá seguir el proceso de autenticación de dos factores. Si el usuario ingresa el código de verificación correcto, podrá acceder a la información de las tarjetas de crédito y el dispositivo se considerará confiable durante treinta (30) días.

Aunque un dispositivo se considere fiable, los usuarios que no estén autorizados para ver la información de las tarjetas de crédito deberán solicitar a personal autorizado ingresar su correo electrónico, contraseña y contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito cada vez que deseen ver esa información.

Cómo cambiar la contraseña para ver información de tarjetas de crédito

La contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito puede cambiarse:

  • Por usuarios autorizados para realizar esa función (en la página «Perfil de usuario»)
  • Por el dueño de la propiedad (en la página «Perfil de usuario»)
  • Por el dueño de la propiedad para cualquier usuario con autorización (en la página de «Seguridad»)

Una vez que solicite el cambio de contraseña, el enlace será válido durante quince (15) minutos. Luego de ese tiempo, deberá volver a solicitar el cambio de contraseña.

1. Cómo cambia la contraseña el dueño o el personal de la propiedad

1. Diríjase a la página «Perfil de usuario».

2. Pinche en «Cambiar la contraseña para ver la información de tarjetas de crédito».

Nota: Si no ve el enlace para cambiar la contraseña, el dueño de la propiedad no ha creado aún su contraseña para ver la información de tarjetas de crédito. Por favor contacte al dueño de la propiedad, tal como se describe en el Paso 1.

3. Siga las instrucciones en el correo electrónico para cambiar su contraseña.

Su contraseña debe ser segura e incluir los siguientes parámetros:

  • Al menos ocho (8) caracteres alfanuméricos
  • Al menos una (1) letra mayúscula
  • Al menos un (1) número y un (1) carácter especial
  • No puede ser igual a la contraseña de la cuenta
  • No puede ser igual a las últimas cuatro (4) contraseñas usadas
2. Cómo cambia el dueño de la propiedad la contraseña de un usuario

El dueño de la propiedad puede cambiar la contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito de cualquier usuario en cualquier momento (luego de que el usuario autorizado haya creado su contraseña). Esto genera un nivel adicional de seguridad, puesto que, al cambiar la contraseña del usuario, la antigua dejará de ser válida.

  • Para cambiar la contraseña de un usuario o de varios usuarios, el dueño de la propiedad deberá acceder al sistema con sus credenciales.
  • Sólo podrá cambiar la contraseña de los usuarios que ya han creado una.

1. Diríjase a la página de «Seguridad».

2. Seleccione los usuarios a quienes cambiará su contraseña, pinche en «Acciones» y luego en «Establecer/restablecer la contraseña de la tarjeta de crédito».

3. Recibirá una alerta → Pinche en Continuar. La contraseña del usuario dejará de ser válida y deberá crear una nueva para ver la información de las tarjetas de crédito.

4. El usuario seleccionado recibirá un correo electrónico indicándole cambiar su contraseña.

Cada vez que el usuario seleccione cambiar la contraseña para ver la información de tarjetas de crédito, recibirá un correo electrónico indicándole crear una nueva contraseña y la contraseña anterior caducará en el sistema.

Aunque el usuario recuerde la contraseña, no podrá volver a la información de las tarjetas de crédito luego de seleccionar el cambio de contraseña, puesto que estará caducada.

Caducidad de la contraseña para ver información de tarjetas de crédito

Por motivos de seguridad, la contraseña para ver las tarjetas de crédito de cada persona caducará:

Para asegurar su debida operación, enviaremos las siguientes notificaciones al correo electrónico de cada usuario previo a la caducidad de la contraseña:

  • Siete (7) días antes de su caducidad
  • Un (1) día antes de su caducidad
  • Al momento de la caducidad

Por favor, asegúrese de cambiar la contraseña para ver la información de las tarjetas de crédito en cuanto reciba nuestro correo electrónico. De esa manera evitará trastornos en sus actividades diarias.

Todos los usuarios autorizados para acceder la información de las tarjetas de crédito verán la opción de cambiar su contraseña pinchando en el ícono de Usuario. Para más información, diríjase a la sección 1.1 de este artículo.

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