PIE: Reglas y alertas. Cómo crear y editar una regla o alerta basada en la ocupación

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Las reglas basadas en la ocupación se activan al presentarse cambios en el nivel de ocupación y modifican las tarifas diarias. Se puede configurar PIE para aumentar o disminuir todas o algunas de las tarifas de los alojamientos cuando la ocupación alcanza cierto porcentaje. Se puede elegir entre aplicar la regla de ocupación a todas las categorías de habitación, a las categorías individuales o a las categorías combinadas.

También se puede establecer reglas que sugieren el cambio en los precios, los cuales se deben aceptar de manera manual, o que cambian de manera automática los precios según los paramentos establecidos en la regla.

Cabe recordar que:

Antes de crear una regla, se debe establecer el límite mínimo y máximo de precios en la sección de «Reglas y alertas». Esta acción evita que el sistema recomiende o aplique precios que excedan o sean menores a los parámetros seleccionados. No se pueden crear reglas automatizadas antes de establecer esos parámetros.

  • Cuando se crea una regla de ocupación, el cambio PUEDE aplicarse a las fechas que cumplen las condiciones de la regla (por ejemplo, si la regla aumenta el precio en 10 dólares cuando la ocupación excede el 30% de la capacidad de la propiedad, se podrá seleccionar entre aumentar o no ese valor en todas las fechas que la ocupación exceda el 30%).   
  • Luego de activarse una regla de ocupación (que modifica la tarifa de las habitaciones), si la ocupación cambia a una condición «menos ideal», el precio de las habitaciones volverá al monto original (la reversión de las reglas siempre sucede en el orden contrario a cómo se aplicaron, según el estado actual de ocupación).
    • Si se establece que la regla se aplicará de manera automática → se revertirá de manera automática.
    • Si se establece que la regla se aplicará de manera manual → el sistema sugerirá revertirla de manera manual.
  • Cabe recordar que, si una regla modifica las tarifas, pero se quiere revertir la modificación (siempre que la ocupación se mantenga dentro del parámetro de la condición de la regla), no hay ninguna configuración que permita revertir la tarifa a su valor original. En dado caso, se debe actualizar la tarifa en el Administrador de tarifas de PIE o en el calendario o matriz de disponibilidad de myfrontdesk (de ser necesario, se puede buscar la tarifa original en el historial de actividad de las reglas).                         
  • Siempre que se modifique la ocupación, se pueden activar estas reglas. Las siguientes acciones pueden activar una de las reglas de ocupación: cuando se crea, modifica, cancela o elimina una regla; cuando se agrega o elimina una categoría de alojamiento; cuando se modifica el número de habitaciones, cuando se enlaza o elimina el enlace entre habitaciones o al cambiar el inventario compartido de habitaciones.
Cómo crear una regla basada en la ocupación

1. Desde myfrontdesk, diríjase a la sección de PIE.
2. Seleccione «Reglas y alertas».
3. Haga clic en «+ Crear una nueva regla o alerta».

DEMO - Colombian Highlands - Reglas y alertas - Google Chrome

Detalles

1. Seleccione «Regla o alerta basada en la ocupación».
2. Escriba el nombre de la regla.
3. Seleccione la sección a la que aplicar la regla:

  • Ocupación total: la regla se activará cuando la ocupación general alcance cierto número. Los cambios en las tarifas aplican a todas las habitaciones.
  • Ocupación de la categoría de habitaciones individuales: la regla se activará cuando la ocupación en las habitaciones individuales seleccionadas alcance cierto número. Los cambios en las tarifas aplican sólo a las habitaciones seleccionadas.
  • Ocupación de la categoría de habitaciones compartidas: la regla se activará cuando la ocupación de las habitaciones compartidas seleccionadas alcance cierto número. Los cambios en las tarifas aplican sólo a las habitaciones seleccionadas.
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Parámetros

1. Establezca la condición que modificará las tarifas: por ejemplo, modificar las tarifas cuando la ocupación es menor o mayor a un porcentaje específico.
2. Seleccione entre aumentar o disminuir un porcentaje o un monto fijo en las tarifas.
3. Seleccione entre aplicar o no la regla durante un número específico de días.


Si selecciona esa casilla, podrá especificar las fechas en las que se aplicará esta regla o alerta. Por ejemplo, si crea una regla basada en la ocupación que aumenta las tarifas cuando la ocupación en la propiedad excede el 50%, puede agregar que esa regla se aplicará en el curso de una semana, en vez de aumentar las tarifas sólo el día que se supera el 50% de ocupación. En el siguiente ejemplo, la regla se activará durante una semana luego de superar ese nivel de ocupación.

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En el anterior ejemplo, la tarifa del dormitorio común aumentará durante una semana cuando su ocupación exceda el 70%.

Redondeo

Ingrese un valor de redondeo para asegurarse que las tarifas producidas sean consistentes con la actual estructura de precios.

Veamos un ejemplo: si ingresa 9, las tarifas modificadas o sugeridas terminarán en 9 (como $89, $99, $109 y así en más), mientras que, si ingresa 00, se modificará la estructura de precios (a $1.100, $1.200, $1.300 y demás). Se verá un ejemplo de los precios que se aplicarán al ingresar un valor a la casilla «Redondear próximo a».

Ahora bien, si no desea redondear sus tarifas, omita esta sección.

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Programar

1. Seleccione entre mantener la regla activa todo el tiempo o sólo en fechas específicas.
2. Si selecciona «rango de fechas específico», deberá seleccionar la fecha inicial y final y los días de la semana en los que la regla se mantendrá activa.
3. Puede agregar varias fechas iniciales y finales.

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Activación

Seleccione entre:
1. Requiere confirmación manual (en otras palabras, se deberán confirmar de manera manual los cambios en las tarifas del Administrador de tarifas).
2. Aplicar la regla automáticamente (permite al sistema modificar las tarifas de manera automática al activarse una regla).

Tenga en cuenta que, de seleccionar la segunda opción, autorizará al sistema a realizar cambios automáticos a las tarifas en conformidad a los parámetros seleccionados.

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Haga clic en «Guardar».

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Cómo aplicar la regla a las fechas que cumplen la condición

Si existen fechas que cumplen con la condición de ocupación establecida en la regla, el sistema le indicará elegir entre aplicar o no la regla a esas fechas.

Veamos un ejemplo:

Nueva regla: Regla de ocupación que aumenta la tarifa en 10% cuando la ocupación exceda el 50%. Es el 27 de febrero y la ocupación se encuentra en 60%.

Verá una advertencia (ver captura de pantalla). Si elige «Si», aumentará el precio en esa fecha. Si elige «No», se mantendrá el precio en todas las fechas y sólo aumentará cuando la ocupación llegue al umbral requerido de 50%.

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Cómo modificar una regla basada en la ocupación

Para modificar una regla de ocupación:

1. Diríjase a la sección de «Reglas y alertas».
2. Seleccione la regla a modificar y haga clic en «Editar» (icono de lápiz) a mano derecha.

Se abrirá una ventana emergente con la información de la regla.

3. Realice los cambios necesarios en las secciones correspondientes.
4. Haga clic en «Guardar».

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5. Si la ocupación de ciertas fechas cumple las condiciones establecidas en la regla, el sistema te indicará elegir entre aplicar o no la regla en esas fechas.

Cómo cambiar las reglas existentes de manual a automático

Si ha establecido una regla manual y desea cambiarla a automática:

1. Diríjase a la sección de «Reglas y alertas».
2. Seleccione la regla deseada y haga clic en «Editar» a mano derecha, tal como se describe en la sección anterior «Cómo modificar una regla basada en la ocupación».
Se abrirá una ventana emergente con la información de la regla.
3. Avance hasta la sección de «Activación» y seleccione «Aplicar la regla automáticamente».
4. Haga clic en «Guardar».

DEMO - Colombian Highlands - Reglas y alertas - Google Chrome
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Cabe recordar que, si esa regla ha generado sugerencias pendientes de precio, se producirá la siguiente notificación. Para aplicar esas recomendaciones, haga clic en «Aplicar»; de lo contrario, seleccione «Eliminar». Eso eliminará todas las sugerencias pendientes.

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Qué pasa al activarse la regla basada en la ocupación

Cuando se activa una regla automática:

El sistema actualiza los precios conforme a los parámetros establecidos en la regla (incluyendo el redondeo y los límites mínimos y máximos de precio).

Se puede combinar las reglas de la ocupación.

Por ejemplo, se puede crear una regla de ocupación que

Aumente la tarifa en 15 dólares cuando la ocupación exceda el 30% y que aplique a todas las fechas.

Y otra regla de la ocupación que:

Reduzca la tarifa en 15 dólares cuando la ocupación sea menor a 40% y que aplique con cinco días de antelación.

  • Las reglas se activan según la dirección de la ocupación.
  • Si se activa más de una regla al mismo tiempo, las reglas descendientes (de reducción de tarifas) se aplicarán primero.

La misma acción aplica al proceso de revertir las reglas de ocupación.

  • Las reglas se revierten según la dirección de la ocupación.
  • Si se revierte más de una regla al mismo tiempo, se revertirán según el orden la activación.

Cuando se activa una regla manual:

1) Verá un signo rojo de exclamación en el icono de PIE.

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2) Verá una notificación amarilla en la vista del calendario del Administrador de tarifas con el cambio sugerido.
Deberá aprobar (botón verde) o desechar (botón rojo) la sugerencia.

DEMO - Colombian Highlands - Administrador de Tarifas - Google Chrome

3) También se puede hacer clic en la celda sobre la alerta para abrir la ventana «Información del alojamiento» y aprobar o desechar la regla y realizar modificaciones adicionales a los precios o a las restricciones de estadía.

DEMO - Colombian Highlands - Administrador de Tarifas - Google Chrome
  • Cabe recordar que, de aplicar una regla, no se podrá revertir el precio con un solo clic, sino que se deberá cambiar de manera manual en el Administrador de tarifas o en el calendario o matriz de disponibilidad.
  • Si se activa una regla de la ocupación (se modifica la tarifa de una habitación), cuando la ocupación vuelva a una condición «menos ideal», el precio volverá al monto original (la reversión de las reglas siempre se da en el orden opuesto a la manera en que fueron aplicadas, según el estado actual de ocupación en la propiedad).
    • Si se configura la regla para que se aplique de manera automática → se revertirá de manera automática.
    • Si se configura la regla para que se aplique de manera manual → el sistema sugerirá revertirla de manera manual.

Se pueden filtrar las reglas basadas en ocupación que se activan o aplican durante un rango específico de fechas desde la vista de lista del Administrador de tarifas.
Desde esa vista también se pueden aprobar o desechar las reglas una por una o todas a la vez, usando la función de «Acción masiva».

¿Cómo se calcula el precio cuando se crean varias reglas para una categoría de habitación?

Las reglas basadas en la ocupación funcionan sobre una base cumulativa. En otras palabras, la tarifa aumenta o disminuye según la tarifa de la habitación en la fecha seleccionada.

Veamos un ejemplo:

  • El día de hoy se aplicarán dos reglas: una incrementa la tarifa en 5 dólares si la ocupación excede el umbral de 60%, mientras que la otra incrementa la tarifa en 10 dólares si la ocupación excede el umbral de 80%.
  • La tarifa base el día de hoy es de 100 dólares.

Caso 1 (si las reglas se aprueban de manera automática). La ocupación llega al 61% y el sistema incrementa la tarifa a 105 dólares (la tarifa actual de 100 dólares + 5 dólares de la regla). Pero luego la ocupación llega a 81% y el sistema incrementa la tarifa a 115 dólares (la tarifa actual de 105 dólares + 10 dólares de la regla).

Caso 2 (si las reglas se aplican de manera manual). La ocupación llega a 61% y el sistema activa la regla y sugiere aprobar la nueva tarifa de 105 dólares (tarifa actual de 100 dólares + 5 dólares). Pero el usuario desecha o decide ignorar esa regla. La tarifa de la habitación se mantiene en 100 dólares. Más adelante, la ocupación llega a 81% y el sistema activa la segunda regla y sugiere aumentar el precio a 110 dólares (la tarifa actual de 100 dólares + 10 dólares).

El usuario sólo puede aprobar una regla por categoría de habitación en cada fecha y luego se debe GUARDAR para aprobar o desechar la segunda regla (para una categoría de habitación y fecha específicas).

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