La opción de programar correos electrónicos permite a las propiedades enviar correos electrónicos al huésped principal en fechas u horas específicas. El PMS de Cloudbeds ofrece dos opciones de programación principales:
- Según un número específico de días antes o después de la llegada o salida (check-in y check-out) de los huéspedes
- Según los cambios en el estado de la reserva
Si no puede ver la configuración para programar correos electrónicos, eso significa que su usuario no tiene permiso para acceder. Comuníquese con el titular del alojamiento y, según la función que usted desempeñe, el titular podrá habilitar la autorización relacionada con los correos electrónico del sistema para su usuario. Para más información, consulte Funciones y autorizaciones.
Antes de empezar
- Para programar y enviar correos electrónicos, debe haber una dirección de correo electrónico incluida en la información del huésped dentro de la reserva.
- Los correos electrónicos programados solo se enviarán al huésped principal de la reserva.
- Solamente se pueden programar nuevas plantillas de correo electrónico personalizadas.
- Las plantillas de correo electrónico preexistentes o predeterminadas (es decir, creadas por el sistema) no se pueden programar.
- Si desea programar correos de confirmación para las reservas provenientes de canales (OTA), diríjase a la sección Cómo programar plantillas de correo para confirmar reservas creadas desde los canales (OTA).
- Diríjase al menú de Configuración
- Seleccione Configuración del correo y Programar envío de correos.
- Haga clic en el botón verde Crear programación
- Redacte un título para su programación de correos electrónicos.
- Seleccione una plantilla de correo electrónico de las plantillas creadas por la propiedad de forma manual.
- Seleccione cuándo se enviará el correo electrónico.
- Justo después de cambiar el estado de la reserva. Por ejemplo: se enviará un correo electrónico inmediatamente cuando la reserva se marque como Cancelada.
- Según la fecha de la reserva, la fecha de llegada o la fecha de salida. Por ejemplo: se enviará un correo electrónico dos (2) días antes de la fecha de llegada de los huéspedes.
- Funciones avanzadas:
- Enviar plantilla solo en las fechas seleccionadas. La plantilla solo se enviará en los rangos de fechas específicas.
- Enviar plantilla solo a fuentes específicas. La plantilla solo se enviará cuando la reserva sea para una de las fuentes seleccionadas.
De no seleccionar Enviar plantilla de correo electrónico solo para fuentes específicas, los correos electrónicos se enviarán a todas las fuentes. Esto incluye las reservas provenientes de los canales de distribución (OTA).
- Al terminar, haga clic en Crear programación.
La plantilla de correo electrónico predeterminada Reserva confirmada no se enviará automáticamente a las reservas realizadas desde los canales (OTA), pues los canales son responsables de enviar sus propios correos electrónicos de confirmación.
Sin embargo, usted puede crear una plantilla de correo electrónico personalizada y configurar un horario para enviar los correos electrónicos automáticamente a sus huéspedes siguiendo los siguientes pasos:
Paso 1. Crear una nueva plantilla de correo personalizada
La plantilla de correo electrónico de confirmación predeterminada (preexistente) no se puede agregar a un cronograma. Debe crear una nueva plantilla siguiendo los pasos de este artículo: Cómo crear plantillas de correo personalizadas.
Paso 2. Programar plantillas de correo con configuraciones específicas para las OTA
Una vez que haya creado la plantilla de correo electrónico personalizada, puede crear la programación de correo electrónico para las OTA:
- Ingrese a Programar envío de correos.
- Haga clic en Crear programación.
Llene los campos obligatorios:
- Nombre de la programación
- Seleccione la plantilla creada en el paso anterior
- Seleccione el horario de programación
4. Haga clic en Mostrar opciones avanzadas: esto es obligatorio para programar las plantillas de correo que se enviarán a ciertos canales (OTA).
5. En Opciones avanzadas, seleccione Enviar plantilla de correo a reservas de fuentes específicas.
- Seleccione el canal en el menú desplegable.
Esta plantilla de correo electrónico se activará solo cuando la reserva proviene de una de las fuentes indicadas. Por ejemplo: si desea enviar la plantilla para las reservas Booking.com, seleccione solo Booking.com
- Seleccione solo las OTA para evitar que los correos electrónicos de confirmación se dupliquen para las fuentes directas (sin reserva previa, por teléfono, correo electrónico, sitio web).
- No todos los canales envían la dirección de correo electrónico del huésped al PMS de Cloudbeds. En ese caso, el huésped no recibirá este correo electrónico.
- Haga clic en Crear programación.
Puede ver cualquier correo electrónico programado para el huésped dentro de la reserva en la pestaña Mensajes de correo. Verá un ícono de calendario al lado que puede usar si desea cancelar la programación.
Puede dar seguimiento de los correos electrónicos para verificar su estado (Enviado, Entregado, Fallido) utilizando el Registro de entrega de correo electrónico. Más información: Cómo dar seguimiento a los correos enviados desde el PMS de Cloudbeds.
