Cómo programar el envío de correos electrónicos

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La opción de programar correos electrónicos permite a las propiedades enviar correos electrónicos a los huéspedes en fechas u horas específicas. Myfrontdesk ofrece dos opciones de programación principales:

  • Según un número específico de días antes o después de su llegada o salida (check-in y check-out)
  • Según los cambios en el estado de la reserva.

Para que los correos electrónicos se programen y envíen a los huéspedes, se deberá incluir una dirección de correo electrónico en la información del huésped dentro de la reserva.

Actualmente, solo se pueden programar las nuevas plantillas personalizadas. Las plantillas de correo electrónico preexistentes y predeterminadas (por ejemplo, las de reserva confirmada, cancelada, pendiente de confirmación, factura, resumen de cuenta, entre otras) no se pueden programar.

Siga los pasos que se indican en este artículo para aprender a crear una plantilla personalizada: Plantillas de correos electrónicos.

Cómo programar los correos electrónicos

Para acceder a esta función, siga los siguientes pasos:

1. En el menú de configuración (esquina superior izquierda), seleccione «Configuración del E-mail» y «Programación de los E-mails».

2. Haga clic en el botón «Crear una programación del e-mail».

3. Redacte un título para su programación de correos electrónicos.

4. Seleccione una plantilla de correo electrónico de las plantillas creadas por la propiedad de forma manual.

5. Seleccione cuándo enviar el correo electrónico.

  • Justo después de cambiar el estado de la reserva. Por ejemplo: se enviará un correo electrónico inmediatamente cuando la reserva se marque como «Cancelada».
  • Según la fecha de la reserva, la fecha de entrada o la fecha de salida. Por ejemplo: enviar un correo electrónico 2 días antes de la fecha de llegada.

6. Opciones avanzadas:

  • Enviar una plantilla solo en fechas específicas. La plantilla se enviará solo para rangos de fechas específicos.
  • Enviar una plantilla solo a fuentes específicas. La plantilla solo se enviará cuando la reserva sea para una de las fuentes seleccionadas.

Si no selecciona «Enviar plantilla de correo electrónico sólo para fuentes específicas», los correos electrónicos se enviarán a todas las fuentes. Desde febrero de 2018, se incluirán las reservas de canales que se conectan por myallocator (el administrador de canales de Cloudbeds).

7. Seleccione la programación.

De momento, sólo se pueden programar nuevas plantillas de correo electrónico. Las plantillas existentes (o predeterminadas) de correo electrónico no se pueden programar.

Preguntas frecuentes

Cómo enviar un correo electrónico a fuentes específicas

Si no selecciona «Enviar plantilla de correo electrónico sólo a fuentes específicas», el correo electrónico se enviará a todas las reservas de todas las fuentes, incluyendo reservas de los canales conectados (como Booking.com, Expedia, Agoda y demás).

¿Qué pasa cuando no se cumplen las condiciones programadas?

EJEMPLO 1: Programé el envío de un correo electrónico de bienvenida dos (2) días antes de la llegada del huésped.

CÓMO FUNCIONA: Hoy es el 28 de febrero. La última reserva llegará el 1 de marzo. El correo electrónico de bienvenida no se enviará a esta reserva, pues dos (2) días previos a la llegada del huésped es el 27 de febrero, que ya ha pasado.

Si la fecha de llegada de la reserva es el 3 de marzo, se enviará el correo electrónico, pues dos (2) días antes de la reserva es el 1 de marzo.

EJEMPLO 2: Programé el envío de un correo electrónico 0 días después de la salida del huésped a las 12:00 pm.

CÓMO FUNCIONA: Hoy es el 28 de febrero y la fecha de salida de la reserva es el 28 de febrero. Si registra la salida (check-out) a las 12:05 pm, el correo electrónico no se enviará. Si registra la salida del huésped a las 11:59 am, el correo electrónico sí se enviará.

¿Qué pasa si deshabilito la programación? ¿Qué pasa si vuelvo a habilitarla?

Luego de deshabilitar la programación, se dejarán de enviar todos los correos electrónicos programados.

Si vuelve a habilitar la programación, los correos electrónicos volverán a programase, pero sólo bajo ciertas condiciones:

1) Deberá cambiar el interruptor de la programación a «Activo» y pinchar en «Editar» → «Guardar» en la configuración de programación

2) Se deben cumplir las normas de la programación (por ejemplo, si el horario está programado para enviarse diez (10) días antes de la llegada, la fecha en que volverá a habilitar la programación deberá ser 10 días antes del registro de llegada)

3) Los siguientes tipos de programación se deben aplicar a las reservas en el estado:

«Antes del registro» - sólo para reservas confirmadas

«Antes de la salida» - sólo para reservas con el estado checked_in

«Luego del registro» - sólo para reservas con el estado checked_in

«Luego de la salida» - sólo para reservas con el estado checked_out

«Luego de la reserva» - todos los estados

¿En cuáles ocasiones puedo ver los correos programados en la pestaña de «Correos electrónicos enviados» de una reserva?

Dentro de una reserva, podrá observar los correos electrónicos programados bajo la pestaña llamada «Correos electrónicos enviados»:

Para observar los correos electrónicos programados como se muestra en la imagen anterior, se deben cumplir las siguientes condiciones teniendo en cuenta la fuente de la reserva y el estado actual de la misma:

1. Reservas provenientes de agencias de viajes en línea:

Estado actual de la reserva: Tipos de correos programados que se enviarán al cliente:
Cancelado Cancelado
Ausente Ausente
Hospedado Registrado, Después del ingreso, Antes de la salida, Después de reservar
Checked out (el huésped ya registró su salida) Checked out, Después de la salida
Confirmado Confirmado, Antes del ingreso, Después de reservar
Confirmación pendiente Confirmación pendiente, Después de reservar

2. En caso de haber importado la reserva (podrá encontrar más información sobre esta función aquí):

Estado actual de la reserva: Tipos de correos programados que se enviarán al huésped:
Checked out (el huésped ya registró su salida) Después de la salida
Confirmado Después del ingreso
Cancelado Cancelado

3. Reservas directas. Se mostrarán todos los correos electrónicos programados y estos nos dependerán del estado de la reserva.

Por ejemplo: cuando la reserva proviene de un canal y actualmente tiene el estado de «Confirmado», el sistema solo le mostrará estos 3 correos electrónicos programados:

1. Confirmado
2. Antes de ingreso
3. Después de reservar

Si el estado de la reserva es «Cancelado», el sistema le mostrará uno de los siguientes correos electrónicos programados.

  1. Checked out (este indica la salida del huésped)
  2. Después de la salida
¿El realizar un cambio en el huso horario afectará los correos programados?

No. En la eventualidad de un cambio en el huso horario, la hora seleccionada para el envío del correo electrónico no se verá afectada.

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