Cómo programar correos electrónicos

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La programación de correos electrónicos permite a las propiedades enviar correos electrónicos a los huéspedes siguiendo fechas u horas específicas. Myfrontdesk ofrece dos (2) principales opciones de programación: según un número específico de días antes o después de su llegada o salida (check-in y check-out) y según los cambios en el estado de la reserva.

Cómo programar los correos electrónicos

Para acceder a esta función, siga los siguientes pasos:

1. En el menú de configuración (esquina superior izquierda), seleccione «Configuración del E-mail» y «Programación de los E-mails».

2. Configure la programación de los correos electrónicos.

3. Redacte un título para su programación de correos electrónicos.

4. Seleccione una plantilla de correo electrónico de las plantillas manuales creadas por la propiedad (para más información, véase la sección «Cómo crear una plantilla de correo electrónico para horario» en este artículo).

5. Seleccione cuándo enviar el correo electrónico.

  • Especifique el número de días previos o posteriores a la llegada o salida
  • Al cambiar el estado de una reserva

6. Opciones avanzadas: seleccione fuentes específicas (correos electrónicos programados sólo para fuentes específicas) o fechas en las que prefiere que se envíen los correos de manera automática.

Si no selecciona «Enviar plantilla de correo electrónico sólo para fuentes específicas», los correos electrónicos se enviarán a todas las fuentes. Desde febrero de 2018, se incluirán las reservas de canales que se conectan por myallocator (el administrador de canales de Cloudbeds).

7. Seleccione la programación.

De momento, sólo se pueden programar nuevas plantillas de correo electrónico. Las plantillas existentes (o predeterminadas) de correo electrónico no se pueden programar.

Cómo crear una plantilla de correo electrónico para programar

Sólo se puede programar el envío de plantillas manuales (y no los correos electrónicos creados de manera predeterminada por el sistema: reserva confirmada, reserva cancelada, confirmación pendiente, factura y folio).

Para crear una plantilla que se enviará de manera automática a huéspedes, siga los siguientes pasos:

1. Diríjase a la sección «Configuración del E-mail» → «E-mails personalizados».

2. Pinche en «Crear plantilla».

Esta sección reúne las siguientes opciones:

3. Plantillas específicas a un idioma: el marcar la opción de «Autocompletar todos los idiomas» agregará el mismo texto de la plantilla que está creando a todos los todos los idiomas en los que los huéspedes accedan a esta información.

4. Enviar desde: es la dirección de correo electrónico desde la que se enviará el correo electrónico. Algunos dominios (como Yahoo) no permiten que Cloudbeds envíe correos electrónicos utilizando su dirección de correo electrónico, por lo que le sugerimos que primero realice una prueba.

5. Responder a: es la dirección de correo electrónico que se completará en el campo «Para» cuando el huésped haga clic en el botón «Responder» en el correo electrónico enviado por Cloudbeds.

6. Tipo de correo electrónico: las plantillas marcadas como «correos electrónicos de marketing» solo se enviarán a los huéspedes que opten por recibir correos electrónicos de marketing. Los correos electrónicos que no son de marketing, se podrán enviar a todos los huéspedes con los que tenga relaciones comerciales actualmente.

 

7. Elija un asunto: este es el texto que aparecerá como el asunto del correo electrónico. Para agregar contenido dinámico, como el nombre o el número de teléfono del huésped, utilice la opción «Insertar código» que se muestra a continuación.

8. Archivos adjuntos: cargue los archivos adjuntos que le gustaría que se incluyeran cuando se envíe esta plantilla de correo electrónico.

9. Estilo de diseño: pinche en «Cambiar» y podrá elegir entre los diseños prediseñados (10) o crear un diseño personalizado usando HTML.

11. Ingrese y personalice su correo electrónico.

12. Guarde los cambios realizados.

Para más información sobre plantillas de correo electrónico, véase Plantillas de correo electrónico.

Preguntas frecuentes
Cómo enviar un correo electrónico a fuentes específicas

Si no selecciona «Enviar plantilla de correo electrónico sólo a fuentes específicas», el correo electrónico se enviará a todas las reservas de todas las fuentes, incluyendo reservas de los canales conectados (como Booking.com, Expedia, Agoda y demás).

¿Qué pasa cuando no se cumplen las condiciones programadas?

EJEMPLO 1: Programé el envío de un correo electrónico de bienvenida dos (2) días antes de la llegada del huésped.

CÓMO FUNCIONA: Hoy es el 28 de febrero. La última reserva llegará el 1 de marzo. El correo electrónico de bienvenida no se enviará a esta reserva, pues dos (2) días previos a la llegada del huésped es el 27 de febrero, que ya ha pasado.

Si la fecha de llegada de la reserva es el 3 de marzo, se enviará el correo electrónico, pues dos (2) días antes de la reserva es el 1 de marzo.

EJEMPLO 2: Programé el envío de un correo electrónico 0 días después de la salida del huésped a las 12:00 pm.

CÓMO FUNCIONA: Hoy es el 28 de febrero y la fecha de salida de la reserva es el 28 de febrero. Si registra la salida (check-out) a las 12:05 pm, el correo electrónico no se enviará. Si registra la salida del huésped a las 11:59 am, el correo electrónico sí se enviará.

¿Qué pasa si deshabilito la programación? ¿Qué pasa si vuelvo a habilitarla?

Luego de deshabilitar la programación, se dejarán de enviar todos los correos electrónicos programados.

Si vuelve a habilitar la programación, los correos electrónicos volverán a programase, pero sólo bajo ciertas condiciones:

1) Deberá cambiar el interruptor de la programación a «Activo» y pinchar en «Editar» → «Guardar» en la configuración de programación

2) Se deben cumplir las normas de la programación (por ejemplo, si el horario está programado para enviarse diez (10) días antes de la llegada, la fecha en que volverá a habilitar la programación deberá ser 10 días antes del registro de llegada)

3) Los siguientes tipos de programación se deben aplicar a las reservas en el estado:

«Antes del registro» - sólo para reservas confirmadas

«Antes de la salida» - sólo para reservas con el estado checked_in

«Luego del registro» - sólo para reservas con el estado checked_in

«Luego de la salida» - sólo para reservas con el estado checked_out

«Luego de la reserva» - todos los estados

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