Este artículo explica cómo exportar las reservas de tu calendario del PMS de Cloudbeds a tu Calendario de Google utilizando Event-o-matic, un complemento simple de usar para Google Sheets.
Antes de comenzar:
- Consulta el artículo sobre cómo instalar el complemento: Cómo instalar Event-o-Matic.
- La versión gratuita de la aplicación permite crear hasta 25 eventos de calendario por día.
Exportar y abrir la lista de reservas
1. Exportar reservas desde el PMS de Cloudbeds
El primer paso es acceder a el PMS de Cloudbeds para seleccionar el listado de reservas que necesitan ser exportadas. Sigue los pasos descritos en la siguiente guía para exportar o imprimir tu lista de huéspedes.
2. Abrir el archivo descargado en Google Sheets
- Abrir una nueva página de Google Sheets
- Hacer clic en la pestaña Subir
- Hacer clic en Examinar y seleccionar la lista de reservas exportada recientemente para abrir en Google Sheets
Configurar Event-o-Matic y crear eventos
1. Configurar Event-o-Matic
- Hacer clic en la pestaña Complementos
- Pasar el cursor sobre Event-o-Matic y hacer clic en Configurar. Una vez que se muestre el complemento, seguir las instrucciones sobre cómo proceder
2. Crear eventos en Event-o-Matic
- Selecciona el calendario en el que se crearán los eventos. Si el usuario está utilizando un calendario principal, entonces la dirección de correo electrónico del usuario debe seleccionarse de la lista.
- Selecciona la Hoja de datos que contiene toda la información del calendario
- Haz clic en Siguiente
3. Coincidir la entrada adecuada
- Coincide la entrada adecuada con el encabezado de columna designado en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si el encabezado de columna se llama "Nombre", entonces deberías seleccionarlo en el menú desplegable "Título del evento".
- Haz clic en Siguiente
4. Crear eventos de día completo
- Puedes crear eventos de día completo en lugar de eventos con hora de inicio y fin. Si tu fecha y hora aparecen en la misma columna, selecciona la casilla Fecha y hora están combinadas. Si están en columnas separadas, deja la casilla sin marcar
- Haz clic en Siguiente
Pasos finales
1. Resumen de selección
- Verás un resumen de todas las selecciones realizadas. Puedes regresar a cualquier paso anterior y cambiar la configuración haciendo clic en la marca de verificación azul correspondiente en la línea de tiempo superior.
- Haz clic en Previsualizar
2. Pantalla de vista previa
- Este paso incluirá una pantalla de vista previa, que muestra la fecha y hora del evento, la descripción del evento, las direcciones de correo electrónico de quienes serán invitados al evento, el Calendario del organizador y la zona horaria.
- Haz clic en la gran marca de verificación azul, y los eventos se crearán
- En este punto se habrán creado encabezados de columna adicionales: Estado del evento y Enlace del evento
- El Estado del evento: Indicará al usuario si el evento se creó correctamente
- El Enlace del evento: Proporcionará un enlace al evento del calendario que puedes usar para abrir el evento directamente desde la hoja de cálculo.
- Puedes verificar todas las reservas en tu Calendario de Google:
Actualiza tu Calendario de Google manualmente, ya que las reservas no se ajustarán automáticamente.
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