Toast - Cómo utilizar la aplicación

Esta guía cubre las operaciones diarias de la integración con Toast, incluido cómo aparecen los cargos en los folios y cómo procesar cargos a la habitación desde el POS hacia varios tipos de cuentas de Cloudbeds.

Una vez que la integración esté conectada correctamente desde ambos lados, puedes empezar a enviar cuentas a los folios de las reservas. Abre tu aplicación de Toast y sigue los pasos a continuación:

1. Abre Order
2. Selecciona Pay

3. Other

4. Room charge

5. Ingresa el nombre de la habitación o/y el nombre o apellido de un huésped.
6. Haz clic en el botón Submit.
7. El sistema mostrará todas las reservas que contengan el valor de búsqueda con estado In House.
8. Selecciona la reserva correspondiente para procesar el pago.

Ver transacciones en el folio

Según tus ajustes de configuración (Detallado o Suma global), las transacciones aparecerán de forma diferente en el folio del huésped.

Publicación detallada por línea de artículo

Si el Modo detallado está habilitado, cada artículo de una cuenta de Toast se publica como una línea individual. Esto incluye:

• Artículos del menú y modificadores

• Cargos por servicio

• Impuestos

• Descuentos aplicados

Ver metadatos de transacciones

Puedes ver detalles específicos de cualquier transacción de Toast directamente en el folio:

1. Ubica la transacción en el folio del huésped o de la cuenta interna.

2. Haz clic en el ícono de nota 📝 junto a la transacción.

3. Se mostrará una descripción emergente con la siguiente información:

   • Nombre del restaurante: por ejemplo, “Main Lobby Bar”.

   • Número de cuenta: El ID original del recibo de Toast.

   • Fecha de publicación: La fecha y hora exactas en que ocurrió la sincronización.

Procesar cargos desde el POS de Toast

El personal de servicio puede buscar huéspedes y publicar cargos en Cloudbeds directamente desde el dispositivo de Toast.

Destinos de búsqueda ampliados

Los cargos a la habitación de Toast ya no se limitan a reservas de huéspedes. Ahora puedes buscar y publicar cargos en:

• Reservas de huéspedes: Busca por nombre del huésped o número de habitación. Las propiedades con más de 100 habitaciones ahora ven una lista completa y sin recortes.

• Folios de grupos/eventos: Ideal para facturar comidas de banquetes o eventos corporativos a una cuenta maestra de grupo.

• Cuentas internas: Busca cuentas internas específicas directamente en el POS para facturar cargos internos o de personas que no son huéspedes.

Sincronización completa de ingresos (FRS) y cuentas internas

Si tu propiedad tiene habilitada la Sincronización completa de ingresos, no necesitas publicar manualmente cada cuenta en Cloudbeds.

• Sincronización automatizada: Todas las cuentas cerradas de Toast, incluidos los pagos en efectivo y con tarjeta de crédito procesados en el POS, se envían automáticamente a tu cuenta interna designada en Cloudbeds en intervalos regulares.

• Informes: Esto garantiza que tu “Informe financiero diario” de Cloudbeds refleje los ingresos totales de tus puntos de venta de alimentos y bebidas, incluso de huéspedes que no cargaron su comida a la habitación.

• Procesamiento por lotes: Para recibos muy grandes, la integración divide automáticamente los datos en segmentos más pequeños para garantizar que la sincronización se complete correctamente sin ralentizar tu sistema.

Solución de problemas en el POS

Si falla una búsqueda de cargo a la habitación o falta una transacción:

1. Revisa el número de habitación: Asegúrate de que el huésped tenga actualmente el estado “Checked-In”. Los cargos no se pueden publicar en reservas con estado “Confirmed” o “Checked-Out”.

2. Actualiza la integración: Si se acaba de crear una nueva habitación o cuenta interna y no aparece en Toast, tu gerente puede usar el botón Refresh / Force Sync en Cloudbeds Marketplace (ajustes de Toast) para actualizar los registros.