Cloudbeds Guest Experience Automatisierte Nachrichten – Alles, was Sie wissen müssen

Filterbedingungen sind Regeln, die bestimmen, welche Reservierungen oder Situationen für eine automatisierte Nachricht infrage kommen. Du kannst mehrere Bedingungen hinzufügen, wenn die Automatisierung nur auf einen bestimmten Teil der Reservierungen angewendet werden soll.

Beispiele sind:

• Sende eine Nachricht nur für Reservierungen, die einem bestimmten Zimmernummer oder Zimmernamen zugewiesen sind.

  

• Verwende den Zahlungstyp Kanal sammeln als Bedingung.

  

• Führe eine Automatisierung basierend auf dem Reservierungsstatus aus.

  

• Verwende die Ticket-Historie, um eine Automatisierung basierend darauf auszuführen, ob eine Reservierung einen bestimmten Tickettyp hat oder nicht.

  Beispiel: Wenn während der Reservierung ein Kinderbett-Lieferung-Ticket erstellt wurde, kannst du eine Automatisierung konfigurieren, die beim Auschecken der Reservierung ausgeführt wird und ein Kinderbett-Abholung-Ticket für das Housekeeping erstellt. Reservierungen ohne das Kinderbett-Lieferung-Ticket werden übersprungen.

  

Die Filterkonfiguration bestimmt, welche Reservierungen infrage kommen, bevor die Automatisierungsaktion ausgeführt wird.

Verwende Housekeeping-Zimmerkontrolle, um Automatisierungen basierend auf Änderungen des Housekeeping-Status auszulösen. Das Housekeeping-Modul ist erforderlich.

Verwenden Sie Zimmer ist bereit, um eine automatisierte Nachricht an den Gast zu senden, wenn das der Reservierung zugewiesene Zimmer für den Check-in bereitsteht. Dieses Ereignis erfordert Cloudbeds Guest Experience und das Housekeeping-Modul.

Die Automatisierung wird nur ausgelöst, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Das Anreisedatum der Reservierung ist erreicht.
• Ein Zimmer ist der Reservierung zugewiesen.
• Kein Gast ist derzeit im zugewiesenen Zimmer eingecheckt.
• Das zugewiesene Zimmer ist im Housekeeping als Frei & Sauber oder Frei & Kontrolliert markiert.

Die Einrichtung von Zimmer ist bereit umfasst die Ereignisvoraussetzungen und Zeitsteuerungen, die vor dem Versand der Gästebenachrichtigung verwendet werden.

Frühesten Versandzeitpunkt konfigurieren

Legen Sie die früheste Zeit fest, zu der die Benachrichtigung gesendet werden darf. Wenn das Zimmer vor diesem Zeitpunkt bereit wird, bleibt die Nachricht in der Warteschlange und wird gesendet, sobald das erlaubte Versandfenster beginnt.

Beispiel: Wenn das Zimmer um 3:00 Uhr morgens bereit wird und die Früheste Versandzeit auf 10:00 Uhr festgelegt ist, erhält der Gast die Nachricht um 10:00 Uhr.

Eingebaute Schutzmechanismen

• Die Benachrichtigung wird niemals vor dem Anreisedatum der Reservierung gesendet.
• Pro Reservierung wird nur eine Zimmer ist bereit-Benachrichtigung gesendet.
• Eine Nachricht, die auf die Früheste Versandzeit wartet, bleibt in der Warteschlange, bis das konfigurierte Fenster geöffnet wird.

Da Zimmer ist bereit ereignisbasiert ist, steht die Option Verpasste Nachrichten aktivieren nicht zur Verfügung.

Warum wurde die Zimmer ist bereit-Nachricht nicht gesendet?

Prüfen Sie, ob einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Das Anreisedatum des Gasts ist noch nicht erreicht.
• Kein Zimmer ist der Reservierung zugewiesen.
• Ein Gast ist derzeit im zugewiesenen Zimmer eingecheckt.
• Das Zimmer ist nicht als Frei & Sauber oder Frei & Kontrolliert markiert.
• Die konfigurierte Früheste Versandzeit ist noch nicht erreicht.
• Für die Reservierung wurde bereits eine Zimmer ist bereit-Benachrichtigung gesendet.

Verwenden Sie Gastnachricht, wenn die Automatisierung eine Nachricht über einen aktivierten Gästekommunikationskanal senden soll.

1. Wählen Sie Automatisierungstyp: Gastnachricht aus.
2. Wählen Sie einen verfügbaren Kommunikationskanal aus, wie SMS, E-Mail oder WhatsApp.
3. Wählen Sie eine Abteilung aus, z. B. Gast, Manager, Personal oder Team.
4. Wenn Sie eine Umfrage senden, wählen Sie eine Umfragevorlage aus. Andernfalls verfassen Sie die Nachricht von Grund auf neu.
5. Klicken Sie auf Speichern.

• Nachrichten haben ein maximales Limit von 640 Zeichen. Nachrichten, die dieses Limit überschreiten, können nicht gespeichert oder gesendet werden.
• Sie können die verfügbaren Optionen für das Nachrichtenverhalten jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Verwenden Sie Ticket erstellen, um automatisch eine operative Aufgabe, Checkliste oder Kontrolle zu erstellen, wenn die Automatisierung ausgeführt wird.

1. Wählen Sie Aufgabe, Checkliste oder Kontrolle aus.
2. Füllen Sie das Formular für den ausgewählten Tickettyp aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Tickets, die durch Automatisierungen erstellt werden, können auch mit der Filterbedingung Ticketverlauf verwendet werden, um Folge-Workflows basierend darauf zu erstellen, ob eine Reservierung einen bestimmten Tickettyp hat oder nicht.

Verwenden Sie Team-Chat benachrichtigen, wenn die Automatisierung eine Nachricht an einen ausgewählten Team-Chat-Kanal senden soll.

1. Wählen Sie Automatisierungstyp: Team-Chat benachrichtigen aus.
2. Wählen Sie den Kanal aus.
3. Geben Sie die Nachricht ein.
4. Klicken Sie auf Erstellen.

Verwenden Sie Nachricht senden, um automatisch eine Nachricht an eine bestimmte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu senden, wenn die ausgewählten Automatisierungsbedingungen erfüllt sind. Dies ist nützlich für interne betriebliche Benachrichtigungen an Mitarbeitende, Manager, Housekeeping-Teams oder andere Abteilungen.

1. Wählen Sie Automatisierungstyp: Nachricht senden aus.
2. Wählen Sie den verfügbaren Nachrichtenkanal, entweder E-Mail oder SMS.
3. Geben Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse oder die SMS-Telefonnummer ein.
4. Geben Sie die Nachricht ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Beispiele sind:

• Benachrichtigung des Housekeeping-Personals, wenn ein Zimmer ausgecheckt wird.
• Warnung an Manager, wenn ein Gast den Check-in-Prozess abgeschlossen hat.
• Senden einer SMS-Benachrichtigung, wenn ein Zimmer als sauber markiert wird.

Öffnen Sie das -Menü neben der automatisierten Nachricht, um die verfügbaren Verwaltungsoptionen aufzurufen:

• Entfernen
• Bearbeiten
• Duplizieren
• Aktivieren oder Deaktivieren
• Verlauf anzeigen, wo Sie auch einen Gast von einer Nachricht ausschließen können.

Verwenden Sie den Schalter „Automatisches Archivieren von Gästen“ oben auf der Seite, um zu steuern, ob Gespräche, die durch automatisierte Nachrichten erstellt wurden, automatisch archiviert werden.

Wenn „Automatisches Archivieren von Gästen“ aktiviert ist, bleiben Gespräche mit automatisierten Nachrichten archiviert, bis der Gast antwortet. Nach der Antwort des Gastes wird das Gespräch aus der Archivliste entfernt und erscheint wieder im Posteingang.

Während du dich in einem offenen Gespräch befindest oder eine automatisierte Nachricht einrichtest, kannst du eine Vorlage für automatisierte Nachrichten in das Nachrichtenfeld einfügen.

1. Wähle das Vorlagen-Symbol aus.
2. Wähle den Automatisierte Nachrichten-Vorlagentyp aus.
3. Wähle die Vorlage aus, die du einfügen möchtest. Die Vorlagenvariable fügt einen Link in das Nachrichtenfeld ein. Füge bei Bedarf weitere Vorlagen hinzu.

Um das Aktivitätsprotokoll für eine geplante Automatisierung zu überprüfen, öffne die Details der Automatisierungskarte vom Board für automatisierte Nachrichten.