Digitale Dokumente erstellen und verwenden

Cloudbeds Guest Experience Digital Documents ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu erstellen, die Ihren Gästen elektronisch per Link zugesendet werden können, um deren digitale Unterschriften zu sammeln. Dieses Feature bucht unterschriebene Registrierungsdokumente automatisch in Ihrem Cloudbeds PMS unter der Registerkarte Dokumente des Gasts ein.

Übersicht zu Digitalen Dokumenten

1. Klicken Sie, um neue Digital Documents-Flows zu erstellen
2. Zeigen Sie die Liste der vorhandenen Digital Documents an
3. Neben jedem erstellten Digital Document finden Sie Aktionen zum:
   • Bearbeiten des Dokumenten-Flows
   • Duplizieren
   • Entfernen  
   • Link kopieren
   • Klicken Sie auf das , um weitere Details zu diesem Flow anzuzeigen
4. Überprüfen Sie die Historie jedes Digital Documents-Flows
   • Nachrichtenstatus
   • Name des Gasts
   • Details des Registrierungs-Flows
   • Datum und Uhrzeit der Sendung

1 - Einen Digital Documents-Flow erstellen

1. Öffnen Sie die Unternehmenseinstellungen
2. Gehen Sie zum Abschnitt Digitale Dokumente
3. Klicken Sie oben rechts auf das
4. Geben Sie einen Titel ein und klicken Sie auf Erstellen
5. Klicken Sie auf
6. Klicken Sie im Editor für die Registrierung auf die Felder, die Sie zu diesem Registrierungsablauf hinzufügen möchten – Sie können beliebig viele Felder (Schritte) hinzufügen. Feldoptionen:
   • Text: Geben Sie beliebigen Text in Ihr Dokument ein
   • Kontrollkästchen für Allgemeine Geschäftsbedingungen: Verwenden Sie es, um die Zustimmung zu Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzuzufügen
   • Unterschrift: Fordern Sie die Unterschrift des Gasts an
   • Initialen
   • Namensfeld
   • Telefonfeld
   • Anhang-Upload: Verwenden Sie dieses Feld, um zusätzliche Dokumente anzufordern, die Sie benötigen
   • Foto aufnehmen: Wenn der Gast darauf zugreift, kann er nur ein einzelnes Foto seines Dokuments aufnehmen. Der Gast macht ein Foto und kann entweder auf den Zurück-Pfeil klicken, um das Foto erneut aufzunehmen, oder auf das Häkchen in der Mitte, um das Foto zu akzeptieren. Wird hauptsächlich für Ausweise verwendet.
   • Text-Eingabefeld: Verwenden Sie es, um ein beliebiges erforderliches Feld hinzuzufügen, das nicht in der Liste verfügbar ist
   • Zahlenfeld: Verwenden Sie es, um ein beliebiges erforderliches Zahlenfeld mit Mindest- und Höchstwerten hinzuzufügen.
   • Dropdown-Menü: Erstellen Sie ein Dropdown-Menü, damit der Gast eine Information auswählen kann
   • Datum auswählen
   • Uhrzeit auswählen 
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Fügen Sie bei Bedarf Übersetzungen hinzu.

2 - Digitale Dokumente in einer Nachricht oder in einer Automatisierten Nachricht senden

Während einer offenen Nachricht,

1. Wählen Sie das Vorlagen-Symbol und gehen Sie zu Digitalen Dokumenten
2. Suchen Sie die Vorlage für Digitale Dokumente und klicken Sie, um sie einzufügen.
3. Klicken Sie auf Senden oder fügen Sie nach Belieben weitere Links hinzu.

Nach dem Einfügen wird die Vorlagenvariable einen Link in Ihr Nachrichtenfeld einfügen. Sie können den Text um den Link herum bearbeiten oder hinzufügen, bevor Sie die Nachricht senden.

Beim Konfigurieren einer Automatisierten Nachricht ,

1. Klicken Sie, um eine Filterbedingung hinzuzufügen
2. Wählen Sie im Feldnamen Digitale Dokumente aus
3. Wählen Sie aus, welche Vorlage für Digitale Dokumente in der Nachricht enthalten sein soll
4. Definieren Sie die Bedingung, unter der die Nachricht gesendet werden soll – zum Beispiel, wenn die Registrierung nicht abgeschlossen ist.

3 - Schritte zum Unterzeichnen und Einreichen von Dokumenten für Gäste

1. Sobald Sie Gäste auffordern, Dokumente auszufüllen, klickt der Gast auf den Link, um das Dokument anzusehen und zu akzeptieren

2. Der Gast wird die Anforderungen des Dokuments erfüllen;
3. Sie werden innerhalb der Gast-Historie über die ergriffenen Maßnahmen und sobald das Dokument vollständig ist, benachrichtigt;

4. Greifen Sie auf die Reservierung im Cloudbeds PMS zu;
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokument, um Zugriff auf das unterzeichnete Dokument zu erhalten.

Verwendung digitaler Dokumente zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Spanien – Parte de Viajeros)

Unterkünfte in Spanien sind verpflichtet, eine unterschriebene Kopie des Gästeregistrierungsformulars (Parte de Viajeros) mindestens drei Jahre lang für Prüfungszwecke zu sammeln, zu melden und aufzubewahren.

Mit Digital Documents Flows können Sie diesen Compliance-Prozess optimieren, indem Sie digitale Dokumente mit vorausgefüllten, schreibgeschützten Gastdaten verwenden.

Um diesen Workflow zu nutzen, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Cloudbeds Guest Experience (GX) aktiviert.
• Eine aktive Gastinformationsvorlage, die für Spanien konfiguriert ist. Mehr erfahren: Gastinformationsvorlagen für gesetzliche Datenanforderungen verwenden
• Digitale Dokumente, die Ihrem Ablauf hinzugefügt wurden (folgen Sie diesem Leitfaden, um die erforderlichen Dokumente für Parte de Viajeros zu konfigurieren).

Funktionsweise

Wenn ein digitales Dokument zu Ihrem Registrierungsablauf hinzugefügt wird:

1. Gast- und Reservierungsdaten werden automatisch mit Echtzeitinformationen aus folgenden Quellen vorausgefüllt:
   • Cloudbeds PMS
   • Dem Digital Check-in-Ablauf

• Polizeiberichtsbezogene Felder können als schreibgeschützte Variablen eingefügt werden.
• Falls erforderliche Daten nicht vorhanden sind, bleiben diese Felder leer.

2. Der Gast kann das Dokument sicher elektronisch unterschreiben;
3. Das unterschriebene Dokument wird digital gespeichert und kann für Prüfungszwecke abgerufen werden.

Empfohlener Ablauf (Best Practice)

Für die vollständige Einhaltung der Parte de Viajeros-Anforderung in Spanien:

1. Der Gast durchläuft den Digitalen Check-in.
2. Erforderliche Gastdaten werden überprüft und gespeichert.
3. Der Gast gelangt zum Schritt Digitales Dokument.
4. Das Dokument wird automatisch mit den Reservierungs- und Registrierungsdaten vorausgefüllt.
5. Der Gast unterschreibt elektronisch.
6. Das unterschriebene Dokument wird für zukünftige Prüfungen sicher gespeichert.