Cloudbeds POS (Beta) – Leitfaden zum Bestellablauf

Folgen Sie dem täglichen Bestellablauf in Cloudbeds POS, vom Erstellen einer Bestellung über die Zahlungsabwicklung bis hin zum erneuten Drucken einer Quittung. Diese Anleitung gilt sowohl für Restaurantbetriebe als auch für Servicebetriebe wie Spas und Einzelhandelsgeschäfte.

Betroffene Rollen und deren Aufgaben

Vorbereitung

• Bestätigen Sie, dass Ihr Gerät mit der richtigen Unterkunft gekoppelt ist, und melden Sie sich mit Ihrer POS-PIN an.
• Wählen Sie vor der Erstellung einer Bestellung den richtigen Betrieb aus.
• Bitten Sie Ihren Administrator zu bestätigen, dass Produkte, Menüs (falls erforderlich), Zahlungsmethoden, das Hauskonto und Drucker konfiguriert sind.
• Wenn das POS nach einem Genehmigungs-PIN für eine eingeschränkte Aktion fragt, bitten Sie einen autorisierten Manager um die Freigabe.

1. Bestellung erstellen

Starten Sie eine Bestellung über die Registerkarte Rezeption. Restaurantbetriebe können auch über die Registerkarte Tische starten.

Start über Rezeption

1. Tippen Sie auf Register und anschließend auf Warenkorb, um eine neue Bestellung zu öffnen.
2. Tippen Sie auf Bestellung benennen, geben Sie einen klaren Gast-, Abhol-, Veranstaltungs- oder Referenznamen ein und speichern Sie.
3. Für ein Restaurant wählen Sie die Schaltfläche neben Bestellung benennen (angezeigt als Tisch zuweisen) und wählen Sie den Servicetyp, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. Fügen Sie Produkte aus dem verfügbaren Menü oder der Produktauswahl hinzu.
5. Passen Sie Mengen an und fügen Sie bei Bedarf Modifikatoren oder Artikelnotizen hinzu.
6. Überprüfen Sie den Servicetyp, Tisch oder Gast, Artikel, Rabatte, Steuern und den Gesamtbetrag.
7. Bestätigen Sie die Bestellung. Für Restaurantartikel, die zubereitet werden müssen, senden Sie diese an die Küche.

Starten Sie über Tische (nur Restaurantbereiche)

1. Tippen Sie auf Tische und wählen Sie bei Bedarf den Grundrissabschnitt aus.
2. Tippen Sie auf den Tisch und legen Sie dessen Status fest: verfügbar, reserviert oder verschmutzt.
3. Tippen Sie auf + Bestellung hinzufügen.
4. Wählen Sie eine bestehende Bestellung aus, die dem Tisch zugewiesen werden soll, oder tippen Sie auf + Neue Bestellung.
5. Verwenden Sie Bestellung benennen, um bei Bedarf einen erkennbaren Namen hinzuzufügen.
6. Fügen Sie Produkte, Mengen, Modifikatoren und Artikelnotizen hinzu.
7. Überprüfen Sie den Tisch, die Artikel, Rabatte, Steuern und den Gesamtbetrag. Bestätigen Sie die Bestellung und senden Sie die entsprechenden Artikel an die Küche.

2. Artikel an die Küche senden

Das Senden einer Restaurantbestellung leitet die berechtigten Artikel an die konfigurierte Küchenanzeige oder den Küchenprinter weiter.

Neue Artikel senden

1. Öffnen Sie die Bestellung und überprüfen Sie Artikel, Mengen, Modifikatoren und Notizen.
2. Tippen Sie auf Senden.
3. Wählen Sie die zu sendenden Artikel aus.
4. Tippen Sie erneut auf Senden, um zu bestätigen.
5. Überprüfen Sie, ob die Bestellung den Status Gesendet anzeigt.

Später weitere Artikel senden

1. Öffnen Sie die bestehende Bestellung erneut.
2. Fügen Sie die neuen Produkte, Modifikatoren und Notizen hinzu.
3. Tippen Sie auf Senden und wählen Sie die verbleibenden, noch nicht gesendeten Artikel aus.
4. Bestätigen Sie das Senden und prüfen Sie, dass nur die neuen Artikel gesendet wurden.

3. Bestellung ändern oder stornieren

Offene Bestellung ändern

1. Öffnen Sie die Bestellung.
2. Tippen Sie auf den Artikel, den Sie ändern möchten, oder tippen Sie auf + Artikel hinzufügen, um Produkte hinzuzufügen.
3. Aktualisieren Sie die Menge, Modifikatoren oder Artikelnotiz. Um einen Artikel zu entfernen, wählen Sie Entfernen aus.
4. Tippen Sie auf Aktualisieren, um zu bestätigen.
5. Überprüfen Sie die aktualisierte Zwischensumme, Rabatte, Steuern und den Gesamtbetrag.

Eine offene Bestellung stornieren

1. Öffnen Sie die Bestellung und bestätigen Sie, dass es die richtige ist.
2. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wählen Sie Bestellung stornieren und bestätigen Sie.
4. Überprüfen Sie, ob sich der Status auf Storniert ändert.

4. Rechnungen aufteilen

Verwenden Sie Rechnungsaufteilungen, wenn Gäste separate Rechnungen für eine Bestellung wünschen. Teilen Sie die Rechnung auf, bevor Sie die Zahlung entgegennehmen, und überprüfen Sie die Artikel, Rabatte, Steuern, Servicegebühren und Trinkgelder auf jeder Rechnung.

Jede resultierende Rechnung verwendet die ursprüngliche Bestell-ID, gefolgt von einer fortlaufenden Nummer, wie z. B. A1234-1 und A1234-2.

Nach Artikel aufteilen

1. Öffnen Sie die Bestellung, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Aufteilen aus.
2. Wählen Sie Nach Artikel aus.
3. Überprüfen Sie Aufteilen in. Die Anfangszahl der Rechnungen basiert auf der Anzahl der Sitzplätze. Erhöhen oder verringern Sie sie bei Bedarf.
4. Tippen Sie auf jeden Artikel und weisen Sie ihn der richtigen Rechnungsnummer zu.
5. Überprüfen Sie jede Rechnung und bestätigen Sie, dass alle Artikel zugewiesen sind und die Gesamtsumme korrekt ist.
6. Tippen Sie auf Aufteilung berechnen.

Gleichmäßig aufteilen

1. Öffnen Sie die Bestellung, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Aufteilen aus.
2. Wählen Sie Gleichmäßig aufteilen aus.
3. Passen Sie bei Bedarf die Anzahl der Checks unter Aufteilen in an.
4. Überprüfen Sie den Betrag für jeden Check und eventuelle Rundungsdifferenzen.
5. Tippen Sie auf Aufteilung berechnen.

5. Bestelldetails anzeigen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Bestellungen.
2. Verwenden Sie den Statusfilter und Bestelldetails wie Tisch, Bestellname oder Bestellnummer, um die Bestellung zu finden.
3. Tippen Sie auf die Bestellung, um sie zu öffnen.
4. Überprüfen Sie den Servicetyp, Tisch oder Gast, Artikel, Modifikatoren, Notizen, Rabatte, Steuern, Trinkgelder, Zahlungen und Status.
5. Aktualisieren Sie bei einer offenen Bestellung bei Bedarf Produkte oder Details.
6. Verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü für verfügbare Aktionen, einschließlich Bestellung stornieren, Quittung drucken, Aufteilen oder Rabatt.

Die angezeigten Aktionen hängen vom Status der Bestellung und Ihren Berechtigungen ab.

6. Vorabrechnung anzeigen und drucken

Eine Vorabrechnung zeigt die aktuellen Gebühren vor der Zahlung an. Übergeben Sie sie dem Gast zur Überprüfung und, falls Ihre Unterkunft dies verlangt, zur Unterschrift als Zahlungs- oder Buchungsautorisierung.

Vorabrechnung anzeigen

1. Öffnen Sie die Bestellung und tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
2. Wählen Sie Quittung drucken aus.
3. Überprüfen Sie den Bereich, die Bestellnummer, Tisch oder Gast, Artikel, Modifikatoren, Rabatte, Steuern, Servicegebühren, Trinkgeld und Gesamtbetrag.
4. Kehren Sie zur Bestellung zurück und korrigieren Sie eventuelle Fehler, bevor Sie fortfahren.

Vorabrechnung drucken

1. Tippe in der Vorschau auf Drucken.
2. Wählen Sie bei Aufforderung den konfigurierten Quittungsdrucker aus und bestätigen Sie den Druck.
3. Geben Sie die Vorabrechnung an den Gast zur Überprüfung oder Unterschrift weiter, gemäß den Verfahren Ihrer Unterkunft.
4. Bewahren Sie unterschriebene Autorisierungsdatensätze sicher auf, entsprechend der Richtlinie Ihrer Unterkunft.

7. Trinkgeld hinzufügen

Die Trinkgeldoptionen hängen von den Einstellungen Ihrer Unterkunft ab. Beim Check-out können vorgeschlagene Prozentsätze, ein benutzerdefinierter Betrag oder eine Option ohne Trinkgeld angeboten werden.

1. Öffnen Sie die Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
2. Wählen Sie ein vorgeschlagenes Trinkgeld, geben Sie einen benutzerdefinierten Betrag ein oder wählen Sie Keines aus.
3. Überprüfen Sie den aktualisierten Gesamtbetrag mit dem Gast.
4. Wählen Sie die Zahlungsmethode aus und schließen Sie die Zahlung ab.

Geben Sie nur ein Trinkgeld ein, das der Gast autorisiert hat. Wenn die Autorisierung auf einer unterschriebenen Vorabrechnung schriftlich festgehalten ist, bewahren Sie diese gemäß der Richtlinie Ihrer Unterkunft auf.

8. Rabatt gewähren

Je nach Ihren Berechtigungen und den Einstellungen Ihrer Unterkunft können Sie einen Rabatt auf einen einzelnen Artikel oder die gesamte Bestellung gewähren.

Rabatt auf einen Artikel gewähren

1. Wählen Sie den Artikel in der Bestellung aus und tippen Sie auf Rabatt hinzufügen.
2. Wählen Sie einen verfügbaren Rabatt aus oder geben Sie einen benutzerdefinierten Rabatt ein, falls erlaubt.
3. Wählen Sie einen Grund aus oder geben Sie ihn ein, falls erforderlich.
4. Tippen Sie auf Anwenden und überprüfen Sie den Rabatt unter dem Artikel.

Rabatt auf die gesamte Bestellung gewähren

1. Öffnen Sie die Bestellung, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Rabatt aus.
2. Wählen Sie einen verfügbaren Rabatt aus oder geben Sie einen benutzerdefinierten Rabatt ein, falls erlaubt.
3. Wählen Sie einen Grund aus oder geben Sie ihn ein, falls erforderlich.
4. Tippen Sie auf Anwenden. Der Rabatt wird auf alle berechtigten Artikel in der Bestellung angewendet.

9. Zahlungen verarbeiten

Bevor Sie die Zahlung vornehmen, bestätigen Sie die Gesamtsumme, die Zahlungsmethode, den Gast oder das Konto sowie ein eventuelles Trinkgeld. Die angezeigten Zahlungsoptionen hängen von der Konfiguration Ihrer Unterkunft und der Berechtigung des Zahlungsanbieters ab.

Auf Folio verbuchen (Zimmerbelastung)

1. Öffnen Sie die Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
2. Wählen Sie Zimmerbelastung aus.
3. Suchen Sie nach dem Namen des Gasts oder der Zimmernummer und wählen Sie den richtigen Gast im Haus aus.
4. Überprüfen Sie den Namen des Gasts, das Zimmer, die Aufenthaltsdaten, die Buchungsberechtigung, den Betrag und gegebenenfalls die erforderliche Autorisierung.
5. Tippen Sie auf Belasten.
6. Bestätigen Sie, dass die Buchung erfolgreich war und dass der verbleibende Saldo oder der geschlossene Status korrekt ist.

Tap to Pay akzeptieren

1. Öffnen Sie die Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
2. Bestätigen Sie den Betrag und fügen Sie gegebenenfalls ein autorisiertes Trinkgeld hinzu.
3. Wählen Sie Tap to Pay aus.
4. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Bitten Sie den Gast, seine kontaktlose Karte oder digitale Geldbörse in die Nähe des angegebenen Bereichs des Geräts zu halten.
5. Warten Sie auf ein genehmigtes oder abgelehntes Ergebnis. Halten Sie den Zahlungsbildschirm geöffnet, solange die Autorisierung aussteht.
6. Wenn genehmigt, bestätigen Sie, dass die Rechnung bezahlt ist oder dass der erwartete Saldo verbleibt.
7. Bieten Sie die Quittung an oder drucken Sie sie aus.

Karte über Terminal verarbeiten

1. Öffnen Sie die Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
2. Bestätigen Sie den Betrag und fügen Sie gegebenenfalls ein genehmigtes Trinkgeld hinzu.
3. Wählen Sie Terminal aus.
4. Tippen Sie auf Belasten. Die App zeigt Verbindung zum Kartenlesegerät wird hergestellt... an.
5. Wenn Karte vorlegen erscheint, halten Sie die Karte des Gasts an das Terminal, stecken Sie sie ein oder ziehen Sie sie durch.
6. Warten Sie auf ein genehmigtes oder abgelehntes Ergebnis. Halten Sie den Zahlungsbildschirm geöffnet, solange die Autorisierung aussteht.
7. Wenn genehmigt, bestätigen Sie, dass die Rechnung bezahlt ist oder der erwartete Saldo verbleibt.
8. Bieten Sie dem Gast die Quittung an oder drucken Sie sie aus.

Eine Zahlung per Link anfordern

1. Öffnen Sie die Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
2. Bestätigen Sie den Betrag und geben Sie die unterstützten Kontaktdaten des Gasts ein oder prüfen Sie diese.
3. Wählen Sie Zahlung per Link und tippen Sie auf Link senden.
4. Bitten Sie den Gast, den QR-Code zu scannen, um den sicheren Link zu öffnen und die Zahlung abzuschließen.
5. Halten Sie den Zahlungsstatusbildschirm geöffnet oder aktualisieren Sie die Bestellung, bis das POS die Zahlung bestätigt.
6. Übergeben Sie dem Gast nach der Bestätigung die Quittung.

Eine Barzahlung erfassen

1. Öffnen Sie die Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
2. Bestätigen Sie den Betrag und fügen Sie gegebenenfalls ein genehmigtes Trinkgeld hinzu.
3. Wählen Sie Barzahlung aus.
4. Nehmen und zählen Sie das Bargeld gemäß der Bargeldhandhabungsrichtlinie Ihrer Unterkunft entgegen.
5. Tippen Sie auf Belasten.
6. Geben Sie Wechselgeld zurück und bestätigen Sie, dass die Rechnung geschlossen ist oder der korrekte Saldo verbleibt.
7. Bieten Sie dem Gast die Quittung an oder drucken Sie sie aus.

Eine Offline-Zahlung im POS erfassen

Verwenden Sie diese Methode, um eine Zahlung zu erfassen, die außerhalb von Cloudbeds Payments erfolgt ist.

1. Bestätigen Sie den Bestellbetrag und gegebenenfalls das autorisierte Trinkgeld.
2. Verarbeiten Sie die Zahlung über das genehmigte externe Terminal oder die Drittanbieter-Anwendung.
3. Warten Sie auf die Genehmigung und bewahren Sie die Zahlungsreferenz gemäß der Richtlinie Ihrer Unterkunft auf.
4. Gehen Sie zur Bestellung zurück, tippen Sie auf Bezahlen und wählen Sie POS-Offline-Zahlung aus.
5. Bestätigen Sie den Betrag und geben Sie die Transaktionsreferenz oder eine Notiz ein.
6. Tippen Sie auf Belasten.
7. Überprüfen Sie, ob der POS-Betrag mit der externen Zahlung übereinstimmt und der verbleibende Saldo korrekt ist.

Auf Hauskonto buchen

1. Öffnen Sie die Bestellung und tippen Sie auf Bezahlen.
2. Bestätigen Sie den Betrag und fügen Sie gegebenenfalls ein autorisiertes Trinkgeld hinzu.
3. Wählen Sie Hauskonto aus.
4. Wählen Sie das Hauskonto aus.
5. Überprüfen Sie den Kontonamen, den Betrag sowie erforderliche Autorisierungen oder Referenzen.
6. Tippen Sie auf Belasten.
7. Bestätigen Sie, dass die Buchung erfolgreich war, und prüfen Sie den verbleibenden Saldo oder den Status „geschlossen“.

10. Quittung anzeigen und erneut drucken

1. Öffnen Sie die Registerkarte Bestellungen und filtern Sie nach Bezahlte Bestellungen.
2. Finden Sie die abgeschlossene Bestellung mithilfe der Filter oder Details wie Bestellnummer, Gast- oder Bestellname, Tisch oder Betrag.
3. Öffnen Sie die Bestellung, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Quittung drucken aus.
4. Überprüfen Sie die Bestell- und Zahlungsdetails.
5. Tippen Sie auf Drucken, wählen Sie bei Aufforderung den konfigurierten Drucker aus und bestätigen Sie.
6. Stellen Sie sicher, dass die gedruckte Quittung lesbar ist und zur richtigen Bestellung gehört.

Abschlussprüfung der Transaktion

Bevor Sie eine Bestellung abschließen, bestätigen Sie Folgendes:

• Das korrekte Outlet, der Tisch, der Gast, das Folio oder das Hauskonto wurde verwendet.
• Artikel, Modifikatoren, Rabatte, Steuern, Servicegebühren und Trinkgelder sind korrekt.
• Restaurantartikel und alle späteren Ergänzungen wurden an die Küche gesendet.
• Zahlung oder Buchung zeigt einen erfolgreichen Endstatus, und der verbleibende Saldo ist korrekt.
• Eine Quittung wurde angeboten oder gedruckt, und Autorisierungsnachweise wurden gemäß der Richtlinie Ihrer Unterkunft aufbewahrt.

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