Cloudbeds POS (Beta) – Konfigurationsanleitung

Cloudbeds POS ist eine Point-of-Sale-Lösung, mit der Ihre Unterkunft Transaktionen für Speisen, Getränke, Einzelhandel und Services verwalten kann. Egal, ob Sie ein Restaurant, eine Bar, ein Café, ein Spa, einen Geschenkeladen oder einen anderen Verkaufsort betreiben – Sie können Bestellungen verwalten, Zahlungen abwickeln, Aktionen und Rabatte anwenden sowie Benutzer, Menüs und betriebliche Einstellungen über eine Plattform konfigurieren.

Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Konfigurationsoptionen von Cloudbeds POS und erklärt, wie Sie Ihre Unterkunft für den täglichen Betrieb einrichten. Jeder Abschnitt enthält Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Best Practices.

Betroffene Rollen und deren Aufgaben

Was ist Cloudbeds POS?

Cloudbeds POS ist ein integriertes Point-of-Sale-System, das für Unternehmen der Hotellerie entwickelt wurde. Es ermöglicht dem Personal, Bestellungen zu erstellen und zu verwalten, während operative und finanzielle Daten innerhalb Ihrer Cloudbeds-Plattform verbunden bleiben.

Es unterstützt verschiedene Arten von Umsatzstellen, darunter:

• Restaurants
• Bars
• Cafés
• Spas
• Geschenkeläden
• Poolbars
• Zimmerservice
• Andere servicebasierte Verkaufsstellen

Jeder Verkaufsort wird unabhängig konfiguriert, mit eigenen Produkten, Menüs, Öffnungszeiten und (für Restaurants) einem Etagenplan.

Bevor Sie beginnen

Erfüllen Sie diese Voraussetzungen, bevor Sie Cloudbeds POS konfigurieren.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät gekoppelt ist

Ihr mobiles Gerät oder Tablet muss mit der richtigen Unterkunft gekoppelt sein, und Sie müssen mit Ihrer POS-PIN angemeldet sein. Anleitungen finden Sie unter Geräte koppeln weiter unten.

2. Überprüfen Sie Ihre Berechtigungen

Ihr Cloudbeds-Benutzerkonto benötigt die Berechtigung, auf die Point-of-Sale-Einstellungen zuzugreifen und diese zu verwalten. Aktivieren Sie unter Benutzer in Ihren Plattform-Einstellungen die Option POS-Einstellungen, damit der Benutzer die Cloudbeds POS-App sehen und konfigurieren kann.

Je nach Ihrer zugewiesenen Rolle können Sie möglicherweise Folgendes konfigurieren:

• Verkaufsorte
• Menüs
• Angebote
• Rabatte
• Einstellungen für Quittungen
• Trinkgelder
• POS-Benutzer und Rollen

Wenn Sie keinen Zugriff auf die Point-of-Sale-Einstellungen haben, bitten Sie den Administrator Ihrer Unterkunft, Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen.

3. Bereiten Sie Ihren Produktkatalog vor

Die Artikel & Services Ihrer Unterkunft müssen konfiguriert sein, bevor Sie Verkaufsorte oder Menüs erstellen. Jeder Artikel muss einer Kategorie zugeordnet sein, und Produkte müssen existieren, bevor sie Verkaufsorten oder Menüs zugewiesen werden können.

4. Richten Sie Cloudbeds Payments ein (optional)

Einige Zahlungsmethoden erfordern, dass Cloudbeds Payments für Ihre Unterkunft aktiviert ist. Dazu gehören Tap to Pay und Zahlung per Link. Wenn Sie Cloudbeds Payments nicht verwenden, sind diese Methoden im POS nicht verfügbar.

Verkaufsorte konfigurieren

Was ist ein Verkaufsort?

Ein Verkaufsort ist ein Standort, an dem Produkte oder Dienstleistungen über das POS verkauft werden. Jede Bestellung wird unter einem bestimmten Verkaufsort erstellt, sodass jeder Geschäftsstandort unabhängig arbeiten kann, während er dasselbe Konto nutzt. Jeder Verkaufsort behält seine eigenen Betriebseinstellungen bei und trägt dennoch zur Gesamtumsatzberichterstattung Ihrer Unterkunft bei.

Jeder Verkaufsort kann eigene haben:

• Produkte
• Menüs (nur bei Restaurant-Verkaufsorten)
• Etagenplan (nur bei Restaurant-Verkaufsorten)
• Hauskonto
• Öffnungszeiten

Zum Beispiel kann ein Hotel drei Verkaufsorte haben:

• Hauptrestaurant: Frühstücks-, Mittags- und Abendservice
• Lobby-Bar: Getränke und kleine Snacks
• Spa: Massagebehandlungen und Wellness-Services

Alle drei gehören zur selben Unterkunft, haben jedoch jeweils eigene Produkte, Öffnungszeiten und Konfiguration.

Die Seite „Bereiche“ öffnen

1. Melden Sie sich bei Cloudbeds an.
2. Klicken Sie auf das Konto-Symbol oben rechts.
3. Wählen Sie Einstellungen aus.
4. Gehen Sie zu Point of Sale.
5. Wählen Sie Bereiche aus.

Die Seite „Bereiche“ zeigt alle für Ihre Unterkunft konfigurierten Bereiche an.

Das Dashboard „Bereiche“ verwenden

Das Dashboard bietet eine zentrale Übersicht über alle Bereiche Ihrer Unterkunft. Für jeden Bereich werden folgende Informationen angezeigt:

Vom Dashboard aus können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen einen neuen Bereich erstellen, einen bestehenden Bereich bearbeiten sowie einen Bereich aktivieren oder deaktivieren.

Einen neuen Bereich erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Point of Sale > Verkaufsstellen.
2. Klicken Sie auf + Verkaufsstelle hinzufügen.
3. Füllen Sie jede Konfigurations-Registerkarte aus (Details, Produkte und bei Restaurant-Verkaufsstellen Menüs und Etagenplan).
4. Klicken Sie auf Speichern.

Verkaufsstellendetails konfigurieren

Die Registerkarte Details enthält die wichtigsten Informationen zu Ihrer Verkaufsstelle.

• Status: Steuert, ob das Personal die Verkaufsstelle nutzen kann.
  • Aktiv: neue Bestellungen können erstellt und Zahlungen verarbeitet werden.
  • Inaktiv: das Personal kann keine neuen Bestellungen erstellen. Historische Transaktionen bleiben für Berichte verfügbar.
• Name der Verkaufsstelle: Der Name, den das Personal in der POS-App sieht. Er erscheint auch auf Ihren Quittungen.
• Typ der Verkaufsstelle: Wie die Verkaufsstelle betrieben wird.
  • Restaurant: fügt Menüs, Etagenpläne, Bereiche und Tische hinzu. Diese Einstellungen sind für Service-Verkaufsstellen nicht verfügbar.
  • Service: für Betriebe ohne Tischverwaltung, wie Spa, Einzelhandel oder Aktivitätsbüro.
• Beschreibung: Optionale interne Notizen. Nur Benutzer mit Verwaltungsrechten für die Unterkunft können sie sehen; Gäste sehen sie niemals.
• Logo auf Quittungen: Das Logo, das auf Quittungen gedruckt wird. Unterstützte Formate: PNG, JPG und SVG, bis zu 2 MB. Transparente Bereiche werden weiß gedruckt.
• Standard-Hauskonto: Jede Verkaufsstelle kann ein Standard-Hauskonto haben. Wählen Sie ein bestehendes Konto aus oder erstellen Sie ein neues. Hauskonten werden typischerweise für Mitarbeiteressen, kostenlose Artikel, interne Abteilungen oder Veranstaltungen verwendet. Wenn das Personal beim Check-out Auf Hauskonto buchen wählt, wird dieses Konto automatisch ausgewählt.
• Öffnungszeiten der Verkaufsstelle: Die regulären Betriebszeiten der Verkaufsstelle. Legen Sie Öffnungs- und Schließzeiten für jeden Wochentag fest. Sie können mehrere Betriebszeiten pro Tag hinzufügen.

Ein aktueller Zeitplan hilft dem Personal, zu sehen, wann ein Bereich für den Service verfügbar ist.

Produkte einem Bereich zuweisen

Die Registerkarte Produkte legt fest, welche Produkte in diesem Bereich zum Verkauf stehen.

Cloudbeds POS verwendet den Artikel- und Servicekatalog Ihrer Unterkunft als Hauptproduktkatalog. Produkte werden nicht für jeden Bereich separat erstellt. Stattdessen erstellen Sie ein Produkt einmal und weisen es den Bereichen zu, in denen es verkauft werden soll. Zum Beispiel kann eine Flasche Wasser im Restaurant, Poolbar und Geschenkeladen verkauft werden, während eine Spa-Behandlung nur im Spa verfügbar ist.

So hängen die Teile zusammen:

• Artikel & Services enthält den vollständigen Produktkatalog Ihrer Unterkunft.
• Artikelkategorien organisieren diesen Katalog. Ein Produkt muss einer Kategorie zugeordnet sein, damit es in der POS-App erscheint.
• Die Produkte-Registerkarte des Bereichs bestimmt, welche Katalogprodukte in diesem Bereich verfügbar sind.

So weisen Sie Produkte zu:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Produkte.
2. Durchsuchen Sie die verfügbaren Produktkategorien.
3. Wählen Sie die Produkte aus, die Sie verfügbar machen möchten. Optional können Sie Alle in Kategorie auswählen verwenden, um alle Produkte einer Kategorie zuzuweisen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Um den Verkauf eines Produkts in einem Bereich einzustellen:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Produkte.
2. Suchen Sie das zugewiesene Produkt und entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Das Produkt erscheint nicht mehr im POS für diesen Standort. Es wird nicht aus Artikel & Services gelöscht und bleibt verfügbar, um anderen Standorten zugewiesen zu werden.

Menüs konfigurieren (nur Restaurantstandorte)

Menüs steuern, welche Produkte zu bestimmten Tageszeiten verfügbar sind. Ein Produkt kann auf mehreren Menüs erscheinen, und jedes Menü wird automatisch gemäß seinem Zeitplan verfügbar. Ein Restaurantstandort kann ein oder mehrere Menüs haben, und Sie können ein neues Menü erstellen, indem Sie ein bestehendes kopieren.

So erstellen Sie ein Menü:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Menüs.
2. Klicken Sie auf + Erstellen.
3. Geben Sie einen Menü-Namen ein.
4. Legen Sie die Verfügbarkeit des Menüs für jeden Tag fest.
5. Fügen Sie Menüabschnitte hinzu.
6. Fügen Sie Produkte zu jedem Abschnitt hinzu.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Grundriss konfigurieren (nur Restaurantstandorte)

Ein Grundriss organisiert die Sitzplätze und unterstützt den Tischservice. Erstellen Sie zuerst einen oder mehrere Abschnitte und fügen Sie dann Tische zu jedem Abschnitt hinzu.

Schritt 1: Einen Abschnitt erstellen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Grundriss.
2. Klicken Sie auf Abschnitt hinzufügen.
3. Geben Sie einen Abschnittsnamen ein, zum Beispiel Innenbereich, Terrasse, Bar oder Privatzimmer.
4. Speichern Sie den Abschnitt.

Schritt 2: Tische hinzufügen

1. Wählen Sie einen Abschnitt aus.
2. Wählen Sie eine Tischform: oval, quadratisch oder rechteckig.
3. Geben Sie die Anzahl der Sitzplätze ein.
4. Ziehen Sie den Tisch an die richtige Stelle und passen Sie Größe oder Drehung bei Bedarf an.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Einen Verkaufsort bearbeiten

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Point of Sale > Verkaufsorte.
2. Wählen Sie den Verkaufsort aus, den Sie bearbeiten möchten.
3. Aktualisieren Sie die benötigten Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Best Practices für Verkaufsorte

• Erstellen Sie für jeden umsatzgenerierenden Standort einen eigenen Verkaufsort.
• Weisen Sie nur die Produkte zu, die an jedem Verkaufsort verkauft werden.
• Halten Sie die Öffnungszeiten aktuell.
• Konfigurieren Sie Grundrisse so, dass sie dem physischen Layout Ihres Veranstaltungsorts entsprechen.
• Deaktivieren Sie temporäre oder saisonale Verkaufsorte, wenn sie nicht in Betrieb sind.

Angebote konfigurieren (Aktionen und Happy Hours)

Angebote ermöglichen es Ihnen, Aktionspreise für wiederkehrende Kampagnen festzulegen. Im Gegensatz zu manuellen Rabatten sind Angebote für wiederkehrende Marketing- und Preisstrategien konzipiert, sodass das Personal die Preise beim Checkout nicht anpassen muss. Wenn ein Angebot verfügbar ist, zeigt der Artikel in der POS-App ein ANGEBOT VERFÜGBAR-Badge, und das Personal kann es zum Aktions- oder regulären Preis hinzufügen.

Cloudbeds POS unterstützt zwei Arten von Angeboten. Jede kann unabhängig konfiguriert und einem oder mehreren Verkaufsorten zugewiesen werden.

Öffnen Sie die Seite Angebote

1. Melden Sie sich bei Cloudbeds an.
2. Gehen Sie zu Einstellungen.
3. Wählen Sie Point of Sale aus.
4. Öffnen Sie die Registerkarte Angebote.

Auf dieser Seite können Sie Angebote erstellen, bearbeiten, aktivieren und deaktivieren.

Ein neues Angebot erstellen

1. Klicken Sie auf + Angebot hinzufügen.
2. Schalten Sie den Status-Schalter ein oder aus.
3. Schalten Sie den Menü-Schalter ein oder aus, um das Angebot im Menü anzuzeigen oder auszublenden.
4. Wählen Sie den Angebotstyp aus.
5. Geben Sie einen Angebotsnamen ein.
6. (Optional) Geben Sie eine Beschreibung ein.
7. Konfigurieren Sie die Einstellungen für den ausgewählten Angebotstyp.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Allgemeine Angebotseinstellungen

• Status: Aktive Aktionen werden beim Check-out geprüft und angewendet, wenn ihre Bedingungen erfüllt sind. Inaktive Aktionen werden gespeichert, sind aber beim Check-out nicht verfügbar.
• Name der Aktion: Ein beschreibender Name, der die Aktion identifiziert, wie Happy Hour Drinks, Lunch-Kombi, Sommeraktion oder Wochenend-Special.
• Beschreibung: Optionale interne Notizen zur Aktion.

Eine Aktion konfigurieren

Aktionen reduzieren automatisch den Preis für berechtigte Produkte oder Bestellungen, wenn die konfigurierten Bedingungen erfüllt sind. Typische Anwendungsfälle sind prozentuale Rabatte, Festbetragsrabatte, saisonale Kampagnen, zeitlich begrenzte Aktionen und kategoriespezifische Rabatte.

Es stehen zwei Rabattarten zur Verfügung: Prozentualer Rabatt reduziert den Preis um einen Prozentsatz, und Festbetragsrabatt reduziert ihn um einen festen Geldbetrag.

• Rabattwert: Der anzuwendende Betrag oder Prozentsatz.
• Mindestbestellwert (optional): Der Mindestbestellwert, der erreicht sein muss, bevor die Aktion gilt.
• Verkaufsstellen: Eine oder mehrere Verkaufsstellen, an denen die Aktion verfügbar ist.
• Verfügbarkeit der Aktion: Wann die Aktion aktiv ist: Immer verfügbar, für einen bestimmten Zeitraum oder jährlich wiederkehrend.
• Berechtigte Produkte: Die Produkte oder Produktkategorien, die qualifiziert sind.

Happy Hour konfigurieren

Die Happy Hour wendet automatisch reduzierte Preise auf ausgewählte Produkte während wiederkehrender Tage und Zeiten an. Sie wird häufig für Nachmittags-Getränkespecials, späte Nachtaktionen, Wochenendspecials und tägliche Aktionspreise verwendet. Es stehen dieselben zwei Rabattarten zur Verfügung: Prozentualer Rabatt und Festbetragsrabatt.

• Rabattwert: Der anzuwendende Betrag oder Prozentsatz.
• Verkaufsstellen: Eine oder mehrere Verkaufsstellen, an denen die Happy Hour verfügbar ist.
• Verfügbarkeit: Die Wochentage, Startzeit und Endzeit. Der Rabatt wird während dieses Zeitplans automatisch angewendet.
• Berechtigte Produkte: Die Produkte oder Produktkategorien, die den reduzierten Preis erhalten.

Beispiel: Happy Hour Cocktails

• Rabatt: 20 %
• Tage: Montag bis Freitag
• Zeit: 16:00 Uhr bis 18:00 Uhr
• Verkaufsstelle: Lobby Bar
• Produkte: Cocktails

Best Practices für Angebote

• Verwenden Sie klare, beschreibende Namen für jedes Angebot.
• Legen Sie Verfügbarkeitsdaten und Zeitpläne fest, damit Aktionen automatisch ausgeführt werden.
• Testen Sie Angebote, bevor Sie sie dem Personal zur Verfügung stellen.
• Deaktivieren Sie nicht genutzte Angebote, anstatt sie zu löschen, damit Sie sie später wiederverwenden können.
• Überprüfen Sie aktive Angebote regelmäßig, um Preisgestaltung und Zeitpläne genau zu halten.

Rabatte konfigurieren

Rabatte ermöglichen es autorisiertem Personal, den Preis einer Bestellung oder eines Artikels beim Check-out manuell zu reduzieren. Im Gegensatz zu Angeboten, die automatisch angewendet werden, wenn Bedingungen erfüllt sind, werden Rabatte vom Personal angewendet, um Sonderwünsche zu erfüllen, Gästebedenken zu klären oder diskretionäre Preisänderungen vorzunehmen.

Cloudbeds POS unterstützt zwei Arten von Rabatten:

• Vordefinierte Rabatte: Vorgegebene Rabatte, die Sie in den Einstellungen erstellen.
• Benutzerdefinierte Rabatte: Einmalige Rabatte, die beim Check-out innerhalb der von Ihnen festgelegten Grenzen eingegeben werden.

Rabatteinstellungen

Die Rabatteinstellungen steuern, wie Rabatte im gesamten POS angewendet werden können.

Rabattgründe. Du kannst voreingestellte Gründe festlegen, aus denen das Personal wählen kann, wenn es einen Rabatt gewährt, wie zum Beispiel Gästebefriedigung, Servicewiederherstellung, Mitarbeiterrabatt, Managerfreigabe oder Preis-Anpassung/Entschädigung. Vorgegebene Gründe sorgen für konsistente Rabatte und verbessern die Berichterstattung.

Rabattberechnung. Wenn eine Bestellung sowohl Rabatte auf Positionsebene als auch auf Bestellebene enthält, werden zuerst die Rabatte auf Positionsebene berechnet. Anschließend wird der Rabatt auf Bestellebene auf den aktualisierten Gesamtbetrag angewendet.

Voreingestellten Rabatt erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Point of Sale > Rabatte.
2. Klicken Sie auf + Rabatt hinzufügen.
3. Schalten Sie den Status-Schalter ein oder aus.
4. Geben Sie einen Rabattnamen ein.
5. Wählen Sie den Rabatt-Typ: Prozentualer Rabatt oder Festbetrag.
6. Geben Sie den Rabattwert ein.
7. Wählen Sie, ob eine Managerfreigabe erforderlich ist.
8. Wählen Sie, ob ein Rabattgrund erforderlich ist.
9. Klicken Sie auf Speichern.

• Prozentualer Rabatt reduziert den Preis der Bestellung oder des Artikels um einen Prozentsatz. Beispiele: 10 % Mitarbeiterrabatt, 15 % VIP-Rabatt, 20 % Servicewiederherstellung.
• Festbetrag reduziert den Preis der Bestellung oder des Artikels um einen festen Geldbetrag. Beispiele: 5 € Rabatt, 10 € Kulanzrabatt.

Managerfreigabe. Du kannst verlangen, dass vor der Anwendung eines Rabatts die PIN eines Managers eingegeben wird. So werden unbefugte Preisnachlässe verhindert, während Vorgesetzte Ausnahmen genehmigen können. Wenn eine Freigabe erforderlich ist und nicht erteilt wird, kann der Rabatt nicht angewendet werden.

Rabatt bearbeiten oder deaktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen > Point of Sale > Rabatte.
2. Wählen Sie den Rabatt aus.
3. Aktualisieren Sie die Einstellungen oder schalten Sie den Status-Schalter auf Inaktiv, um die Nutzung vorübergehend zu stoppen.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Bearbeitungen gelten nur für zukünftige Transaktionen. Inaktive Rabatte bleiben erhalten und können jederzeit wieder aktiviert werden.

Best Practices für Rabatte

• Verwenden Sie beschreibende Namen, die den Zweck jedes Rabatts deutlich machen.
• Erfordern Sie die Genehmigung durch einen Manager für Rabatte mit hohem Wert oder Ermessensspielraum.
• Erstellen Sie Standardgründe für Rabatte, um Berichterstattung und Verantwortlichkeit zu verbessern.
• Legen Sie maximale Rabattgrenzen fest, um unautorisierte Rabatte zu verhindern.
• Überprüfen Sie aktive Rabatte regelmäßig und deaktivieren Sie diejenigen, die Sie nicht mehr benötigen.

Quittungen und Küchentickets konfigurieren

Die Einstellungen für Quittungen steuern die Informationen, die nach Abschluss einer Bestellung gedruckt oder angezeigt werden. Cloudbeds POS unterstützt zwei Druckvorlagen:

• Kundenquittungen: Geben Gästen einen Nachweis über ihren Kauf und die Zahlung.
• Küchentickets: Geben dem Küchenpersonal die Informationen, die zur genauen Zubereitung der Bestellungen benötigt werden.

Um diese Einstellungen zu öffnen, gehen Sie zu Einstellungen > Point of Sale und wählen Sie Quittungen. Beide Vorlagen konfigurieren Sie auf dieser Seite.

Kundenquittungen

Sie können die folgenden Komponenten ein- oder ausschalten:

Je nach deiner Konfiguration kann eine Kundenquittung den Namen und die Beschreibung des Verkaufsorts, die MwSt.- oder Steuernummer, die Bestellnummer, Datum und Uhrzeit, gekaufte Artikel, Steuern und Gebühren, Trinkgelder (wenn aktiviert), Zahlungsmethode, Gesamtbetrag, Unterschriftsabschnitt (wenn aktiviert) und QR-Code (wenn aktiviert) enthalten. Was gedruckt wird, hängt von deinen Quittungseinstellungen und den aktivierten Zahlungsmethoden ab.

Küchenbons

Küchenbons drucken nur das, was das Küchenpersonal zur Zubereitung einer Bestellung benötigt. Sie werden in der Regel sofort nach Aufgabe einer Bestellung an Küchen-Drucker gesendet und zeigen niemals Zahlungsinformationen an.

Ein Küchenbon kann außerdem bestellte Artikel, Artikelmengen, Artikelmodifikatoren sowie spezielle Anweisungen oder Notizen enthalten.

Best Practices für Quittungen und Küchenbons

• Beinhaltet nur die Informationen, die das Personal oder die Gäste benötigen.
• Aktiviere Trinkgelder nur, wenn deine Unterkunft Trinkgelder akzeptiert.
• Nutze die Richtliniennotiz für Rückerstattungs- oder Servicerichtlinien, falls zutreffend.
• Überprüfe, dass Küchenbons Modifikatoren und spezielle Anweisungen enthalten, bevor du live gehst.
• Teste das Drucken von Quittungen und Küchenbons nach jeder Konfigurationsänderung.

Verfügbare Zahlungsmethoden

Zahlungsmethoden steuern, wie Gäste Bestellungen in Cloudbeds POS bezahlen können. Einige sind standardmäßig verfügbar. Andere hängen von deinem Cloudbeds-Abonnement ab und benötigen möglicherweise einen zusätzlichen Service, wie Cloudbeds Payments.

Best Practices für Zahlungsmethoden

• Bestätigen Sie, dass Cloudbeds Payments konfiguriert ist, bevor Sie Tap to Pay oder Zahlung per Link aktivieren.
• Testen Sie jede aktivierte Zahlungsmethode, bevor Sie sie dem Personal zur Verfügung stellen.
• Überprüfen Sie aktivierte Zahlungsmethoden regelmäßig, damit sie den Abläufen Ihrer Unterkunft entsprechen.

Trinkgeld konfigurieren

Die Trinkgeldeinstellungen steuern, wie Trinkgelder beim Check-out angezeigt werden. Sie können vorgeschlagene Trinkgeldprozentsätze anbieten, individuelle Trinkgeldbeträge zulassen oder das Trinkgeldgeben vollständig deaktivieren. Vorgeschlagene Beträge beschleunigen den Check-out, indem sie Gästen schnelle Auswahlmöglichkeiten bieten.

Öffnen Sie die Trinkgeldeinstellungen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Point of Sale.
2. Wählen Sie Trinkgeld aus.

Vorgeschlagene Trinkgeldbeträge konfigurieren

Sie können bis zu drei vorgeschlagene Trinkgeldprozentsätze festlegen und einen davon als empfohlene Option markieren.

Individuellen Trinkgeldbetrag zulassen. Aktivieren Sie diese Option, damit Gäste ihren eigenen Trinkgeldbetrag eingeben können, anstatt einen vorgeschlagenen Prozentsatz auszuwählen.

Keine Trinkgeldoption. Cloudbeds POS bietet beim Check-out immer eine Option „Kein Trinkgeld“ an.

Trinkgeld deaktivieren

Wenn sowohl Vorgeschlagene Trinkgeldbeträge anzeigen als auch Individuellen Trinkgeldbetrag zulassen deaktiviert sind, zeigt das POS beim Check-out keine Trinkgeldoptionen an. Gäste gelangen direkt zur Zahlung, ohne nach einem Trinkgeld gefragt zu werden.

Best Practices für Trinkgeld

• Legen Sie empfohlene Prozentsätze fest, die zur Trinkgeldrichtlinie Ihrer Unterkunft passen.
• Heben Sie den Prozentsatz hervor, den Ihre Gäste am häufigsten wählen.
• Aktivieren Sie benutzerdefinierte Trinkgeldbeträge, wenn Sie Ihren Gästen mehr Flexibilität bieten möchten.
• Deaktivieren Sie die Trinkgeldoptionen, wenn Ihre Unterkunft kein Trinkgeld annimmt.
• Testen Sie das Check-out-Erlebnis, nachdem Sie die Trinkgeld-Einstellungen aktualisiert haben.

POS-Benutzer, Rollen und Berechtigungen verwalten

Die Benutzereinstellungen steuern, wer auf Cloudbeds POS zugreifen kann und was jede Person tun darf. Die Zuweisung der richtigen Rollen und Berechtigungen gibt dem Personal nur Zugriff auf die Funktionen, die es benötigt, und hält sensible Vorgänge unter Kontrolle.

Benutzertypen

• Administrator-Benutzer werden über die Cloudbeds-Plattform verwaltet. Sie verwalten POS-Einstellungen für die gesamte Unterkunft, konfigurieren Verkaufsstellen, Menüs und andere Einstellungen und erstellen sowie verwalten POS-Benutzer.
• POS-Benutzer sind die Mitarbeiter, die die POS-App täglich verwenden. Sie können in der Cloudbeds-Plattform erstellt werden, melden sich mit einer 4-stelligen PIN an, können einer oder mehreren Verkaufsstellen zugewiesen werden und dürfen nur das tun, was ihre Rolle und Berechtigungen erlauben. Für eingeschränkte Aktionen müssen sie möglicherweise eine Genehmigungs-PIN eingeben.

POS-Administrationsberechtigungen festlegen

Administrationsberechtigungen bestimmen, welche Cloudbeds-Benutzer auf POS-Einstellungen zugreifen und diese verwalten können.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Rollen.
3. Erstellen Sie eine neue Rolle oder bearbeiten Sie eine bestehende.
4. Suchen Sie die Berechtigungen für Point of Sale.
5. Schalten Sie die benötigten Berechtigungen ein oder aus.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Einen POS-Benutzer erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Point of Sale > Benutzer.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Benutzer.
3. Klicken Sie auf + POS-Benutzer erstellen.
4. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
5. Wählen Sie eine Rolle aus.
6. Weisen Sie eine oder mehrere Verkaufsstellen zu.
7. Erstellen Sie eine 4-stellige PIN.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Der Benutzer kann sich nun mit seiner PIN in der POS-App anmelden.

Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen

Mit benutzerdefinierten Rollen können Sie die Berechtigungen für verschiedene Mitarbeitergruppen festlegen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Point of Sale > Benutzer.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Rollen.
3. Klicken Sie auf + Rolle erstellen.
4. Geben Sie einen Rollennamen und eine Beschreibung ein.
5. Wählen Sie die zuzuweisenden Berechtigungen aus.
6. Klicken Sie auf Rolle erstellen.

POS-Berechtigungen: Bestellungen

POS-Berechtigungen: Zahlungen

Best Practices für Benutzer und Rollen

• Geben Sie jedem Benutzer die minimalen Berechtigungen, die sein Job erfordert.
• Erstellen Sie separate Rollen für verschiedene Aufgaben, wie Kassierer, Servicekraft, Supervisor und Manager.
• Weisen Sie Benutzer nur den Verkaufsstellen zu, an denen sie arbeiten.
• Überprüfen Sie den Benutzerzugang regelmäßig und entfernen Sie inaktive Benutzer.
• Erfordern Sie die Genehmigung eines Managers für eingeschränkte Aktionen, wie hochpreisige Rabatte oder Rückerstattungen.

Geräte koppeln

Jedes Gerät muss mit Ihrer Unterkunft gekoppelt werden, bevor das Personal Cloudbeds POS verwenden kann. Die Kopplung verbindet die POS-App auf dem Gerät mit Ihrem Cloudbeds-Konto über einen eindeutigen Kopplungscode. Nach der Kopplung kann das Gerät auf die Verkaufsstellen und Funktionen zugreifen, die autorisierten POS-Benutzern zur Verfügung stehen.

Schritt 1: Einen Kopplungscode in Cloudbeds generieren

1. Melden Sie sich bei Cloudbeds an.
2. Klicken Sie auf das Konto-Symbol oben rechts.
3. Gehen Sie zu Einstellungen > Geräte.
4. Klicken Sie auf + Gerät koppeln.
5. Geben Sie einen Gerätenamen ein.
6. Klicken Sie auf Code generieren.
7. Kopieren Sie den eindeutigen Kopplungscode.

Schritt 2: Das Gerät in der POS-App koppeln

1. Laden Sie die Cloudbeds POS-App aus dem Apple App Store oder Google Play Store herunter und installieren Sie sie.
2. Öffnen Sie die App auf dem Gerät.
3. Geben Sie auf dem Kopplungsbildschirm den Kopplungscode ein oder scannen Sie den in Cloudbeds generierten QR-Code.
4. Tippen Sie auf Gerät registrieren.
5. Warten Sie, bis die Kopplung abgeschlossen ist.

Wenn die Kopplung erfolgreich ist, ist das Gerät mit Ihrer Unterkunft verbunden und bereit für die Anmeldung des Personals.

Gekoppelte Geräte anzeigen

Die Seite Geräte listet alle gekoppelten POS-Geräte Ihrer Unterkunft auf, mit Gerätenamen, Gerätetyp, Kopplungsstatus und letztem Verbindungsdatum. Nutzen Sie diese Seite, um aktive Geräte zu erkennen und den Gerätezugang zu verwalten.

Ein gekoppeltes Gerät entfernen

Wenn ein Gerät nicht mehr verwendet wird oder ersetzt wurde, entfernen Sie es aus Ihrer Unterkunft.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Geräte.
2. Wählen Sie das Gerät aus.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
4. Wählen Sie Entkoppeln aus.

Das Gerät hat keinen Zugriff mehr auf das POS Ihrer Unterkunft, bis es erneut gekoppelt wird.

Best Practices für Geräte

• Erzeugen Sie einen Kopplungscode nur, wenn Sie bereit sind, ein Gerät zu koppeln.
• Koppeln Sie Geräte über eine sichere und zuverlässige Internetverbindung.
• Vergeben Sie klare Namen für Geräte, damit sie leicht zu identifizieren sind.
• Entfernen Sie Geräte, die nicht mehr verwendet werden, um Ihr Konto sicher zu halten.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Liste der gekoppelten Geräte, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Geräte Zugriff haben.

Verwandte Artikel

• Cloudbeds POS (Beta): Bestellablauf-Anleitung
• Cloudbeds POS (Beta): Anleitung zu den Anwendungseinstellungen
• Cloudbeds Payments: Einrichtung und Voraussetzungen (Link hinzufügen)
• Artikel & Services: Verwalten Sie Ihren Produktkatalog (Link hinzufügen)