Wie Sie bestätigen, ob eine Rückerstattung auf die Karte des Gastes verarbeitet wurde

Mariia Korostashevych

Aktualisiert 23. Oktober 2026 12:39

Zweck	Feststellen, ob eine Rückerstattung im Folio erfasst oder über ein Zahlungs-Gateway abgewickelt wurde.
Am besten geeignet für	Benutzer von Cloudbeds PMS, die Rückerstattungen für Gäste prüfen oder ausstellen.
Verwenden Sie dies, wenn	Sie bestätigen müssen, ob Gelder auf die Karte des Gastes zurückerstattet wurden oder nur im Folio dokumentiert sind.
Voraussetzungen	Zugriff auf das Reservierungsfolio und dessen Zahlungsdetails.
Erwartetes Ergebnis	Sie können den Rückerstattungstyp bestätigen und die entsprechende nächste Maßnahme ergreifen.

Einführung

Das Erfassen einer Rückerstattung und das Verarbeiten einer Rückerstattung sind im Cloudbeds PMS unterschiedliche Vorgänge. Eine erfasste Rückerstattung dokumentiert Geld, das außerhalb des Zahlungs-Gateways zurückgegeben wurde, beispielsweise in bar, per Banküberweisung oder Scheck. Dabei werden keine Gelder auf die Karte des Gastes zurückgebucht.

Eine verarbeitete Rückerstattung sendet Gelder über das Zahlungs-Gateway an die Karte, die für die ursprüngliche Zahlung verwendet wurde. Verwenden Sie diesen Artikel, um zu bestätigen, welcher Vorgang stattgefunden hat, und um den korrekten Rückerstattungsablauf zu finden.

Inhaltsverzeichnis

Erfasste und verarbeitete Rückerstattungen
Bestätigen Sie den Rückerstattungstyp
Zeitpunkt der Rückerstattung
Eine Rückerstattung erfassen
Eine Rückerstattung verarbeiten
Wenn eine Rückerstattung über das Gateway nicht möglich ist
Rückbuchungen nach erfasster Rückerstattung

Erfasste und verarbeitete Rückerstattungen

Überprüfen Sie diese Voraussetzungen, bevor Sie eine Rückerstattung verarbeiten oder erfassen:

Eine Rückerstattung kann nur über ein Zahlungs-Gateway verarbeitet werden, wenn die ursprüngliche Zahlung über dasselbe Gateway abgewickelt wurde, während es mit dem Cloudbeds PMS verbunden war.
Das Zahlungs-Gateway muss im Cloudbeds PMS aktiv sein, um eine Rückerstattung zu verarbeiten.
Erfasste und verarbeitete Rückerstattungen können nicht aus dem Folio storniert werden.
Einige Zahlungs-Gateways begrenzen, wie lange nach der Abrechnung eine Rückerstattung verarbeitet werden kann. Zum Beispiel erlaubt Authorize.net eine Rückerstattung innerhalb von 180 Tagen nach der Abrechnung. Wenden Sie sich an das Support-Team Ihres Zahlungs-Gateways für gateway-spezifische Anforderungen.

Wichtig: Eine erfasste Rückerstattung dokumentiert eine Rückzahlung, die bar, per Banküberweisung, Scheck oder auf anderem Weg außerhalb des Gateways erfolgt ist. Eine verarbeitete Rückerstattung erfolgt über das Zahlungs-Gateway und überweist die Gelder auf die zuvor belastete Karte des Gastes zurück.

Bestätigen Sie den Rückerstattungstyp

Prüfen Sie das Reservierungsfolio und die gespeicherten Kartendaten, um festzustellen, ob die Gelder auf die Karte des Gastes zurückerstattet wurden oder ob die Rückerstattung nur als Folioeintrag erfasst wurde.

Öffnen Sie die Reservierung und gehen Sie zur Registerkarte Folio.
Suchen Sie den Rückerstattungseintrag und prüfen Sie dessen Bezeichnung.
Wenn im Folio eine erfasste Rückerstattung angezeigt wird, erfolgte die Transaktion nicht über das Zahlungs-Gateway. Behandeln Sie den Eintrag nur als Dokumentation.
Wenn im Folio angezeigt wird, dass die Rückerstattung verarbeitet wurde, kann der Karteninhaber die Rückzahlung auf der für die ursprüngliche Zahlung verwendeten Karte erwarten.
Überprüfen Sie die Registerkarte Kreditkarten in der Reservierung. Wenn die Rückerstattung einer auf der Reservierung gespeicherten Karte zugeordnet ist, wurde die Rückerstattung über das Zahlungs-Gateway verarbeitet.

Zeitpunkt der Rückerstattung

Rückerstattungen auf Kreditkarten benötigen durchschnittlich 3 bis 7 Werktage ab Ausstellungsdatum, bis sie auf dem Konto des Karteninhabers eingehen. Dieses Zeitfenster schließt Wochenenden und bundesweite Bankfeiertage nicht ein. Einige ausstellende Banken können bis zu 30 Tage für die Rückerstattung benötigen.

Eine Rückerstattung erfassen

Verwenden Sie eine erfasste Rückerstattung, wenn die Gelder außerhalb des Zahlungs-Gateways zurückerstattet wurden und Sie die Rückerstattung im Reservierungsfolio dokumentieren müssen.

Wichtig: Wählen Sie Bestehende Rückerstattung erfassen/notieren nicht aus, wenn das Ziel darin besteht, Gelder über das Zahlungs-Gateway zurückzuerstatten. Diese Option erfasst die Rückerstattung nur im Folio.

Folgen Sie Wie man eine Rückerstattung als Datensatz zur Reservierung hinzufügt oder bucht, ohne die Zahlungs-Gateway-Verarbeitung zu verwenden, um die Transaktion korrekt zu erfassen.

Rückerstattung durchführen

Verwenden Sie eine verarbeitete Rückerstattung, wenn die Gelder über das Zahlungs-Gateway auf die für die ursprüngliche Transaktion verwendete Karte zurückerstattet werden müssen. Folgen Sie der Anleitung, die für Ihre Zahlungseinrichtung gilt:

Wenn eine Rückerstattung über das Gateway nicht verfügbar ist

Die Option zur Rückerstattung über das Gateway ist nicht verfügbar, wenn Cloudbeds PMS keine berechtigte Gateway-Transaktion identifizieren kann. Häufige Gründe sind:

Die ursprüngliche Zahlung wurde nur als Datensatz hinzugefügt.
Die Zahlung ist mit keiner Gateway-Transaktion verknüpft.
Die Zahlung wurde außerhalb von Cloudbeds PMS verarbeitet.
Das Zahlungs-Gateway ist derzeit in Cloudbeds PMS nicht aktiv.

Rückbuchungen nach einer erfassten Rückerstattung

Eine erfasste Rückerstattung bestätigt nicht, dass der Karteninhaber die zuvor belasteten Gelder auf der Karte erhalten hat. Der Gast kann die ursprüngliche Transaktion weiterhin bei seiner Bank anfechten.

Cloudbeds-Payments-Konten: Wenn die Rückerstattung fällig ist, öffnen Sie das Streitfall-Portal und wählen Sie Streitfall akzeptieren, um den strittigen Betrag auf die Karte des Gastes zurückzuerstatten. Wenn keine Rückerstattung fällig ist, wehren Sie die Rückbuchung über das Streitfall-Portal vor Ablauf der Frist ab.
Andere Zahlungs-Gateways: Kontaktieren Sie das Support-Team des Zahlungs-Gateways für Anleitungen zum Streitfallverfahren.

Da Sie nun zwischen erfassten und verarbeiteten Rückerstattungen unterscheiden können, sehen Sie sich diese Ressourcen für die entsprechenden Rückerstattungsabläufe an: