| Zweck | Verwenden Sie diese Anleitung, um den richtigen Weg zum Exportieren von Finanzdaten aus dem Cloudbeds PMS für die Buchhaltungsprüfung, den manuellen Upload, den QuickBooks-Import oder die individuelle API-Nutzung auszuwählen. |
| Am besten geeignet für | Eigentümer der Unterkunft, Manager, Buchhaltungsteams, Finanzteams und technische Benutzer, die Buchhaltungsintegrationen unterstützen. |
| Verwenden Sie dies, wenn | Sie Zahlungs-, Transaktions-, Hauptbuch-, Bericht- oder Finanzdaten aus dem Cloudbeds PMS für ein externes Buchhaltungssystem exportieren müssen. |
| Voraussetzungen | Berichts-Zugriff im Cloudbeds PMS. Für QuickBooks-Workflows Zugriff auf QuickBooks. Für API-Workflows API-Zugriff und die erforderlichen API-Zugangsdaten. |
| Erwartetes Ergebnis | Sie können den richtigen Exportweg identifizieren und den Quellartikel mit dem detaillierten Ablauf öffnen. |
| Beschränkungen | Das Cloudbeds PMS bietet keinen einzigen kombinierten Exportablauf für alle externen Buchhaltungssysteme. Verwenden Sie den Bericht, den QuickBooks-Workflow oder die API-Option, die zu der Art passt, wie Ihr Buchhaltungssystem die Daten erhalten muss. |
Einführung
Der Export von Finanzdaten in ein externes Buchhaltungssystem kann im Cloudbeds PMS unterschiedliche Abläufe bedeuten. Möglicherweise müssen Sie einen vorgefertigten Finanzbericht herunterladen, einen benutzerdefinierten Bericht exportieren, Zahlungs-Hauptbuchdaten für QuickBooks vorbereiten, Dateien aus einer QuickBooks-Synchronisation überprüfen oder die Cloudbeds API für eine individuelle Integration nutzen.
Verwenden Sie diesen Artikel, um die richtige Exportoption auszuwählen. Öffnen Sie anschließend den zugehörigen Artikel für die detaillierten Schritte.
Das Cloudbeds PMS exportiert nicht direkt in jedes externe Buchhaltungssystem über eine universelle Schaltfläche. Exportieren Sie den Bericht oder die Datei, die Ihren Buchhaltungsanforderungen entspricht, und befolgen Sie anschließend die Importvorgaben Ihres externen Buchhaltungssystems.
Bevor Sie beginnen
- Um Finanzberichte zu exportieren, benötigt Ihre Benutzerrolle Zugriff auf den entsprechenden Berichtsdatenbestand, wie zum Beispiel Financial Viewer oder andere zugehörige Berichtsberechtigungen. Mehr erfahren in Rollenberechtigungen.
- Um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, zu bearbeiten oder zu speichern, benötigt Ihre Benutzerrolle möglicherweise Author-Berechtigungen und Zugriff auf Berichtserstellungsfunktionen.
- Um Daten manuell in QuickBooks zu importieren, benötigen Sie Zugriff auf Ihr QuickBooks-Konto und müssen die exportierte Datei im von QuickBooks geforderten Format vorbereiten.
- Um die Cloudbeds-API zu nutzen, benötigen Sie API-Zugriff und die erforderlichen API-Zugangsdaten.
Wählen Sie die richtige Exportoption
| Wenn Sie | verwenden Sie diese Option | Öffnen Sie diesen Artikel |
|---|---|---|
| einen vorgefertigten Finanzbericht aus Cloudbeds PMS exportieren möchten | Cloudbeds-Berichte | Berichte exportieren |
| ein benutzerdefiniertes Finanzdatenset mit ausgewählten Spalten, Filtern oder Layout exportieren möchten | Benutzerdefinierte Berichte | Benutzerdefinierte Berichte erstellen, bearbeiten und organisieren |
| Zahlungs- und Transaktionsdetails aus dem Zahlungs-Hauptbuch exportieren möchten | Zahlungs-Hauptbuch-Bericht | Zahlungs-Hauptbuch-Bericht |
| Zahlungs-Hauptbuch-Transaktionen für einen manuellen QuickBooks-Import vorbereiten möchten | Zahlungs-Hauptbuch-Export und QuickBooks-CSV-Import-Workflow | Cloudbeds-PMS-Transaktionen in Ihr QuickBooks-Konto importieren |
| Dateien aus einer QuickBooks-Synchronisation überprüfen möchten | QuickBooks-Synchronisationsverlauf-Exporte | Wie Sie QuickBooks mit Cloudbeds PMS verbinden |
| einen benutzerdefinierten API-basierten Export erstellen möchten | Cloudbeds-API | Cloudbeds-Entwickler |
Exportoptionen
Verwenden Sie Cloudbeds-Berichte, wenn Sie einen vorgefertigten Cloudbeds-Bericht herunterladen möchten, ohne ein benutzerdefiniertes Layout zu erstellen.
- Öffnen Sie das Hauptmenü
- Wählen Sie Berichte
- Gehen Sie zu Cloudbeds-Berichte.
- Suchen Sie den benötigten Bericht.
- Öffnen Sie den Bericht.
- Klicken Sie auf Exportieren.
- Wählen Sie die Exportansicht und das Dateiformat aus.
- Laden Sie die Datei herunter.
Verfügbare Dateiformate variieren je nach Exportansicht und können XLSX, PDF, CSV oder JSON umfassen.
Mehr erfahren: Berichte exportieren.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Berichte, wenn Sie bestimmte Spalten, Filter, Gruppierungen oder ein gespeichertes Berichts-Layout für Ihren Buchhaltungsworkflow benötigen.
- Öffnen Sie das Hauptmenü
- Wählen Sie Berichte
- Gehen Sie zu Berichte.
- Öffnen Sie den benutzerdefinierten Bericht.
- Klicken Sie auf Ausführen, falls der Bericht aktualisiert werden muss.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
- Wählen Sie Exportieren.
- Wählen Sie die Exportansicht und das Dateiformat aus.
- Laden Sie die Datei herunter.
Verwenden Sie Nur Details, wenn Sie rohe Berichtsdaten für die Tabellenkalkulation, Berechnungen, Sortierung oder den Upload in ein Drittanbieter-Buchhaltungssystem benötigen.
Mehr erfahren: Benutzerdefinierte Berichte erstellen, bearbeiten und organisieren.
Verwenden Sie den Bericht Zahlungs-Hauptbuch, wenn Sie Zahlungs- und zugehörige Transaktionsdetails für einen bestimmten Tag, Monat, Zeitraum, Zahlungstyp, Benutzer oder Reservierungsstatus benötigen.
- Öffnen Sie das Hauptmenü
- Wählen Sie Berichte
- Geben Sie in der Suchleiste Berichte suchen Zahlungs-Hauptbuch ein.
- Öffnen Sie den Bericht Zahlungs-Hauptbuch.
- Wählen Sie den Zahlungstyp, das Zahlungsdatum, die zugehörigen Transaktionen, den Filter für verbuchte oder ausstehende Transaktionen sowie den Reservierungsstatus aus.
- Klicken Sie auf Anwenden.
- Klicken Sie auf Exportieren nach.
- Wählen Sie PDF oder Excel aus.
Mehr erfahren: Bericht Zahlungs-Hauptbuch.
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Zahlungs-Hauptbuch-Transaktionen exportieren und manuell in QuickBooks hochladen müssen.
- Öffnen Sie den Bericht Zahlungs-Hauptbuch im Berichtsmodul.
- Wenden Sie die benötigten Filter für Zahlungstyp, Datum, zugehörige Transaktion und Status an.
- Exportieren Sie den Bericht als Excel.
- Öffnen Sie die Datei in Excel.
- Entfernen Sie die Zeile Gesamtsumme.
- Trennen Sie das Feld Datum/Uhrzeit in separate Spalten für Datum und Uhrzeit.
- Stellen Sie sicher, dass die Datei keine zusammengeführten Zellen enthält.
- Speichern Sie die Datei als CSV mit Komma getrennt.
- Importieren Sie die CSV-Datei in QuickBooks.
Mehr erfahren: Cloudbeds-PMS-Transaktionen in Ihr QuickBooks-Konto importieren.
Verwenden Sie den QuickBooks-Synchronisationsverlauf, wenn Ihr Cloudbeds-PMS-Konto mit QuickBooks verbunden ist und Sie Dateien aus einer Synchronisation überprüfen müssen.
- Öffnen Sie das Hauptmenü
- Gehen Sie zu Buchhaltung.
- Öffnen Sie die Registerkarte Synchronisationsverlauf.
- Suchen Sie den Synchronisationsdatensatz.
- Exportieren Sie die Zusammenfassungsdatei oder die Detaildatei.
Mehr erfahren: Wie Sie QuickBooks mit Cloudbeds PMS verbinden.
Nutzen Sie die Cloudbeds-API, wenn Sie eine benutzerdefinierte Integration benötigen, um Daten aus Cloudbeds PMS abzurufen und an ein anderes System zu senden.
API-basierte Workflows erfordern API-Zugriff, API-Zugangsdaten und die korrekten Berechtigungsbereiche für die Integration. Dies ist nicht dasselbe wie das Exportieren eines Berichts über die Benutzeroberfläche von Cloudbeds PMS.
Beginnen Sie mit der Cloudbeds-Entwicklerseite und dem Quickstart-Leitfaden – API-Authentifizierung für selbstverwaltete API-Benutzer.
Wenn Sie Fragen zum API-Zugriff haben oder wissen möchten, ob die API Ihren Buchhaltungsworkflow unterstützt, kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support.
Verfügbare Dateiformate
| Exportansicht | Am besten geeignet für | Verfügbare Formate |
|---|---|---|
| Formatierter Bericht | Freigabe eines formatierten Berichts mit Kopfzeilen, Gruppierungen und Filterdetails. | XLSX, PDF |
| Tabelle | Export strukturierter Berichtsdaten im Tabellenformat. | CSV, JSON |
| Nur Details | Export roher Zeilen für Tabellenkalkulationen, Berechnungen, Sortierungen oder Uploads bei Drittanbietern. | XLSX, CSV, JSON, PDF |
Dateiformate können je nach Bericht und Exportansicht variieren. Wenn ein bestimmtes Format nicht verfügbar ist, wählen Sie eine andere Exportansicht oder verwenden Sie einen anderen Bericht, der Ihren buchhalterischen Anforderungen entspricht.
Große Exporte
Einige Finanzberichte können Exportgrenzen haben, wenn der Bericht eine große Anzahl von Transaktionen enthält. Wenn Ihr Export nicht alle erwarteten Zeilen enthält, führen Sie den Bericht für einen kleineren Zeitraum aus, beispielsweise monatlich oder quartalsweise, und kombinieren Sie die Dateien in einem Tabellenkalkulationsprogramm.
Für umfangreiche Buchhaltungsexporte können Sie auch verfügbare Cloudbeds Insights-Berichte prüfen oder den Cloudbeds-Support kontaktieren, um Hilfe bei der Auswahl einer alternativen Berichtsoption zu erhalten.
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