Rechnungsstellung über Invopop (Portugal) – Einrichtungsanleitung

Samuel

Aktualisiert 24. Oktober 2026 03:58

Diese Integration befindet sich in der Phase der limitierten Veröffentlichung.
Du musst Steuerdokumente und Quittungen für deine Unterkunft aktiviert haben, um diese Integration nutzen zu können.

Gästeinformationen konfigurieren

Stelle zunächst sicher, dass die vorhandenen Felder im Gästeprofil dem Land entsprechen, in dem sich die Unterkunft befindet.
Rufe Konto->Einstellungen auf
Gehe zur Registerkarte Gäste

Wähle in allen in diesem Bereich vorhandenen Registerkarten (Gäste und Gruppen) Portugal aus

Zugriff auf Fiskal-Einstellungen in Cloudbeds

Um mit der Rechnungsstellungskonfiguration zu beginnen, navigiere zu den finanziellen Einstellungen in deinem Cloudbeds-Konfigurationspanel.

Konto->Einstellungen und wähle die Registerkarte Fiskalisierung aus

Registrierung beim Rechnungsanbieter (Invopop)

Cloudbeds nutzt externe Anbieter wie Invopop, um die Einhaltung der Steuerbehörde („Autoridade Tributária“) in Portugal sicherzustellen.

Überprüfe im Tab Registrierung die Invopop-Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Klicke auf Zustimmen und Fortfahren.
Fülle die folgenden Felder mit deinen Unternehmensinformationen aus:
- Firmenname
- NIF (Steueridentifikationsnummer)
- Stammkapital
- Registergericht
- Firmenadresse
- E-Mail-Adresse (Unternehmens-E-Mail)
Klicke auf Validieren, um die Gültigkeit der eingegebenen Daten zu prüfen. Eine Textmeldung zeigt an, dass deine Daten korrekt validiert wurden.
Klicke anschließend auf Speichern.

Einen neuen Benutzer auf der Website der Steuerbehörde (Autoridade Tributária) erstellen

Du musst einen spezifischen sekundären Benutzer auf der Website der Steuerbehörde (Portal das Finanças) erstellen, damit dieser mit Cloudbeds verbunden werden kann und so deine Rechnungen direkt an die AT übermittelt werden.

Melde dich auf portaldasfinancas.gov.pt an.
Klicke auf der Startseite des Portal das Finanças auf die Option Todos os Serviços (Alle Dienste).
Finde die Option Gestão de Utilizadores (Benutzerverwaltung).
Klicke anschließend auf die Schaltfläche Criar Novo Utilizador (Neuen Benutzer erstellen).
Gib den Benutzernamen ein. Dieses Feld dient nur zur Information und ermöglicht dir, einen oder mehrere autorisierte Benutzer in deinem Portal das Finanças zu identifizieren.
Gib ein Passwort für diesen Benutzer ein, das den Anforderungen der Steuerbehörde entspricht:
- Mindestens 8 Zeichen
- Maximal 16 Zeichen
- Mindestens ein Zeichen aus jeder der folgenden Gruppen:
  - Großbuchstaben – A bis Z
  - Kleinbuchstaben – a bis z
  - Ziffern – 0 bis 9
  - Ein Sonderzeichen (/, *, #, %)
Weise dem neuen Benutzer die folgenden Perfis Atribuídos (Autorisierte Berechtigungen) zu:

Nach dem Klicken auf Absenden wird der Benutzer erstellt.

Benutzerberechtigungen: Das Ausstellen von Rechnungen schlägt fehl, wenn bei der Erstellung des neuen Benutzers eine der Zugangsdaten- oder Berechtigungsarten nicht ausgewählt wird, da das System die elektronische Übermittlung der Rechnungen sonst nicht korrekt durchführen kann.

Zugangsdaten in Cloudbeds eingeben

Verbinde den im vorherigen Schritt erstellten sekundären Benutzer mit deinem Cloudbeds-System.

Zugriff: Konto->Einstellungen und wähle die Fiskalisierung Registerkarte aus.

Klicken Sie auf + Zugangsdaten.
Geben Sie den Benutzernamen ein (wie auf der AT-Website angezeigt).
Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf Speichern.

Authentifizierungsfehler: Das Passwort des sekundären Benutzers unterscheidet sich von Ihrem Hauptpasswort für den Zugriff auf das Portal das Finanças. Stellen Sie sicher, dass Sie das spezifische Passwort verwenden, das für den sekundären Benutzer erstellt wurde.
Falsches Format: Stellen Sie sicher, dass das Passwort für den sekundären Benutzer alle Anforderungen aus dem vorherigen Abschnitt erfüllt.

Dokumentenserie konfigurieren

Dieser Schritt stellt sicher, dass alle ausgestellten Dokumente einer gesetzlichen Reihenfolge folgen und die korrekten internen Codes verwenden.

Greifen Sie im Menü Fiskalisierung auf die Registerkarte Serien zu.
Klicken Sie auf Serie hinzufügen.
Weisen Sie Ihrer Serie einen Basisnamen zu. Dieser Name wird in der Serienbezeichnung enthalten sein.
Wählen Sie die folgenden Dokumenttypen aus, die an die AT gemeldet werden sollen:
- FT - Fatura (Standardrechnung)
- NC - Nota de Crédito (Gutschrift)
- RG - Recibo (Quittung)
- FR - Fatura-Recibo (Rechnung-Quittung)
Legen Sie den Serientyp auf Normal fest.
Klicken Sie auf Speichern.
Stellen Sie sicher, dass alle Dokumenttypen mit einem Validierungscode versehen sind.

Falscher Serientyp: Wenn beim Hinzufügen der Serie ein falscher Serientyp ausgewählt wurde, kann dieser nicht bearbeitet werden. In diesem Fall müssen Sie jede einzelne Serie deaktivieren (über die Schaltfläche ) und mit dem korrekten Serientyp erneut aktivieren.
Unabhängige Dokumentenfolge: Dokumente, die über die Invopop-Integration ausgestellt werden, verwenden nicht die im Menü Rechnungen und Dokumente definierte Reihenfolge. Die Nummerierung wird ausschließlich über die im Menü Fiskalisierung eingetragenen Serien festgelegt.

Steuerzuordnung (MwSt./IVA)

In diesem Schritt müssen Sie die in Cloudbeds erstellten Steuern mit den offiziellen behördlichen Steuercodes verknüpfen.

Öffnen Sie im Menü Fiskalisierung die Registerkarte Steuern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren.
Ordnen Sie jede in Cloudbeds erstellte Steuer dem entsprechenden behördlichen Steuercode zu.
Nachfolgend finden Sie die geltenden Steuersätze für jede Region in Portugal:

Rate	Festland	Madeira	Azoren
Allgemeiner Satz	23 %	22 %	16 %
Zwischensatz	13 %	12 %	9 %
Ermäßigter Satz	6 %	4 %	4 %

Klicken Sie auf Speichern.

Fehler bei nicht zugeordneten Steuern: Es ist nicht möglich, Rechnungen auszustellen, wenn eine Steuer, die im Reservierungsfolio erscheint, in diesem Bereich nicht zugeordnet ist. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre aktiven Steuern mit den entsprechenden behördlichen Codes verknüpft sind.
Falscher Prozentsatz: Stellen Sie sicher, dass der Prozentsatz in Cloudbeds mit dem entsprechenden behördlichen Code übereinstimmt (z. B. ordnen Sie keine 6%-Steuer dem Code „MwSt. – Allgemeiner Satz (23,0 %)“ zu).

Zahlungsmethoden zuordnen

Sie müssen nun jede der bestehenden Zahlungsmethoden in Cloudbeds der entsprechenden Zahlungsmethode im Rechnungsstellungssystem zuordnen.

Öffnen Sie im Menü Fiskalisierung die Registerkarte Zahlungen.
Klicken Sie auf das Menü rechts neben jeder Zahlungsmethode und wählen Sie Bearbeiten aus.
Ordnen Sie jede Zahlungsmethode in Cloudbeds der entsprechenden Zahlungsmethode im Rechnungsstellungssystem zu.

Nicht zugeordnete Zahlungsmethoden: Es ist nicht möglich, Rechnungen auszustellen, wenn eine Zahlungsmethode im Reservierungsfolio in diesem Bereich nicht zugeordnet ist. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre aktiven Zahlungsmethoden den entsprechenden Zahlungsmethoden zugeordnet sind.
Falsche Zuordnung: Stellen Sie sicher, dass jede Zahlungsmethode korrekt zugeordnet ist; andernfalls wird eine Zahlung in Cloudbeds auf der endgültigen Rechnung des Gastes mit einer anderen Bezeichnung erscheinen, was zu Problemen mit der Steuerbehörde führen kann.

Dokumente anpassen

Konfigurieren Sie die Optionen für ausgestellte Dokumente nach Ihren Wünschen.

Gehen Sie im Menü Fiskalisierung zur Registerkarte Anpassung.
Laden Sie das Rechnungslogo hoch, das auf allen ausgestellten Dokumenten sichtbar sein wird.
Definieren Sie die Logo-Höhe (in Pixel).
Wählen Sie im Auswahlfeld Gebietsschema Portugal aus.
Wählen Sie Ihr bevorzugtes Datumsformat.
Wählen Sie das Layout (Größe) der ausgestellten Dokumente. A4 ist das in Europa am häufigsten verwendete Format.
Klicken Sie auf Speichern.

Abschließende Überprüfung

Nachdem Sie alle oben genannten Schritte abgeschlossen haben, stellen Sie sicher, dass sich der Status oben rechts im Menü Fiskalisierung auf Zustimmung erteilt geändert hat.