Quittungen und Zahlungszuordnungsleitfaden

Übersicht

Eine Quittung ist der offizielle Nachweis, dass eine Zahlung erfolgt ist. Obwohl sie ein zentraler Bestandteil von Fiskalisierungsabläufen sind (integriert mit Partnern wie Fiskaly, Fiskaltrust oder Invopop), stehen sie allen Cloudbeds-Benutzern unabhängig von gesetzlichen Anforderungen zur Verfügung.

Quittung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?

Es ist ein häufiger Fehler, diese Begriffe synonym zu verwenden, doch sie erfüllen zwei unterschiedliche Funktionen in Ihrer Buchhaltung:

Verfügbarkeit der Quittungsarten nach Land

Während die Standardfunktionalität der Quittung weltweit verfügbar ist, sind bestimmte spezialisierte Dokumenttypen auf bestimmte Regionen beschränkt, um lokale fiskalische Vorschriften einzuhalten. Siehe die folgende Tabelle, um zu erfahren, welche Dokumenttypen in Ihrem Land verfügbar sind:

Quittungsarten

In Cloudbeds kann eine Quittung auf zwei Arten kategorisiert werden, abhängig davon, wie die Zahlung verarbeitet wird:

1. Einfache Quittung: Eine einfache Quittung wird generiert, wenn eine Zahlung erfasst wird, die jedoch nicht mit bestimmten Folio-Transaktionen (wie einer Zimmergebühr oder Steuer) verknüpft ist. Sie bestätigt den Zahlungseingang, schließt jedoch keinen spezifischen Posten ab.
2. Zugeordnete Quittung: Eine zugeordnete Quittung wird generiert, wenn eine Zahlung bestimmten Folio-Transaktionen zugeordnet wird.
   - Details: Sie zeigt genau, wofür der Gast bezahlt hat (z. B. „Zimmerumsatz – Montag Nacht“).
   - Vermeidung: Sobald eine Transaktion einer Quittung zugeordnet ist, kann sie nicht einer anderen zugeordnet werden, um versehentliche Doppelabrechnungen zu verhindern.
   

Einrichtung der Zahlungszuordnung

Um zugeordnete Quittungen zu verwenden, müssen Sie die Funktion zuerst in Ihren Einstellungen aktivieren.

1. Navigieren Sie zu: Konto->System-> Einstellungen
2. Suchen Sie den Schalter für Zahlungszuordnung erlauben und stellen Sie ihn auf Ein.
   Optional: Aktivieren Sie „Zuteilung auf ausstehende Buchungen erlauben“, wenn Sie Anzahlungen mit zukünftigen Gebühren (wie nächtlichen Raten für einen noch nicht angetretenen Aufenthalt) verknüpfen müssen.

3. Klicken Sie auf Speichern.
   

   Wenn diese Einstellung aus ist, können Benutzer nur einfache Quittungen erstellen. Wenn sie ein ist, sehen Benutzer Optionen, um eine Zahlung mit Folio-Transaktionen oder einer bestimmten Rechnung zu verknüpfen.

Zuteilung auf ausstehende Buchungen erlauben

1. Sobald die Zahlungszuordnung aktiviert ist, wird eine zweite Option verfügbar: Zuteilung auf ausstehende Buchungen erlauben.
   
2. Ausstehende Buchungen sind Gebühren, die geplant, aber noch nicht verbucht wurden – zum Beispiel zukünftige nächtliche Raten. Diese Option ist nützlich für Unterkünfte, die eine Anzahlung vor der Ankunft eines Gastes verlangen und diese im Voraus mit bestimmten Zimmerumsätzen verknüpfen möchten.

So erstellen Sie eine Quittung

Sie haben drei Hauptmöglichkeiten, eine Quittung entsprechend Ihrem Arbeitsablauf zu erstellen:

Option A: Einfache Quittung (ohne Zuordnung)

1. Gehen Sie zum Reservierungsfolio und klicken Sie auf Zahlung hinzufügen.
2. Wählen Sie bei Aufforderung „Keine Gebühren auswählen“.
3. Nachdem die Zahlung hinzugefügt wurde, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol daneben und wählen Sie Quittung erstellen.
   

Option B: Zugeordnete Quittung (direkt)

1. Klicken Sie auf dem Folio auf Zahlung hinzufügen.
2. Wählen Sie bei Aufforderung Nach Folio oder Nach Rechnung aus.
3. Überprüfen Sie die spezifischen Transaktionen, die diese Zahlung abdecken. Der Zahlungsbetrag wird automatisch ausgefüllt.
4. Schließen Sie die Zahlung ab. Die zugeordnete Quittung wird automatisch generiert und der Registerkarte Dokumente hinzugefügt.
   

Option C: Nachträgliche Zuteilung

1. Wenn Sie bereits eine Zahlung als „Einfache Quittung“ erfasst haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dieser Zahlung.
2. Wählen Sie Zahlung zuteilen aus.
3. Wählen Sie die Buchungen aus, die Sie verknüpfen möchten.
4. Bestätigen Sie, und die Quittung wird automatisch auf den Status Zugeordnet aktualisiert.

Verwaltung des Quittungslebenszyklus

Quittung annullieren

Wenn Sie einen Fehler gemacht haben oder ändern müssen, welche Buchungen eine Zahlung abdeckt:

1. Finden Sie die Quittung im Bereich Dokumente oder über das Zahnradsymbol der Zahlung.
2. Wählen Sie Annullieren aus.

❗Hinweis: Dies löscht die Zahlung nicht. Es wird lediglich die Verknüpfung der Buchungen aufgehoben und das spezifische Dokument storniert, sodass Sie neu beginnen können.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine Rechnung, bevor ich eine Quittung generieren kann?

Nein. Quittungen erfordern nur eine erfasste Zahlung. Sie können vollständig unabhängig von Rechnungen existieren.

Kann eine Buchung in mehr als einer Quittung enthalten sein?

Nein. Dies verhindert eine doppelte Einnahmenbuchung. Sie können jedoch Teile einer Buchung zuteilen (z. B. die Zahlung für die Hälfte einer Zimmernacht), während der Rest für eine zukünftige Quittung verfügbar bleibt.

Was passiert mit dem Geld, wenn ich eine Quittung annulliere?

Nichts. Die Zahlung bleibt auf dem Folio. Nur das „Zahlungsnachweis“-Dokument wird storniert.

Wie sehe ich, was noch bezahlt werden muss?

Wenn Sie die Zuteilungsmethode „Nach Folio“ verwenden, zeigt Cloudbeds Ihnen nur Transaktionen an, die noch keiner Quittung zugeteilt wurden. Wenn sie nicht auf der Liste stehen, sind sie bereits erfasst!