Wie verwaltet man Rooming-Listen

Übersicht 

Das Tool Rooming-Liste im Modul Gruppen und Veranstaltungen ermöglicht es Ihnen, Gästennamen effizient bestimmten Kontingentblöcken zuzuweisen. Anstatt jede Reservierung manuell einzugeben, können Sie Gästedaten in großen Mengen importieren, die Daten vor der Erstellung auf Genauigkeit prüfen und sogar die Dateneingabe über einen sicheren Link an externe Gruppenkoordinatoren delegieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Zimmerblöcke korrekt belegt werden und entlasten gleichzeitig Ihr Empfangsteam administrativ.

Inhaltsverzeichnis

• Eine Vorlage für die Rooming-Liste erstellen
• Eine neue Rooming-Liste erstellen
• Möglichkeiten zur Eingabe von Gästeinformationen
  • Manuelle Eingabe
  • Datei-Upload (Excel)
  • Öffentlicher Rooming-Listen-Link (delegierte Eingabe)
• Validierung und Übermittlung der Rooming-Liste
• Einschränkungen
• Rooming-Liste FAQ

So starten Sie mit Rooming-Listen:

1. Gehen Sie zum Hauptmenü
2. Klicken Sie auf Gruppen und Veranstaltungen
3. Klicken Sie oben im Hub auf die Registerkarte Rooming-Liste
4. Wählen Sie Importierte Rooming-Listen, um vorhandene Listen anzuzeigen, oder Vorlagen, um Ihre Importformate zu verwalten.

Eine Rooming-Liste-Vorlage erstellen

1. Klicken Sie im Abschnitt Rooming-Liste auf die Registerkarte Vorlagen.
2. Wählen Sie + Vorlage aus.

3. Geben Sie einen Vorlagennamen und eine Beschreibung ein.
4. Spalten konfigurieren: Ziehen Sie Felder von den verfügbaren Spalten zu den ausgewählten Spalten.
5. Verwenden Sie den Schalter „Erforderlich“ für alle Felder, die ausgefüllt sein müssen, bevor die Liste eingereicht werden kann.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Eine neue Rooming-Liste erstellen

Cloudbeds bietet drei flexible Einstiegspunkte, um eine Rooming-Liste zu starten, sodass Sie den Arbeitsablauf wählen können, der am besten zu Ihrer aktuellen Aufgabe passt. Egal, ob Sie einen bestimmten Veranstaltungsblock verwalten oder mehrere Gruppenankünfte gleichzeitig prüfen, Sie können das Tool über die folgenden Methoden aufrufen:

1. Aus einem Kontingentblock (empfohlen)

Dies ist die effizienteste Methode, da die Liste automatisch an den spezifischen Bestand und die Datumsangaben dieses Blocks gebunden wird, um maximale Genauigkeit zu gewährleisten.

1. Öffnen Sie Ihre Registerkarte Veranstaltung > Blöcke > wählen Sie einen bestimmten Block aus > navigieren Sie zur Unterregisterkarte Rooming-Liste innerhalb der Blockdetails.

2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus.
3. (Optional) Konfigurieren Sie die Einstellungen für den öffentlichen Link, wenn Sie einem Koordinator die Eingabe delegieren möchten.
4. Klicken Sie auf Weiter.

2. Über die Registerkarte Reservierungen

Dies ist ideal für Koordinatoren, die die Abholung von Veranstaltungen prüfen und eine Liste direkt starten möchten, ohne die Registerkarte Reservierungen zu verlassen.

Öffnen Sie Ihre Registerkarte Veranstaltung > Reservierungen > klicken Sie auf + Rooming-Liste.

3. Über die globale Ansicht

Dies ist perfekt für Manager, die mehrere aktive Rooming-Listen-Aufgaben verschiedener Veranstaltungen an einem zentralen Ort überwachen und verwalten müssen.

Gehen Sie zur Hauptnavigation Rooming-Liste im Gruppen- und Veranstaltungs-Hub und klicken Sie auf + Rooming-Liste.

Möglichkeiten zum Hinzufügen von Gastinformationen

Nachdem Sie eine neue Rooming-Liste aus einem Kontingentblock oder der globalen Ansicht gestartet haben, können Sie die Methode wählen, die am besten zur Größe und Organisation Ihrer Gruppe passt:

1. Manuelle Eingabe

Geben Sie die Gästedaten direkt in das interaktive Raster ein. Diese Methode ist die beste Option für kleine Gruppen oder kurzfristige Ergänzungen, bei denen es schneller ist, direkt im System zu tippen, als eine separate Tabelle zu verwalten. Sie erhalten sofortiges visuelles Feedback, während Sie jedes erforderliche Feld ausfüllen.

• Unterstützung mehrerer Gäste: Um weitere Gäste (Erwachsene oder Kinder) zu einem einzelnen Zimmer hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus- (+) Symbol neben der Zeile des Hauptgasts. So werden alle Gäste mit einem Reservierungsdatensatz verknüpft und eine Aufteilung der Buchungen vermieden.
• Reservierungen hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche + Reservierung am unteren Rand des Rasters, um neue leere Zeilen hinzuzufügen. So können Sie die Liste manuell erweitern, während Sie Informationen vom Gruppenleiter erhalten.
• Zimmerzuweisung: Wenn Sie einen Kontingentblock auf der Ebene einzelner Einheiten verwenden, wählen Sie die spezifische physische Zimmernummer aus dem Dropdown-Menü Einheit aus. Ist die Systemeinstellung für automatische Zuweisung aktiviert, kann dieses Feld übersprungen werden, es sei denn, eine spezifische Zimmerzuweisungsüberschreibung ist erforderlich. aaaa

2. Datei-Upload (Excel)

Der Import einer Datei ist die effizienteste Wahl für große Veranstaltungen, wie Firmenkonferenzen oder große Hochzeiten. So können Sie die Daten offline in einem vertrauten Tabellenformat organisieren, bevor Sie einen Massen-Upload durchführen.

• Kontingentblock-Verfügbarkeit prüfen: Nutzen Sie das Dropdown-Menü Kontingentblockdetails anzeigen neben der Download-Schaltfläche. So können Sie die Zimmertypen, Bestandsmengen und Zeiträume des Blocks überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Datei mit dem verfügbaren Platz übereinstimmt.
• Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um eine angepasste .xlsx-Datei mit Ihren spezifischen Vorlagen-Spalten zu erstellen.
• Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie Ihre Datei aus. Das System startet sofort eine Vollständige Dateiprüfung und markiert etwaige Fehler rot, damit Sie diese korrigieren können.

Sobald Ihre Daten eingegeben sind – manuell oder per Upload – bietet das System die Flexibilität, Ihren Fortschritt zu verwalten. Sowohl interne Mitarbeitende als auch externe Koordinatoren sehen dieselbe „einzige Quelle der Wahrheit“.

• Als Entwurf speichern: Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch auf Gästeinformationen warten oder die Daten später überprüfen möchten. Ihr Fortschritt wird gespeichert und bleibt bearbeitbar.
• Absenden: Verwenden Sie diese Option, wenn die Liste finalisiert ist. Durch Klicken auf Absenden wird die Liste für weitere Änderungen gesperrt und die Erstellung einzelner Reservierungen im Cloudbeds PMS ausgelöst.

3. Öffentlicher Rooming-Listen-Link

Der öffentliche Link ist ein Game-Changer für die Zusammenarbeit. Anstatt als Vermittler für Gästedaten zu fungieren, stellen Sie Ihrem externen Partner (z. B. einem Hochzeitsplaner oder Tour-Leiter) einen sicheren Link zur Verfügung, damit dieser die Gästedetails direkt eingeben kann. Dies reduziert die Verwaltungsarbeit an Ihrer Rezeption erheblich und stellt gleichzeitig sicher, dass der Koordinator die Verfügbarkeit des Bestands in Echtzeit sieht.

Verwenden Sie das Menü Link-Status, um folgende Aktionen zu verwalten:

Aktivieren des Links

Wenn Sie den Link nicht während der anfänglichen Einrichtung der Rooming-Liste aktiviert haben, können Sie dies jederzeit nachholen.

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Linkstatus (anfangs als Inaktiv gekennzeichnet).
2. Wählen Sie Link erstellen aus.

Der Status wird auf Aktiv aktualisiert, und eine sichere URL wird für den jeweiligen Kontingentblock generiert.

Verwalten der Genehmigungseinstellungen

Steuern Sie, wie Reservierungen erstellt werden, wenn der Koordinator die Liste übermittelt. Wählen Sie im Menü Linkstatus Genehmigungseinstellungen bearbeiten, um zwischen folgenden Optionen zu wählen:

• Standard-Workflow (Standard): Reservierungen werden nur erstellt, nachdem ein Mitarbeiter die übermittelte Liste überprüft und genehmigt hat.
• Automatischer Workflow: Aktivieren Sie Reservierungen über Link ohne Genehmigung erstellen erlauben, damit Reservierungen im PMS sofort nach der Übermittlung durch den Koordinator generiert werden.

Teilen des Links

Sobald der Link aktiv ist, können Sie das sichere Portal mit Ihrem Partner teilen:

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Linkstatus.
2. Wählen Sie Link kopieren aus.
3. Senden Sie die URL per E-Mail oder Nachricht an Ihren Koordinator.

Koordinatoren können auf dieses Portal zugreifen und Daten in Echtzeit eingeben, ohne ein Cloudbeds-Benutzerkonto zu benötigen.

Zugriff auf das Portal steuern

Sie können den Zugriff auf das Datenportal deaktivieren, wenn sich das Buchungsfrist-Datum nähert:

• Um das Portal zu schließen: Wählen Sie im Statusmenü Link deaktivieren. Der Status ändert sich zu Widerrufen.
• Um den Zugriff erneut zu gewähren: Klicken Sie einfach auf den Status und wählen Sie Link erstellen, um das Portal wieder zu aktivieren.

Wenn der Koordinator den Link öffnet, sieht er alle gespeicherten Entwürfe und kann neue Reservierungen hinzufügen, indem er auf + Reservierung hinzufügen klickt und die Details direkt im Raster eingibt.

Wenn Reservierungen über Link ohne Genehmigung erstellen erlauben nicht aktiviert ist, können externe Koordinatoren dennoch die Rooming-Liste ausfüllen, ihren Fortschritt speichern und auf Absenden klicken, wenn sie fertig sind. Zu diesem Zeitpunkt werden die Reservierungen noch nicht erstellt; die Rooming-Liste wird zur Überprüfung an die Unterkunft gesendet.

Nach dem Absenden sieht der Koordinator eine Bestätigungsmeldung, die anzeigt, dass die Rooming-Liste erfolgreich übermittelt wurde und nun auf Überprüfung wartet.

Rooming-Liste validieren und absenden

Nachdem Sie die Gästeinformationen hinzugefügt haben, überprüfen, validieren und senden Sie die Rooming-Liste ab.

1. Öffnen Sie denselben Kontingentblock.

2. Gehen Sie im Modalen Fenster der Blockdetails zur Registerkarte Rooming-Liste.

3. Überprüfen Sie alle Einträge.
   
   Alle Einträge werden in einem einzigen Raster angezeigt, in dem Sie oder der Koordinator vor dem Absenden weiter bearbeiten können. Wenn Validierungsfehler vorliegen, hebt das System diese deutlich hervor.

Validierungsfehler Korrigierte Einträge

Ungültige oder fehlende Daten werden rot hervorgehoben, und ein Banner mit Validierungsfehlern erscheint oben.

Nach der Korrektur verschwinden die Fehler, und die Liste ist bereit zum Absenden.

4. Wählen Sie, wie Sie fortfahren möchten:
   • Als Entwurf speichern: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Angaben noch prüfen oder auf weitere Gastdetails warten. Die Rooming-Liste bleibt bearbeitbar.
   • Absenden: Verwenden Sie diese Option, wenn alle Einträge vollständig und gültig sind. Die Rooming-Liste wird zur Verarbeitung eingereicht.

5. (Nur wenn eine Genehmigung erforderlich ist) Überprüfen und genehmigen Sie die Rooming-Liste: Prüfen Sie alle eingereichten Reservierungsdetails und wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
   • Ablehnen: Senden Sie die Rooming-Liste zur Korrektur zurück.
   • Genehmigen und absenden: Bestätigen Sie die Einträge und erstellen Sie die Reservierungen im PMS.

6. Reservierungserstellung bestätigen:
   
   Sobald die Übermittlung abgeschlossen ist, wandelt das System die Einträge der Rooming-Liste automatisch in aktive Reservierungen im PMS um.

   • Importfortschritt überwachen: Sie können den Status der Reservierungserstellung verfolgen, indem Sie zum Abschnitt Importierte Rooming-Listen in der Registerkarte Rooming-Liste navigieren. Ein Status von Erfolgreich abgeschlossen zeigt an, dass alle Aufenthalte der Gäste erfolgreich generiert wurden.

   

    Möchten Sie Ihre Liste prüfen? Für Anleitungen zum Anzeigen, Filtern oder Löschen dieser Importdatensätze nach Abschluss verweisen wir auf unseren Leitfaden: Rooming-Liste verwalten.

   • Reservierungen im Event überprüfen: Sie können jederzeit zur Registerkarte Reservierungen im Dashboard Ihres jeweiligen Events zurückkehren.
     • Alle importierten Aufenthalte werden in der Liste angezeigt, einschließlich aller angegebenen Gastdetails.
     • Das System versieht jede Reservierung automatisch mit dem zugewiesenen Kontingentblock, was die Nachverfolgung des Gruppen-Pick-ups und der Bestandsnutzung erleichtert.

   

Einschränkungen

Um Ihnen eine effektive Planung Ihres Workflows zu ermöglichen, beachten Sie bitte die folgenden betrieblichen Grenzen bei der Nutzung der Rooming-Liste:

• Gesperrte Übermittlungen: Sobald eine Rooming-Liste übermittelt und abgeschlossen ist, wird sie zu einem dauerhaften Datensatz und kann im Rooming-Liste-Tool nicht mehr bearbeitet werden. Alle nachträglichen Änderungen an Gastnamen, Datumsangaben oder Zimmertypen müssen einzeln über die jeweiligen Reservierungsaufenthalte im PMS verwaltet werden.
• Leistungsberichte: Spezielle Berichte zur Aktivität der Rooming-Liste und zur Pickup-Leistung stehen in dieser Phase nicht zur Verfügung.

Rooming-Liste FAQ

Kann ich weiterhin CSV-Dateien für Rooming-Listen verwenden?

Ja. Obwohl das System für das neue .xlsx-Format optimiert ist, um Echtzeitvalidierung und Gruppierung bei Mehrfachbelegung zu unterstützen, behalten wir die Unterstützung für den bestehenden .csv-Workflow für einfachere Importe bei.

Wie gruppiere ich weitere Gäste mit einem Hauptgast im selben Zimmer per Massen-Upload?

Nutzen Sie in Ihrer Excel- (.xlsx) Vorlage die Spalte Zimmergruppierung #. Wenn Sie mehreren Zeilen dieselbe Nummer zuweisen (z. B. drei Gästereihen mit der Nummer „1“ markieren), erkennt das System, dass sie zum selben Zimmer gehören, und erstellt in einem Schritt eine einzelne Mehrfachbelegungsreservierung.

Was passiert, wenn ich nach dem Absenden einer Liste weitere Gäste hinzufügen muss?

Nachdem eine Liste eingereicht wurde, bleiben die erstellten Reservierungen unverändert. Wenn in deinem Kontingentblock jedoch noch verfügbarer Bestand vorhanden ist, kannst du den Vorgang wiederholen, indem du innerhalb desselben Blocks auf Neue Rooming-Liste starten klickst. Dadurch wird eine neue Seite für neue Einträge erstellt, während deine vorherigen Importe sicher bleiben.

Benötigt der „Öffentliche Rooming-Listen-Link“ eine Cloudbeds-Anmeldung des Koordinators?

Nein. Der generierte Link ist öffentlich. Jeder externe Partner oder Koordinator kann auf die sichere, validierte Weboberfläche zugreifen, um Daten einzugeben, ohne ein Cloudbeds-Benutzerkonto zu benötigen.

Was passiert, wenn Fehler in der hochgeladenen Datei enthalten sind?

Wenn deine hochgeladene Datei Datenfehler enthält – wie ungültige Datumsformate, E-Mail-Adressen oder Datumsangaben außerhalb des Kontingentblocks – zeigt das System ein Banner mit Validierungsfehlern an und blockiert den Import, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

So beheben Sie das:

1. Klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol, um die ungültige Datei aus dem Upload-Modalfenster zu entfernen.
2. Korrigieren Sie die markierten Einträge in Ihrer ursprünglichen Excel- (.xlsx) Tabelle.
3. Laden Sie die korrigierte Datei erneut hoch, um die Rooming-Liste zu befüllen.

Sobald die Daten in die Tabelle geladen sind, können Sie eine abschließende Überprüfung durchführen, bevor Sie als Entwurf speichern oder absenden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Speichern als Entwurf und dem Absenden der Liste?

Das Speichern als Entwurf hält die Informationen bearbeitbar und dient als einzige verlässliche Quelle zwischen Ihnen und dem Koordinator.

Das Absenden der Liste sperrt die Einträge und löst die tatsächliche Reservierungserstellung im PMS aus.

Warum kann ich keinen öffentlichen Link für meinen Kontingentblock erstellen?

Wenn Sie die Meldung „Der Kontingentblock hat bereits begonnen. Öffentliche Links können nicht mehr erstellt werden“ sehen, bedeutet dies, dass die Aufenthaltsdaten für diesen Block bereits begonnen haben oder vergangen sind. Aus Sicherheitsgründen und zur Genauigkeit des Bestands müssen öffentliche Links zur Dateneingabe vor dem Anreisedatum des Blocks erstellt und genutzt werden.

Die Lösung: Wenn der Block bereits begonnen hat, können Sie die Aufgabe nicht mehr über einen Link an einen externen Partner delegieren. Sie können jedoch weiterhin Gästeinformationen intern über die Methoden Manuelle Eingabe oder Datei-Upload (Excel) direkt im Registerkarte Rooming-Liste des Kontingentblocks hinzufügen.

Wie erfahre ich, wenn ein Koordinator seine Rooming-Liste eingereicht hat?

Wenn ein externer Partner Einträge über den öffentlichen Link einreicht, erscheint oben auf der Registerkarte Rooming-Liste innerhalb des jeweiligen Kontingentblocks ein gelbes Benachrichtigungsbanner mit dem Hinweis: „Rooming-Liste zur Überprüfung eingereicht.“

Solange eine Liste den Status Genehmigung ausstehend hat, sind die Reservierungseinträge ausgegraut und nicht bearbeitbar, um widersprüchliche Änderungen zu vermeiden.

Bleiben Sie mit Echtzeit-Benachrichtigungen auf dem Laufenden:

Damit Ihr Team Gruppenankünfte schnell bearbeiten kann, können Sie Benachrichtigungen aktivieren, die Sie sofort informieren, sobald ein Partner seine Einreichung abgeschlossen hat. So entfällt die manuelle Überprüfung des Kontingentblock-Status.

So richten Sie Ihre Benachrichtigungen ein:

1. Klicken Sie auf das Benachrichtigungen-Symbol (Glocke) in der oberen Navigationsleiste.
2. Klicken Sie auf die Einstellungen (Zahnradsymbol).
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Gruppen und Veranstaltungen hinunter.
4. Aktivieren Sie den Schalter Rooming-Liste Genehmigung ausstehend und Rooming-Liste eingereicht.
5. Klicken Sie auf Speichern.

 Profi-Tipp: Sie können bestimmte Aktualisierungen schnell finden, indem Sie im Benachrichtigungsbereich den Filter verwenden und Gruppen und Veranstaltungen auswählen oder „Rooming“ in die Suchleiste eingeben, um diese Warnungen zu isolieren.