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Kontingentblöcke in Gruppen und Veranstaltungen erstellen und verwalten

Gabriela Garcia
Aktualisiert
Zweck Kontingentblöcke für Veranstaltungen in Gruppen und Events erstellen, konfigurieren, teilen und verwalten.
Ideal für Benutzer an der Rezeption, Manager/General Manager und Administratoren, die Gruppen-Zimmerblöcke erstellen oder verwalten.
Verwendung Wenn Sie Gruppenbestand zuteilen, Raten zuweisen, Freigabe- oder Routingregeln konfigurieren, eine private verhandelte Gruppenrate anbieten, den Pick-up überwachen oder einen Gruppenbuchungs-Link teilen müssen.
Voraussetzungen Ihre Unterkunft muss das Cloudbeds-Gruppenmodul abonniert haben, und Gruppen sowie Veranstaltungen müssen für Ihre Unterkunft verfügbar sein.
Erwartetes Ergebnis Sie können Bestand, Raten, Freigabeverhalten und Routing für einen Kontingentblock steuern, dessen Pick-up überwachen und den Gruppen-Gästen den passenden Link zur Cloudbeds-Buchungsmaschine bereitstellen.
Beschränkungen Die Cloudbeds-Buchungsmaschine kann jeweils nur einen Buchungscode verarbeiten. Gäste, die einen Link zu einem Kontingentblock verwenden, können keinen zusätzlichen Promo-Code für dieselbe Buchung anwenden.

Einführung

Das Cloudbeds-Gruppen- und Veranstaltungsmodul bündelt Gruppenbestand, Raten, Routing, Pick-up und Gästebuchungsabläufe in einem zentralen Veranstaltungsarbeitsbereich. Innerhalb einer Veranstaltung legen Kontingentblöcke fest, welche Zimmer eine Gruppe buchen darf, wann sie diese buchen darf, welche Raten gelten und wann nicht gebuchter Bestand freigegeben wird.

Ein Event kann mehrere Kontingentblöcke enthalten. Zum Beispiel kann eine Unterkunft separate Blöcke für verschiedene Gästesegmente erstellen und diese unter demselben Event zusammenfassen, wobei für jeden Block unterschiedliche Datumsangaben, Raten, Bestände und Routing-Regeln gelten.

Beginnen Sie mit den drei Bereichen des Formulars für Blockdetails: Blockeinstellungen, Zimmer und Bestandsfreigabe. Anschließend können Sie zu diesem Leitfaden zurückkehren, um spezifische Tarifvereinbarungen, Routing, Buchungslinks und die laufende Verwaltung der Blöcke zu bearbeiten.

Inhaltsverzeichnis

Wer davon betroffen ist und wie

Verschiedene Teammitglieder können Kontingentblöcke für unterschiedliche Teile des Gruppen-Workflows nutzen. Verwenden Sie die folgende Tabelle, um die für Ihre Rolle relevantesten Abschnitte zu identifizieren.

Rolle Wissenswertes
Rezeption Überprüfen Sie die Blockverfügbarkeit und den Pick-up und nutzen Sie die Blockverwaltungswerkzeuge, wenn Sie bei Gruppenreservierungen helfen oder den Buchungslink der Gruppe teilen.
Manager/General Manager Entscheiden Sie, wie der Bestand zugeteilt wird, welche Tarifeinstellungen gelten, wie der Bestand freigegeben werden soll und wie sich der Block entwickelt.
Administrator Konfigurieren Sie Blockeinstellungen, Ratenpläne, private Gruppentarife, Routing und andere betriebliche Regeln, die bestimmen, wie Reservierungen aus dem Block behandelt werden.

Kurze Übersicht

Das Video unten stellt Kontingentblöcke in Gruppen und Veranstaltungen vor und zeigt, wie sie in den Veranstaltungs-Workflow passen. Verwenden Sie die schriftlichen Abschnitte in diesem Artikel für die aktuellen Einrichtungsmöglichkeiten, das Verhalten der privaten Gruppenrate und betriebliche Details.

 

Zur Registerkarte Kontingentblöcke wechseln

Die Registerkarte Kontingentblöcke befindet sich in der Gesamtansicht der Veranstaltung. Öffnen Sie zuerst die Veranstaltung und verwenden Sie dann diese Registerkarte, um ihre Kontingentblöcke zu erstellen und zu verwalten.

  1. Melden Sie sich bei Cloudbeds PMS an.
  2. Klicken Sie im Hauptmenü auf Gruppen und Veranstaltungen.

Cloudbeds PMS Hauptmenü mit Gruppen und Veranstaltungen als Navigationsziel 

  1. Das Modul öffnet sich auf der Registerkarte Veranstaltungen. Klicken Sie auf den Namen der Veranstaltung, die Sie verwalten möchten, um die Gesamtansicht der Veranstaltung zu öffnen.

Registerkarte Veranstaltungen in Gruppen und Veranstaltungen mit aufgelisteten Veranstaltungen, die zur Verwaltung ihrer Kontingentblöcke geöffnet werden können 

  1. Wählen Sie die Registerkarte Kontingentblöcke. Wenn für die Veranstaltung noch keine Kontingentblöcke erstellt wurden, klicken Sie auf Kontingentblock hinzufügen.

Registerkarte Kontingentblöcke der Veranstaltung mit der Aktion Kontingentblock hinzufügen, wenn keine Kontingentblöcke vorhanden sind

Einen Kontingentblock erstellen: Schnelle Schritte

Um einen Kontingentblock zu erstellen, öffnen Sie eine Veranstaltung und füllen die drei Bereiche der Kontingentblockdetails aus: allgemeine Blockeinstellungen, Zimmer und Bestandsfreigabe. Fügen Sie optionale Einstellungen nur hinzu, wenn sie für Ihre Gruppe relevant sind.

  1. Öffnen Sie im Hauptmenü Gruppen und Veranstaltungen > Veranstaltungen und dann die entsprechende Veranstaltung.
  2. Wählen Sie Kontingentblöcke und klicken Sie auf + Kontingentblock.

Registerkarte Kontingentblöcke der Veranstaltung mit dem Button + Kontingentblock zum Öffnen des Formulars zur Blockerstellung

  1. Vervollständigen Sie die Einstellungen für Blockdetails, einschließlich Blockname, Aufenthaltsdaten, Kontingenttyp und Rate.
  2. Wählen Sie unter Zimmer die Zimmertypen oder spezifischen Einheiten aus und geben Sie die Anzahl der Zimmer pro Nacht ein. Überprüfen Sie die im Raster angezeigten Raten.
  3. Wählen Sie unter Bestandsfreigabe aus, ob nicht abgeholter Bestand blockiert bleibt oder einem Freigabezeitplan folgt.
  4. Überprüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Speichern, um den Block zu erstellen.

Das Formular für Blockdetails folgt der gleichen Reihenfolge wie diese Schritte. Die Auswahl der Aufenthaltsdaten macht die Bereiche Zimmer und Bestandsfreigabe unter den allgemeinen Einstellungen verfügbar.

Formular für Blockdetails mit Kennzeichnung der allgemeinen Einstellungen, des Bereichs Zimmer, der Optionen für Bestandsfreigabe und des Speichern-Buttons in der Reihenfolge zur Erstellung eines Kontingentblocks

Für Hilfe bei der Auswahl einzelner Einstellungen verwenden Sie die untenstehenden detaillierten Abschnitte. Sie können später zur Registerkarte Blöcke des Events zurückkehren, um den gespeicherten Block zu verwalten.

Die Einstellungen für Blockdetails verstehen

Blockdetails sind der erste Bereich des Formulars. Hier werden die Identität des Blocks, die zulässigen Aufenthaltsdaten, die Bestandsmethode, die Rate und die Weiterleitung festgelegt. Beginnen Sie mit den Pflichtfeldern und fügen Sie optionale Einstellungen nur hinzu, wenn sie mit der Vereinbarung der Gruppe übereinstimmen.

Kern-Einstellungen für den Block

  • Blockname: Geben Sie einen Namen ein, der Ihnen hilft, die Gruppe oder die Zuteilung des Bestands zu identifizieren.
  • Blockstatus: Wählen Sie den Status aus, der die Buchungsphase der Gruppe widerspiegelt, z. B. Lead, Vorläufig oder Definitiv.
  • Aufenthaltsdaten: Wählen Sie die vom Block abgedeckten Daten aus. Vor der Auswahl der Daten fordert das Formular Sie auf, Aufenthaltsdaten auszuwählen, damit Zimmer hinzugefügt werden können.
  • Wochentage: Wählen Sie alle Tage oder beschränken Sie den Block auf bestimmte Wochentage.
  • Kontingenttyp: Block hält den für die Gruppe vorgesehenen Bestand; Je nach Verfügbarkeit nutzt die allgemeine Verfügbarkeit der Unterkunft für die ausgewählten Zimmertypen.
  • Rate: Wählen Sie Basisraten, einen bestehenden Ratenplan oder Benutzerdefiniert. Ihre Auswahl bestimmt, welche zusätzlichen Felder angezeigt werden.
  • Weiterleitung: Verwenden Sie „Wie Event“ für die Weiterleitungsregeln auf Event-Ebene oder wählen Sie eine Überschreibung. Siehe Blockweiterleitung konfigurieren.
  • Vor- und Nachtage: Optional können Sie Voranreise- und Nachabreise-Nächte mit einer ausgewählten Rate hinzufügen, wenn die Gruppe ihren Aufenthalt außerhalb der Hauptdaten verlängern möchte.

Die Kernfelder bleiben oben bei den Blockdetails zusammen, optionale Ergänzungen folgen direkt darunter.

Blockdetails mit den wichtigsten Feldern, die den Blocknamen, Status, Aufenthaltsdaten, Wochentage, Kontingenttyp, Rate, Routing und + Schulterdaten anzeigen

Ratenoptionen können für verschiedene Gruppenszenarien verwendet werden. Der folgende Vergleich hilft Ihnen zu entscheiden, ob Sie einen Standardratenplan, einen benutzerdefinierten Blockpreis oder eine private Gruppenrate benötigen.

Wenn Sie ... Diese Einrichtung verwenden Was Gäste erleben
Eine ausgehandelte Rate direkt für diesen spezifischen Kontingentblock festlegen Wählen Sie Benutzerdefiniert und konfigurieren Sie die Rate direkt im Kontingentblock. Gäste, die den Gruppenbuchungslink verwenden, sehen die konfigurierte Rate und den Bestand des Blocks.
Einen bestehenden Ratenplan für die Gruppe verwenden Wählen Sie beim Erstellen des Kontingentblocks einen bestehenden Ratenplan aus. Der Gruppenbuchungslink zeigt den Ratenplan für den entsprechenden Kontingentbestand und die Datumsangaben an.
Eine bestehende ausgehandelte Rate vor normalen öffentlichen Buchungssuchen in der Buchungsmaschine privat halten Verwenden Sie einen promo-codierten Ratenplan, lassen Sie Website/Buchungsmaschine als Quelle aktiviert und verknüpfen Sie den Ratenplan mit dem Kontingentblock. Die ausgehandelte Rate erscheint automatisch über den Gruppenbuchungslink, ohne dass der Gast den Promo-Code eingeben muss. Normale öffentliche Suchen zeigen diese Rate nicht an.

Wenn im Feld Rate Benutzerdefiniert ausgewählt ist, werden zusätzliche Steuerungen sichtbar, darunter Aus Ratenplan vorausfüllen, Richtlinie, Segment und eine Option zum Hinzufügen von Einschränkungen. Diese Steuerungen erscheinen nicht bei jeder Rateinrichtung.

Erweitern Sie die optionalen Einstellungen unten, wenn Sie die Preisgestaltung oder die Buchungsbedingungen anpassen müssen.

Benutzerdefinierte Preisgestaltung und Vorausfüllung aus einem Ratenplan

Wählen Sie unter Rate die Option Benutzerdefiniert, um block-spezifische Preise einzugeben. Um nicht jeden Tarif von Grund auf neu eingeben zu müssen, wählen Sie unter Vorausfüllen aus Ratenplan einen bestehenden Plan aus oder belassen Sie die Einstellung auf Keine, um die Beträge manuell einzugeben.

Die Vorausfüllung kopiert die Preise als Ausgangspunkt und stellt keine Live-Verbindung zum Quell-Ratenplan her. Nachdem Sie die Zimmer ausgewählt haben, überprüfen Sie die Preise im Preisraster, passen Sie diese bei Bedarf an und verwenden Sie Zusätzliche Gastpreise anzeigen, um die Beträge für zusätzliche Gäste einzusehen.

Blockdetails mit auf Benutzerdefiniert gesetztem Tarif und dem Tooltip zur Vorausfüllung aus Ratenplan, der das einmalige Kopierverhalten erklärt

Benutzerdefinierte Tarifbeschränkungen

Wenn Rate auf Benutzerdefiniert gesetzt ist, wählen Sie + Beschränkungen, um optionale Buchungsbedingungen hinzuzufügen. Die Steuerungselemente umfassen MinLOS, MaxLOS, Buchungsfrist (Cut-off), Last Minute, Geschlossen für Anreise und Geschlossen für Abreise. Füllen Sie nur die Felder aus, die für die Gruppe zutreffen. Wählen Sie Entfernen, um den Abschnitt Beschränkungen zu löschen.

Blockdetails mit auf Benutzerdefiniert gesetztem Tarif und der Schaltfläche + Beschränkungen unterhalb des Routing-Felds

Nach dem Hinzufügen der Beschränkungen erscheinen die Felder für Buchungsbedingungen direkt im erweiterten Abschnitt.

Erweiterter Abschnitt Beschränkungen mit MinLOS, MaxLOS, Buchungsfrist (Cut-off), Last Minute, Geschlossen für Anreise, Geschlossen für Abreise und Entfernen

Vor- und Nachtage und deren Rate

Wählen Sie + Vor- und Nachtage, um Nächte vor dem Hauptanreisedatum oder nach dem Hauptabreisedatum zu konfigurieren. Legen Sie die Anzahl der Tage für Vor Anreise und Nach Abreise fest und wählen Sie die zutreffende Rate aus. Der Abschnitt erscheint unter den Grundeinstellungen des Blocks und kann entfernt werden, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Blockdetails mit der Schaltfläche + Vor- und Nachtage unter den Grundeinstellungen

Der erweiterte Bereich für Vor- und Nachtage ermöglicht es Ihnen, einen Verlängerungszeitraum und eine Rate unabhängig vom Hauptaufenthalt auszuwählen.

Erweiterter Abschnitt Vor- und Nachtage mit Vor Anreise, Nach Abreise, Rate und Entfernen

Zimmer und Bestandsmengen auswählen

Der Bereich Zimmer legt fest, welche Unterkünfte Gäste aus dem Kontingent reservieren können. Er wird verfügbar, nachdem Sie die Datumsangaben für den Aufenthalt eingegeben haben. Je nach Bedarf der Gruppe können Sie eine Menge von Zimmertypen zuteilen oder bestimmte physische Zimmer reservieren.

  • Zimmertyp: Wählen Sie Zimmerkategorien aus und legen Sie fest, wie viele Zimmer für die jeweiligen Nächte reserviert werden. Verwenden Sie dies, wenn keine bestimmte Zuweisung von Einheiten erforderlich ist.
  • Einheit: Wählen Sie bestimmte physische Zimmer oder Einheiten aus, wenn genau diese Unterkünfte für die Gruppe reserviert werden müssen.
  • Zusätzliche Gastpreise anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie zusätzliche Gastpreise beim Überprüfen der Kontingentraten einsehen möchten.

Nachdem Sie Zimmertypen oder Einheiten ausgewählt haben, verwenden Sie das Tagesraster, um die Zuteilung für jedes Datum zu überprüfen. Die Verfügbarkeitszahlen helfen Ihnen, die geplante Kontingentmenge mit der verbleibenden Verfügbarkeit der Unterkunft zu vergleichen.

Zimmerraster mit ausgewähltem Zimmertyp, pro Nacht zu blockierenden Zimmern, Rate-Feldern, verfügbaren Zimmern und nächtlichen Gesamtsummen

Wenn Sie viele Nächte anpassen müssen, erweitern Sie die untenstehende Bearbeitungsanleitung. Einzelne Datumswerte können auch direkt im Raster angepasst werden.

Bestand über mehrere Daten gleichzeitig bearbeiten

Verwenden Sie Bulk Edit, anstatt jeden Wert pro Nacht einzeln zu ändern. Wählen Sie das Bulk-Edit-Symbol Bulk Edit icon neben dem entsprechenden Zimmertyp oder der Einheit aus.

  1. Wählen Sie in Bulk Edit die Zimmertypen, den Zeitraum und die Wochentage aus.
  2. Geben Sie die Anzahl der gesperrten Zimmer ein.
  3. Geben Sie den Rate-Betrag ein (optional).
  4. Wählen Sie Anwenden aus.
  5. Bestätigen Sie die aktualisierten Werte im nächtlichen Bestandsraster. Wählen Sie bei Bedarf einen einzelnen Datumswert aus, um ihn feinzujustieren.

Bulk Edit panel showing accommodation types, date range, days of week, blocked rooms, rate, and Apply

Nachdem Sie Anwenden ausgewählt haben, zeigt das Raster die aktualisierten nächtlichen Zimmermengen und Raten an.

Accommodations grid after Bulk Edit showing updated blocked quantities and nightly rates

Wann bestimmte Einheiten auswählen

Wählen Sie Einheit statt Zimmertyp, wenn eine Veranstaltung bestimmte physische Zimmer reservieren muss und nicht nur irgendein Zimmer einer Kategorie. Überprüfen Sie die ausgewählten Einheiten und die tägliche Zuteilung, bevor Sie den Kontingentblock speichern.

Bei Auswahl von Einheit zeigt das Raster jede gewählte physische Einheit als eigene Zeile an.

Accommodations section with Unit selected and individual rooms listed across the stay dates

Bestandsfreigabe konfigurieren

Verwenden Sie die Bestandsfreigabe, um festzulegen, wann nicht abgeholte Zimmer in einem Kontingentblock wieder der allgemeinen Verfügbarkeit zugeführt werden. Dies ist der dritte Bereich im Kontingentblock-Details-Formular, nach den Zimmern. Sie können die Bestandsfreigabe beim Erstellen eines Blocks konfigurieren oder später über Kontingentblock bearbeiten darauf zugreifen. Es handelt sich nicht um das alte Feld „Freigabezeitplan“, das neben dem Kontingenttyp angezeigt wurde.

  1. Gehen Sie im Hauptmenü zu Gruppen und Veranstaltungen > Veranstaltungen und öffnen Sie die Veranstaltung.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontingentblöcke entweder + Kontingentblock, um einen Block zu erstellen, oder öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des bestehenden Blocks und wählen Sie Kontingentblock bearbeiten.
  3. Vervollständigen oder überprüfen Sie in den Blockdetails die Blockeinstellungen und die Zimmer. Scrollen Sie zum Abschnitt Bestandsfreigabe.
  4. Wählen Sie entsprechend der Vereinbarung der Gruppe Nicht freigeben, Alle auf einmal freigeben oder Eine Nacht nach der anderen freigeben. Füllen Sie alle angezeigten Felder für die ausgewählte Option aus.
  5. Überprüfen Sie die Datumsangaben und die Menge des freizugebenden Bestands und klicken Sie dann auf Speichern, wenn Sie einen Block erstellen, oder auf Aktualisieren, wenn Sie einen Block bearbeiten.

Blockdetails mit Zimmern, gefolgt vom Abschnitt Bestandsfreigabe mit drei Zeitplanoptionen

 Welche Option soll ich wählen? Wählen Sie Nicht freigeben, wenn Sie den Bestand manuell freigeben möchten; Alle auf einmal freigeben, wenn alle verbleibenden Zimmer während des gesamten Aufenthalts zusammen freigegeben werden sollen; oder Eine Nacht nach der anderen freigeben, wenn jede Übernachtung einen eigenen Zeitplan benötigt. Letzteres unterstützt eine einzelne Buchungsfrist oder eine Reihe von Freigabestufen.

Erweitern Sie die Zeitplanoption, die der Freigaberegelung Ihrer Gruppe entspricht, um zu sehen, welche Felder ausgefüllt werden müssen.

Alle auf einmal freigeben

Verwenden Sie diese Option, um den gesamten unverkäuflichen Bestand für die Aufenthaltsdaten gemeinsam freizugeben. Wählen Sie Alle auf einmal freigeben und konfigurieren Sie dann den Zeitpunkt der Freigabe mit den angezeigten Steuerelementen, wie Tage vor Anreise oder Bestimmtes Datum sowie die Freigabezeit. Überprüfen Sie den Zeitpunkt und speichern oder aktualisieren Sie den Block.

Bestandsfreigabe mit ausgewählter Option Alle auf einmal freigeben, Anzeige von Tage vor Anreise, Bestimmtes Datum, Tage entfernt und Freigabezeit

Eine Nacht nach der anderen freigeben: Tage vor Anreise oder bestimmtes Datum

Verwenden Sie Eine Nacht nach der anderen freigeben, wenn jede Aufenthaltsnacht ihren eigenen Freigabezeitplan haben muss. Wählen Sie Tage vor Anreise, um eine relative Buchungsfrist und Freigabezeit festzulegen, oder Bestimmtes Datum, um ein Kalenderdatum und eine Uhrzeit auszuwählen. Überprüfen Sie die resultierende Konfiguration, bevor Sie den Block speichern oder aktualisieren.

Bestandsfreigabe mit ausgewählter Option Eine Nacht nach der anderen freigeben und den Optionen Tage vor Anreise, Bestimmtes Datum und Staffelung

Eine Nacht nach der anderen freigeben: gestaffelter Zeitplan

Verwenden Sie Gestaffelt, wenn eine Gruppenvereinbarung mehrere Bestandsreduzierungen an unterschiedlichen Daten oder zu unterschiedlichen Zeiten vorsieht, wie beispielsweise einen ausgehandelten Attritionsplan. Die Staffel-Einstellungen befinden sich innerhalb von Eine Nacht nach der anderen freigeben und sind kein separater Kontingenttyp.

  1. Wählen Sie Eine Nacht nach der anderen freigeben und dann Gestaffelt aus.
  2. Verwenden Sie den Auswahl-Bestand zum Freigeben, um einen Prozentsatz (%) oder eine Anzahl von Einheiten auszuwählen.
  3. Legen Sie für jede Staffel Freigabedatum und -zeit, Bestand zum Freigeben und Zimmertypen fest. Verwenden Sie + Staffel, um weitere Staffeln hinzuzufügen, oder Entfernen, um eine nicht benötigte Staffel zu löschen.
  4. Aktivieren Sie optional Endgültige Staffel automatisch berechnen. Die Benutzeroberfläche beschreibt dies als Freigabe des verbleibenden Bestands nach den vorherigen Staffeln.
  5. Überprüfen Sie die unter den Staffeln angezeigte Zusammenfassung Blockiert und Zugewiesen. Wenn das Formular Warnungen zu Mengen oder Zeitplan anzeigt, korrigieren Sie die Felder, bevor Sie den Block speichern oder aktualisieren.

Beispiel: Wenn ein Gruppenvertrag eine anfängliche Bestandsreduzierung und eine spätere Freigabe der verbleibenden nicht abgeholten Zimmer vorsieht, erstellen Sie für jede vereinbarte Buchungsfrist eine Staffel. Geben Sie die Daten und Freigabemengen aus dem Vertrag ein und überprüfen Sie dann den konfigurierten Zeitplan anhand der auf dem Bildschirm angezeigten Zuteilungsübersicht.

Gestaffelte Bestandsfreigabe mit zwei Staffeln, Prozent- oder Einheitenauswahl, Freigabedaten, Zimmertypen, automatische Berechnung der endgültigen Staffel und Zuteilungsübersicht

Privaten Gruppentarif einrichten

Verwenden Sie einen privaten Gruppentarif, wenn eine Gruppe oder ein Firmenkonto einen ausgehandelten Tarif hat, der über den Buchungslink des Kontingentblocks verfügbar sein soll, aber für Gäste, die ohne Aktionscode die öffentliche Cloudbeds Booking Engine durchsuchen, verborgen bleibt.

 Müssen Sie einen Ratenplan erstellen oder aktualisieren? Für den vollständigen Ablauf zur Erstellung und Bearbeitung von Ratenplänen und Paketen siehe Ratenpläne und Pakete – Alles, was Sie wissen müssen. Die folgenden Schritte konzentrieren sich nur auf die Einstellungen, die erforderlich sind, um diesen Ratenplan als privaten Gruppentarif zu verwenden.

  1. Gehen Sie im Hauptmenü zu Raten und Verfügbarkeit > Ratenpläne und Pakete, und erstellen Sie einen neuen Ratenplan oder bearbeiten Sie den bestehenden Ratenplan, der den ausgehandelten Gruppentarif enthält.
  2. Stellen Sie in den Einstellungen des Ratenplans Aktionscode auf Ja und geben Sie den Aktionscode ein. Halten Sie den Code privat, wenn nur die vorgesehene Gruppe direkten Zugriff darauf haben soll.
  3. Unter Für welche Quellen ist der Ratenplan verfügbar? belassen Sie die Auswahl bei Website/Buchungsmaschine.

Einstellungen für Ratenpläne und Pakete mit Aktionscode auf Ja gesetzt und Website/Buchungsmaschine als verfügbare Quelle für den privaten Gruppentarif ausgewählt

 Website/Buchungsmaschine aktiviert lassen. Das Entfernen dieser Quelle kann verhindern, dass Gäste über den Gruppenbuchungslink Reservierungen abschließen.

  1. Öffnen Sie die Veranstaltung unter Gruppen und Veranstaltungen und wählen Sie die Registerkarte Kontingente aus.
  2. Erstellen Sie den Kontingentblock und wählen Sie im Feld Rate den Ratenplan mit Aktionscode aus.
  3. Weisen Sie die entsprechenden Zimmertypen oder Einheiten sowie die Datumsangaben dem Kontingent zu.
  4. Setzen Sie den Kontingentblock auf Definitiv, wenn er für die Buchung durch Gäste bereit ist.
  5. Kopieren Sie den Buchungslink aus der Spalte Buchungscode / URL und teilen Sie ihn mit der Gruppe.

Registerkarte Kontingente unter Gruppen und Veranstaltungen mit dem dem Kontingentblock zugewiesenen Ratenplan mit Aktionscode und dem verfügbaren Buchungscode / URL zum Kopieren

Erweitern Sie die folgenden Abschnitte, um zu sehen, wie der private Gruppentarif für Gäste angezeigt wird, welche Datumsangaben und Zimmer sie buchen können und wie Steuern und Gebühren angewendet werden.

Was Gäste bei einem privaten Gruppenpreis sehen

Wenn ein Gast den Buchungslink für den Kontingentblock öffnet, wendet die Cloudbeds Buchungsmaschine automatisch den Blockcode an und zeigt den ausgehandelten Preis für die über diesen Block verfügbaren Zimmertypen und Datumsangaben an. Der Gast muss den Promo-Code des Ratenplans nicht eingeben.

Cloudbeds Buchungsmaschine geöffnet über einen Kontingentblock-Link, zeigt den Blockcode, Blockdaten und den ausgehandelten Gruppenpreis für die verfügbaren Zimmer

Der gleiche Preis bleibt verborgen, wenn ein Gast die öffentliche Cloudbeds Buchungsmaschine ohne Promo-Code durchsucht.

Öffentliche Cloudbeds Buchungsmaschine für dieselben Aufenthaltsdaten zeigt öffentlich verfügbare Preise, während der private Gruppenpreis nicht angezeigt wird

Jeder, der den Promo-Code kennt und in der öffentlichen Cloudbeds Buchungsmaschine eingibt, kann weiterhin auf den Preis gemäß den konfigurierten Zimmertypen und Datumsangaben des Ratenplans zugreifen. Halten Sie den Promo-Code privat, wenn der ausgehandelte Preis nur mit der vorgesehenen Gruppe geteilt werden soll.

 Die Cloudbeds Buchungsmaschine verarbeitet jeweils nur einen Buchungscode. Ein Gast, der den Buchungslink für den Kontingentblock verwendet, kann keinen anderen Promo-Code für dieselbe Buchung anwenden.

Gäste können den Check-out mit dem auf die Reservierung angewendeten ausgehandelten Preis fortsetzen.

Cloudbeds Buchungsmaschine Gastdetails-Seite zeigt den ausgehandelten Gruppenpreis in der Reservierungsübersicht mit Steuern und Gebühren im Gesamtbetrag enthalten

Verfügbare Datumsangaben und Zimmer über den Gruppenlink

Der Buchungslink für den Kontingentblock beschränkt den Gast auf die über den Block verfügbaren Datumsangaben und Zimmer. Datumsangaben außerhalb des Blocks können über diesen Link nicht ausgewählt werden.

Cloudbeds Buchungsmaschine Kalender geöffnet über den Kontingentblock-Link, zeigt die verfügbaren Blockdaten, während Daten außerhalb des Blocks nicht verfügbar sind

Steuern und Gebühren für Gruppenbuchungs-Links

Ein privater Gruppentarif steuert den Zugriff auf den ausgehandelten Tarif. Er erstellt keine separate Reservierungsquelle für Steuern und Gebühren.

Reservierungen, die über den Gruppenbuchungs-Link erstellt werden, verwenden die Quelle Website/Buchungsmaschine. Für diese Quelle konfigurierte Steuern und Gebühren gelten daher weiterhin für die Reservierung.

 Ein privater Gruppenbuchungs-Link ist keine Methode zur Steuerbefreiung. Weitere Informationen zum steuerlichen Verhalten basierend auf der Quelle findest Du in den Steuern und Gebühren FAQ.

Block-Routing konfigurieren

Verwenden Sie das Feld Routing, um festzulegen, wie Transaktionen aus Reservierungen, die aus dem Kontingentblock erstellt wurden, zu den Folios geleitet werden.

Die Routing-Regel auf Veranstaltungsebene dient als Standard für die Veranstaltung. Wenn ein Kontingentblock eine eigene Routing-Regel hat, hat die Regel auf Blockebene Vorrang für Reservierungen, die aus diesem Block erstellt wurden.

Verfügbare Routing-Optionen sind:

  • Wie bei der Veranstaltung: Folgt der auf Veranstaltungsebene konfigurierten Routing-Regel.
  • Nur Zimmer: Leitet zimmerbezogene Gebühren weiter, einschließlich Zimmerrate, manueller Zimmerumsatz, No-Show-Gebühr und Stornogebühren.
  • Zimmer und Steuer: Leitet Zimmergebühren und die entsprechenden Steuern weiter.
  • Zimmer, Steuer und Gebühr: Leitet Zimmergebühren sowie die entsprechenden Steuern und Gebühren weiter.
  • Alle Gebühren: Leitet alle finanziellen Transaktionen an das ausgewählte Folio weiter.
  • Benutzerdefiniert: Ermöglicht die Auswahl bestimmter Transaktionsarten und die Entscheidung, ob zugehörige Steuern und Gebühren der Hauptgebühr zum selben Folio folgen sollen.
 Blockdetails Routing-Menü mit Auflistung: Wie bei der Veranstaltung, Nur Zimmer, Zimmer und Steuer, Zimmer, Steuer und Gebühr, Alle Gebühren und Benutzerdefiniert

Die Einrichtung der Routing-Regel zeigt die in der ausgewählten Option enthaltenen Transaktionsarten und das Folio an, an das diese Transaktionen gesendet werden sollen. Bei Verwendung von Benutzerdefiniert wählen Sie die zu routenden Transaktionsarten aus.

Benutzerdefinierte Routing-Regeln mit Steuerarten und Steuerung der Weiterleitung zum Folio

 Routing-Änderungen auf Blockebene gelten ab sofort. Transaktionen, die vor der Änderung der Routing-Regel verbucht wurden, behalten ihre aktuelle Folio-Zuweisung. Um diese Transaktionen anzupassen, verschieben Sie sie manuell aus dem Folio.

Sie können aktive benutzerdefinierte Routing-Regeln auf der Registerkarte Veranstaltungsdetails überprüfen. Dies hilft dabei zu bestätigen, welche Kontingentblöcke benutzerdefiniertes Routing haben, ohne jeden Block einzeln öffnen zu müssen.

Registerkarte Veranstaltungsdetails zeigt die für einen Kontingentblock konfigurierten benutzerdefinierten Routing-Regeln an

Kontingentblöcke verwalten und überwachen

Nachdem ein Kontingentblock aktiv ist, verwenden Sie die Registerkarten Blöcke und Pickup, um den Verbrauch des Bestands, den Freigabestatus, den Gastzugang und die Leistung des Blocks zu überwachen.

Leistung des Blocks überprüfen

  1. Detailliertes Bestandsraster: Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Blocknamen, um die Tagesansicht zu erweitern. Überprüfen Sie die geblockten, abgeholten und verfügbaren Mengen nach Zimmertyp und Datum.
  2. Zusammenfassung der Blockleistung: Verwenden Sie die Haupttabelle Blöcke, um Folgendes zu überprüfen:
    • Abgeholt / Zugewiesen: Die Anzahl der gegen den zugeteilten Bestand reservierten Zimmer.
    • Freigabestatus & Zeitplan: Der Status und die Zeitplanung der Freigaberegeln für den Blockbestand.
    • Buchungscode / URL: Der eindeutige Blockcode und Link, der für die Selbstbuchung durch Gäste über die Cloudbeds Booking Engine verwendet wird.
  3. Blockaktionen: Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü, um den Kontingentblock zu bearbeiten, einzelne Daten freizugeben oder den Block zu löschen.

Event Blocks table showing the expanded allotment grid and three-dot block actions menu

 Routing-Änderungen gelten für nach der Änderung verbuchte Transaktionen. Bereits verbuchte Transaktionen behalten ihre aktuelle Folio-Zuweisung.

Für eine umfassendere Erklärung des Event-Arbeitsbereichs und seiner Registerkarten siehe Gesamtansicht der Veranstaltung Übersicht.

Erweitern Sie die folgenden Abschnitte für Blockbearbeitungen, Pickup-Tracking und das Teilen eines Gruppenbuchungs-Links.

Ändern des Ratenplans eines bestehenden Kontingents

Sie können die ausgewählte Rate eines bestehenden Kontingents ändern, ohne das Kontingent neu zu erstellen, jedoch nur solange keine Reservierungen verknüpft sind. Sobald eine Reservierung verknüpft ist, wird die Rate-Auswahl schreibgeschützt.

  1. Gehen Sie im Hauptmenü zu Gruppen und Veranstaltungen > Veranstaltungen, öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie Kontingente aus.
  2. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des entsprechenden Kontingents und wählen Sie Kontingentblock bearbeiten.
  3. Wenn das Kontingent keine verknüpften Reservierungen hat, ändern Sie die Rate, überprüfen Sie alle betroffenen Preise und Einstellungen und speichern Sie.
  4. Wenn die Rate gesperrt ist, prüfen Sie, ob bereits eine Reservierung mit dem Kontingent verknüpft ist. Erwarten Sie in diesem Fall nicht, dass dieses Feld bearbeitbar ist.

In einem berechtigten Kontingent bleibt das Feld Rate zur Auswahl verfügbar.

Detailsansicht eines bestehenden Kontingents mit bearbeitbarem Rate-Feld für ein berechtigtes Kontingent

Wenn eine Reservierung verknüpft ist, wird das Rate-Feld als nicht verfügbar angezeigt.

Detailsansicht eines bestehenden Kontingents mit deaktiviertem Rate-Feld nach Verknüpfung einer Reservierung

Pickup verfolgen

Öffnen Sie die Veranstaltung unter Gruppen und Veranstaltungen und wählen Sie dann die Registerkarte Pickup, um zu überprüfen, wie viele Zimmer im Verhältnis zum zugeteilten Bestand reserviert wurden.

  • Aufschlüsselung nach Tagen: Überprüfen Sie die geblockten und abgeholten Mengen für jedes Datum im Veranstaltungszeitraum.
  • Leistung nach Zimmertyp: Überprüfen Sie den Pickup nach Zimmerkategorie.
  • Kontingentfilter: Verwenden Sie das Kontingentblock-Dropdown-Menü, um zwischen Kontingenten innerhalb derselben Veranstaltung zu wechseln.
  • Bestand freigeben: Geben Sie nicht abgeholte Zimmer für ausgewählte Daten ohne Warten auf eine automatische Freigabe wieder für den allgemeinen Bestand frei.
  • Bearbeiten: Aktualisieren Sie die Kontingentkonfiguration, wenn sich die Bedürfnisse der Gruppe ändern.

Registerkarte Pickup der Veranstaltung mit Steuerungen zur Aufschlüsselung von Kontingent-Pickup und Bestand

Den Link zur Cloudbeds Booking Engine teilen

Öffnen Sie die Veranstaltung in Gruppen und Veranstaltungen und wählen Sie dann die Registerkarte Kontingente, um den Buchungslink für den gewünschten Kontingentblock zu kopieren.

  1. Suchen Sie den Kontingentblock.
  2. Finden Sie die Spalte Buchungscode / URL.
  3. Klicken Sie auf das Symbol zum Kopieren des Links.
  4. Teilen Sie den generierten Link mit der Gruppe.

 Warum diesen Link verwenden? Die URL enthält den Code des Kontingentblocks. Wenn Gäste diesen öffnen, zeigt die Cloudbeds Booking Engine automatisch die passenden Blockdaten, den Bestand und die Rate an, ohne dass sie den Gruppencode manuell eingeben müssen.

Tabelle der Veranstaltungs-Kontingente mit der Spalte Buchungscode / URL zum Kopieren des Gruppenbuchungslinks

Wenn der Block einen Ratenplan mit Promo-Code verwendet, wird die ausgehandelte Rate über den Gruppenbuchungslink automatisch angezeigt. Gäste müssen den Promo-Code nicht eingeben. Siehe Privaten Gruppenpreis einrichten für die vollständige Einrichtung und Einschränkungen.

Da Sie nun wissen, wie man Kontingentblöcke erstellt und verwaltet, nutzen Sie diese Ressourcen für weitere Informationen zum umfassenden Veranstaltungsarbeitsbereich und zur Veranstaltungseinrichtung:

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