Das Cloudbeds-Groups and Events-Modul ist ein neu gestalteter, zentraler Hub, der Unterkünften ermöglicht, Gruppenbuchungen mit größerer Flexibilität und Sichtbarkeit über mehrere Unterkünfte hinweg zu verwalten. Durch die Trennung von organisationsweiten Stammdaten (Profile) und unterkunftsspezifischen operativen Details (Events) dient dieses Modul als leistungsstarkes Werkzeug für Hotels, die auf Firmen-, Reisebüro- und Gruppenbuchungen angewiesen sind.
Dieses Produkt befindet sich derzeit in einer begrenzten Freigabephase. Um teilzunehmen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Voraussetzungen:
- Unterkünfte müssen für das Cloudbeds-Groups-Modul abonniert sein.
Übersicht
Kontingentblöcke dienen als unterkunftsspezifische Konfigurationsebene innerhalb des Events-Moduls. Während ein Profil die organisationsweite Beziehung repräsentiert, erfasst das Event den spezifischen Buchungsanlass, und der Kontingentblock verwaltet die detaillierten Bestands- und Rateninformationen.
Ein zentrales architektonisches Merkmal des Groups and Events-Moduls ist die Möglichkeit, dass ein Event mehrere Kontingentblöcke unterstützen kann.
Dies ermöglicht es Ihnen, verschiedene Gästesegmente (z. B. „Hochzeitsgesellschaft“ vs. „Allgemeine Gäste“) mit individuellen Datumsangaben, Raten, Beständen und Routing-Regeln unter einem einzigen Event zu verwalten.
Inhaltsverzeichnis
- So greifen Sie auf die Registerkarte Kontingentblöcke zu
- Erstellen eines neuen Kontingentblocks
- Kompatibilität von Ratenplan und Aktionscode
- Konfigurieren des Block-Routings
- Überwachung und Verwaltung der Leistung
So greifen Sie auf die Registerkarte Kontingentblöcke zu
- Melden Sie sich im Cloudbeds-PMS an
- Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Groups and Events
- Das Modul öffnet standardmäßig die Registerkarte Events. Klicken Sie auf den verlinkten Namen des gewünschten Events, um die Gesamtansicht der Veranstaltung zu öffnen.
- Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Kontingente ausgewählt ist. Wenn für die Veranstaltung noch keine Kontingente konfiguriert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontingent hinzufügen, um zu beginnen.
Erstellen eines neuen Kontingentblocks
- Block starten: Klicken Sie auf die Schaltfläche + Kontingentblock, um das Erstellungs-Modalfenster zu öffnen.
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Blockdetails konfigurieren: Füllen Sie die wichtigsten Betriebseinstellungen für diesen Abschnitt aus:
- Blockname & Status: Geben Sie dem Block einen aussagekräftigen Namen und legen Sie den Status fest: Lead, Vorläufig oder Definitiv.
- Aufenthaltsdaten & Wochentage: Definieren Sie den Zeitraum. Sie können auch festlegen, ob der Block nur für bestimmte Tage gilt (z. B. nur Wochenenden) mithilfe der Kontrollkästchen Wochentage.
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Kontingenttyp:
- Block: Reserviert spezifischen Bestand fest für die Gruppe.
- Je nach Verfügbarkeit: Ermöglicht Gästen, aus dem allgemeinen Zimmerbestand zum Gruppentarif für die ausgewählten Zimmertypen zu buchen. Diese Option gilt, bis die betreffenden Zimmertypen im allgemeinen Bestand der Unterkunft nicht mehr verfügbar sind.
-
Freigabezeitplan: Legen Sie fest, wie nicht abgeholter Bestand wieder dem allgemeinen Bestand zugeführt wird. Optionen sind:
- Bestand nicht freigeben
- Bestand für alle Daten gleichzeitig freigeben
- Bestand Tag für Tag freigeben
- Tarif: Wählen Sie einen bestehenden Ratenplan oder Benutzerdefiniert. Wenn für die Veranstaltung ein spezieller Gruppentarif erforderlich ist, verwenden Sie Benutzerdefiniert oder wählen Sie einen Ratenplan ohne Promo-Code. Hinweise zur passenden Einrichtung finden Sie unter Kompatibilität von Ratenplan und Promo-Code.
- Routing: Wählen Sie aus, wie Transaktionen aus Reservierungen, die über diesen Block erstellt wurden, weitergeleitet werden sollen. Sie können die Routing-Einstellungen auf Veranstaltungsebene übernehmen, eine voreingestellte Routing-Option wählen oder eine benutzerdefinierte Regel nach Transaktionsart konfigurieren.
Benutzerdefinierte Raten & Einschränkungen: Wenn Sie Benutzerdefiniert als Rate auswählen, erscheint ein Abschnitt Einschränkungen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Einschränkungen-Konfiguration anzuzeigen.
- Nach dem Hinzufügen können Sie gruppenspezifische Regeln definieren, einschließlich Min. Aufenthaltsdauer, Max. Aufenthaltsdauer, Buchungsfrist (Tage), Last Minute (Tage), Geschlossen für Anreise und Geschlossen für Abreise.
- Vor- und Nachtage hinzufügen (optional): Verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um Vor- und Nachaufenthaltsintervalle zu konfigurieren. So können Gäste verlängerte Aufenthalte zum Gruppentarif vor oder nach den Kerndaten der Veranstaltung buchen.
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Bestimmen Sie den Bestandumfang (Zimmertyp oder Einheit): Legen Sie fest, ob der Bestand nach allgemeinen Zimmerkategorien zugeteilt oder an bestimmte physische Einheiten gebunden wird:
- Zimmertyp: Weist eine Anzahl von Zimmern aus allgemeinen Zimmerkategorien zu. Diese Einrichtung eignet sich für Standard-Gruppenverträge, bei denen jedes verfügbare Zimmer innerhalb der ausgewählten Kategorie den Blockkriterien entspricht.
- Einheit: Verankert den Block an spezifischen, einzelnen Zimmernummern oder physischen Einheiten. Diese Auswahl bietet eine detaillierte Bestandskontrolle für operative Abläufe, die eine spezialisierte Platzierung erfordern, wie VIP-Tracking, spezifische Gruppenstufenanforderungen oder architektonische Konfigurationen für Veranstaltungen.
- Abschließen: Überprüfen Sie die Blockdetails, die Weiterleitung und die Bestands-Einstellungen, und klicken Sie dann auf Speichern, um den Block zur Veranstaltung hinzuzufügen.
Pro-Tipp: Detaillierte Bestandskontrolle
Sobald die Zimmertypen ausgewählt sind, verwenden Sie das Bulk-Edit-Symbol neben dem Zimmertyp oder der Einheitsnummer, um Bestand und Preisgestaltung für die gewünschten Zeiträume zu ändern.
- Geben Sie im Bulk-Edit-Fenster die Zimmertypen, den Zeitraum, die Wochentage und die Anzahl der gesperrten Zimmer an.
- Klicken Sie auf Anwenden, um die Tabelle zu aktualisieren.
- Überprüfen Sie den aktualisierten Bestand in der Zusammenfassung Gesamt gesperrt / verfügbar. Für eine detailliertere Steuerung können Sie in jedes Datumsfeld klicken, um die gesperrten Mengen einzeln manuell anzupassen.
Kompatibilität von Ratenplan und Aktionscode
Beim Konfigurieren der Rate für einen Kontingentblock wählen Sie die Einrichtung basierend darauf, wie Gäste den Veranstaltungsrate im Buchungsmaschine erreichen sollen.
Gruppen-/Veranstaltungsbuchungscodes und Aktionscodes sind getrennte Buchungspfade. Die Buchungsmaschine kann nicht beide gleichzeitig im selben Buchungsablauf anwenden.
| Wenn Sie ... | diese Einrichtung verwenden | Beispiel |
|---|---|---|
| einen dedizierten Veranstaltungsrate über den Veranstaltungsbuchungslink anbieten möchten. | Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rate direkt auf dem Kontingentblock. | Ein Hochzeitskontingent benötigt einen ausgehandelten Ratenpreis pro Nacht für Gäste, die über den Veranstaltungslink buchen. |
| einen bestehenden Ratenplan für den Veranstaltungsblock verwenden möchten. | Wählen Sie einen Ratenplan ohne Aktionscode für den Kontingentblock aus. | Eine Firmen-Gruppe soll aus einem bestehenden vertraglichen Ratenplan buchen, der keine Eingabe eines Aktionscodes durch die Gäste erfordert. |
| Gästen erlauben möchten, mit einem Aktionsrabatt statt mit einem Veranstaltungsbuchungscode zu buchen. | Teilen Sie den Aktionscode mit den Gästen anstelle des Veranstaltungsbuchungscodes. | Eine Unterkunft möchte, dass Gäste im Buchungsmaschine einen saisonalen Aktionscode eingeben, anstatt über einen Veranstaltungsblock-Link zu buchen. |
Ratenpläne mit Aktionscodes können nicht mit Kontingentblöcken verknüpft werden. Wenn ein Ratenplan einen Aktionscode enthält, sehen Gäste, die den Link zum Kontingentblock verwenden, möglicherweise keine Verfügbarkeit in der Buchungsmaschine.
Kontingentblock-Umleitung konfigurieren
Verwenden Sie das Feld Umleitung, um festzulegen, wie Transaktionen aus Reservierungen, die aus dem Kontingentblock erstellt wurden, zu Folios umgeleitet werden.
Die Umleitungsregel auf Veranstaltungsebene dient als Standard für die Veranstaltung. Wenn ein Kontingentblock eine eigene Umleitungsregel hat, hat die Regel auf Blockebene Vorrang für Reservierungen, die aus diesem Block erstellt werden.
Verfügbare Umleitungsoptionen sind:
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Die Einrichtung der Umleitungsregel zeigt die in der ausgewählten Umleitungsoption enthaltenen Transaktionsarten und das Folio, an das diese Transaktionen gesendet werden sollen. Bei Verwendung von Benutzerdefiniert wählen Sie die spezifischen Transaktionsarten aus, die umgeleitet werden sollen.
Änderungen der Umleitung auf Blockebene gelten nur für zukünftige Transaktionen. Transaktionen, die vor der Änderung der Umleitungsregel verbucht wurden, behalten ihre aktuelle Folio-Zuweisung. Um diese Transaktionen anzupassen, verschieben Sie sie manuell aus dem Folio.
Sie können aktive benutzerdefinierte Umleitungsregeln auf der Registerkarte Veranstaltungsdetails überprüfen. Dies hilft Ihnen zu bestätigen, welche Kontingentblöcke benutzerdefinierte Umleitungen haben, ohne jeden Block einzeln öffnen zu müssen.
Überwachung und Leistungsmanagement
Sobald dein Kontingentblock aktiv ist, bietet das Modul Veranstaltungen Echtzeit-Einblicke in die Leistung deiner Gruppe. So kannst du den Bestandverbrauch überwachen und den Gästebereich effektiv über die Zusammenfassungstabelle Blöcke verwalten.
- Detailliertes Bestandsraster: Klicke auf den Pfeil neben dem Blocknamen, um die Tagesansicht zu erweitern. Hier kannst du die Leistung nach spezifischem Zimmertyp verfolgen und die genaue Anzahl der zugeteilten, gebuchten und verfügbaren Zimmer für jedes einzelne Datum im Kalenderraster sehen.
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Zusammenfassung der Blockleistung: Die Haupttabellenüberschriften bieten eine Übersicht über den vertraglichen und operativen Status des Blocks:
- Gebucht / Zugewiesen: Erhalte Echtzeit-Einblicke, wie viele Zimmer im Verhältnis zu deinem insgesamt zugeteilten Bestand reserviert wurden.
- Status & Zeitplan der Freigabe: Überwache den aktuellen Status deiner Bestandsfreigabeprotokolle (z. B. Geplant, In Bearbeitung oder Freigegeben) sowie die konfigurierten Zeitrahmen.
- Buchungscode / URL: Greife auf den eindeutigen Code zu und nutze das Kopiersymbol, um die URL der Buchungsmaschine mit den vorausgewählten Gruppenparametern für die Selbstbuchung durch Gäste zu erhalten.
Für eine ausführlichere Anleitung zur Verwaltung deiner gesamten Veranstaltungs-Konfiguration und zur Navigation in der Benutzeroberfläche, siehe bitte unsere Gesamtansicht der Veranstaltung.
- Blockaktionen: Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü, um den Block im Verlauf der Veranstaltung zu verwalten. Über dieses Menü können Sie Kontingentblock bearbeiten auswählen, um Details wie die Weiterleitung zu aktualisieren, Einzelne Daten freigeben, um nicht gebuchten Bestand manuell für bestimmte Tage zurückzugeben, oder den Kontingentblock löschen.
Änderungen an der Weiterleitung gelten für nach der Änderung verbuchte Transaktionen. Bereits verbuchte Transaktionen behalten ihre aktuelle Folio-Zuweisung.
Über die in der Tabelle Blöcke bereitgestellte Übersicht hinaus bietet das Modul spezialisierte Werkzeuge für den täglichen Betrieb und die Koordination mit Gästen. Erkunde die folgenden Abschnitte, um zu erfahren, wie du die Echtzeit-Buchungen verfolgen und direkte Buchungslinks teilen kannst:
Pickup verfolgen
Die Registerkarte Pickup bietet eine spezialisierte Benutzeroberfläche für die Echtzeitübersicht darüber, wie viele Zimmer reserviert wurden im Vergleich zum insgesamt zugeteilten Bestand. Diese Ansicht ist entscheidend, um das Tempo der Gruppenbuchungen zu überwachen und die Verfügbarkeit im Haus zu steuern.
- Tag-für-Tag-Aufschlüsselung: Prüfen Sie eine detaillierte, datumsbezogene Zusammenfassung des blockierten gegenüber dem abgeholten Bestand über den gesamten Veranstaltungszeitraum, um das Buchungstempo zu überwachen.
- Leistung nach Zimmertyp: Überwachen Sie die Benutzeroberfläche mit einer Kontrolle Zimmer für Zimmer, um genau zu sehen, welche Unterkunftskategorien am häufigsten gebucht werden.
- Kontingentblock-Filter: Verwenden Sie das Dropdown-Menü Kontingentblock oben in der Registerkarte, um schnell zwischen verschiedenen Blöcken innerhalb derselben Veranstaltung zu wechseln. So können Sie den Pickup-Fortschritt verschiedener Segmente, wie „VIP-Sprecher“ gegenüber „Allgemeine Teilnehmer“, in Sekundenschnelle vergleichen.
- Bestand freigeben-Button: Nutzen Sie den Button Bestand freigeben, um nicht abgeholte Zimmer manuell für bestimmte Daten wieder Ihrem allgemeinen Hausbestand zuzuführen, ohne auf eine automatische Freigabe warten zu müssen.
- Bearbeiten-Button: Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um Ihre Kontingentkonfiguration zu ändern, beispielsweise um blockierte Mengen anzupassen oder Raten zu aktualisieren, falls sich die Bedürfnisse der Gruppe ändern.
URL der Buchungsmaschine teilen
Um den Reservierungsprozess für Gruppenmitglieder zu vereinfachen, stellen Sie einen direkten Link bereit, der den Buchungscode der Veranstaltung anwendet und den entsprechenden Kontingentblock-Bestand sowie die Rate anzeigt.
- Navigieren Sie zur Registerkarte Blöcke innerhalb Ihrer Veranstaltung.
- Suchen Sie den spezifischen Kontingentblock und finden Sie den Abschnitt URL der Buchungsmaschine.
- Klicken Sie auf das Symbol URL kopieren.
Warum diesen Link verwenden? Die generierte URL hat den Gruppencode bereits vorausgewählt. Wenn ein Gast auf den Link klickt, gelangt er direkt zu Ihrer Buchungsmaschine mit den für die Gruppe ausgehandelten Raten und bereits gefiltertem Bestand.
Wenn der Kontingentblock einen Ratenplan verwendet, der einen Promo-Code erfordert, kann die URL der Buchungsmaschine keine Verfügbarkeit anzeigen. Für weitere Details siehe Kompatibilität von Ratenplan und Promo-Code.
Kommentare
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