FAQ zu Gruppen und Veranstaltungen

Die Legacy-Seite für Gruppen wird eingestellt. Die gesamte Verwaltung von Gruppen, Firmen und Reisebüros wurde in den neu gestalteten Hub Gruppen und Veranstaltungen verlagert, um Multi-Unterkunft-Funktionen und verbesserte Berichte zu unterstützen.

Das geplante Datum für die allgemeine Verfügbarkeit (GA) ist Q2 2026. Bitte beachten Sie, dass dieses Datum sich basierend auf den Ergebnissen der Pilotphase ändern kann.

Nein — Ihre bestehenden Daten bleiben während der Umstellung erhalten.

• Alle Gruppen aus dem Legacy-Modul werden automatisch als Veranstaltungen im neuen Modul Gruppen und Veranstaltungen migriert.
• Alle bestehenden Zimmerkontingente (Kontingente) bleiben mit der entsprechenden Veranstaltung verknüpft.
• Dies stellt sicher, dass Sie Ihre Bestandskonfiguration und historischen Daten nicht verlieren.

Ja. Alle deine historischen und zukünftigen Daten aus dem Legacy-Gruppenmodul werden automatisch importiert. Um mehr Flexibilität zu bieten, organisiert das neue Modul diese Daten etwas anders:

• Automatische Zuordnung: Dein Legacy-„Gruppenprofil“ heißt jetzt „Veranstaltung“.
• Zimmerkontingente: Alle bestehenden Kontingentblöcke bleiben mit ihrer ursprünglichen Veranstaltung verknüpft, sodass du deine Bestandskonfiguration nicht verlierst.
• Profile: Das neue Modul führt strukturierte Profile ein (Gast, Unternehmen oder Reisebüro). Diese werden während der Migration nicht automatisch erstellt, daher musst du sie anlegen und mit Veranstaltungen verknüpfen, um Abrechnung und Berichte zu verwalten.

Dieser Übergang stellt sicher, dass du keine Daten neu eingeben musst und gleichzeitig die Möglichkeit erhältst, mehrere Veranstaltungen unter einem einzigen Profil zu organisieren.

Nein. Die Migration ist nur in eine Richtung möglich.

• Daten aus dem Legacy-Gruppenmodul sind im neuen Gruppen- & Veranstaltungsmodul verfügbar.
• Neue Veranstaltungen oder Aktualisierungen im neuen Modul werden nicht im Legacy-Gruppenmodul angezeigt.

Wir empfehlen, den Übergang zum neuen Modul abzuschließen, sobald du beginnst, Veranstaltungen dort zu verwalten, um die Datenkonsistenz sicherzustellen.

In manchen Fällen ja.

• Veranstaltungen und Zimmerblöcke werden automatisch aus dem Legacy-Modul migriert.
• Das neue Modul führt jedoch strukturierte Profile ein (wie Unternehmen oder Reisebüro), die im Legacy-Gruppenmodul nicht enthalten waren.
• Falls erforderlich, müssen diese Profile manuell erstellt und mit Veranstaltungen verknüpft werden, um Berichte, Abrechnung und Organisation zu ermöglichen.

Ja. Profile sind jetzt organisationsweit die einzige verlässliche Datenquelle. Jedes Profil, das in einer Unterkunft innerhalb deiner Organisation erstellt wird, ist sofort für alle anderen Unterkünfte sichtbar und zugänglich.

Profiltypen (Unternehmen, Reisebüro und Gruppe) schließen sich gegenseitig aus, um die Datenintegrität zu gewährleisten. Sobald ein Profiltyp ausgewählt und gespeichert ist, kann er nicht mehr geändert werden.

Du musst ein neues Profil mit dem korrekten Typ erstellen.

Abrechnungs- und Routing-Regeln werden nicht direkt im Profil konfiguriert. Sie werden im Event-Workflow verwaltet, damit dasselbe Profil unterschiedliche Abrechnungsvereinbarungen für verschiedene Veranstaltungen unterstützen kann.

Die Routing-Regel auf Veranstaltungsebene gilt als Standard für die Veranstaltung. Wenn ein Kontingentblock eine eigene Routing-Regel hat, hat die Regel auf Blockebene Vorrang für Reservierungen, die aus diesem Block erstellt werden.

So kannst du ein einziges Hauptprofil, wie zum Beispiel ein Firmenkonto, verwenden, ohne für verschiedene Abrechnungsszenarien doppelte Profile erstellen zu müssen.

Du kannst konsolidierte Berichte in Cloudbeds Insights anzeigen, indem du nach Gruppen und Veranstaltungen filterst. Derzeit sind vier spezielle Berichte verfügbar.

Detailliertere Produktionskennzahlen wie ADR und Zimmernächte sind in Planung (kein geschätztes Verfügbarkeitsdatum bekannt).

Ja. Erstellen Sie dazu ein Ereignis (zum Beispiel „Corporate Transient“), das auf Je nach Verfügbarkeit eingestellt ist, und verknüpfen Sie die einzelnen Reservierungen mit diesem Ereignis.

So können Sie die Unternehmensproduktion verfolgen, auch wenn die Reservierungen nicht Teil eines traditionellen Gruppen-Kontingents sind.

Nein. Diese Einstellungen werden auf Ebene des Ereignisses konfiguriert, nicht auf Profilebene.

Das bietet mehr Flexibilität, da ein einzelnes Profil (zum Beispiel ein Reisebüro) mehrere Ereignisse buchen kann, die unterschiedliche Raten, Provisionen oder Marktsegmente erfordern.

Die Routingregel auf Ereignisebene ist die Standard-Routing-Einstellung für das Ereignis. Sie gilt für Reservierungen, die mit dem Ereignis verknüpft sind, sofern keine spezifischere Routingregel für einen Kontingentblock konfiguriert ist.

Eine Routingregel auf Kontingentebene wird für einen bestimmten Kontingentblock eingerichtet. Hat ein Kontingentblock eine eigene Routingregel, hat diese Vorrang für Reservierungen, die aus diesem Block erstellt werden.

Das unterstützt unterschiedliche Abrechnungsvereinbarungen innerhalb desselben Ereignisses, zum Beispiel wenn ein Block auf das Ereignis-Folio gebucht wird und ein anderer Block anders abgerechnet wird.

Bei der Konfiguration des Routings für einen Kontingentblock stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Wie beim Ereignis: Folgt der Routingregel, die auf Ereignisebene konfiguriert ist.
• Nur Zimmer: Leitet zimmerbezogene Gebühren weiter, einschließlich Zimmerrate, manueller Zimmerumsatz, No-Show-Gebühr und Stornogebühren.
• Zimmer und Steuer: Leitet Zimmergebühren und die dazugehörigen Steuern weiter.
• Zimmer, Steuer und Gebühr: Leitet Zimmergebühren sowie die entsprechenden Steuern und Gebühren weiter.
• Alle Gebühren: Leitet alle finanziellen Transaktionen an das ausgewählte Folio weiter.
• Benutzerdefiniert: Ermöglicht die Auswahl bestimmter Transaktionsarten und die Entscheidung, ob zugehörige Steuern und Gebühren der Hauptgebühr zum selben Folio folgen sollen.

Änderungen der Routing-Regel auf Blockebene gelten ab dem Zeitpunkt der Änderung. Transaktionen, die vor der Änderung der Routing-Regel verbucht wurden, behalten ihre aktuelle Folio-Zuweisung.

Um bereits verbuchte Transaktionen anzupassen, verschieben Sie diese manuell aus dem Folio.

Ja. Beim Konfigurieren einer benutzerdefinierten Routing-Regel können Sie festlegen, ob zugehörige Steuern und Gebühren der Hauptbuchung zum selben Folio folgen sollen.

Dies hilft, zusammengehörige Transaktionen zusammenzuhalten und reduziert den manuellen Aufwand, Steuern oder Gebühren nach der Buchung zu verschieben.

Sie können aktive benutzerdefinierte Routing-Regeln auf der Registerkarte Gesamtansicht der Veranstaltung überprüfen. So können Sie bestätigen, welche Kontingentblöcke eine benutzerdefinierte Routing-Regel haben, ohne jeden Block einzeln öffnen zu müssen.

Noch nicht. Die Möglichkeit, im neuen Modul eine Kreditkarte hinzuzufügen, um später eine Zahlung zu verarbeiten, ist derzeit nicht verfügbar.

Das Zahlungen-Team arbeitet daran, diese Funktionalität hinzuzufügen, und sie wird voraussichtlich im 2. Quartal 2026 verfügbar sein.

In der Zwischenzeit ist es auch ohne die Registerkarte Kreditkarte möglich, zunächst eine Zahlung hinzuzufügen oder eine Karte zu autorisieren und diese für spätere Belastungen zu speichern.

Ja. Wenn das Hauptbuch für Anzahlungen für die Unterkunft aktiviert ist, erscheinen Zahlungen, die als Anzahlungen markiert sind, im Abschnitt Anzahlungen des Veranstaltungs-Folios.

Im Abschnitt Anzahlungen kannst Du eine Anzahlung verbrauchen, annullieren oder den Verlauf der Anzahlung anzeigen. Anzahlungen können teilweise oder vollständig verbraucht werden, und der verbleibende Saldo wird automatisch aktualisiert.

Veranstaltungen mit einem verbleibenden Anzahlungs-Saldo können nicht in den Status Lead, Vorschlag, Abgeschlossen, Verloren oder Storniert verschoben werden.

Verbrauche, annulliere oder erstatte die verbleibende Anzahlung, bevor Du den Veranstaltungsstatus auf einen dieser Werte änderst.

Veranstaltungsdaten geben die Gesamtdauer der Buchung an. Auf der Hauptseite Veranstaltungen werden das Start- und Enddatum einer Veranstaltung automatisch durch das früheste Startdatum und das späteste Enddatum eines Kontingentblocks bestimmt. Dabei ist wichtig zu beachten, dass das System Vor- und Nachtage bei der Berechnung dieser Veranstaltungsgrenzen nicht berücksichtigt.

Kontingentdaten hingegen sind die spezifischen Aufenthaltsintervalle, die einem bestimmten Gästesegment (Kontingent) innerhalb dieser Veranstaltung zugewiesen sind. So kannst Du mehrere Kontingentblöcke mit unterschiedlichen Daten unter einer einzigen Veranstaltung haben.

Nein. Jeder Import einer Rooming-Liste ist an eine einzelne, spezifische Veranstaltung und einen bestimmten während des Uploads ausgewählten Kontingentblock gebunden.

Das System verlangt, dass Ländercodes dem ISO 2-Buchstaben-Format entsprechen, wie z. B. US, BR oder GB.

Vollständige Ländernamen oder 3-Buchstaben-Ländercodes führen während des Imports zu einem Validierungsfehler.

Es hängt davon ab, welche Rooming-Liste-Erfahrung deine Unterkunft derzeit verwendet.

Während der anfänglichen Pilotphase von Gruppen und Veranstaltungen konzentrierte sich die Rooming-Liste-Funktion auf die Validierung des Formats und der erforderlichen Felder. Basierend auf dem Feedback der Kunden wurde eine aktualisierte Version mit verbesserter Validierung und Bestandskontrollen eingeführt.

Frühere Rooming-Liste-Erfahrung Aktualisierte Rooming-Liste-Erfahrung

In der früheren Rooming-Liste-Erfahrung validiert das System das Dateiformat und die erforderlichen Datenfelder, validiert jedoch nicht die Verfügbarkeit des Bestands.

• Es ist möglich, Kontingentblöcke zu überbuchen, wenn der Import die verfügbaren Zimmer übersteigt
• Fokus auf CSV-Upload und grundlegende Formatvalidierung
• Begrenzte Validierung während des Imports

So erkennst du diese Version:

• Die Registerkarte Rooming-Liste zeigt eine Tabelle mit Importdatensätzen
• Du siehst eine Schaltfläche + Rooming-Liste, um Dateien hochzuladen
• Keine Vorlagen oder erweiterten Konfigurationsoptionen verfügbar

In der aktualisierten Rooming-Liste-Erfahrung beinhaltet das System eine intelligente Bestandsvalidierung, um die Genauigkeit zu verbessern und Überbuchungen zu verhindern.

• Prüft Gästedaten gegen Kontingentblock-Bestand und Zimmerkapazität
• Verhindert den Import von mehr Gästen als verfügbare Zimmer
• Unterstützt erweiterte Workflows wie Mehrgastreservierungen und öffentliche Links

So erkennst du diese Version:

• Die Registerkarte Rooming-Liste enthält Unterregisterkarten wie Importierte Rooming-Listen und Vorlagen
• Du kannst Vorlagen für Importe erstellen und verwalten
• Möglicherweise siehst du zusätzliche Optionen wie öffentliche Links und Validierung direkt in der Tabelle