Rooming-Liste in Gruppen und Veranstaltungen

Übersicht

Die Registerkarte Rooming-Liste ist ein dedizierter Arbeitsbereich innerhalb des Groups- und Events-Moduls, der darauf ausgelegt ist, die Massen-Zuweisung von Gästen zu einer Veranstaltung zu vereinfachen. Durch die Zentralisierung des Importprozesses hier müssen Unterkünfte nicht mehr zum allgemeinen Dienstprogramme-Bereich navigieren, um Gruppendaten zu verwalten, was einen schnelleren und fokussierteren Arbeitsablauf für Buchungen mit hohem Volumen ermöglicht.

Die Registerkarte Rooming-Liste fungiert als zentraler Hub für alle Aktivitäten rund um den Gästeimport. Anstatt Dutzende von Reservierungen manuell einzugeben, können Sie eine Tabelle hochladen, um Gäste bestehenden Kontingentblöcken zuzuweisen.

Dieses Tool wurde speziell entwickelt, um die komplexen Anforderungen von mittelgroßen und groß angelegten Veranstaltungen zu bewältigen und ermöglicht eine bessere Organisation sowie eine historische Aufzeichnung aller zu einer Veranstaltung hinzugefügten Gästedaten.

So greifen Sie auf die Registerkarte Rooming-Liste zu

So verwalten Sie die Profile Ihrer Organisation:

1. Melden Sie sich im Cloudbeds PMS an
2. Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Groups and Events
3. Klicken Sie oben im Hub auf die Registerkarte Rooming List.
   
   In dieser Ansicht sehen Sie eine Liste aller historischen Importe, einschließlich des Dateinamens, der zugehörigen Veranstaltung, des Importstatus und des Datums der Durchführung.
    

So importieren Sie eine Rooming-Liste

Befolgen Sie diese Schritte, um Gästenzuweisungen für eine Veranstaltung im Bulk zu importieren:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Rooming List, um das Import-Tool zu öffnen

2. Wählen Sie die Veranstaltung aus: Wählen Sie die spezifische Veranstaltung, die Sie importieren möchten, aus dem Dropdown-Menü aus.

3. Überprüfen Sie die Richtlinien: Klicken Sie auf den Link „Richtlinien“, um wichtige Tipps für einen erfolgreichen Upload zu lesen. Dies beinhaltet:

   • Die Verwendung von ISO-Ländercodes mit 2 Buchstaben (z. B. US, BR, GB).

   • Die genaue Übereinstimmung der Zimmernamen, wie sie im System erscheinen.

   • Die Verwendung von ISO-Datumsformaten (JJJJ-MM-TT).

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV-Vorlage herunterladen, um die offizielle Cloudbeds-Formatierungsdatei herunterzuladen. Hinweis: Ändern Sie die Vorlagenüberschriften nicht, da sonst der Import fehlschlägt.

5. Kontingent und Details konfigurieren: 

   • Kontingentblock auswählen (Pflicht): Wählen Sie den spezifischen Block aus, dem diese Reservierungen zugewiesen werden sollen.

   • Details des Kontingentblocks anzeigen: Verwenden Sie dieses Dropdown-Menü, um die spezifischen Anforderungen und Einstellungen für den ausgewählten Block vor dem Fortfahren zu prüfen. Dieser Abschnitt zeigt an:

     • Intervalle: Die Datumsangaben, an denen die Veranstaltung aktiv ist und für Aufenthalte von Gästen gilt.

     • Zimmertypen: Die Zimmertypen, die derzeit in den Kontingentblöcken gehalten werden.

     • Quellen: Die Buchungsquellen, die mit der Veranstaltung verbunden sind.

     • Ländercodes: Eine Erinnerung, dass das System Gastdaten im ISO-2-Buchstaben-Format (z. B. „US“, „BR“, „GB“) benötigt, um Validierungsfehler zu vermeiden.

6. Datei hochladen: Ziehen Sie Ihre ausgefüllte CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie Datei hochladen, um sie von Ihrem Gerät auszuwählen.

7. Abschließende Überprüfung und Import: Das System zeigt eine Vorschau der zu importierenden Reservierungen an. Überprüfen Sie die Daten auf rot markierte Fehler. Wenn die Daten korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um den Vorgang abzuschließen.

8. Importfortschritt überwachen: Nach dem Klicken auf Importieren erscheint unten links eine Benachrichtigung mit der Bestätigung „Rooming list import started“.
   
   Das System beginnt dann mit dem Parsen der Datei, und Sie sehen im Datensatz-Tabellenbereich vorübergehend den Status „Parsing completed successfully“.

9. Abschließen und Aktualisieren: Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, ändert sich der Status zu „Completed successfully“ (oder „Completed with errors“, falls Probleme gefunden wurden).
   
   Klicken Sie auf das Symbol Aufgabenliste aktualisieren oben rechts, um den aktuellsten Status zu sehen und die Anzahl der geparsten gegenüber den importierten Reservierungen zu überprüfen.

Vorabprüfung und Validierung vor dem Import

Cloudbeds validiert Ihre Datei automatisch, bevor der endgültige Import abgeschlossen werden kann. Diese Prüfphase stellt sicher, dass Ihre Daten sauber sind und den Systemanforderungen entsprechen.

• Dateiformat-Validierung: Wenn Sie versuchen, einen nicht unterstützten Dateityp hochzuladen, zeigt das System eine rote Fehlermeldung mit dem Hinweis „The file format is not supported“ an. Stellen Sie sicher, dass Sie die bereitgestellte CSV-Vorlage verwenden.
• Datenkonsistenz: Das System prüft automatisch auf gültige Formate bei E-Mail-Adressen, Datumsangaben und 2-stelligen ISO-Ländercodes (z. B. „US“, „BR“).
• Fehlererkennung: Werden Probleme gefunden, zeigt das System eine Liste mit „Errors found“ in einem roten Kasten an. Diese Meldungen geben die genaue Zeile und das Feld an, das korrigiert werden muss (z. B. „Row 4: Last name is required“). Sie müssen diese Fehler in Ihrer Datei beheben und die Datei erneut hochladen, bevor die Schaltfläche Importieren aktiv wird.

Verwaltung der Rooming-Listen-Datensätze

Details zu Datensätzen anzeigen

Nachdem ein Import gestartet oder abgeschlossen wurde, können Sie die spezifischen Reservierungen einsehen, die in dieser Aufgabe enthalten sind.

1. Datensätze anzeigen: Klicken Sie in der Haupttabelle der Rooming-Liste auf das Datensätze anzeigen-Symbol (Liste) auf der rechten Seite eines beliebigen Eintrags.
2. Importstatus: Dadurch öffnet sich eine Detailansicht, die den Status jeder einzelnen Reservierung in dieser Datei anzeigt (z. B. „Importiert“ oder „Fehlgeschlagen“).
3. Details anzeigen: Um die rohen Gastdaten einzusehen, die importiert wurden (wie Adresse, Telefonnummer und Kontingentblock-Codes), klicken Sie auf das Details anzeigen-Symbol („i“) für einen bestimmten Datensatz. Diese Informationen erscheinen in einem Pop-up-Fenster zur schnellen Überprüfung.

So filtern Sie Datensätze

Der Rooming-Listen-Hub ermöglicht es Ihnen, historische Daten zu filtern, um bestimmte Importaufgaben schnell zu finden.

• Nach Status filtern: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Status, um Datensätze nach ihrem aktuellen Zustand zu filtern (z. B. Alle auswählen, Nicht verarbeitet, Importiert, Fehlgeschlagen, Verarbeitungsfehler usw.).
• Filter zurücksetzen: Verwenden Sie die Schaltfläche Zurücksetzen neben dem Filter, um Ihre Auswahl zu löschen und zur vollständigen Liste zurückzukehren.